芻議計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用

郭沙沙

摘要：在當前時代背景下，網(wǎng)絡技術的發(fā)展越來越快，在多個領域得到滲透。因此，高校在進行檔案管理的時候，同樣需要做到與時俱進，通過應用網(wǎng)絡技術的方式，提升工作效率，保證管理質量達到規(guī)定水平。本文主要描述了高校檔案管理存在的問題，探討了高校檔案管理應用網(wǎng)絡技術的意義，并對于具體方法發(fā)表一些個人的觀點和看法。

關鍵詞：計算機;網(wǎng)絡技術;高校檔案管理;實際應用

引言：對于高校檔案管理工作而言，在進入新時代之后，同樣需要不斷創(chuàng)新，逐步朝著網(wǎng)絡化的方向持續(xù)發(fā)展。畢竟在高校擴招的背景下，學校內部的人數(shù)越來越多，使得資料的總量和種類也有所增加。如果仍然選擇傳統(tǒng)的方式，效率自然無法令人滿意。為此，工作人員就可以應用網(wǎng)絡技術，以此更好地進行檔案管理，確保整體效率得到提升。

一、高校檔案管理存在的問題

（一）忽視了宣傳的重要性

在近些年之中，越來越多高校的管理者認識到了檔案的價值。因此，在進行檔案管理時，應用的方法也變得更為合理，相關制度也有所完善。然而在檔案宣傳方面，相關工作的開展仍然不到位，力度偏低，使得部分基礎人員的想法沒有做到同頻，未能和上級人員保持一致，忽視了檔案管理的重要性，導致相關工作的開展受到了限制。

（二）管理設施陳舊

由于擴招的原因，當前高校的學生人數(shù)越來越多。盡管一些學校已經(jīng)開始應用電腦展開信息化管理，但由于內部設備已經(jīng)非常陳舊，多年沒有更新。整體運行效率非常低，而且缺乏有效保護，還存在被盜取的風險。如此一來，管理工作的效果自然無法令人滿意[1]。

（三）個人意識不強

現(xiàn)如今仍然有很多人對檔案缺乏重視，甚至說是完全不關心。在完成檔案編寫之后，便隨意棄置。每當需要調用時，才會進行尋找，或者補充新的數(shù)據(jù)。由于錄入過于匆忙，很難對其中的真假進行驗證，從而受到了一定的質疑。

（四）缺少專業(yè)人才

檔案資料的信息化管理本身屬于一項較為復雜的工作項目，涉及的內容有很多。因此，學校便需要一些專業(yè)性人才專門負責這項工作。然而從實際情況來看，相關人才的數(shù)量非常少，學校也沒有注重引進和內部培養(yǎng)，只是臨時安排人員負責。顯然，如此就會導致管理工作的效率無法達標，從而出現(xiàn)多方面問題。

二、高校檔案管理應用網(wǎng)絡技術的意義

（一）利于歸檔

在應用網(wǎng)絡技術之后，為檔案資料的收集創(chuàng)設了優(yōu)良條件。檔案人員能夠依靠網(wǎng)絡的方式，對相關資料進行采集，并完成核對。也就是說，各個部門能夠隨時將本部門形成的電子資料，依靠校園網(wǎng)絡的方式，傳遞到檔案室之中，抑或者直接進行數(shù)據(jù)錄入;檔案室也能根據(jù)自身工作情況定期對相關信息進行處理，完成歸檔。如此不但十分簡便，節(jié)省了大量人力資源，而且還能確保信息內容足夠齊全。早期在進行歸檔的時候，基本上都是檔案室人員在次年的年初時間對上一年的內容展開整理。所以，內部資料全部都是上一年的。而本年的資料雖然也存在，但卻分散在各個部門之中，使得信息提供變得較為滯后。而當前在應用了網(wǎng)絡技術之后，所有信息都能隨時傳遞，使得資料變得更為齊全，并有著較高的時效性，為檔案工作的開展創(chuàng)設了良好條件。

（二）利于資源共享

通過應用網(wǎng)絡技術，檔案管理部門能夠在對應的網(wǎng)絡平臺中，單獨開設一個數(shù)據(jù)庫，將所有資料錄入其中，并設置檢索入口，以便查詢。工作人員能夠根據(jù)自身的工作情況，自由選擇和調取。如此一來，信息內容的豐富程度便會得到提高，而且調用的效率也會提升，大幅度縮減了時間成本。

（三）利于信息服務社會化

早期在進行檔案管理的時候，在一定時期內，部分資料只能給特定人群使用，其他人不能用，從而使得檔案的利用率有所下降。而在應用了網(wǎng)絡技術之后，在安全性得到保證的基礎上，可以將這些資源上傳到網(wǎng)絡自重，無論是教師還是學生，只要通過網(wǎng)絡就能自主檢索，獲取相應的信息內容。不僅如此，各個學校之間也能通過網(wǎng)絡互聯(lián)的方式相互交流，分享彼此的經(jīng)驗。如此一來，檔案信息的作用就能得到全面發(fā)揮，促使更多社會人群從中受益[2]。

三、高校檔案管理應用網(wǎng)絡技術的方法

（一）檔案管理自動化

對于網(wǎng)絡技術來說，可以看作是信息先進化方式的核心部分，無論任何技術，幾乎都要以此為基礎。在近些年之中，網(wǎng)絡技術的整體發(fā)展速度非常快，在面對海量的信息資源時，其能做到快速處理，包括錄入、存儲以及輸出，并完成邏輯推理和判斷，整體效率非常高。不僅如此，當下檔案資料的種類也變得十分豐富，除了文字信息資料外，還包括影像、圖畫等，網(wǎng)絡技術同樣能夠對其展開處理。顯然，這是早期技術并不具備的基本功能。由此看出，網(wǎng)絡技術的應用范圍非常廣，從一般的業(yè)務管理到檔案檢索、編目以及出版等，都能發(fā)揮應有的作用，進而使得資源管理的整體效果得到全面提升。

（二）信息傳遞網(wǎng)絡化

伴隨網(wǎng)絡通信技術的快速法，使得電腦技術的優(yōu)勢得到了全面展現(xiàn)。在計算機檢索系統(tǒng)內部，通過應用通信技術，能夠促使檢索模式得到創(chuàng)新。由原本的脫機檢索和聯(lián)機檢索逐步變?yōu)橹悄軝z索以及網(wǎng)絡檢索，從而實現(xiàn)信息內容的網(wǎng)絡化發(fā)展，進而實現(xiàn)資源全面共享的目標。在計算機檢索中，網(wǎng)絡檢索可以看作是最高級的階段，其屬于電腦技術和網(wǎng)絡技術的全面結合。伴隨電腦技術的持續(xù)進步，高校對信息資源的需求正在持續(xù)提升，質量要求也在升高，各個部門都需要一些盡管加工之后的綜合化信息內容，以及一些額外的增值內容。而在應用電腦管理模式之后，就能對這些資源展開分類、提取，并完成分析和加工。如此一來，不但能夠大幅度提高處理工作的效率，而且還能從中獲取更高的社會效益[3]。

（三）檔案信息數(shù)字化

對于檔案信息化工作來說，主要是以電腦技術、通訊技術以及網(wǎng)絡技術作為基礎，依靠軟硬件設備展開加工，以此打造全新的信息化產品。早期在進行檔案開發(fā)的時候，主要靠的是人工方式，不僅效率低下，而且很容易出現(xiàn)錯誤。為了能夠逐步朝著更高更快的方式發(fā)展，自然需要借用電腦技術，以此開發(fā)更多先進的電子產品，以此做到協(xié)調公斤。相比于早期的資料內容，數(shù)字檔案的存儲更為便捷，而且可以隨時展開查詢修改，并通過網(wǎng)絡的方式完成傳遞，以此使得檔案管理變得更有效率。諸如，文書處理部門將獲取的文件資料傳遞到電腦之中，各個部門基于自身的權限，對相關文件展開查詢，并寫上自己的意見。在年末歸檔的時候，僅僅只需要向管理部門傳遞一份分類清單即可，基于特定的數(shù)據(jù)格式，對其合理劃分，錄入到數(shù)據(jù)庫。盡管數(shù)據(jù)量很大，但是整體排列非常清晰，促使員工們的工作量有所減少。另外，在學校內部大量的檔案資料之中，多數(shù)檔案在初期形成的階段，便已得到了電腦處理。檔案人員僅僅需要參照對應的數(shù)字，對其上架就行。而在進行電腦管理的時候，只需要對數(shù)據(jù)內容處理，不再需要多次錄入。由此看出，通過應用網(wǎng)絡技術之后，檔案數(shù)字化管理的整體效率有了顯著提升，大幅度縮減了投入成本，同時還能突破時空條件的限制，滿足各類人群的需求。

四、相關注意問題

（一）繼續(xù)做好紙質檔案管理

伴隨網(wǎng)絡技術的發(fā)展，盡管使得檔案管理的效果得到提升，但是不能解決所有問題。無論任何新型技術，在實際應用的時候，都有其缺陷所在。因此，相關人員就需要在持續(xù)應用的過程中，對其不斷完善。一般來說，電子檔案主要存在的問題便是能夠隨意刪減、原始憑證很難確定以及法律效率差。為此，工作人員自然不能忽視紙質檔案的重要性。通過應用“雙套制”，確保紙質檔案管理和網(wǎng)絡檔案管理并存，二者相互補足，彼此之間還能建立一個“通道”。如此一來，檔案管理工作的實際效果就能提升[4]。

（二）保證資源足夠安全

在對檔案進行信息化管理的時候，自然會使用互聯(lián)網(wǎng)，因此網(wǎng)絡安全和資料保密就變得非常重要。高校檔案中經(jīng)常會包括一些重要活動的記錄，其屬于學校內部的私密內容，若和一些涉密單位存在關系，則更無法隨意傳播。若管理人員沒有及時采取措施進行保護，單純予以調用，很容易發(fā)生資料丟失或者被盜取的情況，給學校的發(fā)展帶來嚴重影響。因此，學校內部就需要建立相應的制度，并對其不斷完善。諸如，涉密電腦需要按照規(guī)定要求，設置密碼、使用權限和身份認證，安裝防火墻;對于電腦中使用的殺毒軟件，應當定期予以更新，額外添加更多不同種類的漏洞補丁。另外，涉密計算機需要和常規(guī)計算機完全分開，二者不能互聯(lián)，同時涉密計算機堅決不能連接網(wǎng)絡。通過多方面處理之后，信息資源的安全性才能得到有效保證，以此使得檔案管理工作變得更具現(xiàn)代化特點。

（三）提升人員素養(yǎng)

伴隨計算機技術的持續(xù)發(fā)展，其依靠自身非常強的數(shù)據(jù)處理能力，使得檔案館來的效率得到提升。為此，相關人員自然需要提升個人素養(yǎng)，不但要對自己的工作產生熱愛之情，同時還要熟悉各方面工作事務，通過先進技術，有效完成各項工作。一般來說，除了要具備扎實的理論基礎之外，還要掌握相應的技能。若發(fā)現(xiàn)自身仍然有不足，則需要學習特定的知識內容。除此之外，自身還要具備較強的網(wǎng)絡化意識，懂得如何有傳統(tǒng)的管理模式逐步過渡到網(wǎng)絡管理模式，進而更好地完成工作任務[5]。

五、結束語

綜上所述，在學校管理工作中，檔案內容一直都是非常重要的部分。早期在管理的時候，幾乎都以人工的形式為主，不僅效率低下，相關資料也很容易丟失。為此，管理人員就可以嘗試應用網(wǎng)絡技術，將所有資料上傳到網(wǎng)絡之中，從而能夠做到全面共享，調取也十分便利，進而發(fā)揮出信息的所有價值。

參考文獻：

[1]楊哲.計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用[J].長春理工大學學報（社會科學版），2018，21（004）：134-136.

[2]劉蓓蕾.計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用研究[J].新校園（上旬），2015（11）：25-26.

[3]崔立影，李群.計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用研究[J].科技資訊，2015（13）：00024-00025.

[4]路慧澤，戴娜，LU，等.計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用[J].價值工程，2017，14（No.395）：204-205.

[5]劉萍.芻議高校檔案管理工作中網(wǎng)絡媒體的應用[J].科學家，2016，000（015）：84-85.

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