精益化管理

于興成　張巖

檔案管理工作周期長、范圍廣、環(huán)節(jié)多，為解決高校檔案管理與社會(huì)改革發(fā)展需求不相適應(yīng)的問題，發(fā)揮檔案資源的可持續(xù)利用，使高校檔案更加安全、更加完整，高校檔案管理引入精益化管理思想是首選。

精益化管理是汽車制造業(yè)的一種新型管理模式。上世紀(jì)80年代，美國麻省理工學(xué)院教授詹姆斯·P·沃麥克等多位專家，調(diào)查了世界上17個(gè)國家90多個(gè)汽車企業(yè)的生產(chǎn)管理模式，通過實(shí)地考察，重點(diǎn)分析了日本豐田生產(chǎn)方式和西方生產(chǎn)模式的基礎(chǔ)上，在1990年提出了新型的管理模式——精益化管理。

目前高校檔案管理工作成效很是顯著，作用發(fā)揮也逐步得到重視。但是檔案管理工作環(huán)節(jié)多、范圍廣、周期長，存在著社會(huì)及個(gè)人對檔案的需求多樣性的現(xiàn)實(shí)問題，在工作中引入精益化管理的思想就是解決這些問題最好的方法。

1 高校檔案管理中存在的專業(yè)問題

1.1 管理水平低下，缺乏整體性。

主要表現(xiàn)三個(gè)方面，其一，管理方法比較落后。高校檔案管理工作推行信息化許久了，但由于重視不夠，沒能對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)，工作中仍是傳統(tǒng)的檔案管理方法。未能及時(shí)的發(fā)揮檔案內(nèi)容的時(shí)效性特點(diǎn)，對檔案材料的查找很不方便，極大降低了工作效率。其二，管理體制不盡完善。部分高校還未能制定比較完善的檔案管理體系，一些學(xué)校檔案存檔不規(guī)范，整理上架不及時(shí)，檔案資源信息存在遺漏，有的學(xué)校未設(shè)置獨(dú)立使用的檔案室，沒有相應(yīng)的檔案管理人員，使檔案管理工作有較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。其三，設(shè)施建設(shè)相對滯后。檔案管理的好壞與檔案管理設(shè)施情況密切相關(guān)。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面也就相應(yīng)的存在滯后性。僅就存儲環(huán)節(jié)，檔案存儲環(huán)境過于惡劣，加之檔案室的設(shè)施破舊，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞。

1.2 管理意識淡漠，缺乏系統(tǒng)性。

檔案管理工作中，有些人對于檔案管理工作的重要性沒有深刻認(rèn)識和了解，缺乏檔案意識。高校部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校主要是從事教學(xué)和科研，檔案管理被主觀忽視和淡化了，致使檔案工作與學(xué)校發(fā)展產(chǎn)生差距。有些檔案管理工作者在工作時(shí)貪圖便利、輕松，不及時(shí)歸檔，對檔案的安全和完整帶來了影響，很容易造成滿足不了利用者的需求。在檔案材料的收集、管理上手段單一，過于偏重于文字紙質(zhì)類的檔案收集，缺乏實(shí)物性檔案和影像類檔案的收集，造成實(shí)物檔案、設(shè)備檔案及聲像載體檔案近乎于零。也忽視了特色檔案的收集，無法體現(xiàn)高校發(fā)展情況與學(xué)校顯著特征。同時(shí)高校檔案管理部門在工作中還存在缺乏長期的連續(xù)性發(fā)展規(guī)劃問題，當(dāng)高校領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門關(guān)注重視、又或檔案工作大檢查時(shí)，檔案工作者會(huì)積極認(rèn)真進(jìn)行工作、廢寢忘食地進(jìn)行工作達(dá)標(biāo)與升級，然而之后的工作就會(huì)懈怠、停止不前或有所倒退，其重要的原因就是檔案管理意識的薄弱和淡漠。

1.3 專業(yè)隊(duì)伍不佳，缺乏進(jìn)取性。

目前，高校從事檔案管理工作的絕大部分是專業(yè)不對口，多半為半路出家。對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)能熟練掌握的工作人員，更是寥寥無幾。檔案部門由于不受重視，對高層次的專業(yè)人才不具有吸引力，專業(yè)工作人員十分匱乏，只有極少數(shù)的人員是真正懂得檔案業(yè)務(wù)，大多人是引進(jìn)高級人才隨帶的家屬，或是單位無法安置的臨近退休人員，或是單位中對老弱病殘進(jìn)行的安排。當(dāng)然，雖有一些工作干部多年來從事檔案管理工作，有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但思想相對保守，且年齡較大，不具備創(chuàng)新意識，缺乏開拓精神，將檔案館當(dāng)成養(yǎng)老院。而受論資排輩的影響，一些檔案工作人員雖年富力強(qiáng)，但沒有更多參加專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流的機(jī)會(huì)，就無法將自身的才能充分地發(fā)揮出來。

2 高校檔案管理引入精益化管理思想的具體措施

2.1 提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。

精益化管理所追求是以人為本的綜合管理模式。其宗旨是充分調(diào)動(dòng)人的積極性，以物為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀藶橹行牡墓芾砟Ｊ?。提高檔案工作者的整體素質(zhì)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神，將員工置身于主人公的姿態(tài)中，使員工輕松和諧地處于彼此尊重、相互協(xié)助、上下互通的人文氣氛中。因而實(shí)施精益化管理，必須創(chuàng)新高校檔案工作理念，真正實(shí)現(xiàn)以人為本的工作理念，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)檔案工作者的主人翁責(zé)任意識。首先從檔案工作者的培訓(xùn)著手，強(qiáng)化檔案工作者的綜合業(yè)務(wù)能力，注重精益化管理理論的培訓(xùn)，強(qiáng)化工作態(tài)度和工作方法。同時(shí)出臺優(yōu)惠政策來吸引那些年輕檔案專業(yè)的高級人才，優(yōu)化其年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，激發(fā)他們愉快、團(tuán)結(jié)、寬松、奮進(jìn)的工作情緒，發(fā)揮積極作用，提升檔案工作者整體的綜合素質(zhì)。

2.2 建立數(shù)字化檔案館，合理利用現(xiàn)有資源。

精益化管理的核心就是投入最少的資源，實(shí)現(xiàn)效益最大化，給用戶提供及時(shí)有效的服務(wù)，消除浪費(fèi)。所追求的目標(biāo)就是工作的有效性，而無效勞動(dòng)就是浪費(fèi)。傳統(tǒng)高校檔案管理中的無效勞動(dòng)隨處可見，其主要表現(xiàn)在低效率、高強(qiáng)度、重復(fù)性等方面，很多檔案設(shè)備的閑置，無保存價(jià)值檔案的收集和整理等。而數(shù)字化檔案館的建立是追求價(jià)值最大化、消除浪費(fèi)、剔除無效工作的重要手段，也是必然趨勢。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)登陸檔案管理系統(tǒng)，不受空間及時(shí)間限制，直接查閱和訪問所需要的信息。即可解決手工查閱的煩瑣，還可提高檔案資源的利用效果和速度，最大化地追求檔案資源的利用價(jià)值。要引入條碼技術(shù)等手段，在電腦上完成各種查找和清點(diǎn)工作，核對調(diào)檔記錄，這樣不僅避免了低效和繁重的勞動(dòng)，還能縮短了時(shí)間，達(dá)到高效、準(zhǔn)確的工作效果。

2.3 改進(jìn)服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)質(zhì)量。

精益化管理是以顧客為中心的，追求最大化的利用價(jià)值，給客戶提供新的產(chǎn)品和及時(shí)的服務(wù)。因此，以利用者為中心，為利用者服務(wù)，是檔案工作生存和發(fā)展之道。隨著社會(huì)對檔案利用意識不斷增強(qiáng)，對信息的依賴程度逐步提高。檔案信息的服務(wù)不僅要為滿足機(jī)關(guān)職能部門的需求，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，更多是要為全校師生服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，檔案利用的范圍、數(shù)量以及方式等方面都發(fā)生了很大的變化。為滿足社會(huì)公眾擁有利用檔案信息資源的知情權(quán)的需要，新時(shí)期檔案服務(wù)意識，必須由傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)，轉(zhuǎn)向更現(xiàn)代的開放型服務(wù)，服務(wù)方式也由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，服務(wù)理念受到了徹底顛覆。檔案工作者要加大對利用者需求的了解力度，提升編研開發(fā)的深度和廣度，不斷拓展各種檔案資源的研究范圍和研究領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案資源的潛在價(jià)值，促進(jìn)高校建設(shè)工作的順利展開。

2.4 強(qiáng)化精益化理論，樹立精益化意識。

任何事物從產(chǎn)生到完善都是漫長的過程，精益化管理理論也同樣如此，從上世紀(jì)90年代提出精益化管理思想，到現(xiàn)在經(jīng)歷了近三十年，西方國家建立示范中心，我們要學(xué)習(xí)他們廣泛運(yùn)用和全面推廣精益化管理理論的經(jīng)驗(yàn)。而在我國的檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，特別是高校檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，精益化管理理論還是新生事物，對其內(nèi)涵還沒有真正掌握。作為檔案工作者要通過舉辦培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)報(bào)告的形式，廣泛傳播精益化管理思想。舉辦精益化管理理論研討培訓(xùn)班，在精益化管理理論方面進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，或通過學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)或?qū)W術(shù)交流等多種渠道和方式來強(qiáng)化精益化管理思想，讓精益化管理的思想貫穿于員工工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。以此來樹立起精益化意識。

（作者單位：佳木斯大學(xué)檔案館）4.2 整合支持服務(wù)，構(gòu)建大學(xué)生創(chuàng)業(yè)服務(wù)平臺

在“最多跑一次”改革的持續(xù)推進(jìn)下，涌現(xiàn)出了一大批經(jīng)過“流程優(yōu)化”的平臺和創(chuàng)業(yè)服務(wù)項(xiàng)目，但是各類平臺和服務(wù)各自為政的現(xiàn)象較為普遍，缺乏有效的整合，沒有形成合力，不少支持服務(wù)的推廣力度不夠，導(dǎo)致很多大學(xué)生創(chuàng)業(yè)者在明明有“捷徑”的情況下，還是習(xí)慣性的走了“彎路”。在創(chuàng)業(yè)服務(wù)流程日趨優(yōu)化、內(nèi)容日趨完善、質(zhì)量日趨提升的今天，構(gòu)建一個(gè)綜合性的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)服務(wù)平臺是整合眾多優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效手段。創(chuàng)業(yè)服務(wù)平臺除提供日常咨詢，保持創(chuàng)業(yè)者激情和使用粘性以外，還可以整合工商全程電子化登記平臺、創(chuàng)業(yè)貸款申請流程、創(chuàng)業(yè)優(yōu)惠政策查詢、企業(yè)用工需求發(fā)布、創(chuàng)業(yè)活動(dòng)場地申請服務(wù)、創(chuàng)業(yè)大賽信息公布服務(wù)、專利申請服務(wù)、創(chuàng)業(yè)導(dǎo)師咨詢服務(wù)、行業(yè)市場調(diào)研服務(wù)、大型創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)交流活動(dòng)預(yù)告預(yù)約等多方面實(shí)用的內(nèi)容。

4.3 守正創(chuàng)新，建立大學(xué)生創(chuàng)業(yè)跟蹤培育長效機(jī)制

在創(chuàng)業(yè)實(shí)踐過程中，很多大學(xué)生創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目往往止步于入駐高校創(chuàng)業(yè)園后的一年內(nèi)，更多甚至停留在各類創(chuàng)業(yè)競賽的獎(jiǎng)項(xiàng)前。為保障大學(xué)生創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目持續(xù)運(yùn)營和長遠(yuǎn)發(fā)展，在前期項(xiàng)目評估、創(chuàng)業(yè)大賽項(xiàng)目路演、入駐大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園之后還要建立長久的監(jiān)督和跟蹤培育機(jī)制。對于通過前期考察評價(jià)具有實(shí)踐意義和發(fā)展前景的項(xiàng)目，安排專人定期指導(dǎo)項(xiàng)目進(jìn)程，查看項(xiàng)目財(cái)務(wù)在規(guī)范企業(yè)行為的同時(shí)還有利于項(xiàng)目健康發(fā)展。在持續(xù)的監(jiān)督機(jī)制下，還有助于發(fā)現(xiàn)和探索大學(xué)生在創(chuàng)業(yè)過程中的突出性、普遍性問題，同時(shí)為高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育提供很好的案例素材。

5 總結(jié)

大學(xué)生創(chuàng)業(yè)者面臨資金需求、市場信息、政策扶持、技術(shù)支撐、公共服務(wù)等問題，通過整合多方資源，緩解瓶頸問題，共同助力大學(xué)生創(chuàng)業(yè)。同時(shí)，合理發(fā)揮利益驅(qū)動(dòng)作用，充分推動(dòng)企業(yè)參與到大學(xué)生創(chuàng)業(yè)的事業(yè)中，通過號召、鼓勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)、給予優(yōu)惠政策等多種途徑，調(diào)動(dòng)企業(yè)積極性，使其主動(dòng)發(fā)揮資金、經(jīng)驗(yàn)、資源等優(yōu)勢，配合政府、高校等相關(guān)政策制度與大學(xué)生創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)合作共贏，從而全方位、多角度為大學(xué)生創(chuàng)業(yè)者提供現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)。

本文系紹興市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究“十三五”規(guī)劃2019年度重點(diǎn)課題，思政專項(xiàng)課題（資助），項(xiàng)目《紹興市大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)服務(wù)水平提升策略研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號：135S007）。

（作者單位：紹興職業(yè)技術(shù)學(xué)院）