加強檔案管理保密工作的重要性及策略探討

許銳坤

【摘要】隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，對各個領(lǐng)域加強了管理，檔案管理在各個領(lǐng)域的發(fā)展中，具有重要的作用與價值。為了能夠加強對檔案工作的管理，一定要遵守保密工作原則，體現(xiàn)出檔案管理工作具有的重要性，還需要制定完善的管理制度，要求在各項工作中都能夠按照相關(guān)標準要求規(guī)范性地操作，既要確保檔案內(nèi)容的保密性與完整性，又要加強對檔案資源信息的管理，避免檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)外泄、流失等情況，為其穩(wěn)定發(fā)展提供安全保障。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;保密工作;重要性;策略

隨著我國經(jīng)濟體制改革的深入發(fā)展，我國對檔案管理保密性工作具有高度的重視，尤其是針對檔案館的檔案管理工作，無論是制定的相關(guān)政策，還是投資建設(shè)的資金，都給予了極大的幫助，避免檔案信息內(nèi)容的泄露，提升整體的管理質(zhì)量與效率。但是，在發(fā)展的過程中，依然存在著一些問題，由于受到了多種因素的影響，未能為檔案保密性工作的管理提供安全保障，導(dǎo)致檔案信息的內(nèi)容不完整、對檔案信息內(nèi)容分類不合理，使檔案信息自身的重要價值無法有效發(fā)揮，同時還存在著巨大的安全隱患問題。對此，需要相關(guān)部門加大監(jiān)管力度，由專業(yè)的檔案管理人員加強對檔案保密工作的管理，確保檔案內(nèi)容的真實性，為各領(lǐng)域的穩(wěn)定發(fā)展起到促進作用。

一、檔案管理保密工作主要內(nèi)容

（一）檔案庫房的管理。為了能夠加強對檔案保密工作的管理，需要構(gòu)建檔案庫房，主要是能夠按照不同的檔案類別，對其進行分類管理，避免檔案信息混亂。與此同時，構(gòu)建檔案庫房，能夠防止檔案被盜取的問題，加強檔案庫房的管理，需要制定檔案庫房管理制度，能夠在管理的過程中嚴格遵守制度要求規(guī)范性地管理與使用。尤其是針對閱檔室、辦公室、檔案庫等，需要把三者分開管理，都明確各自的管理內(nèi)容與要求，能夠遵循各自的管理原則，由專人對各自的檔案內(nèi)容進行管理，在實施的過程中，能夠把管理制定內(nèi)容不斷地完善，為檔案庫房的管理工作提供了安全保障。加強檔案庫房的管理與控制，能夠確保檔案內(nèi)容的保密性，也需要投入建設(shè)資金，并且在硬件設(shè)施與軟件設(shè)施上都滿足保密管理的基本要求。

（二）涉密檔案的管理。檔案管理的內(nèi)容、管理范圍都比較廣泛，所涉及到的機密信息比較多，應(yīng)突出加強對檔案保密工作管理的重要性。如果在對檔案保密工作管理的過程中，發(fā)生了檔案內(nèi)容泄漏的情況，就會對經(jīng)濟、發(fā)展等造成嚴重的損害。因此，需要對涉密檔案加強管理，能夠針對性地制定相關(guān)的管理制度與要求，確保檔案管理工作質(zhì)量與效率。

（三）加強檔案的分類管理。檔案的分類管理，主要是能夠為檔案查閱、借用等工作奠定良好的基礎(chǔ)，也有效地避免檔案內(nèi)容出現(xiàn)混亂的情況，能夠根據(jù)實際情況，對相關(guān)的信息內(nèi)容合理地分析，整理到相關(guān)的檔案類別中，以此為基礎(chǔ)，明確檔案保密工作的具體內(nèi)容，能夠使檔案信息內(nèi)容發(fā)揮出自身的作用與價值，對相關(guān)的信息內(nèi)容詳細地分析，確保檔案信息內(nèi)容的真實性。與此同時，還要對檔案私密信息內(nèi)容的管理期限有嚴格的要求，要確保在檔案保密工作管理期間，檔案信息內(nèi)容的完整性，避免對具有保密性信息的內(nèi)容造成影響。在管理的過程中，能夠把一些保密性的檔案做好密級的標注，在條件允許的情況下，可以對其進行獨立的裝訂與保存，提高整體的安全性。

二、加強檔案管理保密工作的重要性

檔案管理工作，主要是對一些重要的信息數(shù)據(jù)、保密性的檔案內(nèi)容等進行科學(xué)的管理。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，加大了市場的競爭形式，無論是對人才的需求，還是對信息資源的需求都在逐漸地增加，也體現(xiàn)出信息競爭的綜合能力，都與檔案保密工作的管理有著緊密的聯(lián)系。能夠把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)及時地記錄與保存，能夠?qū)π畔?shù)據(jù)深入地探究，挖掘出信息數(shù)據(jù)的重要價值，為市場競爭的發(fā)展提供有利的信息依據(jù)。對于檔案資料的管理，有的是涉及到相關(guān)企業(yè)的保密信息，有的是涉及到國家的秘密事項，還有的是軍事發(fā)展戰(zhàn)略等，任何檔案信息的外泄，對各個領(lǐng)域的發(fā)展都會造成極大的影響，因此，需要各相關(guān)部門及人員對檔案保密工作具有高度的重視，加強對其的管理與儲存。在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展占據(jù)著強大的優(yōu)勢，并且廣泛地應(yīng)用在各個領(lǐng)域中，能夠把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案保密工作的管理相結(jié)合，能夠為檔案管理工作提供方便與快捷，但是，在帶來好處的同時也存在著安全隱患。因此，檔案管理工作中，要有專業(yè)的管理人員進行管理，遵守保密性的管理原則，確保檔案管理的合理性與完整性，發(fā)揮出檔案管理的重要價值。

三、檔案管理保密工作存在的問題

（一）忽視對檔案保密工作的管理。在檔案館的發(fā)展，由于涉及到的工作內(nèi)容比較廣泛，忽視了對檔案的管理，沒有指定明確的管理制度，導(dǎo)致人員在實施的過程中，沒有科學(xué)的管理依據(jù)，使整體的工作效率逐漸地下降，久而久之，對檔案保密工作的管理越來越忽視，影響了檔案信息作用的發(fā)揮，使檔案管理缺乏安全保護，存在著巨大的安全隱患。加強對檔案的管理，不僅能夠為檔案館的穩(wěn)定發(fā)展起到促進的作用，而且還能夠提供有價值的信息依據(jù)，確保整體的經(jīng)濟效益。但是，在實際的管理過程中，不只是單一化的缺乏對檔案的管理，而且還存在隨意借閱、使用、丟失等情況，造成了檔案信息內(nèi)容的泄密，產(chǎn)生了極其嚴重的后果，主要的原因就是忽視對檔案保密工作的管理。

（二）檔案管理制度不完善。當(dāng)前，我國雖然加大了對檔案保密工作的管理，但是，在實施的過程中依然會受到多種因素的影響，而使檔案管理工作出現(xiàn)了局限性，無法提升檔案管理的工作效率。甚至檔案信息內(nèi)容不完善、保密性比較低等情況。由于制定的檔案管理制度不完善，在各個工作環(huán)節(jié)中都存在著安全問題，尤其是檔案借閱問題，隨意的借閱、不按時歸還、歸還的檔案內(nèi)容損壞、缺失等情況，經(jīng)常性的發(fā)展，在執(zhí)行的過程中，沒有可依據(jù)的操作要求，使整體工作都不能規(guī)范性地操作與管理，完全不利于對檔案工作保密的管理。

（三）軟硬件設(shè)施不齊全。檔案管理工作是檔案館的重要組成部分，具有重要的地位。但是由于缺乏對檔案的管理，未配置專業(yè)的管理人員、專門的檔案管理室、儲存室等，任何一項工作都無法滿足檔案管理保密性的基本要求，針對檔案外泄的問題始終都無法有效地解決。當(dāng)然，隨著檔案室的不斷發(fā)展，也設(shè)置了獨立的檔案管理室，但是整體的空間范圍比較小，在空間上受到了一定的限制，再加上設(shè)置的管理庫房條件差，會對紙質(zhì)的文件造成損壞，就無法確保檔案內(nèi)容的完整性，對檔案保密工作的管理自然產(chǎn)生了嚴重的影響。

四、加強檔案管理保密工作的策略

（一）高度重視檔案管理工作。通常情況下，檔案管理工作具有動態(tài)性，那么對檔案保密的管理過程中，就需要遵守《保密法》的相關(guān)要求與規(guī)定，能夠以此為檔案管理的法律依據(jù)，把制度要求全面地落實到各個環(huán)節(jié)中。第一，需要對檔案解密工作高度重視，能夠?qū)饷艿臅r間加強控制與管理，能夠遵循相關(guān)的法律法規(guī)，對檔案信息內(nèi)容進行解密，也為解密工作的順利發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。第二，要求相關(guān)管理部門能夠發(fā)揮出自身的工作職責(zé)，能夠?qū)Ω黜椆ぷ鲀?nèi)容加強管理，定期對保密檔案進行清查，確保檔案保密管理工作能夠在規(guī)定的范圍內(nèi)。第三，根據(jù)檔案保密情況，制定涉密目錄，能夠?qū)ο嚓P(guān)的涉密文件詳細地記錄與管理，使檔案保密管理工作的管理水平不斷提升。

（二）完善檔案管理制度。首先，需要針對實際情況綜合分析，制定出配套的管理制度，在實踐的過程中，能夠?qū)芾碇贫鹊膬?nèi)容與要求不斷地完善，對檔案保密管理工作的發(fā)展提供了有利的條件，由專人負責(zé)管理。其次，對制定的管理制度內(nèi)容，要言簡意賅，提供執(zhí)行工作的質(zhì)量與效率，還能夠?qū)n案保密工作的管理產(chǎn)生一定的約束性。最后，對檔案管理工作的具體內(nèi)容與職責(zé)進行明確地劃分，設(shè)置檔案使用的權(quán)限，相關(guān)的管理責(zé)任人員能夠在自身的崗位工作中，認真負責(zé)、恪盡職守，遵循保密管理原則，具備較強的責(zé)任意識。如果檔案內(nèi)容出現(xiàn)了外泄，要嚴格地追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，根據(jù)管理制度的相關(guān)要求，對相關(guān)人員進行嚴格的處罰，杜絕檔案信息內(nèi)容的外泄問題。

（三）對檔案保密工作的一體化管理。由于檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，那么在對檔案保密工作管理的過程中，可以把相關(guān)的工作內(nèi)容明確地劃分化，逐漸地實現(xiàn)對檔案保密工作一體化管理的目的。因此，需要檔案管理部門及人員，能夠按照劃分的工作內(nèi)容與職責(zé)，在日常的工作中，要與其他部門積極地交流與協(xié)作，確保對檔案信息數(shù)據(jù)及時地搜集與整理，確保檔案信息內(nèi)容的完整性，促進檔案保密工作一體化管理的發(fā)展。加強對檔案管理一體化的建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺，在日常的工作中能夠加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護與管理，避免存在著安全隱患，為檔案保密工作一體化發(fā)展營造了良好的環(huán)境。

（四）加強對檔案室的安全建設(shè)。第一，需要對門、窗設(shè)置防盜網(wǎng)，只有具備管理權(quán)限的人員才能進入檔案管理室。第二，針對區(qū)分絕密文件與非密文件進行分類管理，避免文件的混亂，按照檔案類別，設(shè)置可以移動的檔案架，對檔案進行合理儲存與管理。第三，為了能夠確保檔案文件不遭破壞，需要加強對磁盤、光盤的管理，設(shè)置獨立的檔案消磁柜，做好防潮處理。

五、結(jié)語

綜上所述，加強對檔案保密工作的管理，能夠在管理的過程中，及時地發(fā)現(xiàn)存在的問題，制定完善的管理制度，使各項工作都能規(guī)范性地操作，發(fā)揮出檔案工作保密的重要性，確保檔案文件的完整性，從根源問題上就抑制檔案丟失、損壞等情況，采取科學(xué)的管理策略，促進檔案管理保密工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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