做好醫(yī)院檔案管理保密工作的途徑

嚴金瑜

【摘要】檔案資料是醫(yī)院一項重要資源，醫(yī)院的檔案資料包括文書檔案、醫(yī)療技術(shù)管理檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、會計檔案等，部分資料屬于保密資料，不能進行公開，因此強化醫(yī)院檔案管理保密工作極為必要。文章對醫(yī)院檔案管理工作進行簡要闡述，并具體探討強化醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中保密工作的途徑，切實做好醫(yī)院檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理;保密工作;途徑

檔案保密工作是檔案管理中的重要內(nèi)容，由于醫(yī)院的檔案資料涉及范圍較廣，不僅關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，也關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)療人員的切身利益，同時由于醫(yī)院檔案資料對于醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院管理者的決策具有極大的參考價值，相關(guān)檔案資料調(diào)閱比較頻繁，所以強化保密工作是醫(yī)院檔案管理的必然要求。

一、醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理主要是負責管理醫(yī)院的各項檔案資料，包括文書檔案、醫(yī)療技術(shù)管理檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、會計檔案等，對于醫(yī)院而言，這些檔案資料具有極大價值，對于醫(yī)院各項活動的開展具有極大的指導意義。比如醫(yī)院人事檔案，其中記錄了醫(yī)院職工的詳細信息，通過調(diào)閱相關(guān)人事檔案可以全面了解醫(yī)療人員的信息，在人力資源調(diào)配以及崗位升遷等方面可以提供有效的參考，并且醫(yī)院管理者也可以借助人事檔案了解醫(yī)院的各部門人力資源狀況，在指導相關(guān)部門開展工作時可以提供一定的參考。從數(shù)據(jù)信息的角度來看，醫(yī)院檔案中包含的都是真實有效的信息，通過挖掘檔案資料的價值可以為醫(yī)院各方面工作的開展提供部分決策信息，在當前數(shù)據(jù)時代背景下，這些信息都是醫(yī)院極為重要的財富。

二、做好醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中保密工作的途徑

（一）明確醫(yī)院保密檔案的范圍。要貫徹落實檔案保密工作，首先要針對醫(yī)院所有檔案資料進行系統(tǒng)的分析和整理，明確規(guī)定哪些檔案資料屬于保密性資料，并且要根據(jù)保密資料的重要程度劃分保密等級。通過劃分保密檔案的范圍以及保密等級，可以對這部分資料采取不同的管理措施，利用各種技術(shù)手段和管理措施確保這部分保密檔案資料不被泄漏。

（二）落實保密檔案管理規(guī)定。檔案工作人員都應(yīng)該認真學習《保密法》和《檔案法》，完善檔案保密管理制度，并認真研究貫徹和落實。通過貫徹執(zhí)行關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及本單位關(guān)于檔案管理的制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，履行檔案管理人員的職責，做好醫(yī)院檔案管理以及保密工作。

（三）明確醫(yī)院檔案保密工作職責。醫(yī)院管理者對于檔案管理以及檔案保密工作要給予充分重視，以醫(yī)院檔案管理部門分管領(lǐng)導為負責人，成立領(lǐng)導小組，負責指導醫(yī)院檔案保密工作的開展，確保醫(yī)院檔案保密工作的有效性。領(lǐng)導小組主要對檔案保密工作部署和落實提出明確要求，研究解決檔案保密工作中相關(guān)不足問題。此外，還需要將檔案保密工作納入醫(yī)院年度管理工作計劃和考核內(nèi)容，為醫(yī)院檔案保密工作開展提供組織保障。

（四）做好保密檔案的歸檔以及保管。1.正確認識檔案保管期限以及保密期限。檔案管理人員要正確理解檔案保管期限以及保密期限兩個概念，正確鑒別每項檔案資料的重要程度，確定檔案保管期限以及保密期限。一般保密檔案主要分為秘密、機密以及絕密三個保密等級，檔案管理人員要按照規(guī)定分別進行保管，在上級管理部門作出明確指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等級。我國的《國家秘密保密期限的規(guī)定》中明確規(guī)定各個保密等級的保密期限，秘密檔案不超過10年，機密檔案不超過20年，絕密檔案不超過30年。醫(yī)院檔案管理人員在對保密檔案進行歸檔時，要明確保密等級，同時在進行保管時既要滿足保密文件的保管要求，同時也要滿足檔案利用的要求。2.強化保密檔案的日常管理。醫(yī)院檔案管理人員在日常的管理工作過程中，要嚴格履行保密檔案管理規(guī)定，對于借閱檔案的相關(guān)人員，首先要明確其是否擁有調(diào)閱保密檔案的權(quán)限。其次要嚴格執(zhí)行簽字程序，不能省略任何一個環(huán)節(jié)。此外，檔案管理人員要定期對保密檔案定期進行檢查，清點保密資料的數(shù)量，查看檔案保存環(huán)境是否符合要求，發(fā)現(xiàn)保密檔案出現(xiàn)丟失、損壞以及檔案保管室環(huán)境發(fā)生變化，要及時采取措施，避免造成不良影響。對于在計算機內(nèi)存儲的文件資料，要設(shè)置密碼，計算機系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，防止檔案被盜，同時要明確規(guī)定存有保密檔案的計算機不能聯(lián)網(wǎng)。

（五）強化檔案利用過程中的保密工作。1.加強檔案利用監(jiān)管力度。醫(yī)院醫(yī)療人員在借閱相關(guān)保密檔案資料時，檔案管理人員首先要確定借閱人員的身份，明確其是否具備權(quán)限，同時要了解其借閱的目的、用途等，同時檔案管理人員有義務(wù)向借閱者闡述關(guān)于保密檔案的相關(guān)規(guī)定，并且要加強借閱過程中的監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)借閱者存在不當行為，要及時制止，并向有關(guān)部門報告。2.正確認識檔案利用與保密之間的關(guān)系。對于保密檔案資料的利用必須以保密為前提，尤其是對于一些絕密檔案，必須要確保檔案的保密性，不能隨便供人參考和閱覽。

（六）完善檔案管理設(shè)施。1.加強醫(yī)院檔案室的保密建設(shè)。為了有效確保醫(yī)院保密檔案可以得到妥善的保管，醫(yī)院應(yīng)注重檔案室的保密設(shè)施建設(shè)。首先，檔案室應(yīng)該與檔案管理人員的辦公室分離，位置以樓層中間為宜。其次，借閱室和檔案室要分開，避免檔案室多人進入。再次，要安裝防盜門窗、安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確?？梢詫崿F(xiàn)24小時無死角監(jiān)控。最后，要明確各個檔案管理工作人員的職責，對于無關(guān)人員一律不允許進入檔案室，避免發(fā)生泄密事件。2.加強信息化保密手段。現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院在檔案管理工作中基本采用的是計算機系統(tǒng)管理模式，大部分檔案資料在計算機當中存有備份，所以信息安全也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。首先，醫(yī)院在采購硬件設(shè)施時要確保各項硬件設(shè)施的質(zhì)量，避免由于硬件設(shè)施損壞，導致資料丟失。其次，關(guān)于計算機軟件系統(tǒng)，醫(yī)院要與品牌和口碑良好的企業(yè)進行合作，開發(fā)單獨屬于醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，這對于保障檔案資料的信息安全具有重要意義。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案保密工作的重要性不言而喻，以目前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，仍有諸多不完善的地方，醫(yī)院檔案管理部門要不斷進行探索和總結(jié)，不斷提升檔案保密工作水平。

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