基于信息化背景的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理新思路

摘 要：隨著信息化水平的提高，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理機制也愈加被人們所重視。從確立信息化財務(wù)檔案管理理念、完善信息化財務(wù)檔案管理制度、提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和健全財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)四方面，對財務(wù)檔案管理的思路進(jìn)行簡要的說明，以期能夠給有關(guān)單位帶來啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息化;財務(wù)檔案管理;事業(yè)單位

中圖分類號：G278? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）10-0185-02

引言

在信息化的背景下，相關(guān)從業(yè)人員想要更好地完成事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作，就必須切實保障賬目的清晰、完整。電子檔案具有成本低、效率高、對環(huán)境要求小等特性，逐漸取代了原有的紙質(zhì)檔案，成為現(xiàn)階段事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的主流。

一、確立信息化財務(wù)檔案管理理念

相較于傳統(tǒng)的檔案，電子檔案可以統(tǒng)一記錄所有信息資料，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行備份，避免了資料的丟失，保證資料的完整性，而且，電子財務(wù)檔案的查閱可以不受時間和空間的限制，資料經(jīng)過統(tǒng)一的管理，可以使檔案的交流共享變得更加簡單，從而提高資料的再利用率。

部分事業(yè)單位具體財務(wù)檔案管理工作中，管理人員缺乏管理的明確性和完整性，沒有充分認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的手工記錄紙質(zhì)財務(wù)檔案。事業(yè)單位要想加強檔案管理工作，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的信息化，就必須加強信息化管理的理念，從傳統(tǒng)檔案管理的理念轉(zhuǎn)向信息化檔案管理。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要了解并認(rèn)可信息技術(shù)能夠提高檔案管理工作的效率，從而加大對檔案管理工作的投資力度，保障管理所需的硬件設(shè)施，通過加大對信息化財務(wù)檔案管理及數(shù)據(jù)庫開發(fā)的力度，逐步實現(xiàn)單位內(nèi)財務(wù)檔案管理的信息化。

二、完善信息化財務(wù)檔案管理制度

制度是開展一切管理行為的前提，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理是一項嚴(yán)肅的工作，關(guān)系著單位的未來發(fā)展。近年來，事業(yè)單位的規(guī)模在日益擴大，相關(guān)的財務(wù)檔案也在不斷增加，因此，必須要健全電子化財務(wù)檔案管理機制，從而提升事業(yè)單位的管理水平。

為了完善信息化財務(wù)檔案管理制度，保證各項工作的順利展開，從業(yè)人員需要將信息化與檔案管理結(jié)合起來，對原有的制度進(jìn)行必要的優(yōu)化和改善，從而促進(jìn)單位檔案管理水平的提升。首先，事業(yè)單位必須明確電子化財務(wù)檔案管理的流程，推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化與專業(yè)化，明確檔案的利用、查閱、移交、歸檔、整理等內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化資源配置，減少管理成本。其次，單位要對檔案存儲進(jìn)行規(guī)定，確保檔案可以統(tǒng)一管理、錄入和處理，將檔案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，確定不同年限的檔案中包含的財務(wù)決策、財務(wù)賬簿、財務(wù)憑證等信息，對文字檔案可以采用DOCX格式，圖片檔案采用PDF格式，表格檔案采用XLSX格式等。再次，單位需要明確規(guī)定電子檔案的各項規(guī)章制度，我國出臺的《中華人民共和國檔案法》主要是針對紙質(zhì)檔案，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按照自身的需求，針對電子檔案制定如《電子財務(wù)檔案的移交與接收管理辦法》《電子財務(wù)檔案工作考評辦法》等檔案管理制度，確保各項工作有章可依，有據(jù)可循，指導(dǎo)并規(guī)范日常檔案管理行為方式。最后，事業(yè)單位需要制定崗位管理制度，明確檔案管理責(zé)任考核及獎懲機制，通過規(guī)范管理工作人員的行為態(tài)度，形成自上而下的管理體系，確保檔案的管理科學(xué)有效、安全合理。

三、提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

財務(wù)檔案與事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展有著密切的關(guān)系，財務(wù)檔案管理涉及的數(shù)據(jù)比較多，范圍也比較廣，管理人員的工作水平、業(yè)務(wù)能力等綜合素質(zhì)對管理有著巨大的影響?，F(xiàn)階段部分事業(yè)單位財務(wù)檔案管理人員信息操作水平低，導(dǎo)致單位啟用信息化管理后，工作效率不升反降，不能將電子財務(wù)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。

要想切實保證各項管理工作的有序開展，事業(yè)單位要注意提升管理人員的素質(zhì)水平，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人才的培養(yǎng)，構(gòu)建一支能力強、水平高、素質(zhì)好的現(xiàn)代化管理隊伍。要迎合信息化時代的發(fā)展，需要管理人員具備較強的綜合業(yè)務(wù)水平，明確檔案管理的內(nèi)容和相關(guān)流程，掌握設(shè)備的使用方法。積極從社會吸納素質(zhì)高、專業(yè)性強的財務(wù)管理人才，依照檔案管理的需要，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理培訓(xùn)技術(shù)，分層次分階段的培訓(xùn)檔案管理人員，組織現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。比如，單位可以訂閱《中國檔案報》要求員工按時閱借鑒上面的管理經(jīng)驗，聘請專家為員工介紹其工作經(jīng)驗，加強員工道德素質(zhì)、檔案管理、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)技能等能力，將培訓(xùn)結(jié)果與員工績效掛鉤，調(diào)動員工培訓(xùn)的積極性[1]。

四、健全財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)

基于信息化的背景，財務(wù)檔案管理在向數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，事業(yè)單位需要認(rèn)識到應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備開展財務(wù)檔案管理的好處，鼓勵管理人員應(yīng)用設(shè)備提升工作效率。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到財務(wù)檔案管理信息化的重要性，加大資金資源的投入，購入先進(jìn)的信息設(shè)備，對管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，為財務(wù)管理工作提供硬件支持。在采購過程中，采購人員需加強與管理人員之間的聯(lián)系，確保采購的設(shè)備滿足管理工作的實際需要。

信息技術(shù)現(xiàn)已應(yīng)用于人類生活的各個方面，人們對其依賴性也日益加深，但信息技術(shù)具有較強的開放性，對網(wǎng)絡(luò)安全造成了一定的影響。對此，事業(yè)單位在應(yīng)用電子財務(wù)檔案的同時，必須健全財務(wù)檔案管理安全系統(tǒng)，因為，財務(wù)檔案記錄著事業(yè)單位活動，關(guān)系著一個單位的發(fā)展，如果發(fā)生損毀或信息泄露，會對單位造成巨大的影響。信息化背景下，電子財務(wù)檔案雖然能夠為檔案管理帶來便利，但檔案的價值體現(xiàn)在其真實完整以及原始，由于互聯(lián)網(wǎng)上存在著大量的木馬病毒等程序，容易使電子檔案在傳輸中發(fā)生損毀泄密。對此，事業(yè)單位要進(jìn)一步加強安保意識，做好安全防護和事后應(yīng)急措施，首先，財務(wù)檔案管理將訪問權(quán)限、數(shù)字加密傳輸、電子水印等技術(shù)綜合利用起來，提升檔案管理的安全性。其次，管理人員需要具有具體的網(wǎng)絡(luò)安全意識，按照流程進(jìn)行規(guī)范法操作，嚴(yán)禁外部設(shè)備連入，避免因人為因素導(dǎo)致電子財務(wù)檔案的損壞。在檔案管理的過程中可以利用云存儲技術(shù)，對電子檔單自動備份，防止傳輸過程中信息出現(xiàn)亂碼、數(shù)據(jù)部分丟失、損毀等狀況。再次，檔案管理部門要定期組織專業(yè)人員更新設(shè)備的殺毒軟件，對木馬病毒等進(jìn)行查殺。最后，制定電子檔案調(diào)閱制度，在單位內(nèi)加強網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳，確保全員具備網(wǎng)絡(luò)安全意識[2]。

結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理工作簡單，但操作煩瑣，信息量大，出錯率高，消耗的時間長。而電子檔案可以利用設(shè)備處理簡單重復(fù)的工作，提高了效率，減少了出錯率，降低了人工成本，因此受到了廣泛的歡迎。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 陳鶴.信息化背景下加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理構(gòu)想[J].黑龍江科學(xué)，2019，（17）：114-115.

[2]? 趙巖.數(shù)字信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新[J].信息記錄材料，2019，（9）：72-73.

收稿日期：2019-12-28

作者簡介：馬蘭（1962-），女，山東青島人，高級會計師，從事財務(wù)會計與財務(wù)檔案管理研究。