網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館和院系資料室的協(xié)同管理

鄭芙玉

(洛陽師范學(xué)院圖書館，河南洛陽，471934)

一、研究背景

當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對高校圖書館(以下簡稱圖書館)和院系資料室(以下簡稱資料室)的管理提出了新的要求，工作人員應(yīng)及時將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入圖書館和資料室的管理，進(jìn)而提高圖書館和資料室的管理水平。但是，當(dāng)前圖書館和資料室的管理存在一些問題，部分工作人員不夠重視網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)用，降低了圖書館和資料室的管理水平。

資料室是圖書館建設(shè)結(jié)構(gòu)中重要的一部分，承擔(dān)著日常圖書資源的采購、收集、分類和存儲等工作。從傳統(tǒng)角度看，資料室偏向于在所屬學(xué)科范疇內(nèi)提供相應(yīng)的圖書資源服務(wù)，具有專業(yè)化的特點(diǎn)，但隨著不同學(xué)科間相互交叉現(xiàn)象的頻繁出現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)難以從文獻(xiàn)搜集速度和廣度等方面滿足學(xué)生和教職工的需求，這不僅會降低圖書資源的有效利用率，也容易導(dǎo)致資料室的資金分配出現(xiàn)問題。而且隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的高校開始運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行高校管理系統(tǒng)的構(gòu)建，這為圖書館和資料室網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)提供了寶貴經(jīng)驗。因此，如何將圖書館和資料室有機(jī)聯(lián)系起來，提高工作人員的工作能力，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、集中運(yùn)營、合理分工和資源共享，是亟待圖書館和資料室管理者與建設(shè)者研究和解決的問題。

二、以圖書館為中心，構(gòu)建文獻(xiàn)資源共享體系

圖書館和資料室長期處于分別管理的狀態(tài)，導(dǎo)致文獻(xiàn)資源的共享力度不夠，學(xué)生和教職工搜集信息的途徑和速度等都受到了一定限制。從長遠(yuǎn)的角度看，這種現(xiàn)狀不利于學(xué)生學(xué)業(yè)水平和高校教育水平的持續(xù)性提高。由于資料室和圖書館的管理系統(tǒng)是分開的，因此學(xué)生和教職工想要查詢相關(guān)資料就必須在指定的系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，這樣會降低資料查詢的效率。針對因圖書館和資料室分別管理而出現(xiàn)的種種問題，高校在構(gòu)建管理體系時，一方面要保證資料室的文獻(xiàn)資料具有專業(yè)性和對口特征，另一方面也要實現(xiàn)統(tǒng)一管理，將圖書館的總管理和資料室的調(diào)度配合有機(jī)協(xié)調(diào)起來，從而盡可能地提高文獻(xiàn)資源的共享性，減少學(xué)生和教職工耗費(fèi)在檢索書目上的時間和精力。[1]

圖書館和資料室可以實行聯(lián)合服務(wù)，如區(qū)域聯(lián)合目錄自動實現(xiàn)。具體來說，圖書館可以成立7—8人的調(diào)查小組，針對不同資料室的管理模式和借還書制度進(jìn)行調(diào)查尋訪。調(diào)查主要采用詢問學(xué)生實際操作感受的方式，旨在了解不同管理方式的優(yōu)缺點(diǎn)。調(diào)查結(jié)束后，圖書館需要組織資料室的工作人員分析調(diào)查結(jié)果，并綜合考慮圖書館和資料室圖書的收入、驗收、入藏、編目等內(nèi)容，商討出適用于不同資料室的統(tǒng)一管理制度。為適應(yīng)不同資料室的特點(diǎn)，各資料室工作人員可以建立線上討論組，以網(wǎng)絡(luò)形式第一時間向其他工作人員傳達(dá)資料室的圖書變更情況，協(xié)助其他資料室做出相應(yīng)調(diào)整。

圖書館和資料室還可以利用互聯(lián)網(wǎng)云端功能建立線上數(shù)字化模擬圖書館和資料室，在幫助學(xué)生和教職工了解圖書館和資料室藏書情況的同時，讓學(xué)生和教職工在線了解借還書步驟并完成借還書，打破還書地點(diǎn)的限制，以此促進(jìn)圖書館和資料室的正常運(yùn)行和有效管理。資料室的服務(wù)一般只有書籍流通和瀏覽兩項基本功能，對其他院系的學(xué)生和教職工的意義不大。為解決因運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制不靈而導(dǎo)致的資源浪費(fèi)問題，圖書館和資料室可以聯(lián)合校內(nèi)與學(xué)習(xí)相關(guān)的學(xué)生社團(tuán)進(jìn)行宣傳，如聯(lián)合學(xué)生會的學(xué)習(xí)部在讀書日發(fā)布“學(xué)生最愛的圖書”征文活動，鼓勵學(xué)生積極進(jìn)行線上分享，促使學(xué)生前往圖書館和資料室借閱圖書。此外，大部分資料室在周末和晚上是關(guān)閉的，為提醒學(xué)生和教職工按時借還圖書，圖書館和資料室要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息傳播快的優(yōu)勢，向?qū)W生介紹圖書館和資料室的相關(guān)規(guī)定，提高圖書管理效率。

三、統(tǒng)籌安排圖書購買經(jīng)費(fèi)，避免資源浪費(fèi)

因為不同學(xué)科之間有所交叉，所以可能會存在不同學(xué)科需要相同書刊的現(xiàn)象，如高校不進(jìn)行統(tǒng)一管理，不同院系的資料室可能同時訂購相同書刊，造成資源的浪費(fèi)，在經(jīng)費(fèi)有限的情況下不利于高校的整體發(fā)展。因此，高校在購書時應(yīng)進(jìn)行集中統(tǒng)計，明確不同院系需要的書刊數(shù)量，在保證必要書刊不會有所遺漏的同時，最大限度地避免資金浪費(fèi)，提高高校經(jīng)費(fèi)的利用率。集中購買書刊也便于工作人員根據(jù)不同院系的反饋信息對書目進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)度，加大對圖書館和資料室的管理力度。

圖書館在更新各資料室的資料時，應(yīng)先安排各資料室工作人員統(tǒng)計所需資料，并將統(tǒng)計后的資料名稱以及數(shù)量進(jìn)行匯總。具體來講，各個院系統(tǒng)計的資料除包括圖書外，還應(yīng)包括外文期刊和中文報刊，這樣可以保證資料類型的全面性。因為部分院系所需的資料內(nèi)容相同，所以在各資料室上交資料統(tǒng)計清單后，圖書館工作人員應(yīng)對資料清單進(jìn)行對比，針對一些相似度較高但不是同種分類的書刊，需要及時聯(lián)系相關(guān)科目的教師，詢問書刊的實用性和可替換性，在可替換性較高的情況下，采購性價比較高、內(nèi)容涵蓋較全的刊物，如Packagingtechnologyandsciences原版裝是包裝系教師必需的，而機(jī)械學(xué)院的教師也需要相似的書籍，所以購買同種類圖書即可。

又如，為避免因采購人員的失誤可能造成的購買資金浪費(fèi)，圖書館工作人員在完成購買資料統(tǒng)計后，應(yīng)將購買清單通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給各資料室工作人員，并要求相關(guān)人員針對清單出現(xiàn)問題的反饋信息對清單進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整和改進(jìn)。圖書館和資料室工作人員在收到購買的資料后應(yīng)按照資料類型進(jìn)行編號，并將相同類型的資料放在同一個書架上，這樣便于資料管理，節(jié)約管理費(fèi)用。此外，為了避免因?qū)W生、教職工長期借書不還導(dǎo)致資料室藏書減少的問題，高校需要明確借書期限，如設(shè)定為兩個月，并通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)明確記錄學(xué)生、教職工的借書日期與還書日期。如果超過還書的規(guī)定期限，工作人員可以在一定程度上限制學(xué)生或教職工的證件使用，如禁止出入圖書館或資料室。懲罰措施可以在一定程度上減少學(xué)生和教職工借書不還的現(xiàn)象。如果學(xué)生或教職工存在重復(fù)性拖期的問題，圖書館和資料室的工作人員可將該學(xué)生或教職工列入黑名單。

四、加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立全校書目查詢系統(tǒng)

在沒有線上圖書搜索體系的情況下，學(xué)生和教職工在特定資料室中只能找到某一區(qū)域的書刊，難以搜集到其他資料室的資料，這會降低校園書籍資源的利用率。一般來說，高校的占地面積較大，院系之間距離較遠(yuǎn)，學(xué)生和教職工移步其他資料室查找文獻(xiàn)資料會浪費(fèi)很多時間。因此，為了幫助學(xué)生和教職工有效利用圖書館和資料室的資源，高校應(yīng)該利用校園網(wǎng)建設(shè)以圖書館為中心的線上全方位書目檢索體系，確保學(xué)生和教職工能夠隨時隨地進(jìn)行資料查詢。當(dāng)前的書目搜索系統(tǒng)存在一定的管理問題，如網(wǎng)絡(luò)的公開性和共享性可能造成校園圖書資料出現(xiàn)不當(dāng)使用的問題。因此，除加大投資力度建設(shè)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一查詢系統(tǒng)外，高校還需要通過設(shè)定密碼或者發(fā)放使用證等途徑對圖書資源使用者的身份進(jìn)行核實，確保圖書館資源得到合法的使用。[2]

首先，高校圖書館工作人員可以將自動管理體系由原來的ilasli改變成interlib體系，并在保證各資料室單獨(dú)運(yùn)行的基礎(chǔ)上實現(xiàn)總體圖書館線上書目系統(tǒng)的構(gòu)建。在圖書館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，工作人員應(yīng)根據(jù)不同資料室系統(tǒng)的特點(diǎn)進(jìn)行資料備份，避免重要資料的丟失。

其次，高校圖書館工作人員還可以召集資料室工作人員商討并確定統(tǒng)一的圖書分類編目規(guī)則，動員工作人員和技術(shù)人員建立公共查詢系統(tǒng)以及具有規(guī)范性的電子類書籍目錄，確保學(xué)生和教職工可以通過校園網(wǎng)進(jìn)入圖書館和資料室官網(wǎng)，并在搜索欄中找到需要書目的特定位置。

最后，為了防止圖書館和資料室資源受到惡意破壞，高校應(yīng)加強(qiáng)管理，及時為學(xué)生和教職工發(fā)放學(xué)生證、職工證等，要求學(xué)生或者教職工進(jìn)入圖書館和資料室進(jìn)行借還書活動時進(jìn)行身份核實，減少書籍資源的浪費(fèi)。

此外，高校圖書館工作人員應(yīng)意識到學(xué)生的力量，及時號召學(xué)生積極參加志愿活動或勤工助學(xué)，發(fā)揮學(xué)生在學(xué)校圖書館或資料室管理中的作用。例如，讓學(xué)生志愿者負(fù)責(zé)審查進(jìn)入圖書館或資料室的人員身份，及時阻止借他人的證件進(jìn)入的行為。上述措施的落實可以顯著提高圖書館和資料室的管理水平，從而促進(jìn)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館和資料室作用的發(fā)揮。

五、提高工作人員專業(yè)水平，規(guī)范文獻(xiàn)采集管理

圖書館和資料室的管理工作相對來說比較煩瑣，從書刊的采集、訂購到驗收、分類、編目、排架等都需要按照一定的規(guī)范進(jìn)行。同時，圖書的數(shù)量和類別也給圖書館和資料室的管理增加了不少難度。傳統(tǒng)的管理模式在規(guī)范化、科學(xué)化等方面遠(yuǎn)不能滿足學(xué)生獲取知識的需求。因此，高校應(yīng)采用集成管理系統(tǒng)，通過云端運(yùn)算功能有效減少人力消耗，最大限度地提高圖書館和資料室管理工作的準(zhǔn)確性。但是，這種集成管理系統(tǒng)對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求相對較高，不僅需要工作人員具備一定的工作素養(yǎng)，而且要求他們根據(jù)實際情況靈活處理網(wǎng)絡(luò)突發(fā)問題。然而，圖書館和資料室的工作人員并沒有接受過嚴(yán)格的職業(yè)培訓(xùn)。因此，文獻(xiàn)采集規(guī)范性除對學(xué)校校園網(wǎng)建設(shè)提出要求外，對工作人員的工作能力也提出了較高要求。

首先，高校應(yīng)組織圖書館和資料室工作人員定期開展“高校圖書館和院系資料室管理現(xiàn)狀”“現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對高校圖書館和院系資料室管理的影響”等主題會議，并且按照會議精神以月為周期定期組織圖書館和資料室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有一定程度的了解和掌握。

其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員應(yīng)為學(xué)校圖書館和資料室工作人員講解管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)操作知識，并總結(jié)出日常工作過程中容易出現(xiàn)的問題和對應(yīng)的解決方法，以此提高圖書館和資料室工作人員運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的水平。為了充分調(diào)動圖書館和資料室工作人員的積極性，高校應(yīng)完善考核制度，注重對圖書館和資料室工作人員的日?？己耍粌H考核他們的出勤情況和工作態(tài)度，還考核他們運(yùn)用管理系統(tǒng)的水平。

最后，高校應(yīng)將考核與培訓(xùn)結(jié)合起來，即以月為周期對圖書館和資料室工作人員進(jìn)行定期考核。如果個別圖書館和資料室工作人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)知識不能很好地融合現(xiàn)代圖書館的管理體系，則需要針對他們進(jìn)行集中培訓(xùn)，必要的情況下可以對他們的工作進(jìn)行調(diào)整。

此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館和資料室工作人員需要加強(qiáng)日常管理，如以兩個星期為期限對學(xué)生和教職工的借書情況以及線上瀏覽時間等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并根據(jù)匯總情況分析相應(yīng)的工作模塊。如果圖書館和資料室工作人員在管理過程中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不符合學(xué)生的實際需求，應(yīng)及時進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的整改以及工作方向的調(diào)整。[3]例如，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)如何解決學(xué)生在登錄線上圖書館系統(tǒng)時忘記密碼或者學(xué)生忘記攜帶學(xué)生證導(dǎo)致無法進(jìn)入圖書館借書等問題。

圖書館和資料室承擔(dān)著提供文獻(xiàn)資料的重要角色，如果管理不當(dāng)，可能導(dǎo)致內(nèi)部資料混亂，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)生在檢索相關(guān)書目時出現(xiàn)困難。高校通常包括多個院系，不同院系的專業(yè)方向雖然存在差異，但難免有學(xué)科交叉之處。因此，高校需要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用，實現(xiàn)圖書館和資料室的數(shù)字化管理，在有效避免資源浪費(fèi)的同時，幫助學(xué)生和教職工打破院系的限制，提高文獻(xiàn)的檢索速度和利用率，促進(jìn)學(xué)生學(xué)業(yè)和教職工專業(yè)的發(fā)展。