人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

于皓

【摘要】一個人的成長過程可以通過人事檔案充分反映，同時人事檔案還是相關(guān)部門利用和發(fā)現(xiàn)以及管理人才的憑據(jù)。在如今網(wǎng)絡(luò)化以及信息化不斷普及的背景下，為了更好地提升企業(yè)人事檔案的工作效率以及改善企業(yè)人事檔案管理工作，相關(guān)工作人員需要采用先進的技術(shù)，將企業(yè)人才隊伍的具體情況充分的體現(xiàn)出來，以便進一步健全企業(yè)人力資源管理工作。本文分析人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，同時探討目前的情況，提出建設(shè)人事檔案管理信息化的相關(guān)對策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)對策

在社會資源中，人事檔案資源具有十分重要的比重，同時一定程度上是選擇人才的重要憑證。現(xiàn)今，在網(wǎng)絡(luò)化以及信息化不斷普及的背景下，社會變革不斷加深，在人事檔案管理工作的本質(zhì)上，也發(fā)生著巨大變化。信息化建設(shè)的腳步加快是目前形勢所需，為了促進科技發(fā)展，滿足對社會的不同需求，加強人事檔案管理信息化建設(shè)十分有必要。

一、建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

（一）提高工作效率。對于較為傳統(tǒng)的人事檔案來說，其保管方式一直為紙質(zhì)材料，同時需要管理人員采用手工收集并整理，然后提供給單位利用，其工作量十分巨大，而且工作效率普遍偏低，浪費了大量時間以及人力。所以，在這樣的情況下，需要檔案管理信息化。在計算機中記錄每個人的信息，這樣做，僅輸入一次就可以進行重復閱讀。當我們需要某個人的信息時，只需要輸入這個人的姓名或是與其相關(guān)的一些基本信息就可以快速找到其所有資料。這樣的做法十分簡單，完全符合現(xiàn)今時代發(fā)展需求。通過計算機對人事檔案進行管理，并對相關(guān)信息資源進行分類及分析加工，可以提高工作效率，同時一定程度上使檔案的管理成本得以降低。

（二）重要性。在各個國家和組織以及企業(yè)中，人事檔案是必不可少的。其記錄的內(nèi)容包含個人經(jīng)歷、學歷、職稱及獎懲與工資等情況，甚至個人的工作表現(xiàn)以及家庭狀況也囊括其中，是以個人為單位進行集中保存的文字資料，或是通過表格以及其他各種形式的歷史記錄，與每位員工都有著十分密切的聯(lián)系。單位開展工作以及部門對個人進行管理時，人事檔案具有一定的參考作用。在人事工作以及組織中，是十分重要的依據(jù)，使單位干部隊伍的建設(shè)得以有效加強，同時對于監(jiān)察和生產(chǎn)以及管理等也具有重要的作用。因此，人事檔案使用的頻率十分高，進行信息化建設(shè)十分必要。

（三）信息化為必然趨勢。從改革的整體來看，檔案管理信息化是發(fā)展方向，信息化的核心內(nèi)容是充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，并使用現(xiàn)代科技的管理新手段和新成果，更加詳盡地使用人事檔案信息，并對各種信息進行準確分類、管理及編輯，以此達到檢索與存儲，在此基礎(chǔ)上使檔案資源共享的目的得以實現(xiàn)，甚至一定程度上人事檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率得以提高。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）隱秘性較弱。按照我國人事管理體制的要求，任何人都不能查看或使用其他人的相關(guān)檔案資料。人事檔案會對人員的資料進行保密，主要是因為充分考慮到管理的方便性以及安全性，正因為這樣，使人事檔案的可靠性以及真實性降低。

（二）人事制度改革和管理制度不匹配。現(xiàn)階段人事制度改革不斷加深，人才流動十分大，錄用人才的手續(xù)在此情況下變得過于簡單。因為人事檔案管理體制方面并不是十分先進，所以沒有辦法對其進行及時修正，此情況導致人才的流動受到嚴重制約。甚至有很多企業(yè)為了避免優(yōu)秀人才跳槽，扣留其檔案，導致人事檔案資料不全，從而招錄單位在此情況下會出現(xiàn)很多不必要的麻煩。

（三）領(lǐng)導沒有足夠認識人事檔案管理的重要性。領(lǐng)導對其認識程度，可以充分體現(xiàn)在管理工作當中，很多領(lǐng)導因為缺乏認識，導致資料保護得不到重視，認為只要資料不泄露、不丟失，可以查看以及外調(diào)即可。因此在此理解下，人事檔案工作的重要性被嚴重忽視，在整個工作中存在的各種不足都不能及時進行解決。針對管理來說，其是一項集政治性和專業(yè)性以及機密性于一體的工作，人事檔案資料需要專人進行管理。但是，因為在人員的編制不足以及工作量繁重，所以一般情況下，相應工作主要由人事機構(gòu)中的工作人員來承擔。對于這些人來說，并沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，對工作性質(zhì)的了解嚴重不足，管理能力低下的同時，人員流動性十分大，因此人事檔案管理工作在此情況下被嚴重制約。另外，在管理技術(shù)上，也不是十分先進，很少有專門的管理軟件，一般進行管理時主要為人工操作，這樣的情況導致很多工作沒有辦法在規(guī)定的時間整理出來，甚至導致出現(xiàn)資料不全的情況。

三、建設(shè)信息化人事檔案管理的相關(guān)對策

（一）信息化建設(shè)指導思想加強?，F(xiàn)如今，人們對信息化的建設(shè)越來越重視，人事檔案管理信息化建設(shè)加強的主要目的是開發(fā)和應用自動化信息管理系統(tǒng)，并將其及時性、動態(tài)性以及快捷性充分體現(xiàn)出來，不斷提高檔案管理水平。所以，在此情況下，人事檔案管理的指導思想必須要加強，同時充分明確信息化建設(shè)的意義以及作用。第一，針對檔案管理人員來講，其積極性必須加強，同時還要具有良好的學習態(tài)度，勇于創(chuàng)新，為了更好地對先進信息技術(shù)進行利用創(chuàng)造相應的條件。第二，管理人員的檔案意識提升，并在此基礎(chǔ)上有效實現(xiàn)人事檔案管理工作統(tǒng)一以及全面。并從全局出發(fā)，始終堅持以人為本，將各項管理工作安排好，充分調(diào)動檔案管理人員的主動性和積極性。第三，人事檔案管理工作需循序漸進，并從實際出發(fā)，讓信息化系統(tǒng)的應用水平在不斷的實踐中得到提升，同時在此基礎(chǔ)上綜合考慮自動化系統(tǒng)情況以及檔案信息化管理內(nèi)容，對存在的各種問題及時總結(jié)，同時針對各種問題找到相應的解決對策，促進人事檔案管理信息化建設(shè)。

（二）一體化管理的實現(xiàn)。開展人事檔案管理信息化時，整個過程的管理需要加強，采用更加科學合理的手段對電子檔案管理進行加強，以此保證檔案信息的有效性、安全性以及完整性，更加快捷安全地實現(xiàn)檔案信息資源的共享，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)中，讓人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)得到有效支持，比如檔案綜合查詢和建檔管理及檔案借閱與歸檔管理等，有效實現(xiàn)檔案信息的存儲和傳送，以及使用一體化，讓管理具有一體化的服務(wù)職能。

（三）信息溝通加強。有效實現(xiàn)人事檔案資源的利用和開發(fā)，不但是部門的職責，同時和企業(yè)的所有部門都有直接關(guān)聯(lián)，此情況下，需要完善協(xié)調(diào)機制，讓每個部門之間的溝通得以加強，使檔案信息的全面性和規(guī)范性得到保障，并確保檔案信息資源的安全和完整，在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)束語

在社會資源中，人事檔案占據(jù)十分重要的比重，是科學利用和人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，同時也是人力資源管理中十分重要的內(nèi)容。隨著現(xiàn)階段我國經(jīng)濟水平的不斷提升，人才的需求在此背景下也在不斷增加。在此背景下，需要科學合理地應用信息技術(shù)和現(xiàn)代化科技對人事檔案管理的信息化建設(shè)進行加強，檔案信息更新速度變快的同時，讓檔案管理的安全性得以實現(xiàn)。

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