新時代下基建工程檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)對策探討

■付 凌

（廣州南沙現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)集團公司）

隨著新一代信息技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)基建工程檔案的管理方式和技術(shù)手段正面臨著深層次的技術(shù)變革，尤其以云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能等新興技術(shù)的行業(yè)應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，也為新時代檔案的收集、整理、歸檔和質(zhì)量評價都提出了新要求?；üこ虣n案需要收集整個工程建設(shè)中的各種資料，大型工程建設(shè)時間跨度長，項目人員多，文件數(shù)量龐大，檔案管理工作需要在項目初期就及時跟進[1]，才能提供良好的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并充分利用新時代背景下計算機信息化技術(shù)，優(yōu)化工程檔案的各個階段及業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔及利用，從而提出工程檔案的創(chuàng)新管理路徑，不僅對企業(yè)科學(xué)高效的進行檔案管理至關(guān)重要，更對企業(yè)的長遠發(fā)展，都具有十分重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

1 新時代基建工程檔案管理現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)時代背景下，工程檔案信息化管理思想和管理方法都在不斷進行革新[2-3]，對數(shù)字化時代檔案管理提出了新質(zhì)量要求。文獻[4]使用大數(shù)據(jù)管理工程檔案，分別基于數(shù)據(jù)驅(qū)動和基于目標驅(qū)動，構(gòu)建了兩種工程檔案管理模型，意在通過數(shù)據(jù)挖掘和轉(zhuǎn)化，對工程的策劃、實施和評估及質(zhì)量評價與提升，給出新的解決思路。文獻[5]基于“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，探討通過全新的“云”管理模式，實現(xiàn)城建檔案大數(shù)據(jù)共享和利用。文獻[6]以山東建筑大學(xué)工程檔案信息化管理為例，構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理框架及相應(yīng)制度，推動了工程檔案電子化、智能識別調(diào)取、數(shù)據(jù)實時分析與共享等功能使用。針對建筑工程檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題，文獻[7]提出從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、管理體系、標準規(guī)范、人才素質(zhì)等方面系統(tǒng)性地開展檔案信息化建設(shè)。在新時代、新一代信息技術(shù)背景下，本文充分考慮基建工程檔案管理復(fù)雜性，對基建工程檔案的管理制度進行了創(chuàng)新和優(yōu)化，對檔案服務(wù)對策進行了探討和提升，這也是信息化時代檔案管理的核心問題和關(guān)鍵價值所在。

2 基建工程檔案中存在的問題及規(guī)范化創(chuàng)新管理

（1）基建工程檔案收集方面：基建檔案征集歸檔文字材料主要包括：可行性報告、立項文件、批復(fù)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可、招投標過程資料、各類合同、監(jiān)理資料、施工過程資料及圖紙、變更資料、竣工及驗收文件、工程結(jié)算文件等。工程檔案管理人員不僅需要進行檔案收集和整理，還需要協(xié)助工程管理人員，施工方及財務(wù)預(yù)算人員進行工程招投標管理、質(zhì)量管控、變更管理及資金撥付資料等工作的資料審核和提交，其檔案管理過程較為復(fù)雜，如圖1所示為基建工程流程中檔案管理人員的主要職責(zé)分析。

圖1 基建工程管理中檔案人員主要職責(zé)分析

針對基建檔案相關(guān)資料較為散亂，施工單位移交的部分工程圖紙和文字資料未交原件，施工設(shè)計圖和實際竣工圖不一致，缺失工程聯(lián)系單，沒有按照流程進行工程設(shè)計變更審批，未簽署工程補充協(xié)議等諸多問題，更需要檔案管理人員做好檔案流程的管控和資料審核，防止后續(xù)可能發(fā)生的糾紛，協(xié)助管理方確保工程質(zhì)量安全。

（2）基建工程檔案整理方面：為了確保檔案憑證的真實性及法律效力，需要確保工程的所有基建工程檔案均需提交原件。檢查已提交的工程資料是否齊全，資料填寫是否規(guī)范和正確，審批流程手續(xù)是否完畢。確保部分檔案文件中修改之處做好標注及修改人簽名蓋章。對于以往的案卷封面上工程項目信息缺失，卷內(nèi)未標注頁碼等問題，基建檔案文件要完善案卷的工程項目信息，均要求按一定順序和規(guī)律裝訂成冊，逐頁標注頁碼，確保無缺頁漏頁，檔案文件和案卷目錄完全對應(yīng)，增強基建檔案組卷的規(guī)范性、完整性及不被篡改性。

（3）基建工程檔案數(shù)字化歸檔方面：將工程項目中獲取的數(shù)據(jù)、資料、文件、報告、照片等，尤其是設(shè)計與施工圖紙檔案，由于紙張大小各異，數(shù)字化過程也更為復(fù)雜。依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標準》等規(guī)范，借助先進的多媒體技術(shù)，包括數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫存儲及高質(zhì)量掃描成像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式資源，按照一定規(guī)范進行存儲、上傳、檢索和維護。針對不同年代檔案的數(shù)字化，按照已入庫檔案和未入庫檔案分別進行數(shù)字化處理，處理流程如下圖2所示。針對整個基建檔案資源的數(shù)字化再整合過程，要保證檔案資源的完整性、真實性及統(tǒng)一性。

圖2 基建工程檔案數(shù)字化處理流程

3 基建工程檔案管理優(yōu)化與服務(wù)模式提升

3.1 加強工程檔案全流程控制，落實責(zé)任到位

（1）實現(xiàn)基建檔案的全程監(jiān)督檢查，杜絕工程結(jié)束后追繳工程檔案現(xiàn)象的發(fā)生，需要對基建檔案的前端質(zhì)量控制、中期跟蹤檢查、后期整理歸檔進行一整套業(yè)務(wù)全流程指導(dǎo)。前端接收和控制尤為重要，要參照國家有關(guān)部門頒布的工程檔案管理規(guī)定，在立項開始后，根據(jù)事先制定的歸檔范圍和歸檔要求，主動與工程管理人員做好檔案移交溝通，確立好收集文件材料的范圍和內(nèi)容。

（2）落實各檔案移交人員責(zé)任，尤其是檔案管理人員要具備一定基建基礎(chǔ)知識，懂得工程項目基本管理流程，熟悉相關(guān)工程管理規(guī)定。在條件允許下，如果能深入施工現(xiàn)場，實時了解工程項目進度及完成情況，現(xiàn)場檢查相應(yīng)工程資料的歸檔情況，落實好各類人員的檔案主體責(zé)任。

3.2 優(yōu)化檔案的數(shù)字化管理流程，同時確保紙質(zhì)和電子檔案的歸檔質(zhì)量

（1）基建工程檔案的移交和使用涉及到既定流程和各類工程項目參與人員，容易出現(xiàn)流程管理不善的問題。在基建檔案文件電子化過程中，需要嚴格按照設(shè)定的經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序進行文件流程管理，使得檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)基建檔案的對應(yīng)檢索關(guān)系。

（2）對于紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案要協(xié)同管理，消除企業(yè)檔案管理的“信息孤島”，優(yōu)化和再造原有的檔案收集和歸檔流程。對于不同工程管理階段不同渠道收集的紙質(zhì)和電子文件，需要統(tǒng)一文件類型和格式，確保正確瀏覽，電子文件內(nèi)容清晰，圖紙校核完整可靠，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和后續(xù)資料利用。

3.3 利用新一代信息技術(shù)完善檔案利用體系，增強檔案服務(wù)意識

（1）借助新一代信息技術(shù)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了基于網(wǎng)頁的檔案收集、錄入、檢索功能，一些系統(tǒng)還設(shè)計了電子文件的自動歸檔接口，可以實現(xiàn)在線實時文件上傳和收集，極大提高了檔案人員收集和整理的效率。通過AI智能圖像識別，有些平臺還可以自動掃描后錄入項目文字信息，通過智能檢索工具的應(yīng)用，突破傳統(tǒng)文本檢索，實現(xiàn)了圖像檢索等新方式，提升了數(shù)字化檔案的檢索效率和查準率，讓檔案管理的數(shù)字化和企業(yè)管理的信息化有效融合，才能真正為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造價值。

（2）對公司內(nèi)部提供工程審計、工程質(zhì)量監(jiān)督、工程效益評估等檔案服務(wù)。只有通過優(yōu)良的檔案服務(wù)，才能更好地發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、決策和技術(shù)支持等諸多方面的核心支撐作用。尤其是公司基建工程廣泛涉及到水利、農(nóng)田、水產(chǎn)、交通等社會民生的重點工程，要為這些工程提供檔案查詢、檔案統(tǒng)計服務(wù)，為工程質(zhì)量和后續(xù)工程提升改造，提供基礎(chǔ)工程檔案數(shù)據(jù)和技術(shù)保障，為為政府決策提供檔案資料參考。

4 結(jié) 語

基建工程檔案管理是檔案管理的重要分支，尤其是大型工程建設(shè)跨度時間長，管理復(fù)雜，給工程檔案管理帶來了極大考驗。在云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能的新一代信息技術(shù)時代，需要對基建工程檔案管理模式進行優(yōu)化，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。還需要協(xié)同考慮紙質(zhì)和電子檔案的收集、整理和歸檔質(zhì)量，通過提升工程檔案全流程控制，優(yōu)化檔案的數(shù)字化管理流程，利用新一代信息技術(shù)完善檔案利用體系，增強檔案服務(wù)意識，從而在新時代，使得檔案管理的數(shù)字化和企業(yè)管理的信息化有效融合，才能更好地發(fā)揮基建檔案管理在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、決策和技術(shù)支持等諸多方面的核心支撐和關(guān)鍵作用。