閉架館藏預約技術(shù)和調(diào)撥策略研究

李 丹

（西安交通大學圖書館 西安 710049）

引言

在圖書館進行館藏數(shù)字化和引入更多電子資源的同時，紙質(zhì)文獻仍是高校讀者主要的閱讀介質(zhì)，而紙本館藏的借閱量也是圖書館證明自身對學生學業(yè)和成功具有較大影響的重要指標之一。一些圖書館提倡擴大借閱開架范圍，但是由于大部分高校圖書館物理存儲空間有限，限制了圖書館館藏資源的最大化利用。

館藏發(fā)展政策是界定圖書館現(xiàn)有館藏范圍，提出未來館藏發(fā)展規(guī)劃，確定館藏優(yōu)勢，闡明館藏收集依據(jù)及其與圖書館發(fā)展目標間關系的規(guī)范性文件[1]。在圖書館轉(zhuǎn)型之際，各圖書館紛紛采用讀者主導的及時館藏發(fā)展模式，兼顧共享空間發(fā)展和實體館藏的及時發(fā)現(xiàn)。

2000 年4 月，原西安交通大學、原西安醫(yī)科大學和原陜西財經(jīng)學院合并組建成新的西安交通大學，原三校圖書館隨之合并重組，形成了多校區(qū)、多分館的格局。2014 年底，西安交通大學圖書館累計藏書511 萬冊（件），根據(jù)教育部高等學校圖書館情報工作指導委員會提供的2016 年830 所高校圖書館紙質(zhì)資源購置費統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，西安交通大學紙質(zhì)資源購置費總額為860 余萬元，紙質(zhì)資源仍占了圖書館文獻資源訂購的較大比率。

閉架借閱是讀者不能直接從書架上選取圖書，需要檢索圖書信息后，到館填寫圖書預約單，由館員提取圖書，通知讀者后，讀者才能辦理外借手續(xù)。

為了兼顧讀者需求，改進原有紙質(zhì)登記預約閉架圖書工作流程，克服舊的圖書預約方式缺陷，縮短讀者獲取圖書時間，文章以西安交通大學圖書館閉架館藏管理模式為例，把讀者借閱需求與二線館藏工作相融合，以閉架圖書預約系統(tǒng)作為獲取讀者利用館藏情況的平臺，圍繞如何充分提高閉架圖書利用價值進行研究，將閉架圖書預約從手工登記改為實時系統(tǒng)預約，實現(xiàn)館藏信息的多角度管理和揭示。

1 研究基礎

圖書館普遍提供圖書預約服務，但是預約服務的研究多集中于在架圖書預約。而眾多高校和公共圖書館如中國國家圖書館、清華大學圖書館、北京大學圖書館、西安交通大學圖書館等仍保留著閉架借閱服務。西安交通大學圖書館不僅提供圖書的借閱服務，同時承載著文獻收藏職能，在兼顧藏與用之間，館藏體系分為典藏閱覽本、閉架提存本、開架外借本。隨著新書的購進，開架外借本要定期進行剔舊，退到提存庫，做調(diào)撥處理。

目前，關于圖書館閉架圖書預約服務的相關研究并不多，主要集中于3 個部分。①預約系統(tǒng)的應用開發(fā)。結(jié)合本校讀者需求，自主開發(fā)預約系統(tǒng)或引進成熟的第三方管理系統(tǒng)，開展圖書預約服務。北京大學圖書館基于Symphony3.3.1 系統(tǒng)提供按需預約借書服務，實現(xiàn)了閉架圖書在架預約功能，并逐步實現(xiàn)各分館的通借通還服務[2]。2018 年，北京大學圖書館上線閉架圖書叫號系統(tǒng)[3]，該系統(tǒng)基于FOLIO（The Future of Libraries is Open）微服務框架[4-5]，采用校內(nèi)統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)認證登陸，方便讀者，提升閉架借書體驗。②預約關鍵技術(shù)的探討。主要集中于讀者身份認證方式、圖書到館通知方式[6]以及多校區(qū)多分館模式下館藏圖書預約方式[2]等。③圖書預約數(shù)據(jù)分析與館藏調(diào)撥優(yōu)化，高校圖書館的特色館藏是智庫信息來源的基礎。例如哈佛大學圖書館不斷豐富的館藏，已成為服務哈佛大學各智庫組織的信息資源中心和研究支持中心。伊利伊諾大學香檳分校的Chazatowski 利用每次使用成本（Cost Per Use）方法得出結(jié)論：訂購館藏中僅有3%的紙本沒有被使用，因此館藏調(diào)撥時，館員可以使用紙本利用率確定下架的紙本[7]。一些圖書館采用印本剔舊替代品的聯(lián)合知識庫，采用共享館藏管理方式保存印刷型圖書，以此優(yōu)化館藏[8]。

為了提高閉架館藏利用率[9-10]，減少因閉架而帶來的讀者入庫限制、借閱手續(xù)冗繁等問題，擬實現(xiàn)系統(tǒng)化預約圖書。面對不同的預約系統(tǒng)和讀者的多元化需求，預約系統(tǒng)功能如何設置才能更方便讀者使用，讀者如何得知提取圖書進度；如何劃分時間段，最好地展現(xiàn)本校讀者的借閱特征；如何在預約系統(tǒng)中統(tǒng)計多次借閱記錄，為館員制定合適的圖書動態(tài)調(diào)庫策略提供指導性意見。

把圖書從一線書庫調(diào)至二線提存書庫或者轉(zhuǎn)移到密集書架，雖然清理了一線的書架空間，但同時也失去了圖書被閱覽的機會，閉架存儲還使得讀者查閱圖書費時。近年來，本館二線書庫的圖書預約率明顯上升，2018 年1—10 月閉架書庫圖書閱覽、借閱量達1 900 余冊，比2014 年閱覽、借閱量同比增長約77%，閉架圖書利用率的提升已成為一種新趨勢。進入二線書庫的圖書價值有多大,哪些圖書是有必要調(diào)撥的，而每個圖書館都面臨優(yōu)先資金的制約，如何使得密集書架僅存儲低利用率的圖書是值得思考的問題。

針對這些精細化服務難題，文章嘗試實現(xiàn)了圖書館閉架圖書預約系統(tǒng)，整合數(shù)據(jù)，確定合適的圖書動態(tài)調(diào)庫策略，進而挖掘館藏價值，優(yōu)化館藏。

2 圖書館閉架圖書預約系統(tǒng)設計

2.1 系統(tǒng)需求分析

傳統(tǒng)閉架圖書預約方式是：讀者通過檢索館藏獲取圖書題名、索書號等必要信息，到館后在流通臺“提存、典藏圖書登記本”登記，館員查看登記本，把登記的圖書從各個閉架書庫取出置于相關流通臺口或閱覽室，并在登記本上記錄取書結(jié)果，讀者需要隔段時間再次到館，查看登記圖書是否提取。

首先，傳統(tǒng)閉架圖書預約方式受時間和館藏地的限制，影響了讀者對館藏文獻的及時有效利用，讀者需要多次到館，而不能實時查看圖書處理狀態(tài)；館員不能實時了解某時間段內(nèi)圖書館各閉架圖書的借閱情況，不便于動態(tài)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。其次，紙本登記存在字體識別差異現(xiàn)象，部分讀者甚至自行在登記本上打勾，填寫處理結(jié)果，造成館員認為圖書已取而實際圖書未到流通臺的情況。再次，預約圖書的記錄僅僅采用紙本登記，統(tǒng)計消耗時間，很難進行大數(shù)據(jù)分析，除此之外，館內(nèi)集成管理系統(tǒng)不直接提供閉架圖書流通信息統(tǒng)計分析功能，故自主開發(fā)閉架圖書預約系統(tǒng)變得極為迫切。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)設計

通過在讀者、館員群體中做調(diào)查，同時查閱大量資料，調(diào)研預約圖書系統(tǒng)框架和實現(xiàn)關鍵技術(shù)，結(jié)合本館使命和用戶需求，設計出圖書館閉架圖書預約系統(tǒng)，圖1 顯示了系統(tǒng)各功能模塊以及相互之間的關系。系統(tǒng)由數(shù)據(jù)層、支撐服務層、業(yè)務層和用戶接入層組成，提供圖書預約功能、讀者實時查詢預約圖書處理狀態(tài)功能、館員查詢和處理取書結(jié)果功能以及館藏價值統(tǒng)計等功能。

系統(tǒng)探討現(xiàn)有閉架圖書從登記到館員提取再到讀者借閱的系統(tǒng)化實現(xiàn)方法，讀者可以實時登記圖書，隨時隨地查看取書結(jié)果，一次到館借閱。

圖1 圖書館閉架圖書預約系統(tǒng)架構(gòu)

2.3 功能模塊設計

閉架圖書預約系統(tǒng)主要包括四個功能模塊：閉架圖書預約管理模塊、登陸模塊和系統(tǒng)設置模塊，各模塊關系如圖2 所示。

閉架圖書預約管理。閉架圖書預約管理包括圖書預約、取書狀態(tài)設置、圖書下架提醒和館藏價值統(tǒng)計四個模塊。其具體功能如下：①圖書預約模塊主要實現(xiàn)圖書信息登記、預約圖書狀態(tài)實時查看功能。②取書狀態(tài)設置模塊主要實現(xiàn)查詢和預約圖書取回設置功能。其中，查詢子模塊實現(xiàn)圖書信息和讀者信息的條件查詢功能；預約圖書取回設置子模塊實現(xiàn)“待取”圖書的取書結(jié)果設置。③圖書下架提醒模塊主要用于獲取已經(jīng)到期，但讀者未取的圖書信息。④館藏價值統(tǒng)計模塊包括統(tǒng)計排行和館藏調(diào)度兩個子模塊。其中，統(tǒng)計排行子模塊主要實現(xiàn)圖書預約排行和讀者預約排行功能，主要用于分別按照圖書和讀者統(tǒng)計預約排行信息；館藏調(diào)度模塊用于動態(tài)調(diào)庫管理建議的生成。

圖2 預約系統(tǒng)功能模塊設計

讀者注冊。讀者首次登陸預約系統(tǒng)注冊時，通過圖書館集成管理系統(tǒng)讀者庫進行認證，無需管理員審核，方便讀者的同時簡化了館員的工作流程，實現(xiàn)預約讀者庫和圖書館集成管理系統(tǒng)用戶庫的信息一致，讀者賬號開通流程如圖3 所示。

圖3 讀者注冊

系統(tǒng)設置管理。為了實現(xiàn)預約系統(tǒng)的多用戶操作，系統(tǒng)通過管理員權(quán)限設置實現(xiàn)不同管理員登陸后可操作對應權(quán)限的功能，見圖4。

2.4 系統(tǒng)功能流程

讀者預約圖書流程。讀者預約圖書流程如圖5 所示，讀者首次使用該系統(tǒng)時，通過瀏覽器在線提交個人信息，系統(tǒng)依據(jù)圖書館集成管理系統(tǒng)讀者庫的查詢結(jié)果認證讀者身份，認證成功后，讀者在線提交閉架圖書預約申請，根據(jù)圖書索書號或者圖書名稱在圖書信息表中查找，添加圖書信息，完成登記，查詢已經(jīng)預約成功的圖書信息，包括圖書名稱、圖書索書號、登記時間、最晚取書時間、館藏地和取書結(jié)果。如果不是圖書館集成管理系統(tǒng)的有效用戶，比如校友或者持館際互借證讀者，可通過填寫注冊信息成為預約系統(tǒng)的合法用戶，進行預約。讀者個人信息首次通過驗證后，其填寫的學號和密碼會自動寫入到圖書館預約系統(tǒng)的讀者數(shù)據(jù)庫中。

圖4 系統(tǒng)設置

圖5 讀者預約圖書流程

圖6 管理員取書設置流程

管理員處理取書結(jié)果流程。管理員處理取書結(jié)果流程如圖6 所示。館員通過管理入口進入系統(tǒng)，查詢待取圖書，入書庫找到后，記錄取書結(jié)果，完成讀者預約審核。根據(jù)讀者預約的圖書情況采取不同的處理結(jié)果。

3 圖書館閉架圖書預約系統(tǒng)實現(xiàn)

3.1 運行環(huán)境和軟件

系統(tǒng)服務器所在的網(wǎng)絡環(huán)境為校內(nèi)局域網(wǎng)，服務器使用的軟件有JDK1.6、Tomcat 8.0、MySQL 5 等軟件，本研究采用JAVA 語言進行開發(fā)。

3.2 功能模塊實現(xiàn)

讀者首次登錄成功后，系統(tǒng)把從圖書館集成管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中讀出的讀者身份信息寫入讀者信息表，同時顯示到讀者信息頁面。這樣讀者再次登錄時不需要訪問圖書館集成管理系統(tǒng)Web Service API 接口,只進行本地數(shù)據(jù)庫認證即可。圖書預約信息表（cs_bookreservation）、圖書信息表(cs_book)和讀者信息表(cs_reader)，通過readerid、bookid、id 進行關聯(lián)，通過這三個表獲得圖書預約信息。定義圖書預約管理模塊的Action Form 類，創(chuàng)建圖書預約管理的Action 實現(xiàn)類Reservation，完成與數(shù)據(jù)庫三個表交互的類的實例化，通過HttpServletRequest 獲取不同參數(shù)值，執(zhí)行不同模塊方法：圖書預約取書狀態(tài)設置、圖書下架提醒和館藏價值統(tǒng)計。

3.2.1 圖書預約模塊實現(xiàn)的具體算法

①根據(jù)從頁面獲取的讀者學號在讀者信息表中查找讀者信息。②調(diào)用ReservationDAO 類的reservationinfo()方法，通過圖書預約信息表查詢讀者已預約信息。③根據(jù)圖書索書號，調(diào)用ReservationDAO 類的insert Bookinfo()方法把讀者登記的圖書信息寫入圖書信息表中，寫入時以索書號為主鍵確保圖書的唯一性，同時調(diào)用insertReservation()方法添加圖書預約信息，該方法中獲取系統(tǒng)當前時間為預約時間，3 天為圖書最晚取回時間，否則管理員會做下架操作。

3.2.2 取書狀態(tài)設置模塊實現(xiàn)的具體算法

①通過Javascript 驗證輸入表單查詢條件中字符串的合法性。主要用于根據(jù)不同的查詢條件組合查詢字符串，調(diào)用ReservationDAO 類的reservationQuery()，根據(jù)查詢字符串，進行數(shù)據(jù)庫多表聯(lián)查，并顯示對應的查詢結(jié)果。②如果館員進行“設置取書結(jié)果”操作，模塊調(diào)用bookretrieval()方法，該方法首先根據(jù)查詢結(jié)果中的讀者一卡通號查詢讀者信息，根據(jù)查詢結(jié)果中的讀者借閱id 從數(shù)據(jù)表cs_bookreservation 中查詢出當前預約信息的讀者id 和圖書id，再將圖書取回信息保存到圖書取回信息表cs_retrieval中，最后將圖書預約信息表中的取書結(jié)果字段ifretrieval的值設置為1，表示取回，如果在書庫中未找到圖書或其他原因，館員將圖書預約信息表中的tip 字段作相應的設置，如：書名與索書號不符，未找到等提示信息。值得注意的是，該模塊需要獲取管理員的操作id，防止非法用戶登錄系統(tǒng)。

3.2.3 圖書下架提醒

①查詢?nèi)康竭_取書日期的預約圖書信息。將圖書預約信息表、讀者信息表、圖書信息表多表聯(lián)查，獲取到期取書時間小于等于當前日期的圖書預約信息。②基于圖書館集成管理系統(tǒng)圖書信息，得到步驟①中獲得圖書的出借狀態(tài)，提取其中狀態(tài)為“未出借”的圖書信息。對于館內(nèi)閱覽的圖書一般采用次日下架，除非讀者仍有閱覽需求則保留在架。③將結(jié)果保存到HttpServletRequest 對象中，顯示在圖書到期下架提醒頁面。

3.2.4 館藏圖書調(diào)撥模塊實現(xiàn)

①首先獲取圖書預約排行信息，將返回結(jié)果保存在HttpServletRequest 對象中，最后顯示在圖書預約排行頁面中。難點在于實現(xiàn)該功能時的多表聯(lián)查方法，查找思路如下：對圖書預約信息表按照bookid 進行分組，同時統(tǒng)計每本圖書的預約次數(shù)，制定別名為reser；通過從圖書信息表，館藏地信息表，圖書類型表等多表聯(lián)查，查詢出圖書完整信息，并指定別名為book；將reser 和book 連接，按照預約次數(shù)降序排序。由于實踐中，典藏圖書的閱覽量很難統(tǒng)計，該模塊通過讀者預約次數(shù)來統(tǒng)計閱覽量，從而發(fā)現(xiàn)典藏圖書的價值。

②調(diào)撥策略。根據(jù)圖書預約統(tǒng)計排行，在保種的基礎上采用調(diào)庫策略將圖書在一線書庫和二線書庫之間調(diào)度。借鑒印刷型期刊使用效果排行每次使用成本公式[11]，以及亨特（Hunt,1990）引入的制度成本率（ICR，Institutional Cost Ration）方法中的期刊訂購費用公式[12]，引入圖書使用調(diào)度策略公式，評估館藏。公式1 為圖書一線、二線調(diào)度策略。

公式1(a)中，P為價格，M為該種圖書管理費用，L為圖書的書脊高度，S是單位長度上架費用。公式1(b)中，?為調(diào)整因子，CPU表示圖書使用成本，COST為訂購成本和管理成本的累積，USE為同種書被借閱的次數(shù)。

另外，USE不是唯一決定因素，還有其他需要考慮的因素，如：圖書對本校教學課程的重要程度、讀者的階段性需求等，故此處引入調(diào)整因子?。用戶的實時需求是主要影響因素。

③實證分析。選取預約系統(tǒng)近一年半的預約數(shù)據(jù)，同時結(jié)合圖書館集成管理系統(tǒng)中提存圖書流通記錄以及書目記錄進行分析。

首先實施數(shù)據(jù)預處理，預處理數(shù)據(jù)時，存在同種書著錄記錄中有多個價格，多個出版年的情況，這是因為訂購了該書的修訂版或者再次印刷版，而圖書內(nèi)容是一致的，書目記錄中905 字段有體現(xiàn)。為了準確了解閉架圖書的借閱情況，需逐條確認圖書價格字段、出版年字段。

根據(jù)圖書年代計算調(diào)整因子，由于圖書預約信息是針對每一冊圖書的記錄，故需要以索書號為主鍵，累加“借閱總次數(shù)”得到“同種書借閱總次數(shù)”，經(jīng)數(shù)據(jù)清洗、缺省值分析、異常值處理后，最終獲得有效圖書預約數(shù)據(jù)1 000 余條，結(jié)合公式1，計算出圖書使用成本，給出擬調(diào)度圖書。將預約圖書屬性和公式各變量屬性這兩個類別組成分析變量，見表1，預約圖書屬性包括變量題名、索書號、主題、價格、尺寸和出版年。公式各變量屬性包括?、COST、USE、CPU。其中，調(diào)整因子需考慮圖書年代的影響，相對較新圖書從閉架書庫調(diào)至一線書庫的必要性更大。如果CPU值高即圖書每次使用成本高，則把圖書從一線書庫調(diào)至二線書庫，反之成本越小，把圖書從二線書庫調(diào)至一線書庫，意味著讀者借閱率階段性上升。

表1 閉架圖書預約和調(diào)撥分析變量

以表1 確立的各字段為分析對象，選取與公式相關的?、COST、USE、CPU變量為聚類字段，采用K-Means 聚類算法對以上字段進行聚類。由于聚類變量單位不同和數(shù)值差別大，因此對聚類變量采用標準化變換。聚類個數(shù)為2，獲取最終聚類中心如表2 所示，以表2 中2 個聚類在4 個變量屬性的均值為參考值，根據(jù)聚類中心特征，生成兩個圖書調(diào)度類。

表2 圖書聚類中心

圖書類?。菏褂贸杀靖咝蛨D書（18 種圖書，1.72%），該類圖書訂購成本偏高，但每種圖書借閱次數(shù)偏低（均<3 次），其中，借閱次數(shù)為1 次的圖書占該類圖書67%，可以暫時存儲于二線書庫，必要時在保證保種的前提下可以考慮剔除。出版年距2019 年間隔時間均值僅14 年，說明往往相對較新的圖書反而借閱需求不高。

圖書類ⅱ：使用成本低型圖書（1 027 種圖書，98.28%），該類圖書借閱次數(shù)占近兩年圖書館閉架圖書外借總次數(shù)的99.98%，表明該類圖書近階段仍有借閱需求，可考慮從二線書庫調(diào)至一線開放書庫。出版年距2019 年間隔時間均值16 年以上，說明一些經(jīng)典圖書價值仍然很高。

同時，可宏觀了解讀者借閱需求，讀者的借閱需求隨著時間段的變化呈一定規(guī)律變化，如：開學首月、學期中、考試月，讀者需要借閱的圖書種類會有所不同。提存庫中部分圖書存在被多個讀者多次借閱的現(xiàn)象，在這些讀者借閱的圖書中大都是基礎課程的經(jīng)典教材。

4 結(jié)語

伴隨著圖書館空間轉(zhuǎn)型，大量圖書移至密集書架，加之數(shù)字資源的普及對讀者閱讀習慣的沖擊，以及近年穩(wěn)步增長的閉架圖書借閱量，館藏策略化品質(zhì)管理（Strategic Quality Management,SQM）顯得尤為重要。高校圖書館只有善用館藏規(guī)劃、選擇、分析方法，了解讀者閱讀需求，充分提高館藏利用率，才能發(fā)揮對教學協(xié)作服務的職能，進而體現(xiàn)其文化傳承的價值。

本研究旨在將閉架圖書預約、調(diào)撥策略應用于館藏品質(zhì)管理，重點在于最大化利用圖書價值。一方面通過閉架圖書在架預約系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)閉架圖書紙本登記的預約方式，另一方面使用數(shù)據(jù)進行實證分析，提供圖書預約排行信息，給出開架、閉架書庫圖書調(diào)撥策略，彌補傳統(tǒng)圖書調(diào)庫的盲目性。筆者僅以西安交通大學圖書館閉架館藏管理模式為例進行說明，預約方式和調(diào)撥策略具有一定的通用性和可擴展性，其思路可用于和其他圖書館集成系統(tǒng)的整合。未來，在深化館藏服務中，需考慮結(jié)合讀者專業(yè)等人口統(tǒng)計信息對館藏優(yōu)化的影響，以及本館的使命、讀者和學校對圖書館的需求等因素，進一步完善圖書調(diào)撥策略，以實現(xiàn)館藏信息資源的最優(yōu)化管理與揭示。