國有煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實踐探究

摘要：國有企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展過程中受到很多因素的影響，企業(yè)自身的關(guān)鍵信息也能通過檔案分析進行總結(jié)并發(fā)現(xiàn)，檔案能夠為企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供更好的說明。因此，檔案管理成為了至關(guān)重要的工作，促進檔案管理工作的高效性，加強檔案管理工作的實用性則需要對管理工作進行一定的優(yōu)化和完善。

關(guān)鍵詞：檔案管理;國有企業(yè);制度體系

一、檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要影響

企業(yè)在發(fā)展的過程中，包含著大量資料，這些資料記載著企業(yè)的發(fā)展歷程也影響著企業(yè)未來的發(fā)展方向，檔案管理工作就是將這些資料進行整理，歸檔，保存并加以利用。當(dāng)一個企業(yè)想要健康穩(wěn)定的發(fā)展，就可以從各種檔案中提取出有用的信息，并結(jié)合其他因素，得到科學(xué)合理的發(fā)展理論依據(jù)。同時，這些檔案中所蘊含的信息也可以說明企業(yè)發(fā)展的狀態(tài)，可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好的了解企業(yè)信息，為企業(yè)調(diào)整提供一定的依據(jù)。此外，企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及商務(wù)機密也可以通過檔案管理進行嚴(yán)格的保護，在一定程度上保護了企業(yè)的經(jīng)濟性和安全性。檔案管理不僅對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，對員工也有著一定的影響。它可以提高企業(yè)員工的工作積極性，讓員工了解企業(yè)歷史、企業(yè)精神，進而使員工對企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感和歸屬感，加強員工的凝聚力，為企業(yè)發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理工作也需要與時俱進，不斷地更新管理內(nèi)容，這樣能更好適應(yīng)企業(yè)發(fā)展進度，優(yōu)化企業(yè)資源配置，同時對于企業(yè)的經(jīng)營策略和管理效率有著重要影響。

二、國有煤炭企業(yè)檔案管理實際現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠高

對于很多企業(yè)檔案管理的工作者來說，認(rèn)為檔案管理工作只是機械化的抄抄寫寫，負(fù)責(zé)日常事務(wù)的保管，是一個復(fù)雜瑣碎的工作，沒有意識到企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。如今的企業(yè)檔案管理，不僅僅要做到不泄密、不丟失、收集記錄、調(diào)檔查檔等工作，更需要做到信息統(tǒng)計的高效率，避免出現(xiàn)工作記錄不全、調(diào)檔查檔緩慢、檔案管理混亂等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）檔案管理工作的制度體系不夠完善

企業(yè)檔案管理者缺少專業(yè)的知識培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的知識學(xué)習(xí)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平不夠嫻熟。制度體系的不夠完善，導(dǎo)致企業(yè)對于檔案管理工作的要求不夠嚴(yán)格，在制度的落實過程中很多內(nèi)容難以實現(xiàn)，致使檔案工作管理人員對于工作難以激發(fā)工作熱情。因此，檔案不能夠進行及時的整理，檔案管理不善，影響了檔案管理的工作水平。同時，各部門檔案較為分散，無法進行統(tǒng)一有效的管理，如果使檔案分部門管理則各部門之間缺少檔案的交流性，容易出現(xiàn)檔案管理的混亂，造成檔案查閱的不便。

（三）檔案管理工作的思想理念相對較低

在實際應(yīng)用過程中很難做到資料信息的全面收集、規(guī)范整理以及科學(xué)分類，難以確定檔案的完整性。同時，檔案管理者也需要對檔案有著嚴(yán)格的保密行為，需要加強法律責(zé)任建設(shè)和思想道德建設(shè)。檔案管理人員還可能存在對檔案管理工作認(rèn)知不足的現(xiàn)象，導(dǎo)致業(yè)務(wù)不夠熟練，對于技能模式缺少了解。

三、國有煤炭企業(yè)檔案管理的改進措施

（一）加強重視程度

企業(yè)人員需要強化檔案管理觀念，充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，加大對檔案管理的支持投入，充分調(diào)動檔案管理者的工作熱情，推動檔案管理部門與其他部門之間的交流和配合，強化企業(yè)檔案建設(shè)與企業(yè)文化建設(shè)之間的聯(lián)系。同時，要注重在技術(shù)上的投入與支持，更新檔案管理設(shè)備和儲存設(shè)備，合理利用計算機、數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等信息化手段，科學(xué)的應(yīng)用到檔案管理工作中。

（二）完善管理體制

按照國家檔案管理要求，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定并完善適合本企業(yè)的科學(xué)管理制度，并且嚴(yán)格的進行監(jiān)督和規(guī)范。同時，建立并完善考核機構(gòu)，強調(diào)工作的考核內(nèi)容，激勵檔案管理工作者的工作熱情，調(diào)動其工作積極性。對于優(yōu)秀員工干部進行工作獎勵，激發(fā)工作潛能。對于工作力度不夠的情況也需要一定的教育和改善，加深工作人員對于工作的認(rèn)知和責(zé)任。

（三）專業(yè)人才培養(yǎng)

逐漸完善人才建設(shè)隊伍，引入高素質(zhì)、高水準(zhǔn)人才。同時，設(shè)立崗前培訓(xùn)機構(gòu)，方便新員工更好、更快的融入工作，強化檔案管理者的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)能力，并且需要加強檔案管理工作者的專業(yè)性知識，進行有針對性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其具備理論技術(shù)和專業(yè)技能。檔案管理者在需要專業(yè)性知識的同時，也需要很強的管理能力、政治責(zé)任、工作責(zé)任、社會責(zé)任和事業(yè)心等良好因素?？梢栽谌粘５墓ぷ鲗W(xué)習(xí)中培養(yǎng)出職工的職業(yè)道德和風(fēng)險意識，為檔案工作的保密性提供一定的保障和預(yù)防。

四、結(jié)語

國有煤炭企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合時代背景、國家政策、企業(yè)自身情況形成新的發(fā)展內(nèi)容，需要加強對檔案管理工作的重視程度，讓檔案管理部門與其他部門加強聯(lián)系與交流，優(yōu)化管理體系，激發(fā)工作人員的工作熱情，為企業(yè)發(fā)展提供幫助和支持，更好的創(chuàng)造出企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。

參考文獻：

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[2]孫曄，劉英杰.新時代下國有大型煤炭企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展實踐與探索[J].煤炭經(jīng)濟研究，2019，39 （2）：53-58.

作者簡介：劉雪婷（1987-），女，漢，山西襄汾人，2014年1月畢業(yè)于太原理工大學(xué)，工商管理專業(yè)，本科學(xué)歷，管理學(xué)學(xué)士，中級經(jīng)濟師/助理館員，現(xiàn)任中煤華晉集團有限公司檔案室科員。