高校檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)路徑探索

衛(wèi)恒

摘 要：信息化時(shí)代下檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合已成發(fā)展趨勢(shì)。隨著高校檔案管理工作涉及到的范圍逐步擴(kuò)大及其復(fù)雜程度不斷提高，高校檔案管理部門也開始重視通過(guò)信息化建設(shè)去提高檔案管理水平，助力檔案資源得到良好管理且充分開發(fā)利用其價(jià)值。當(dāng)然，目前高校檔案管理信息化建設(shè)中還存在一定的不足，文章主要針對(duì)其中的問題以及具體的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)路徑展開探索，以期為相關(guān)從業(yè)者提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設(shè);路徑

高校檔案資料中對(duì)學(xué)校的科研活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)、職能活動(dòng)、師生資料等信息有著詳細(xì)記錄，是高校管理與發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù)，在高校教育管理體系中占據(jù)著戰(zhàn)略性地位。針對(duì)高校檔案展開的管理工作需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，保證檔案資源價(jià)值得以更好地開發(fā)與利用。在信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域的背景下，高校檔案管理也應(yīng)當(dāng)積極探索其信息化建設(shè)道路，推動(dòng)檔案管理工作朝著集成化、系統(tǒng)化、信息化的方向發(fā)展，從而進(jìn)一步提高高校管理水平以及推動(dòng)檔案事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展[1]。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

信息化時(shí)代的來(lái)臨也促使高校檔案管理工作逐漸重視信息化建設(shè)的推進(jìn)，所以在時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)下，高校方面需要高度重視檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。

1.1 有助于推動(dòng)高校可持續(xù)發(fā)展

高校檔案管理工作的主要目的在于為高校未來(lái)的發(fā)展提供決策支持，所以從這方面來(lái)看加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程顯得尤為必要。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理去推動(dòng)高校的深化改革，從而提高高校的辦學(xué)效率，更有助于高校在如今信息化時(shí)代大環(huán)境中更好地面對(duì)社會(huì)新問題、新需求，從而推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 有助于提高高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量

在過(guò)去的高校檔案管理工作中，更多是以人工操作的方式對(duì)紙質(zhì)化檔案文件進(jìn)行收集、整理、分類、編目、保管、查詢等，不難看出這一工作非常繁瑣且量大，檔案管理工作者應(yīng)付日常工作已非常疲憊，則會(huì)忽視對(duì)檔案信息的提煉與加工處理[2]。此外，在人工操作下檔案質(zhì)量難有十足保障，具有明顯的不確定性，而且繁雜的檔案管理手續(xù)會(huì)導(dǎo)致工作效率非常低。所以，為了順應(yīng)時(shí)代潮流去不斷提高高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量，則需要對(duì)其展開改革與創(chuàng)新，而日漸發(fā)展成熟的信息化技術(shù)便為高校檔案管理的改革創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持。借助信息化技術(shù)能夠大大提高檔案信息檢索查詢的便捷性，也節(jié)省了大量檔案管理需要投入的人力、物力與財(cái)力，還能有效縮短檔案資料收集、加工、儲(chǔ)存、傳送等周期時(shí)間，在高校檔案管理工作效率與服務(wù)水平方面有明顯提升。

1.3 有助于高校檔案信息資源的開發(fā)利用

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，檔案信息資源的價(jià)值性受到了全社會(huì)的廣泛關(guān)注，而且現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度也不斷提高，尤其是經(jīng)過(guò)科學(xué)整理與系統(tǒng)加工的檔案信息，在各行各業(yè)的決策制定中起到關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用，由此可見對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)推進(jìn)是社會(huì)時(shí)代發(fā)展的不可逆趨勢(shì)。為了緊隨國(guó)家信息化建設(shè)的進(jìn)程以及推動(dòng)檔案事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，不同行業(yè)領(lǐng)域都應(yīng)緊握發(fā)展機(jī)遇其積極擁抱時(shí)代變化，從而爭(zhēng)奪發(fā)展的主動(dòng)權(quán)。而高校作為社會(huì)大家庭的重要一分子，更是新思想、新技術(shù)、新事物的融合之地，是引領(lǐng)社會(huì)變革的主陣地，所以工作在其中的檔案管理部門更要積極探索可行的信息化建設(shè)道路，從過(guò)去的紙質(zhì)化檔案管理向電子化檔案管理邁進(jìn)，革新檔案工作方式，基于信息化技術(shù)針對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價(jià)值性。

2 目前高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 建設(shè)投入力度較小

從當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看，高校方面對(duì)檔案管理工作的重視度還有待提高，所以在檔案管理信息化建設(shè)中還存在投入力度偏小的不足，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)所必需的軟硬件設(shè)施有所缺失。目前還有部分高校檔案管理工作還處在紙質(zhì)化資料的收集與歸檔層面，與當(dāng)前的數(shù)字化、信息化要求不相符，存在一定的滯后性。正因?yàn)橥度肓Χ鹊牟蛔?，還有許多高校并未構(gòu)建起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，再加上軟硬件的短缺，信息化建設(shè)則流于形式而淪為空談，與傳統(tǒng)的檔案管理工作模式相差無(wú)幾，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。

2.2 檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)

高校檔案管理的信息化建設(shè)便是要推進(jìn)檔案資料的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但從目前現(xiàn)狀來(lái)看，高校在電子文件歸檔方面還存在程序化意識(shí)缺乏的情況，從而造成少部分高校的電子檔案信息歸檔混亂，真正要用到檔案資源時(shí)則難以快速檢索到電子檔案，不僅浪費(fèi)查閱時(shí)間，也無(wú)形中提高了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)概率。此外，部分工作人員對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理重視度不足，未意識(shí)到數(shù)字化方面的安全性，比如高校請(qǐng)科技公司為檔案管理設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)，卻未考慮實(shí)際情況而未對(duì)文件進(jìn)行加密，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)問題或遭到病毒入侵，也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失。

2.3 人員綜合素養(yǎng)偏低

目前有許多高校檔案管理工作者并非專業(yè)出身，即便有些工作人員有著專業(yè)的檔案管理知識(shí)，但是在信息化建設(shè)推進(jìn)中卻對(duì)實(shí)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的實(shí)際操作并不熟悉，而且檔案管理思維尚停留在傳統(tǒng)階段，一定程度上對(duì)信息化進(jìn)程有所阻滯。此外，部分人員雖然信息化素養(yǎng)較高，但是對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)卻知之甚少，實(shí)際工作者也很難將檔案管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)聯(lián)系在一起。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

通過(guò)上述分析可知，目前高校檔案管理信息化建設(shè)工作中還存在著一定的問題，要想實(shí)現(xiàn)真正的檔案管理信息化建設(shè)，則一定要找準(zhǔn)路徑去進(jìn)一步完善，才能夠助力高校檔案管理水平的提高，充分發(fā)揮出檔案管理工作實(shí)效。

3.1 提高檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)

在推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，一方面需要全面提高相關(guān)人員的思想覺悟，糾正他們對(duì)信息化建設(shè)的片面認(rèn)知以及跳脫出傳統(tǒng)的檔案管理思維模式，從而為高校檔案管理信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。唯有從思想層面去引導(dǎo)檔案管理者意識(shí)到信息化建設(shè)能夠?qū)Ω咝８黜?xiàng)決策制定提供更科學(xué)的依據(jù)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)思想理念的轉(zhuǎn)變，在工作中才會(huì)積極配合;另一方面高校還要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)用原理及流程有清晰把握，并且將公共服務(wù)意識(shí)以及專業(yè)素養(yǎng)融入到信息化建設(shè)當(dāng)中，明確檔案管理信息化建設(shè)的目的在于全面整個(gè)高校教育教學(xué)及科研等活動(dòng)的各項(xiàng)信息資源，成為全校師生均可接收和利用的資源，通過(guò)檔案信息資源的共享去提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

3.2 完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展及其在各行各業(yè)中的有效應(yīng)用，也為檔案的信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持，為確保檔案管理的精細(xì)化與合理化，要提高對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的重視度。而高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)首先要有足量的檔案信息資源作為基礎(chǔ)，否則便猶如無(wú)源之水，得不到實(shí)質(zhì)成果。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在海量數(shù)據(jù)中去構(gòu)建信息關(guān)聯(lián)，基于不同維度去實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化分類，為用戶的檔案信息獲取帶來(lái)便捷。同時(shí)，在完善高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)工作中，要盡可能地將非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)項(xiàng)結(jié)構(gòu)化或是半結(jié)構(gòu)化的方向轉(zhuǎn)變，如此一來(lái)能夠保證用戶檔案信息獲取的精準(zhǔn)度。此外，還應(yīng)利用可視化技術(shù)以圖像的方式形象直觀地將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索到的結(jié)果呈現(xiàn)出來(lái)，完成檔案資源的顯性轉(zhuǎn)變。

3.3 重視檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)

對(duì)高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)需要建立在適用且完善的檔案管理信息系統(tǒng)之上，從而帶來(lái)豐富的功能模塊、匹配的技術(shù)環(huán)節(jié)以及規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。從實(shí)際工作來(lái)看，開發(fā)高校檔案管理信息化系統(tǒng)屬于復(fù)雜且全面的工程，要用到各種信息化技術(shù)，如信息存儲(chǔ)與壓縮技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、人機(jī)交互技術(shù)以及分類索引工具與平臺(tái)的研發(fā)技術(shù)等等，而且各項(xiàng)技術(shù)都對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)至關(guān)重要。此外，還要對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)想要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行綜合分析，選用更加成熟、擴(kuò)展性更強(qiáng)以及符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)功能模塊能夠滿足目標(biāo)用戶的使用需求。此外，高校檔案管理信息化系統(tǒng)還應(yīng)重視其兼容性及后續(xù)的擴(kuò)展性，不僅要對(duì)各種格式基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)有所兼容，還要能夠順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展升級(jí)趨勢(shì)去實(shí)現(xiàn)良好擴(kuò)展，保證其使用壽命，更好地為高校教研工作服務(wù)。

3.4 構(gòu)建檔案信息安全保障體系

完善的檔案信息安全保障體系主要是通過(guò)對(duì)文件歸檔展開監(jiān)督與指導(dǎo)，確保電子檔案的真實(shí)性與完整性。為確保高校檔案管理信息化建設(shè)能夠有效推進(jìn)，在安全保障體系構(gòu)建中要加大人員與資金的支持力度，對(duì)檔案管理人員要加強(qiáng)教育，避免出現(xiàn)違規(guī)操作行為，提高檔案管理安全性。同時(shí)，針對(duì)高校檔案管理信息化系統(tǒng)還要重視防御軟件的使用，且做好相應(yīng)的安全隔離防范措施，以免不法分子或是木馬病毒的侵入。此外，在電子檔案管理中還可嘗試?yán)脜^(qū)域鏈技術(shù)，不僅能夠通過(guò)提供信息錄入平臺(tái)去提高傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化效率，保證數(shù)據(jù)環(huán)境與管理模式相融合而提高檔案?jìng)鬏斝?，而且還可借助區(qū)域鏈概念去構(gòu)建更完善的管理制度，以更精細(xì)的管理模式去提高檔案管理工作水平。

3.5 加大資金與技術(shù)的投入

高校檔案管理的信息化建設(shè)需要重視資金與技術(shù)方面的投入，否則即便是檔案管理者擁有再先進(jìn)的工作理念與思想意識(shí)，但如果基礎(chǔ)條件都無(wú)法得到保障，也會(huì)顯得無(wú)能為力，所以在高校檔案管理信息化建設(shè)中要加大對(duì)資金與技術(shù)的投入力度[3]。一方面，要重視硬件方面設(shè)備設(shè)施投入，其中包含檔案管理信息化建設(shè)要用到的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器、圖文掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等等，這些都需要在資金方面加大投入，盡可能配備更先進(jìn)的設(shè)備，才能確保檔案管理信息化水平;另一方面，在完善檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)還要引入更為先進(jìn)的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，不僅能夠提供數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性與檢索時(shí)效性，同時(shí)也能為檔案資源的價(jià)值開發(fā)提供幫助，從而提高檔案管理工作效率。

3.6 做好信息化管理人才培養(yǎng)工作

高校檔案管理工作具有明顯的專業(yè)性與系統(tǒng)性，在信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程中一定要重視檔案工作者自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)能力等表現(xiàn)，確保其綜合素養(yǎng)的提高，滿足高校檔案管理信息化建設(shè)的需求。處在當(dāng)今的信息化時(shí)代環(huán)境中，高校檔案管理工作者不僅要對(duì)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)有全面掌握，同時(shí)還應(yīng)不斷提高自身的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)與專業(yè)的檔案管理相融合。為了提高檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，高校方面需要重視信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，通過(guò)引進(jìn)更為專業(yè)的復(fù)合型人才以及加強(qiáng)內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)教育，全方位打造更優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，還應(yīng)制定合理的考評(píng)機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，為高校檔案管理信息化建設(shè)增添助力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理工作作為學(xué)校教育管理及各項(xiàng)決策制定的關(guān)鍵參考依據(jù)，應(yīng)當(dāng)緊握信息時(shí)代發(fā)展脈搏，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，全面提高檔案管理工作水平。盡管在高校的檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中會(huì)因?yàn)橹T多因素的影響而面臨一些問題，但只要相關(guān)人員認(rèn)準(zhǔn)目標(biāo)不放松，合理采取各項(xiàng)有效措施，構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理模式以及應(yīng)用信息化技術(shù)，那么高校檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)一定能夠?qū)崿F(xiàn)。

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