信息化時(shí)代教學(xué)檔案的價(jià)值及利用

摘 要：信息化時(shí)代，教學(xué)檔案參考、憑證和傳承價(jià)值得以拓展和延伸。本課題以教學(xué)檔案的價(jià)值為出發(fā)點(diǎn)，探討信息化時(shí)代教學(xué)檔案利用的現(xiàn)狀和問(wèn)題，并從加強(qiáng)數(shù)字化資源建設(shè)、豐富教學(xué)檔案利用方式、完善檔案資源整合的角度提出教學(xué)檔案利用的對(duì)策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息化;教學(xué)檔案;價(jià)值;利用

教學(xué)檔案是高校長(zhǎng)期以來(lái)在教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等教學(xué)活動(dòng)中積累和形成的真實(shí)記錄，體現(xiàn)了高校教學(xué)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和智慧，對(duì)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展具有多元化的價(jià)值。信息化時(shí)代，教學(xué)檔案的收集、管理和利用方式都發(fā)生了巨大的變化，隨著高校教學(xué)理念、檔案管理理念的不斷更新，教學(xué)檔案的價(jià)值也得以在其傳統(tǒng)的參考價(jià)值、憑證價(jià)值上不斷延伸。

一、信息化時(shí)代教學(xué)檔案的價(jià)值

1.參考價(jià)值。從管理層面來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案的參考價(jià)值主要體現(xiàn)在對(duì)教學(xué)活動(dòng)及相關(guān)決策的借鑒方面。學(xué)校在針對(duì)教學(xué)制定或出臺(tái)規(guī)章制度時(shí)，首先要做前期的調(diào)查和研究，以對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的教學(xué)情況進(jìn)行全面的了解。教學(xué)檔案作為各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，有著詳實(shí)的材料作為領(lǐng)導(dǎo)決策的直接來(lái)源。一方面能夠提高調(diào)查研究的效率，直接提供參考。另一方面還能夠針對(duì)不同時(shí)期的教學(xué)檔案進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)各個(gè)階段的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而為領(lǐng)導(dǎo)的決策、教學(xué)計(jì)劃的制定提供有力的參考。

從教學(xué)層面來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案又給專(zhuān)任教師提供了參考。教學(xué)檔案體現(xiàn)了學(xué)校各個(gè)階段的教學(xué)風(fēng)格、教學(xué)特點(diǎn)、教學(xué)模式，能夠?yàn)榻處熖峁┤娴膮⒖肌?duì)新進(jìn)教師來(lái)說(shuō)，想要快速的提高教學(xué)水平、掌握學(xué)校教學(xué)特色，首先就要學(xué)習(xí)和參考教學(xué)檔案。

此外，教學(xué)檔案還是開(kāi)展教學(xué)評(píng)估的重要參考依據(jù)。而且，數(shù)字化和信息化更易于管理者和教師對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行可視化分析，更能發(fā)揮其參考價(jià)值。

2.傳承價(jià)值。教學(xué)檔案是檔案的一種，具備普遍性的檔案功能，即文化傳承功能。教學(xué)是學(xué)校的本職任務(wù)，可以說(shuō)，自學(xué)校創(chuàng)立起，教學(xué)檔案產(chǎn)生并保存下來(lái)。因此教學(xué)檔案無(wú)論是在內(nèi)容的豐富度上還是時(shí)間的跨度上都保持著較高的水準(zhǔn)。在過(guò)去，教學(xué)檔案通常是以文字的形式記錄和保存學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)，這些檔案資源具有傳承的功能，體現(xiàn)了學(xué)校在各個(gè)歷史階段的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)成就，是校園精神和校園文化的重要載體。校園文化一脈相承，教學(xué)檔案的連續(xù)性是對(duì)校園文化的傳承和延續(xù)。在信息化時(shí)代，教學(xué)檔案的收集、保存和管理更加便利，數(shù)字檔案的載體可分離性、網(wǎng)絡(luò)傳輸性特點(diǎn)進(jìn)一步延長(zhǎng)了信息保存的時(shí)效和信息傳播的效率。在信息化背景下，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)收集更多的教學(xué)檔案來(lái)延續(xù)和傳承豐富的校園文化，同時(shí)借助現(xiàn)代化的多媒體技術(shù)，加強(qiáng)校園文化氛圍的營(yíng)造，強(qiáng)化教學(xué)檔案的傳承價(jià)值。

3.憑證價(jià)值。教學(xué)檔案的內(nèi)容較為豐富，它既包括教師層面的教師業(yè)務(wù)檔案，同時(shí)也包括了學(xué)生層面的學(xué)生檔案。這些檔案共同反映了不同主體的客觀教學(xué)活動(dòng)，具有憑證價(jià)值。從教師業(yè)務(wù)檔案來(lái)看，教學(xué)檔案記錄了教師的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)過(guò)程、教學(xué)成就、科研情況等等，這些都是教師教學(xué)能力的真實(shí)憑證。因此學(xué)校在進(jìn)行教師職稱(chēng)評(píng)定、干部任免時(shí)會(huì)對(duì)教師教學(xué)檔案進(jìn)行調(diào)閱，將其作為憑證之一。而從學(xué)生的角度來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案反映了學(xué)生在校期間內(nèi)的各項(xiàng)課程學(xué)習(xí)和考核的情況，而在教務(wù)管理中，學(xué)生學(xué)籍檔案更是學(xué)生身份的真實(shí)憑證。與其他后期記錄和收集的檔案不同的是，學(xué)籍等原始性的檔案資料在學(xué)生畢業(yè)、求職、深造活動(dòng)中發(fā)揮著極其重要的憑證價(jià)值。在信息化時(shí)代，傳輸網(wǎng)絡(luò)化和資源數(shù)字化讓教學(xué)檔案的服務(wù)與利用更加便利和豐富，一些學(xué)校已開(kāi)發(fā)了在線學(xué)籍認(rèn)證、成績(jī)認(rèn)證等教學(xué)檔案服務(wù)新模式，這些都是教學(xué)檔案憑證價(jià)值的體現(xiàn)。

二、教學(xué)檔案利用現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.對(duì)教學(xué)檔案利用主體限制多，數(shù)字化資源建設(shè)不完善。檔案本身就具備真實(shí)性和保密性的特點(diǎn)，特別是教學(xué)檔案中還包含了學(xué)生的各種個(gè)人信息，因此在教學(xué)檔案的利用上無(wú)法做到全面的開(kāi)發(fā)，同時(shí)還要對(duì)使用的身份和目的進(jìn)行限制。

當(dāng)前，我國(guó)學(xué)校大部分檔案館會(huì)對(duì)查閱者的相關(guān)信息進(jìn)行登記，一般包括登記使用人或單位的信息、利用目的、時(shí)間、內(nèi)容等。這就一定程度上限制了檔案使用人的積極性，而從利用主體的身份上來(lái)看，主要包括學(xué)校、學(xué)生、教職工、校外企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)等等?？梢钥闯?，教學(xué)檔案的利用主體較多，同時(shí)利用主體的年齡跨度、知識(shí)層次、行業(yè)都有所不同，對(duì)于檔案利用服務(wù)方式、內(nèi)容的需求都不同，這就給教學(xué)檔案的利用提出了很高的要求。另一方面，由于利用的主體多，也需要有足夠的檔案資源予以支撐，但當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)學(xué)校檔案信息資源整合力度較弱，很多教學(xué)檔案尚未完成數(shù)字化，且數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范也不統(tǒng)一，一定程度上影響了教學(xué)檔案的利用。

2.教學(xué)檔案利用方式單一。信息化背景下教學(xué)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)給其利用帶來(lái)了多種便利，但從現(xiàn)有的教學(xué)檔案利用形式來(lái)看，還大多聚焦于信息資源服務(wù)，沒(méi)有充分發(fā)揮出教學(xué)檔案的多重價(jià)值。這主要是兩方面原因造成的：一是資源支撐不足。當(dāng)前，受人力、資金、技術(shù)等多方面的原因，很多教學(xué)檔案的利用無(wú)法開(kāi)展。以學(xué)生個(gè)性化檔案為例，在硬件上需要服務(wù)器配置、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施;軟件上需要深度的內(nèi)容分析、高效的管理軟件、用戶反饋系統(tǒng)、前端系統(tǒng)、后端系統(tǒng)等各個(gè)方面，這對(duì)于很多檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。大多數(shù)的檔案管理部門(mén)僅能從現(xiàn)有的館藏資源出發(fā)，開(kāi)展較為基礎(chǔ)的在線查詢和數(shù)字展覽服務(wù)，導(dǎo)致了檔案服務(wù)與利用覆蓋面窄，無(wú)法滿足用戶更廣、更多的需求。

3.檔案資源整合不足。一般情況下，教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)相關(guān)檔案的統(tǒng)稱(chēng)，從具體的內(nèi)容上包括教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)評(píng)估等多個(gè)方面，從對(duì)象上又包括學(xué)生、教師、教務(wù)管理部門(mén)等等。在內(nèi)容上十分復(fù)雜，也給檔案管理部門(mén)提出了較高的要求。因此，教學(xué)檔案范圍、種類(lèi)、體量都十分龐大，而想要將這些有價(jià)值的信息利用起來(lái)，就需要對(duì)其進(jìn)行有機(jī)整合。但目前我國(guó)大多數(shù)學(xué)校檔案管理還較為分散，沒(méi)有形成集中統(tǒng)一的管理，無(wú)專(zhuān)職人員。教學(xué)檔案的上下流通部門(mén)還存在較為明顯的信息壁壘，在教務(wù)相關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生的檔案無(wú)法高效地與其他部門(mén)共享，學(xué)生、教師、教務(wù)管理幾大主體缺乏有機(jī)的整合。同時(shí)，由于管理對(duì)象和檔案收集對(duì)象的不同，對(duì)于教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)以及檔案管理工作水平有著明顯差異。檔案收集與管理有待規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、信息化時(shí)代加強(qiáng)教學(xué)檔案利用的途徑

1.加強(qiáng)教學(xué)檔案知識(shí)與政策宣傳，完善數(shù)字化資源庫(kù)建設(shè)。針對(duì)教學(xué)檔案利用主體多元、數(shù)字化資源建設(shè)不完善的問(wèn)題，首先學(xué)校檔案和教務(wù)管理部門(mén)應(yīng)借助信息化手段，通過(guò)多種方式、多元渠道開(kāi)展教學(xué)檔案宣傳工作，以引起各利用主體的重視。做好教學(xué)檔案價(jià)值宣傳，針對(duì)教學(xué)檔案參考、憑證、傳承價(jià)值進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的宣傳，一方面通過(guò)舉辦講座、交流會(huì)、研討會(huì)開(kāi)展線下的知識(shí)普及工作;另一方面借助微博、微信等新媒體，在檔案的門(mén)戶網(wǎng)站和自有新媒體頻道開(kāi)設(shè)檔案知識(shí)的宣傳，尤其是在新媒體平臺(tái)建設(shè)上，可以通過(guò)設(shè)置相關(guān)的關(guān)鍵字自動(dòng)回復(fù)讓用戶主動(dòng)地去了解檔案的政策法規(guī)，同時(shí)還可以通過(guò)分類(lèi)說(shuō)明和知識(shí)問(wèn)答等方式增強(qiáng)知識(shí)和政策宣傳的趣味性。其次，針對(duì)過(guò)去的老舊檔案開(kāi)展數(shù)字化工作，通過(guò)掃描的方式將老舊資料進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，延長(zhǎng)其壽命，提高其利用率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和紙質(zhì)文檔雙軌制并行，以不斷豐富數(shù)字化教學(xué)檔案資源庫(kù)，為檔案利用提供支撐。

2.借助信息化手段，豐富教學(xué)檔案利用方式。在教學(xué)檔案數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案管理部門(mén)應(yīng)敢于突破自我，不斷探索檔案利用的新模式和新方法，為師生、社會(huì)提供豐富多元的檔案利用服務(wù)。為了更好的發(fā)揮教學(xué)檔案的參考價(jià)值和憑證價(jià)值：第一，要編制較為科學(xué)的信息化檢索工具，包括檔案全引目錄、案卷目錄等，以基本滿足利用者的需求。第二，借助新媒體傳播范圍廣、速度快、中心化的特點(diǎn)，開(kāi)通在線咨詢服務(wù)，進(jìn)一步突破時(shí)空的限制，拓寬了檔案利用的渠道，實(shí)現(xiàn)線上線下兩軌并行的工作格局。第三，結(jié)合工作實(shí)際和教學(xué)檔案資源的特點(diǎn)，從優(yōu)化用戶體驗(yàn)的角度豐富教學(xué)檔案服務(wù)，除基礎(chǔ)性的檔案查詢、檔案調(diào)閱外，順應(yīng)教學(xué)檔案需求多元化，開(kāi)發(fā)個(gè)性服務(wù)、可視化服務(wù)等用戶層面的教學(xué)檔案信息服務(wù)，方便用戶查看和調(diào)閱教學(xué)檔案，更好地發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值。

3.加強(qiáng)上下游溝通，整合教學(xué)檔案資源。信息化背景下，教學(xué)檔案的利用對(duì)學(xué)校各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)合作提出了更高的要求。一方面，作為檔案管理部門(mén)，應(yīng)準(zhǔn)確把握檔案利用的趨勢(shì)，了解檔案利用者的需求，著力搭建系統(tǒng)化的服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)教學(xué)檔案利用的協(xié)調(diào)發(fā)展。另一方面，教務(wù)管理部門(mén)也應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，明確教學(xué)檔案的多元價(jià)值，在資源上予以支持。針對(duì)檔案信息資源整合不足的情況，首先應(yīng)從學(xué)校的層面規(guī)范教學(xué)檔案的收集與整理，分別從教師、學(xué)生和教務(wù)管理部門(mén)三個(gè)主體強(qiáng)化檔案的收集工作，打通各個(gè)主體間的信息壁壘。其次，二級(jí)學(xué)院要加強(qiáng)各部門(mén)之間的配合。教務(wù)與學(xué)工處應(yīng)共同開(kāi)展教學(xué)檔案的收集與管理工作，按照學(xué)校的要求整理匯編，以推動(dòng)各學(xué)院教學(xué)檔案的整齊劃一，以完整的資源體系支撐教學(xué)檔案利用的開(kāi)發(fā)。

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[2]蔡亞瓊.高職院校教學(xué)檔案利用服務(wù)實(shí)踐中的問(wèn)題反思[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015

（作者單位：西北民族大學(xué)藏語(yǔ)言文化學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：昂秀措（1987-），女，西北民族大學(xué)藏語(yǔ)言文化學(xué)院教學(xué)管理辦公室主任、館員。