基于人才服務(wù)的人事檔案電子化建設(shè)工作的探討

劉立春

摘 要：人才作為社會和經(jīng)濟發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，在人才管理工作中，人事檔案作為重要基礎(chǔ)和依據(jù)。在當(dāng)前信息化時代背景下，為了能夠更好地提高人才服務(wù)水平，需要重視人事檔案電子化建設(shè)工作，全面提高人事檔案管理工作的信息化水平，積極促進人事檔案信息的共享，為人才服務(wù)水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;電子化;人才服務(wù);建設(shè);意義;途徑

人才服務(wù)工作是實現(xiàn)人才優(yōu)化配置的重要前提和基礎(chǔ)。在當(dāng)前社會發(fā)展過程中，對于人才服務(wù)工作越來越重視，并積極構(gòu)建完善的人才服務(wù)體系，加快打造人才信息平臺。在這種大背景下，需要加快推進人事檔案電子化建設(shè)，全面提高人才檔案信息化管理水平，這不僅有利于降低人事檔案管理成本，而且對于促進人才服務(wù)中心各項工作的有序開展也具有積極意義。

1 開展人事檔案電子化建設(shè)工作的重要意義

1.1 人才服務(wù)中心信息化建設(shè)的重要內(nèi)容

人事檔案電子化建設(shè)作為當(dāng)前人才服務(wù)中心信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，可以有效地提升檔案管理服務(wù)水平，進一步促進人事檔案管理服務(wù)的優(yōu)化。在當(dāng)前人才強國戰(zhàn)略和就業(yè)優(yōu)勢戰(zhàn)略實施過程中，將政府服務(wù)與“互聯(lián)網(wǎng)+”深度融合，并以為用人單位和流動人員提供優(yōu)勢服務(wù)為宗旨，全面推進人事檔案與先進技術(shù)的結(jié)合發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案電子化轉(zhuǎn)化，進一步提升人事檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，充分地發(fā)揮出人事檔案為人才服務(wù)的重要作用。

1.2 簡化流動人員的人事檔案管理工作

在當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境下，人才流動更加頻繁，這也增加了人事檔案管理的難度。目前各人才市場托管的人事檔案呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，這也導(dǎo)致檔案管理和查閱難度增加?；诩堎|(zhì)檔案信息的弊端，通過將現(xiàn)存紙質(zhì)人事檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，并處用人事檔案電子化掃描查詢系統(tǒng)，為流動人員和企業(yè)提供網(wǎng)上檔案信息的查詢和借閱服務(wù)，進一步簡化了人事檔案管理工作的流程，全面提升了人事檔案利用效率和服務(wù)水平。

1.3 促進人才服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入融合

當(dāng)前人才服務(wù)的變化與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展具有較大的關(guān)聯(lián)性，特別是各種先進技術(shù)的應(yīng)用，這也加快推動了人才服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新。目前各人才網(wǎng)的人才數(shù)據(jù)庫無論是人才簡歷、招聘單位的招聘信息及查詢?nèi)瞬判畔?shù)量都達到一個龐大的數(shù)字，這也表明數(shù)字化人力資源時代的來臨，而且人才服務(wù)呈現(xiàn)出移去化、云端化和智能化的發(fā)展趨勢。這就需要不斷強化人事檔案電子化的建設(shè)，使人事檔案能夠更好的服務(wù)于人才管理工作。

1.4 有利用推動人才服務(wù)的共享

目前，在人力資源管理工作中，企業(yè)找不到合適人才，人才找不到合適企業(yè)是較普遍存在的現(xiàn)象，導(dǎo)致這種情況發(fā)生的主要原因來源于信息的不對稱。通過開展人事檔案電子化建設(shè)工作，充分的運用先進技術(shù)、數(shù)據(jù)分析和信息共享等手段，通過搭建共享平臺，促進人力資源信息的共享，實現(xiàn)供求雙方信息的對稱性，用人單位和流動人員能夠精準進行對接，這必然會全面促進人才服務(wù)質(zhì)量和水平的提升。

2 基于人才服務(wù)的人事檔案電子化建設(shè)的途徑

2.1 構(gòu)建人事檔案管理服務(wù)信息化格局

針對于人事檔案電子化建設(shè)過程中，宜制定統(tǒng)一的人事檔案電子化建設(shè)標準，并統(tǒng)籌進行推進，通過梳理人事檔案管理服務(wù)機構(gòu)，進一步對檔案公共服務(wù)流程進行細化，從而實現(xiàn)人事檔案服務(wù)的統(tǒng)一化和標準化。在人事檔案信息采集工作 ，還要采用統(tǒng)一的采集規(guī)范標準，對采集項目、指標體系和代碼等進行統(tǒng)一，從而打造規(guī)范的人事檔案電子化資源庫，建立統(tǒng)一的人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案信息的統(tǒng)一管理。人才服務(wù)中心使用的人事檔案管理軟件要做到統(tǒng)一性，這樣可能實現(xiàn)人事檔案信息的實時歸集，為實現(xiàn)全面服務(wù)打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同時還要建立全國人事檔案管理服務(wù)平臺，為流動人員及用人單位提供存檔信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，并采用跨區(qū)域網(wǎng)上遠程服務(wù)模式，打造全國一體化的服務(wù)格局。

2.2 完善人事檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)

人事檔案電子化建設(shè)離不開數(shù)據(jù)庫的支持，通過對人事檔案信息進行收集和整合，統(tǒng)一納入人事檔案電子數(shù)據(jù)庫中，集中對人事檔案電子信息進行管理。在人事檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，為了保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的完整性，需要各單位人員要真實填寫個人檔案信息，全面提高檔案信息的真實性和完整性，針對個人檔案信息有變化的情況，需要及時進行補充和更新。另外，人事檔案管理人員在實際工作中還要重視對當(dāng)事人各種證明材料的收集，進一步確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

2.3 發(fā)掘人才服務(wù)管理信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)化潛力

人事檔案電子化系統(tǒng)通過與大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能相結(jié)合，可以為人才服務(wù)工作提供重要的支持。在人事檔案管理工作中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠獲取到更廣泛的流動人員數(shù)據(jù)動態(tài)，并針對這些數(shù)據(jù)信息進行深入挖掘，可以統(tǒng)計分析流動人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布和流向，為人力資源管理者快速篩選和匹配適宜的人才。初次面試工作還可以利人工智能機器人幫助人力資源管理者完成具體的工作。而且在人事檔案電子化建設(shè)工作不斷深入的情況下，大數(shù)據(jù)技術(shù)還會對人力資源管理者和求職者面對面互動和評價分析工作中發(fā)揮出重要作用，基于軟性因素上來評價和篩選求職者。

人事檔案電子化還可能在培訓(xùn)服務(wù)工作中發(fā)揮重要作用，人力資源管理者通過檔案電子化數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對員工的精準分析，并針對員工學(xué)習(xí)需求、學(xué)習(xí)行為和學(xué)習(xí)模式進行準確識別，以此為依據(jù)制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，全面提高員工培訓(xùn)的個性化和智能化水平。另外，在人才測評領(lǐng)域人事檔案電子化具有較好的應(yīng)用，其能夠針對流動人員的相關(guān)信息進行統(tǒng)計分析，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘人事檔案電子化數(shù)據(jù)中隱藏的信息，全面提升人才測試的實效性。

2.4 保障人事檔案電子信息的安全

電子化的人事檔案信息有利于提高人事檔案管理水平，促進人事檔案信息資源的開發(fā)利用。但相較于紙質(zhì)檔案信息，電子化的檔案信息存在安全性問題。因此需要重視對電子化人事檔案信息的安全管理。具體宜采取專門的信息傳輸通道，實現(xiàn)電子化人事檔案信息的密閉保存，針對于存儲涉密信息的電腦，不宜與外網(wǎng)相連。數(shù)據(jù)傳輸過程中要采取加密技術(shù)。檔案管理人員也要具備較強的信息安全意識，在實際工作中實時將信息保密和安全放在首位，有效的保證電子化人事檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

在信息化時代背景下，人事檔案電子化建設(shè)為人才服務(wù)行業(yè)的發(fā)展注入了新的動力。因此在實際工作中需要重視現(xiàn)代化觀念和技術(shù)的應(yīng)用，加快構(gòu)建全國性的人事檔案電子化信息庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通，更好地發(fā)揮出人事檔案的價值，為人才服務(wù)水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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