信息化背景下教育考試檔案管理工作探討

楊方忠

【摘要】本文對當(dāng)前教育考試檔案管理工作的現(xiàn)狀以及信息化管理建設(shè)過程中存在的一些問題進(jìn)行了介紹和討論，對如何加強(qiáng)教育考試檔案信息化管理進(jìn)行了研究，提出了幾點(diǎn)對策和建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;教育考試

教育考試檔案管理是教育考試管理工作的重要內(nèi)容之一。教育考試主要包括與我國教育事業(yè)相關(guān)的各項(xiàng)考試，如中考、高考、教師考試等，對于我國教育事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。而教育考試檔案是指在整個考試的組織、管理、進(jìn)行過程中的所有記錄資料，包括考試試卷、考生資料、考場檢查等各個方面。由于教育考試類型眾多，在考試過程中所產(chǎn)生的資料有文字、圖像、影像等多種形式，再加上考試地點(diǎn)往往分布于多處，從而導(dǎo)致教育考試檔案資料具有多樣性、分散性的特點(diǎn)，在檔案管理工作上存在著較多的困難。然而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理建設(shè)使得教育檔案管理工作的效率大大提高，檔案的價值也能夠更好地發(fā)揮出來。

一、教育考試檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）教育考試檔案管理現(xiàn)狀。隨著檔案管理技術(shù)的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，使管理工作發(fā)生了較大的改變。首先，電子檔案作為一種新的檔案形式被廣泛應(yīng)用，部分保存價值和保護(hù)要求相對較低的檔案可以完全采用電子檔案的形式進(jìn)行儲存，從而大大節(jié)省了檔案儲存空間，后期查閱工作也不會受到影響。其次，在教育考試檔案管理中利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案收集、保管、利用等工作，并完善相關(guān)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作能夠使管理、查詢等工作的效率大大提高。最后，在檔案管理工作中，對于檔案的利用是充分發(fā)揮其價值的一項(xiàng)重要工作，隨著當(dāng)前教育考試檔案利用率的不斷增加，只有加強(qiáng)對檔案的開發(fā)、利用效率，才能夠使其價值得到更好的體現(xiàn)，而檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展為這一工作的完成提供了十分有利的條件，對于教育考試事業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義。

（二）教育考試檔案管理存在的問題。盡管當(dāng)前教育考試檔案管理工作獲得了較大的發(fā)展，但在實(shí)際的工作落實(shí)中還存在著一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.管理制度不完善。在傳統(tǒng)的檔案管理制度下，檔案的整理保存是工作的重心所在，而對于檔案的完整性、準(zhǔn)確性卻缺乏相應(yīng)的重視，再加上檔案管理制度中對于職責(zé)的劃分不夠明確，導(dǎo)致了檔案分散在各個部門無法有效集中、檔案內(nèi)容發(fā)生變化不能及時更改、檔案資料收集存在困難等問題，使得教育考試檔案管理的有效性大打折扣。2.檔案管理人員素質(zhì)不高。由于部分從事檔案管理工作的人員沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，部分人員僅在入職前進(jìn)行了簡單的當(dāng)前培訓(xùn)，從而導(dǎo)致其對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不深，對于如何有效、高效開展檔案管理，提高檔案管理、利用水平等方面缺乏相應(yīng)的技術(shù)、知識。特別是隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對于檔案人員的信息技術(shù)水平也提出了一定的要求。3.對于檔案的開發(fā)、利用不夠重視。在當(dāng)前的教育考試檔案管理工作中，部分管理人員將檔案管理工作簡單地理解為檔案的保管工作，認(rèn)為只要信息歸檔之后便可以萬事大吉，對于檔案資料價值的開發(fā)利用不到位。在這種“重收集、輕利用”的管理理念下，檔案管理工作難以獲得良好的發(fā)展。再加上在檔案信息化管理上的投入不足、軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位、檔案信息化管理系統(tǒng)不完善的等問題也使得檔案的利用效率降低，檔案資料的價值無法充分發(fā)揮。

二、信息化背景下的教育考試檔案管理對策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，考試教育管理機(jī)構(gòu)要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化、智能化發(fā)展，首先就要對傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將教育考試工作發(fā)展作為檔案管理工作的切入點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際的工作需要完善檔案管理信息化建設(shè)，從而有效將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入教育考試檔案管理工作當(dāng)中，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理、檔案服務(wù)工作的有效提高。

（二）健全檔案管理制度。在教育考試檔案信息化管理建設(shè)的同時，相關(guān)部門要對相應(yīng)檔案管理制度進(jìn)行改革和完善。首先，要在信息化檔案管理背景下的檔案管理范圍、管理職責(zé)進(jìn)行劃分。例如，針對電子檔案，要對檔案的收集、錄入、轉(zhuǎn)化、保存、備份、傳輸?shù)裙ぷ鬟M(jìn)行劃分，保證相關(guān)工作能夠順利進(jìn)行。其次，檔案管理制度要體現(xiàn)信息化管理的特點(diǎn)，對檔案的信息化管理、利用流程，軟硬件建設(shè)等方面進(jìn)行規(guī)定。最后，要從制度層面提高檔案管理人員的信息化意識，使其認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。例如，對檔案管理的信息化處理質(zhì)量、管理人員信息技術(shù)水平的考核制度進(jìn)行完善等。

（三）完善檔案信息化管理系統(tǒng)。教育考試檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)必須以完善、高效的信息化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)。首先，教育考試管理機(jī)構(gòu)要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立起檔案數(shù)據(jù)庫，并將辦公自動化等技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。其次，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的進(jìn)程，并利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統(tǒng)的便捷性和高效性，例如，系統(tǒng)能夠?qū)n案的屬性或字段進(jìn)行動態(tài)管理，提供多種查詢機(jī)制，具有較高的查詢效率和系統(tǒng)性能，檔案的后臺維護(hù)和更新方便等。

（四）保證檔案資料的持續(xù)更新。隨著教育考試工作的不斷開展，相關(guān)的檔案資料數(shù)量也會不斷增加。因此就需要對數(shù)據(jù)庫中的信息持續(xù)進(jìn)行更新。在檔案管理信息化建設(shè)中，可以通過利用權(quán)限分級管理的方式，對教育考試機(jī)構(gòu)管理者、各部門工作人員以及相關(guān)學(xué)校分別給予不同的檔案查詢、輸入權(quán)限，使其能夠及時對檔案資料進(jìn)行更新，然后在檔案管理人員進(jìn)行審查和批準(zhǔn)后將其錄入系統(tǒng)，從而使檔案的可靠性和完整性得到保障。

（五）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)對于檔案管理人員的素質(zhì)水平也提出了新的要求。因此，教育考試管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，完善檔案管理人員培訓(xùn)體系，通過對檔案管理人員強(qiáng)化信息技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其能夠更好適應(yīng)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)理念下的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)下的教育考試檔案管理工作的更好發(fā)展。通過完善的人才引進(jìn)和激勵機(jī)制，提高管理人員的整體素質(zhì)水平和工作積極性，建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，保證在教育考試檔案管理工作中能夠充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢。

（六）加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用。挖掘檔案中潛藏的價值能夠?yàn)榻逃荚嚬ぷ鞯陌l(fā)展起到重要的推進(jìn)作用。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，相關(guān)檔案管理人員要積極加強(qiáng)對檔案的開發(fā)和利用。例如，通過建立檔案數(shù)據(jù)平臺來收集、記錄和分析教育考試檔案數(shù)據(jù)，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行分析，了解學(xué)生的考試情況以及在教育考試中出現(xiàn)的問題;利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對考生的水平、文化程度、考生成績的構(gòu)成進(jìn)行分析等，然后將分析結(jié)果在教育考試管理的實(shí)際工作中進(jìn)行應(yīng)用，從而使相關(guān)工作的水平得到有效的提高。

三、結(jié)語

綜上所述，針對教育考試檔案管理信息化建設(shè)中遇到的問題，教育考試管理機(jī)構(gòu)要積極采取措施，通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念、健全管理制度、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并保證檔案資料的持續(xù)更新、加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用，從而使檔案管理工作能夠更好地為教育事業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

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