省屬高校電子檔案異地備份新模式探索

丁振偉　劉偲偲

摘 要：基于省屬高校重要電子檔案異地備份難以普及實(shí)施的現(xiàn)實(shí)，指出高校現(xiàn)存電子檔案異地備份模式的弊端，創(chuàng)造性提出省屬高校與省級公共檔案館合作的新模式，并對校館合作模式的優(yōu)選方案、利弊關(guān)系以及保障措施進(jìn)行闡述，旨在為業(yè)內(nèi)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：省屬高校 電子檔案 異地備份 創(chuàng)新模式

中圖分類號 G273.3 文獻(xiàn)識別碼 A 收稿日期 2019-06-10

★作者簡介：丁振偉，沈陽師范大學(xué)檔案館，研究館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理;劉偲偲，沈陽師范大學(xué)檔案館，館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。

Abstract Based on the fact that it is difficult to popularize remote backup of important electronic archives in provincial colleges and universities， this paper points out the drawbacks of the existing remote backup mode of electronic archives in colleges and universities， creatively puts forward a new mode of cooperation between provincial colleges and provincial public archives， and expounds the optimum scheme， advantages and disadvantages， and safeguard measures of the cooperation mode in order to provide reference for the work in the industry.

Keyword provincial colleges; electronic archives; remote backup; innovative mode

現(xiàn)階段省屬高校檔案數(shù)字化建設(shè)已進(jìn)入發(fā)展的快車道，使館藏電子檔案的體量迅速增加，電子檔案在省屬高校檔案中的比例與日俱增。但是省屬高校重要電子檔案異地備份工作由于受到各種條件的限制，尚未得到實(shí)施。如何做好省屬高校重要電子檔案的異地備份是當(dāng)前面臨的一項(xiàng)重要課題，關(guān)系到今后省屬高校重要檔案的安全管理和利用，值得引起關(guān)注。本文圍繞省屬高校檔案館如何開展重要電子檔案異地備份工作進(jìn)行研究，探索一種數(shù)字化時代高校檔案文檔科學(xué)管理范式。

一、省屬高校重要電子檔案異地備份的必要性

目前，我國大多數(shù)省屬高校檔案館都采取實(shí)體檔案和電子檔案同地存儲方式來解決檔案的保管問題，雖然都制定了嚴(yán)密的安防制度，采用了安全的技術(shù)措施，但是誰也無法消除天災(zāi)人禍對檔案安全造成的威脅。因此，加強(qiáng)省屬高校重要電子檔案異地備份工作非常必要。

1.避免互聯(lián)網(wǎng)對電子檔案安全的威脅。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進(jìn)式的發(fā)展無疑是一把雙刃劍，既可以推進(jìn)社會的不斷創(chuàng)新、進(jìn)步，給各行各業(yè)的發(fā)展帶來便利，同時也能夠帶來災(zāi)難性的后果，“千年蟲”事件無疑為我們敲響了警鐘。省屬高校在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)活動中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的電子檔案，網(wǎng)絡(luò)的普及使電子檔案的收集、利用變得更加方便、快捷，但同時也給電子檔案的安全管理帶來很大的挑戰(zhàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)存在許多安全威脅，電子檔案極易受到黑客攻擊、病毒入侵及非法篡改、刪除等諸多危險(xiǎn)，電子檔案的安全問題日益突出，確保重要電子檔案的安全成為當(dāng)務(wù)之急。

2.防范天災(zāi)人禍對電子檔案的損毀。地震、洪澇、冰雪、火災(zāi)等突發(fā)性災(zāi)害對電子檔案的危害是毀滅性的。如2008年汶川地震和2010年玉樹地震、“舟曲泥石流”，使得國家檔案資源損失慘重，這引起了檔案專業(yè)人士對災(zāi)備的重視，意識到研究檔案危機(jī)管理的重要性[1]。一旦災(zāi)害發(fā)生，位于災(zāi)區(qū)的省屬高校同樣無法幸免，將會帶來無法彌補(bǔ)的嚴(yán)重?fù)p失。美國“911”事件后，在世貿(mào)大樓中的企業(yè)能夠在短時間內(nèi)從災(zāi)難中恢復(fù)過來，就是得益于事先的電子檔案“異地備份”[2]。為了有效應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害，確保各種災(zāi)害發(fā)生時檔案不受到毀滅性損失，省屬各高校對重要電子檔案的異地備份工作迫在眉睫。

3.助力國家檔案信息化建設(shè)之當(dāng)務(wù)之急。2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出了加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)的具體要求。國家檔案局2008年進(jìn)一步要求各級國家檔案館通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息的絕對安全。2017年，國家檔案局局長李明華在全國檔案安全工作會議上的講話指出：“抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對于確保檔案安全至關(guān)重要，可以說是檔案安全的第一道防線。從目前情況看，重點(diǎn)是要抓好國家檔案局8、9、10號令的貫徹執(zhí)行，檔案館庫建設(shè)，國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，重點(diǎn)檔案異地異質(zhì)備份，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)?！盵3]與全國的省市級各類綜合檔案館積極開展重要檔案異地備份工作相比，省屬高校卻顯得波瀾不驚，很少有人關(guān)注省屬高校重要電子檔案的異地備份問題，更沒有出臺切實(shí)可行的實(shí)施方案。

二、省屬高校重要電子檔案異地備份模式的弊端

1.建立檔案異地備份中心的制約。建設(shè)獨(dú)立的重要電子檔案異地備份中心無疑是解決電子文件的安全和持續(xù)利用的有效方法，能夠盡可能避開同一災(zāi)害對檔案造成的破壞。但是在重要電子檔案異地備份中心規(guī)劃和建設(shè)過程中，必須要從地理位置的選擇、配套設(shè)施建設(shè)、交通便利程度、周邊環(huán)境情況、建設(shè)成本、維護(hù)成本等各方面因素進(jìn)行綜合考慮。而省屬高校受到人力、物力、財(cái)力等多種條件的限制，要想建立獨(dú)立的重要電子檔案異地備份中心是不可能實(shí)現(xiàn)的。由省屬高校教育主管部門來牽頭，建設(shè)區(qū)域性的重要電子檔案異地備份中心，也會受到人員編制、財(cái)政經(jīng)費(fèi)、存儲標(biāo)準(zhǔn)、溝通協(xié)作、系統(tǒng)運(yùn)營等方面的制約，無法實(shí)現(xiàn)重要電子檔案異地備份中心的建設(shè)。

2.異校檔案館間合作互存的障礙。異校館際之間合作互存是較為經(jīng)濟(jì)實(shí)用和易于操作的一種模式。館際合作是指兩個或兩個以上的檔案館以資源共享為目的，秉持共同的服務(wù)理念，在平等互惠基礎(chǔ)上聯(lián)合起來，相互協(xié)作，互通有無[4]。異校館際之間的合作互存要求兩校檔案館所在地距離應(yīng)在300公里以上，處在不同流域、不同地震帶，而且要避免在同一電網(wǎng)控制地區(qū)，最好不在同一氣候類型區(qū)域[5]。這樣既可有效地預(yù)防各種災(zāi)害對檔案的破壞，又可充分利用各檔案館之間的信息資源共建共享，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。省屬高校檔案館之間的合作互存會受到許多條件的制約，一是省屬高校之間的合作缺乏機(jī)制保障。開展館際合作需要各檔案館以合作協(xié)議為依據(jù)，履行相應(yīng)職責(zé)。檔案館作為學(xué)校的二級單位，需要通過校領(lǐng)導(dǎo)來簽署合作協(xié)議，省屬高校領(lǐng)導(dǎo)之間雖然可以通過建立信任關(guān)系，達(dá)成共識，簽訂互存合同，但是遇到領(lǐng)導(dǎo)班子換屆，新領(lǐng)導(dǎo)是否履行和續(xù)簽原有合同，檔案管理合作互存能否持續(xù)開展下去存在諸多不確定因素。二是省屬教育主管部門缺乏系統(tǒng)規(guī)劃。教育主管部門牽頭建立省屬高校之間的檔案互存合作聯(lián)盟，也涉及制定統(tǒng)一的存儲標(biāo)準(zhǔn)，如何確保重要電子檔案在傳輸過程中的安全，各高校設(shè)備是否能夠達(dá)到運(yùn)行要求，檔案館有無能夠完成這項(xiàng)工作的技術(shù)人才等實(shí)際問題。由于各省屬高校情況不同，省屬教育主管部門不可能進(jìn)行統(tǒng)一、整體、系統(tǒng)的規(guī)劃，這些都是制約省屬高校開展重要電子檔案異地備份館際合作互存的障礙。

3.校企之間外包合作模式的局限。省屬高校通過項(xiàng)目招標(biāo)、公平競爭的方式與企業(yè)進(jìn)行合作，委托信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)足、管理先進(jìn)的企業(yè)對學(xué)校檔案館電子檔案進(jìn)行備份。由于國內(nèi)災(zāi)難備份行業(yè)的發(fā)展并不完善，提供外包服務(wù)的企業(yè)相對比較少。而國外外包模式使用較多，根據(jù)災(zāi)難備份供應(yīng)商SunGuard的調(diào)查顯示：美國71%的公司采用了檔案災(zāi)難備份中心，而其中使用外包模式的占56%[6]。校企合作這種模式有著省時省力、成本相對比較低、便于管理利用、易于擴(kuò)展等諸多優(yōu)勢，發(fā)展?jié)摿薮?，是解決當(dāng)前檔案異地備份的有效途徑。對于省屬高校來講，經(jīng)費(fèi)少，檔案館規(guī)模相對較小，這種模式值得推廣和使用，但對檔案的安全性、保密性需要特別的重視。與此同時，與省屬高校合作的企業(yè)能否發(fā)展得長久，一旦企業(yè)倒閉，所保管的檔案將如何處置，也是一個值得關(guān)注的問題。

三、省屬高校重要電子檔案異地備份的優(yōu)選方案

在綜合考慮資金、技術(shù)、設(shè)備、電子檔案體量、重要性以及人員、業(yè)務(wù)、管理、利用等諸多因素后，筆者認(rèn)為，校館合作能夠充分利用合作各方豐富的資源，發(fā)揮各自優(yōu)勢，取長補(bǔ)短，是實(shí)現(xiàn)省屬高校重要電子檔案異地備份在工作效益、管理利用等方面既經(jīng)濟(jì)又安全的優(yōu)選模式。

1.校館合作模式的含義。合作是指相互配合做某事或共同完成某項(xiàng)任務(wù)。模式亦譯“范型”，一般指可以作為范本、模本、變本的式樣，其定義是某種事物的標(biāo)準(zhǔn)形式或使人可以照著做的標(biāo)準(zhǔn)樣式[7]。本文所指的校館合作模式是省屬高校與省級公共檔案館之間通過合作，即“省屬高校+省級檔案館”，將省屬高校重要電子檔案備份到省屬公共檔案館異地備份中心進(jìn)行保存的模式。

2.校館合作模式的實(shí)施。目前，省屬高校電子檔案的保存處于各自為政的狀態(tài)。由于受到經(jīng)費(fèi)的限制，各省屬高校檔案館根據(jù)經(jīng)費(fèi)的情況選擇使用不同的檔案管理系統(tǒng)，有的理工科高校軟件開發(fā)能力較強(qiáng)，則使用自己研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，因此存儲格式各異，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很難實(shí)現(xiàn)相互兼容和對接，不利于電子檔案的異地備份和共享利用。筆者認(rèn)為：①由省教育主管部門負(fù)責(zé)與公共檔案館進(jìn)行協(xié)商合作事宜。制定統(tǒng)一檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急機(jī)制、共享機(jī)制、合作協(xié)議等相關(guān)措施，完成省屬高校重要電子檔案的異地備份工作，并委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)管。②由省高校檔案協(xié)會組織成立省屬高校重要電子檔案異地備份聯(lián)盟，協(xié)助教育主管部門來具體實(shí)施省屬高校檔案的整合，數(shù)字化檔案的規(guī)范存儲工作。③經(jīng)省屬高校重要檔案異地備份聯(lián)盟進(jìn)行統(tǒng)籌，加強(qiáng)各省屬高校檔案館之間的聯(lián)合協(xié)作，根據(jù)省級教育主管部門與省級公共檔案館制定出的異地備份存儲標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)各省屬高校檔案館嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子檔案收集歸檔工作流程，實(shí)現(xiàn)省屬各高校與省級公共檔案館電子檔案備份的無縫對接，促進(jìn)省屬高校重要電子檔案異地備份工作的順利開展。

3.校館合作備份托管的優(yōu)勢。

（1）公共檔案館與高校異地合作備份可互利互惠。電子檔案的異地存儲涉及場地、資金、設(shè)備、管理等方方面面，要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，完成這項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工作對于各省屬高校來講的確有一定的難度。然而省級公共館檔案異地存儲條件比較完善，如遼寧省檔案館率先在全國建立了第一家滿足電子數(shù)據(jù)容災(zāi)備份國家標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案備份中心，甘肅省檔案館在榆中縣銀山鄉(xiāng)建立了檔案異地備份庫，浙江省檔案局（館）在麗水市成立了災(zāi)備中心，山東省檔案局（館）成立了電子檔案備份管理處等等[8]。完備的設(shè)施為省屬高校與省級檔案館之間的合作提供了物質(zhì)前提，省屬高校借助其充足的設(shè)備資源，完成重要電子檔案的異地備份工作。由于省屬高校重要電子檔案的體量有限，各省屬高?？砂凑諜n案的體量大小定期向省級檔案館繳納一定量的管理、維護(hù)費(fèi)用，既解決了省屬高校重要電子檔案異地備份的問題，又消除了省級公共檔案館額外的管理、維護(hù)負(fù)擔(dān);既能夠?yàn)槭〖壒矙n案館帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益，又可以與省屬高校進(jìn)行檔案資源的共享，達(dá)到雙贏的目的。

（2）專業(yè)檔案館的專業(yè)人員備份管理可保證安全。2018年5月7日，丁薛祥同志在中央檔案館國家檔案局調(diào)研時指出：“檔案安全是檔案工作的底線。一旦在安全方面出了問題，無論丟失損毀還是失泄密，都將造成難以估量和無法彌補(bǔ)的損失。如果說檔案信息開發(fā)利用工作帶有一定彈性的話，那么檔案安全保密工作則不能有任何彈性，在任何時候任何情況下都不允許有絲毫疏忽和放松。檔案部門所有同志都要深刻認(rèn)識確保檔案安全對于維護(hù)國家安全、政權(quán)安全、意識形態(tài)安全的特殊重要意義，時刻繃緊檔案安全這根弦，本著對黨、對人民、對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，毫不懈怠、一絲不茍、持之以恒地抓好檔案安全，切實(shí)做到思想上重視、行動上自覺、安全措施上到位，堅(jiān)決避免各類安全保密事故的發(fā)生，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展。”[9]國家對保障檔案安全的明確要求，體現(xiàn)出重要檔案異地備份在檔案信息長期安全保存中的重要性。各省屬高校要做好重要電子檔案異地備份的頂層設(shè)計(jì)，建立長效機(jī)制，按照制定的標(biāo)準(zhǔn)，及時移交備份檔案。這些檔案將通過省級公共檔案館專業(yè)人員對其進(jìn)行規(guī)范管理，防止不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取檔案數(shù)據(jù)信息，確保備份檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、原始性以及存儲、利用系統(tǒng)的安全性、可靠性，始終做到可用可控。

（3）實(shí)現(xiàn)校館合作人員設(shè)備與檔案資源的優(yōu)勢互補(bǔ)。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案的收集、管理、利用等各方面與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合得越來越緊密。公共檔案館對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面的人才需求也如饑似渴。依靠大量引進(jìn)技術(shù)人才，彌補(bǔ)這方面的不足無疑是個好辦法，但是由于受到編制數(shù)量的制約，要想實(shí)現(xiàn)難度可想而知。省屬高校一直致力于為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)、人才培養(yǎng)服務(wù)，在這方面有著得天獨(dú)厚的人才資源優(yōu)勢，不但有具備創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識和能力的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面的師生隊(duì)伍，還有產(chǎn)教融合的科研隊(duì)伍。省屬高?？衫眠@些有利條件為公共檔案館解決人才、技術(shù)方面的實(shí)際問題。如派專業(yè)教師、優(yōu)秀學(xué)生、科研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo)，高校專業(yè)教師去公共檔案館定期組織技術(shù)培訓(xùn)，檔案專業(yè)的學(xué)生派到公共檔案館實(shí)習(xí)，組織志愿者活動等多種形式，提升公共檔案館從業(yè)人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面的業(yè)務(wù)素質(zhì)，來彌補(bǔ)公共檔案館專業(yè)技術(shù)人才不足的短板。

四、校館合作中高校電子檔案異地備份保障措施

1.教育主管部門和檔案局對異地備份檔案聯(lián)合監(jiān)管。檔案法賦予了檔案行政管理部門監(jiān)管的職能，省檔案局是具有監(jiān)管職能的機(jī)構(gòu)，省級教育主管部門應(yīng)主動與省檔案局協(xié)商，以共同制定監(jiān)管政策和目標(biāo)，并圍繞目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以契約或其他形式明確各自權(quán)利義務(wù)且付諸實(shí)現(xiàn)的監(jiān)管方式[10]，對異地備份檔案實(shí)施聯(lián)合監(jiān)管。通過細(xì)化兩個機(jī)構(gòu)的監(jiān)管職責(zé)，建立起協(xié)同監(jiān)管的管理體制。成立以兩個機(jī)構(gòu)成員為主體的監(jiān)管委員會，制定監(jiān)管策略、方法，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)監(jiān)管檔案事務(wù)，雙方各盡職責(zé)，形成合力監(jiān)管。

2.教育主管部門委托第三方機(jī)構(gòu)對異地備份檔案實(shí)施監(jiān)管。由省級教育主管部門通過購買服務(wù)的方式，委托第三方機(jī)構(gòu)對異地備份的重要檔案，對項(xiàng)目合作的進(jìn)程、成本、性能以及項(xiàng)目后期的管理、維護(hù)、，系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性等方面隨時進(jìn)行監(jiān)測和評估，明確具體的實(shí)施細(xì)節(jié)和雙方的責(zé)任及義務(wù)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系[11]，如省文化廳、省組織部等，作為第三方機(jī)構(gòu)要履行監(jiān)督義務(wù)，發(fā)揮保障作用。檔案中介機(jī)構(gòu)憑借其信息分析、處理能力，根據(jù)館際成員之間的合作進(jìn)展情況，對其信任度進(jìn)行定性評價(jià)[5]，對履約情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，所需費(fèi)用由委托方負(fù)責(zé)解決，以達(dá)到重要電子檔案異地備份保護(hù)和利用的目的。

3.貫徹《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，共同擔(dān)當(dāng)檔案信息安全保護(hù)責(zé)任。省屬高校重要電子檔案異地備份管理工作的可持續(xù)發(fā)展，關(guān)系到省屬高校教育、教學(xué)和管理等各項(xiàng)工作。校館合作模式下的省屬高校重要電子檔案異地備份管理工作還有很多弊端需要改進(jìn)和克服，需要更多地借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使省屬高校重要電子檔案異地備份管理工作不斷完善，不斷推陳出新，讓省屬高校重要電子檔案異地備份工作盡快地得到實(shí)施，更好地適應(yīng)未來的發(fā)展需要。筆者認(rèn)為，省屬高校重要電子檔案異地備份工作要突破傳統(tǒng)思維的禁錮，打破條塊分割、各自為政的管理體制，通過與省級公共檔案館之間的相互合作，實(shí)現(xiàn)省屬高校重要電子檔案的異地備份，保障省屬高校重要電子檔案的安全與傳承。

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