如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

房鑫鑫

摘 要：人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位人力資源工作的重要組成部分，它為事業(yè)單位進(jìn)行選人用人提供了重要的數(shù)據(jù)依據(jù)和資料信息，只有不斷的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，解決種種問(wèn)題才能從根本上提高人力資源檔案管理水平。人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的管理影響是十分巨大的，只有更加清楚地掌握人員的各種信息，才能結(jié)合人員能力優(yōu)勢(shì)，充分地發(fā)揮人力資源管理的價(jià)值。我國(guó)已經(jīng)步入社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的關(guān)鍵時(shí)期，在人事檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化層面取得了一定的成就。在信息時(shí)代的大背景下，事業(yè)單位檔案管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足事業(yè)單位人事檔案管理的各種需求。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。本文主要是針對(duì)事業(yè)單位在新時(shí)期人事檔案管理模式的分析和探索，結(jié)合實(shí)際情況提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;建議

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性和重要性

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理必要性

人事檔案是管理人員各種基礎(chǔ)信息的最重要來(lái)源之一，不僅儲(chǔ)存了事業(yè)單位人力的資源信息，還對(duì)事業(yè)單位的管理內(nèi)核進(jìn)行詳細(xì)地展現(xiàn)，是選賢舉能的重要依據(jù)。實(shí)際上，事業(yè)單位管理仍然是對(duì)人的管理，人事檔案對(duì)于人員的經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)、歷年考核等內(nèi)容能夠進(jìn)行歷史的、系統(tǒng)的、全面的記錄，可以準(zhǔn)確地反映出人員的綜合素養(yǎng)，從而為考察人員提供客觀、詳實(shí)的依據(jù)。事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的必要性，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供豐富的理論支撐。

1.2 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理會(huì)涉及事業(yè)單位內(nèi)部的人員考核、政審等工作，對(duì)于事業(yè)單位的人才選拔有著十分重要的借鑒價(jià)值。首先，事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中，人事組織部門(mén)會(huì)對(duì)人員情況進(jìn)行細(xì)致梳理，能夠較為詳實(shí)掌握人員情況及其工作表現(xiàn)，為人員配置、人才選拔、干部隊(duì)伍建設(shè)提供了有力支持。其次，針對(duì)事業(yè)單位人員工作情況，人事檔案可以客觀記錄人員的學(xué)習(xí)情況、歷年考核、政治面貌、工作表現(xiàn)、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)成果、獎(jiǎng)懲情況、專(zhuān)業(yè)支撐、工資變動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)等內(nèi)容，能夠保證人事信息的有效性和真實(shí)性，從而確保人事檔案的權(quán)威性及公正性[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中遇到的問(wèn)題

2.1 對(duì)于信息化建設(shè)的重視不足

在事業(yè)單位的管理過(guò)程中，人事檔案管理一般分為集中時(shí)間整理或隨時(shí)整理，這樣運(yùn)作頻率顯然沒(méi)有人事其他工作頻繁;偶爾使用人事信息還是偏向于翻閱紙質(zhì)檔案，并沒(méi)有嚴(yán)重影響工作效率，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，從而阻礙了信息建設(shè)進(jìn)程[2]。

2.2 信息管理缺乏

相應(yīng)規(guī)范不論什么工作的開(kāi)展都離不開(kāi)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也不例外。事業(yè)單位部門(mén)之間的溝通交流，以及事業(yè)單位之間的信息交流，都要建立在規(guī)范統(tǒng)一的管理基礎(chǔ)之上。但實(shí)際的工作管理過(guò)程中，不同體系的事業(yè)單位都在按照自身特點(diǎn)進(jìn)行人事檔案信息化管理，并沒(méi)有形成統(tǒng)一的人事檔案信息化工作規(guī)范、工作要求、信息系統(tǒng)，從而導(dǎo)致人事檔案管理的效率低下[3]。

2.3 人事檔案管理模式滯后

盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)在推行人事檔案管理信息化改革，但是目前的工作管理模式仍處于半人工半自動(dòng)階段。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，很多事業(yè)單位將人員詳細(xì)的信息記錄在紙質(zhì)檔案中。在信息系統(tǒng)中只是最基礎(chǔ)的信息，對(duì)于人員的實(shí)際表現(xiàn)、工作經(jīng)歷都沒(méi)有錄入到電子檔案中，導(dǎo)致人事信息不同步，對(duì)于信息的保存、查詢(xún)?cè)斐奢^大影響，使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式，根本沒(méi)有發(fā)揮出檔案管理信息化的實(shí)際功能。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 增強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理的重視程度

要從思想層面入手提升事業(yè)單位管理層對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，運(yùn)用多樣方式進(jìn)行信息化檔案管理的培訓(xùn)和宣傳，提升事業(yè)單位全體人員的信息化檔案管理意識(shí)。引導(dǎo)人員自主地進(jìn)行學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化管理措施，為后續(xù)工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要從宏觀戰(zhàn)略層面對(duì)信息化管理模式進(jìn)行分析，積極鼓勵(lì)和支持信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.2 搭建完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際需求和信息化建設(shè)相互融合，逐步搭建完善的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。憑借創(chuàng)新性的管理機(jī)制，更好地協(xié)調(diào)事業(yè)單位的管理工作。在事業(yè)單位內(nèi)部形成統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理體系，促進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)、高效開(kāi)展[4]。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理人員素質(zhì)的提升對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)有著促進(jìn)作用，信息化管理模式對(duì)于人員的技能有了更高的要求。人事檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，還要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。管理人員要能夠熟練檔案管理系統(tǒng)的編輯、維護(hù)。要逐步加大對(duì)人事檔案人員的培訓(xùn)和考核力度，幫助人事檔案管理人員掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念。引導(dǎo)人員及時(shí)更新和強(qiáng)化自身的能力和技能，從而促進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程[5]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理信息化進(jìn)程是發(fā)展的必然趨勢(shì)。要明確事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，為后續(xù)工作開(kāi)展提供充足的理論支撐。明確新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，同時(shí)相關(guān)管理人員應(yīng)該加大對(duì)人力資源檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)其中的信息化建設(shè)，不斷培養(yǎng)出具有高水平的專(zhuān)業(yè)人員，從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]李小清，吳慶萍.我國(guó)事業(yè)單位政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)與人力資源管理模式探討[J].人力資源管理，2016（12）.

[4]羅培勇.事業(yè)單位人力資源管理中的績(jī)效考核研究[J].人力資源管理，2016（12）.

[5]吳慶萍，李小清.事業(yè)單位人力資源管理與績(jī)效工資分配問(wèn)題探究[J].人力資源管理，2016（12）.