高校圖書檔案信息化建設(shè)的問題與對策

賈璨

【摘要】圖書作為高價值的信息資源，在高校圖書館和檔案館日常管理工作中的地位舉足輕重。隨著智慧校園建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的不斷深入，圖書檔案信息化建設(shè)也成為圖書檔案管理的重點任務(wù)。當(dāng)前，高校圖書檔案信息化建設(shè)還存在著制度滯后、缺乏協(xié)調(diào)和系統(tǒng)功能規(guī)劃不合理的問題。對此本文提出了相應(yīng)對策，以供同仁參考。

【關(guān)鍵詞】圖書檔案;信息化;對策

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用更加普遍，檔案存儲密度不斷提高，檔案存儲的格式和兼容性也在逐漸豐富。圖書檔案作為檔案中使用頻率較高且保有量巨大的檔案種類之一，在信息化時代面臨著多重機遇和挑戰(zhàn)。信息服務(wù)方式的多元化、檔案日常管理的自動化以及檔案管理內(nèi)容的不斷豐富使圖書檔案的收集、管理和利用更加便捷，但對圖書館和檔案館的信息化建設(shè)水平提出了更高的要求。對此，圖書館和檔案館應(yīng)充分充分認識到信息化背景下圖書檔案所呈現(xiàn)出來的特點，并挖掘當(dāng)前信息化建設(shè)過程中存在的問題，有針對性地提出相應(yīng)策略，提高圖書檔案信息化建設(shè)的水平，推動圖書檔案更好地服務(wù)社會、服務(wù)大眾。

一、信息化背景下圖書檔案的特點

（一）對軟硬件系統(tǒng)的依賴。傳統(tǒng)圖書檔案信息的記錄和保存都直接依賴于紙張等實物載體，這些記錄符號一般都直接可以通過人工進行識別，而在信息化環(huán)境下檔案信息的錄入和管理都是以數(shù)字編碼的形式記錄在電子化的載體上，如磁盤軟盤上存放的電子書和電子文檔等。傳統(tǒng)圖書館的借閱方式較為單一且流程簡單，讀者找到自己想要的書后辦理借閱手續(xù)，但由于圖書館或者檔案館圖書眾多，且圖書的整理都由人工進行，效率較低。而通過信息化建設(shè)，圖書的存儲和借閱由人工操作轉(zhuǎn)為機器操作。一方面，圖書館或檔案館可以搭建面向讀者的圖書管理信息系統(tǒng)，進而將圖書借閱和查詢等服務(wù)由線下轉(zhuǎn)至線上，大大提高管理的效率;另一方面，還可以通過搭建后端的信息管理系統(tǒng)來將圖書日常管理事務(wù)和流程實現(xiàn)線上化，從而大大提高內(nèi)部管理的效率。但這一切高度依賴計算機軟硬件系統(tǒng)，如網(wǎng)路基礎(chǔ)設(shè)施、計算機設(shè)備、存儲設(shè)備等等，這也提醒我們，圖書檔案信息化建設(shè)要以基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為基礎(chǔ)，進而才能夠?qū)崿F(xiàn)管理和服務(wù)的創(chuàng)新。

（二）存儲密度高。傳統(tǒng)圖書檔案的存儲方式以實體檔案存儲為主，如古籍、書籍等，有的會用磁帶存放有聲讀物等等。在這種管理環(huán)境下需要消耗過多的存儲空間，給圖書的保存提出了較高的要求。圖書檔案的管理不僅包括服務(wù)層面的，還有基礎(chǔ)的保存和保管層面。而在信息化背景下，圖書檔案保存和管理的重點有所改變，檔案存儲的高密度性帶來了新的信息安全問題。在電子檔案存儲剛興起時，磁盤和光盤是最主要的保存方式，以光盤為例，一張光盤所能存儲的文字?jǐn)?shù)大約為35萬張紙質(zhì)檔案的數(shù)量，而如今隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個小小的移動硬盤就可以存儲多達1T的內(nèi)容。這種高密度性的存儲大大節(jié)省了檔案存儲的空間，但同時也給圖書檔案的保存提出了更高的要求，因為存儲設(shè)備的一點點損壞就可能導(dǎo)致大批量檔案資料的損壞與丟失，信息化背景下檔案存儲密度高的特點也要求檔案管理部門做好存儲設(shè)備的維護工作。

（三）載體之間可分離。傳統(tǒng)圖書檔案管理模式下圖書只能被固化在書本上，形成一個內(nèi)容和載體不可分離的實體，因此傳統(tǒng)檔案具有原始性的特征。同時這也有利于圖書的知識產(chǎn)權(quán)保護。而在信息化背景下，檔案信息能夠脫離實體檔案的束縛，更加自由地進行加工和管理，這種可分離性的特點使得檔案能夠很輕易被修改并且不留下任何的痕跡。同時，還能夠進行直接的復(fù)制，并且與原始電子檔案資料毫無區(qū)別。這種可分離性使得檔案的傳輸更加便利，在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下檔案信息資料能夠快速流通和傳輸，檔案需求的發(fā)起者能夠通過PC端或者移動端突破空間的界限在線調(diào)閱檔案資料。載體的可分離性也使得圖書的版權(quán)保護問題面臨著極大的挑戰(zhàn)，檔案管理部門在保障電子存儲設(shè)備安全的同時還要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息流通的任何一個環(huán)節(jié)都可能被截取、偽造和篡改，這要求檔案管理部門必須綜合采用各種技術(shù)手段來保障檔案流通和傳輸?shù)陌踩?/p>

二、當(dāng)前圖書檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）制度建設(shè)滯后。與其他檔案有所不同的是，圖書檔案多以紙質(zhì)文本和電子文檔的形式存在，載體較為單一，但其對與信息化建設(shè)有著獨特的要求。在上文的分析中可以看出圖書檔案信息化管理有內(nèi)容與載體可分離、存儲密度高和高度依賴軟硬件設(shè)備的特點。只有在制度層面予以相應(yīng)的指導(dǎo)，才能夠更好地協(xié)調(diào)各個主體之間的關(guān)系，保證圖書檔案的管理效率和安全。但從目前高校圖書檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，在制度層面的建設(shè)和創(chuàng)新還較為滯后，主要體現(xiàn)在以下幾個方面;一是制度更新不及時。當(dāng)前大多數(shù)單位管理制度還在沿用傳統(tǒng)管理模式下的制度，但隨著圖書檔案信息化建設(shè)的不斷深入，各種管理方式和服務(wù)模式的創(chuàng)新要求檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范與之相適應(yīng)。如圖書檔案信息服務(wù)的開發(fā)就要求有與之配套的服務(wù)管理制度等。此外，圖書檔案信息化建設(shè)還逐漸往細分領(lǐng)域發(fā)展，如面向后端的、面向社會的、面向企業(yè)和相關(guān)組織的，這些都要求檔案管理部門在進行圖書檔案信息化建設(shè)時要充分考慮到制度的引領(lǐng)性和環(huán)境的適應(yīng)性。

（二）信息化建設(shè)不平衡。圖書檔案的利用率通常較高，而檔案利用與服務(wù)的開發(fā)則需要協(xié)調(diào)多個部門的力量建立一套完善的服務(wù)和利用體系，這要求信息化建設(shè)應(yīng)兼顧到多個層面。但當(dāng)前檔案管理部門檔案信息化建設(shè)還存在不平衡的問題，這也一定程度上影響了圖書檔案資源的開發(fā)與利用，這主要表現(xiàn)在兩個方面：一是內(nèi)部不平衡。當(dāng)前圖書館或者檔案管理部門較為注重后端信息化建設(shè)，即針對檔案日常管理事務(wù)的信息化，如管理信息系統(tǒng)建設(shè)、在線歸檔，而對于前端服務(wù)的信息化建設(shè)較為欠缺，導(dǎo)致很多圖書檔案的利用方式無法落地實現(xiàn)。二是外部不平衡。外部不平衡主要表現(xiàn)在部門與部門之間的不平衡，圖書作為一種公共資源，圖書檔案信息化建設(shè)的最終目的自然也是為了更好地服務(wù)公眾，這就涉及到了更多管理主體之間的溝通與協(xié)調(diào)。因此圖書檔案信息化建設(shè)要求政府、企合和其他社會組織要有著充分的合作，但當(dāng)前由于協(xié)調(diào)機制的不完善，大多數(shù)圖書檔案信息化建設(shè)普遍“孤軍奮戰(zhàn)”的情況，這也提醒了圖書館和檔案管理部門要充分協(xié)調(diào)多方力量，促進圖書檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）信息管理系統(tǒng)功能不合理。上文中提到圖書檔案信息化建設(shè)高度依賴軟硬件系統(tǒng)，信息管理系統(tǒng)功能的規(guī)劃和實現(xiàn)可以說也是圖書檔案日常管理和服務(wù)開發(fā)與利用的基礎(chǔ)。當(dāng)前我國圖書檔案信息管理系統(tǒng)規(guī)劃主要存在兩個誤區(qū)：一是建設(shè)不夠。圖書檔案的載體和形式都較為簡單，傳輸起來也極為便利。因此很多單位在對圖書檔案信息化建設(shè)進行規(guī)劃時，沒有對其足夠重視，僅從電子文檔的角度來規(guī)劃其功能，因此大多數(shù)管理系統(tǒng)注重圖書檔案的存儲、傳輸工作，而忽略了檔案利用方面的開發(fā)。二是系統(tǒng)功能建設(shè)過度。在進行信息系統(tǒng)功能的規(guī)劃時，部分單位過于注重功能的大而全，在建設(shè)初期就將可操作性差和可行性低的功能嵌入系統(tǒng)中，這不僅造成了資源的浪費，也使得建設(shè)進度拉長。因此，在進行管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃時，要充分考慮到本單位圖書檔案資源庫的現(xiàn)狀和技術(shù)可行性，制定出更符合實際的管理系統(tǒng)。

三、高校圖書信息化建設(shè)的對策

（一）加強制度建設(shè)。圖書檔案信息化建設(shè)面臨的新管理問題和安全問題，需要多個管理主體之間的溝通和協(xié)調(diào)，因此制度層面的指導(dǎo)就十分重要。加強圖書檔案信息化制度建設(shè)，要在“信息化的管理”環(huán)境和“圖書檔案業(yè)務(wù)多元化”二者之間找到平衡點，力求制度的適應(yīng)性和指導(dǎo)性。第一，高校檔案管理部門需要在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上制定多層次的管理制度，形成從縱向到橫向、宏觀到微觀、集中到分散的檔案管理制度，保證高校檔案信息化管理工作的順利進行。第二，即時更新制度內(nèi)容，隨著圖書檔案信息化建設(shè)的不斷推進，可能面臨的問題會不斷增多，如圖書檔案利用涉及的著作權(quán)問題，防盜版等安全管理問題，對此相關(guān)管理部門應(yīng)及時學(xué)習(xí)最新的政策法規(guī)，對信息化標(biāo)準(zhǔn)、出版行業(yè)政策等問題有全面的了解，進而保障圖書檔案信息化建設(shè)的合規(guī)、合法。第三，細化制度建設(shè)工作，將信息化建設(shè)工作按照各個知識領(lǐng)域和業(yè)務(wù)領(lǐng)域進行細分，保障圖書檔案信息化管理制度能夠覆蓋到所有業(yè)務(wù)。

（二）推動信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。針對圖書檔案信息化建設(shè)過程中內(nèi)部和外部建設(shè)不平衡的問題，應(yīng)著力推動內(nèi)部信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，同時協(xié)調(diào)多個外部單位在圖書檔案數(shù)字化、傳輸標(biāo)準(zhǔn)等問題上達成一致，共同提高圖書檔案信息化建設(shè)的效率。第一，在進行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時，要注重各部門之間的兼容性，保障設(shè)備和主體功能的相對統(tǒng)一，進而讓每個部門都能夠較快適應(yīng)信息化建設(shè)帶來的改變。第二，要對各部門的參與人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。在培訓(xùn)內(nèi)容上要與時俱進，除了基礎(chǔ)圖書檔案管理的專業(yè)知識外，還要包括信息化建設(shè)相關(guān)的信息素養(yǎng)、計算機操作、系統(tǒng)使用培訓(xùn)等等，以保障信息化建設(shè)與人員素質(zhì)的同步推進。第三，針對外部建設(shè)不平衡的問題。要加強本單位與高校、企業(yè)、政府和相關(guān)社會組織的合作與溝通，以信息資源共享為核心不斷推進圖書檔案信息化建設(shè)的社會化。

（三）優(yōu)化管理系統(tǒng)功能建設(shè)。圖書檔案信息系統(tǒng)要把握“建設(shè)不足”和“建設(shè)過度”的平衡性問題。第一，要運用產(chǎn)品思維，將需求的調(diào)研和分析動態(tài)化，使其貫穿信息化建設(shè)的每個階段，讓功能開發(fā)、更新和維護更加靈活。在系統(tǒng)建設(shè)初期，要有針對性地對圖書檔案管理現(xiàn)狀和趨勢進行框架設(shè)計，將預(yù)計實現(xiàn)的功能與當(dāng)前管理現(xiàn)狀進行對接，之后實現(xiàn)各個需求，進而提高系統(tǒng)建設(shè)的效率，降低開發(fā)成本。第二，要保證系統(tǒng)建設(shè)的全面性，在基礎(chǔ)事務(wù)性業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，逐步探索圖書檔案在信息化環(huán)境下的服務(wù)創(chuàng)新。借助信息化建設(shè)的平衡發(fā)展，集合各部門和各主體的優(yōu)勢資源和力量，重點開發(fā)圖書檔案信息資源共享、智慧閱讀、在線閱讀等業(yè)務(wù)。同時還要注重系統(tǒng)的維護和更新，制定完善的版本更新計劃以適應(yīng)靈活的工作要求。

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