干部人事檔案管理的問題與策略

趙小芬

摘 要：隨著現(xiàn)代化建設的發(fā)展，我國的干部人事檔案管理的發(fā)展也越來越迅速。檔案可以真實反映個人學習、工作中的各項具體信息，包括個人榮譽、個人處罰等多項紀錄，是單位了解個人的依據(jù)之一。同樣，干部人事檔案也是組織部門了解干部工作業(yè)績、思想作風、獎勵處罰等方面的重要依據(jù)，在選拔干部、考察干部、任用干部時發(fā)揮著至關重要的作用。因而干部人事檔案管理工作應與時俱進，適應新形勢下不斷發(fā)展的社會需求，更好地服務于組織部門、黨員干部的人事工作。通過分析干部人事檔案管理工作中存在的問題，提出干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略，旨在更好地發(fā)揮干部人事檔案管理工作的作用。

關鍵詞：干部人事;檔案管理;問題與策略

干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。在大數(shù)據(jù)背景下，將大數(shù)據(jù)技術運用在檔案管理中，對降低機關事業(yè)單位檔案管理成本、提升人事檔案管理的效率具有積極的現(xiàn)實意義。筆者結合近幾年來檔案管理的實踐經(jīng)驗，就大數(shù)據(jù)背景下做好干部人事檔案管理工作，談談幾點看法。

1 干部人事檔案管理的應用特點

1.1 具有收集性的特點

干部人事檔案管理工作的目的就是，在一線人事管理工作開展過程中，收集每一個工作人員不同年度的工作績效以及相關的工作獎懲情況。與此同時，干部人事檔案管理還能夠展現(xiàn)出工作人員工作變動的情況，以便于人事部門能夠摸清每一位工作人員的狀態(tài)，從而結合干部人事檔案管理對工作人員做出客觀的評價，進而采取相應的考核以及激勵措施。

1.2 具有流動性的特點

干部人事檔案管理工作是一個動態(tài)變化的工作，工作人員會因為提拔、輪崗、遴選、病休、辭職以及退休等多種原因，導致其自身的所屬單位以及工作情況發(fā)生相應的調(diào)整，為了能夠及時跟蹤工作人員的工作變化情況，人事部門需要實時更新人事檔案資料。

2 當前我國在開展干部人事檔案管理工作時存在的問題

2.1 干部人事檔案管理考核制度不完善

每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關工作領域人員對人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。

2.2 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員認為檔案管理工作是一個十分輕松的事情，不需要有太多的技術要求。檔案管理部門在人員選擇上對檔案管理人員的專業(yè)要求不高，在上崗之前并不能進行嚴格的檔案方面的專業(yè)培訓，專業(yè)素質(zhì)低下，造成檔案管理人員在對干部人事檔案信息進行保存、收集、整理過程中存在很大的隨意性，使得干部人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失損壞、遺忘，不能夠及時更新現(xiàn)象。隨著時代不斷向前發(fā)展，人事檔案的管理工作要求越來越高，相應的對檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高要求?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)人事檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)較低，已經(jīng)不能夠很好地適應信息化時代的發(fā)展要求。

3 干部人事檔案管理利用的創(chuàng)新策略

3.1 創(chuàng)新思維，改變傳統(tǒng)工作理念

干部人事檔案管理工作要想發(fā)揮真正作用，必須創(chuàng)新思維，改變傳統(tǒng)工作理念。首先，相關部門及檔案管理人員必須加深對檔案管理工作的重視程度，檔案管理人員應提高責任心和工作熱情，避免由于自身工作態(tài)度的消極而影響檔案資料的全面性、時效性、真實性。其次，在開展人事檔案管理的工作中，重視檔案管理工作，不能抱著得過且過的態(tài)度，開拓思維、積極創(chuàng)新，加強自身專業(yè)水平的不斷提高，以滿足崗位需求。最后，相關部門應完善獎懲機制和末位淘汰機制，實現(xiàn)“能者上、平者讓、庸者下”的管理模式，以激發(fā)檔案管理人員的危機感和緊迫感，從而主動、自覺的開展檔案管理工作。

3.2 充分運用大數(shù)據(jù)技術搭建干部人事檔案信息資源平臺

大數(shù)據(jù)背景下運用信息技術搭建干部人事檔案信息資源平臺能夠提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。當前，大部分干部人事檔案的信息化建設采用外包的方式，那么，外包單位的資質(zhì)必須要嚴格把關，采用統(tǒng)一的標準化建設，制定出符合信息化開發(fā)的技術規(guī)范，嚴格規(guī)定檔案圖形的質(zhì)量標準，檔案存儲格式，數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)化格式等，使大數(shù)據(jù)分析能夠在軟硬件標準和文件格式標準的基礎上進行。同時，干部人事檔案信息化過程中要重視干部檔案信息的安全問題。檔案館可以安裝24小時監(jiān)控設備，對檔案的出入進行嚴格的登記，檔案館內(nèi)的軟硬件使用和維護，需要嚴格執(zhí)行相關的保密制度。

3.3 加強干部人事檔案管理信息化

干部人事檔案管理工作，很多還是停留在以紙質(zhì)載體作為存儲的方式，受存檔環(huán)境因素影響較大，容易出現(xiàn)破損，不易保存。即使有些單位進行了檔案管理的信息化改革，檔案管理部門配備的計算機也是行政部門淘汰不用的，設備陳舊，因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)在原來基礎上，淘汰陳舊的管理方式，實現(xiàn)信息化管理，把檔案資料存儲實現(xiàn)數(shù)字化方式，進而進行有效的利用，讓檔案信息資源實現(xiàn)社會共享。目前單位所配備的電子設備中，大多也是用于簡單的諸如電子檔案目錄管理的應用。只用于管檔人員的檔案日常管理，整體來看缺乏大數(shù)據(jù)的廣泛應用意識，信息化水平也很低，達不到現(xiàn)代信息化的技術要求。因此，我們在利用現(xiàn)代信息技術的同時，需加快過渡到電子檔案管理的步伐，各單位要利用現(xiàn)代辦公設備，拓寬利用渠道，系統(tǒng)地整理紙質(zhì)歸檔材料，轉(zhuǎn)化為可隨時調(diào)取的電子檔案。對于干部人事檔案工作信息化，有關部門需進行統(tǒng)一規(guī)劃和組織，干部人事檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，必須有先進的電子技術做支撐，通過實踐不斷改進新的應用技術，及時更新維護大系統(tǒng)平臺建設是完成電子新技術的有力保障，是保證資源信息安全的基礎，在此基礎上，利用大數(shù)據(jù)分析即可實現(xiàn)單位內(nèi)部信息資源的共享，又能為單位人才引進、選拔任用等提供客觀科學的參考依據(jù)。

4 結語

新形勢下，信息技術不斷完善，檔案管理技術的手段不斷更替，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求整潔、實用，有利于保管和利用，也是干部人事檔案服務的基礎工作。利用現(xiàn)代管理的方法和手段，借助科技進行信息化管理，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并進，相信在數(shù)字時代，人事干部檔案的工作可以更加科學、合理和有序，為單位組織人事工作以及社會的發(fā)展提供更高效便捷的服務。

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