試論信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理

朱秀娟 張超

【摘要】本文論述了將信息化融入行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義，分析了信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的問題，提出優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理工作的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】信息化;事業(yè)單位;會計檔案管理

信息化、數(shù)字化、智能化是當前社會發(fā)展的總體趨勢，我國行政事業(yè)單位要想可持續(xù)發(fā)展，必須要緊跟時代潮流，將單位各項管理工作向信息化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。行政事業(yè)單位檔案管理工作作為單位工作的重要組成部分，進行科學化管理刻不容緩。

一、將信息化融入檔案管理工作的意義

將信息化融入事業(yè)單位檔案管理工作，能夠使單位經(jīng)濟效益不斷提升，工作效率大幅提高，資金使用率更加高效。

（一）提供了事業(yè)單位決策科學數(shù)據(jù)支撐。信息化檔案管理采用全部信息資料統(tǒng)一記錄的方式，并且使用專門的管理軟件來進行保存及備份，有效規(guī)避了信息丟失的風險，確保檔案信息的完整。一份完整的財務信息能夠真實反映單位財務狀況，為單位決策層提供數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮事業(yè)單位會計管理的作用。

（二）提高了事業(yè)單位檔案管理工作效率。事業(yè)單位會計檔案管理工作并不復雜，有固定的流程，但是卻很繁瑣，信息量相對較大，在傳統(tǒng)的人工操作方式下，需要很多時間，容易出錯。利用信息化技術(shù)后，使用機器處理簡單而重復的工作，實現(xiàn)財務信息快速處理，并且在實現(xiàn)會計檔案管理的同時，能夠自動生成相應的會計憑證、報表和賬簿，自動對數(shù)據(jù)進行快速核算，自動甄別會計數(shù)據(jù)的真實可靠性，自動將會計資料分門別類進行儲存，大大提高了工作效率，減少了出錯率，增強了準確率，降低了成本。

（三）提升了事業(yè)單位檔案管理工作水平。傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案往往只供自身使用，加之紙質(zhì)檔案本身的局限，檔案的查閱、搜索受時空的限制，成為制約檔案信息管理發(fā)展的瓶頸。使用信息化技術(shù)后，不同系統(tǒng)之間的會計數(shù)據(jù)通過大數(shù)據(jù)平臺收集成檔，再經(jīng)過細化分類，統(tǒng)一管理，能夠讓使用者快速便捷地查閱、交流和共享。

隨著我國信息技術(shù)的快速推進，事業(yè)單位會計檔案管理工作有了新的發(fā)展途徑，信息化技術(shù)運用在事業(yè)單位檔案管理工作是時代發(fā)展的要求。

二、信息化背景下檔案管理工作存在的問題

（一）信息化意識不足。隨著我國信息化建設的不斷推進，許多事業(yè)單位的會計檔案管理工作趨于信息化，但是一些事業(yè)單位在實現(xiàn)全面信息化的進程中存在不夠重視的思想，對于單位的信息化建設浮于表面、流于形式，往往是撥一撥轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)、推一推動一動，主動意識缺乏，導致單位會計檔案信息化速度遠遠跟不上時代發(fā)展，難以滿足新時代需求。許多檔案管理工作人員停留在手工書寫、人工管理的傳統(tǒng)思維及工作方式，在他們心目中，檔案管理工作數(shù)據(jù)多、信息量大、工作枯燥，但是要他們進行檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，必然牽涉人員配置、工作要求等多個方面的改變，難以被檔案管理人員接納。

（二）管理制度有待完善。我國2016年正式實施的《會計檔案管理辦法》將電子會計檔案計入會計檔案管理范疇，使得傳統(tǒng)會計檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍，節(jié)約了資源，節(jié)省了空間。但是，再好的制度都需要強有力的執(zhí)行力才能夠貫徹落實到位，當前許多事業(yè)單位會計檔案管理工作還是以人工控制和計算機管理相結(jié)合的方式，如果工作人員沒有盡到自己應負的責任，就會導致檔案信息出現(xiàn)紕漏而一直無法彌補，難以保證事業(yè)單位會計檔案信息的正確性、真實性和安全性。

（三）人員素質(zhì)亟待提升。電子會計檔案的最終操作者是檔案管理工作人員，要想實現(xiàn)高質(zhì)量的信息管理檔案，必須有一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍作為支撐。當前我國會計信息化建設起步晚，還沒有做到“縱向到底、橫向到邊”，許多事業(yè)單位會計檔案管理人員年齡偏大，本身計算機基礎水平不足，沒有熟練掌握信息化技術(shù)知識，加上部分單位決策層沒有足夠重視會計檔案管理工作，往往出現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案管理工作由非財務工作人員兼任，財務知識的缺乏會導致一系列問題發(fā)生，這些問題制約著事業(yè)單位會計檔案管理工作信息化建設的發(fā)展，難以體現(xiàn)會計檔案信息化管理的作用和優(yōu)勢。

（四）安全系數(shù)還需加強。會計檔案信息化能夠提高檔案管理工作效率，但由于將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，安全方面的隱患逐漸顯現(xiàn)，部分事業(yè)單位會計檔案管理人員在數(shù)據(jù)的收集、整理和儲存過程中沒有很強的保密意識，使得檔案信息管理的安全性不高。加上突發(fā)事件如斷電事故、黑客攻擊、系統(tǒng)故障、人為泄密等問題，都會產(chǎn)生安全隱患。另外，會計檔案管理軟件本身存在不夠?qū)I(yè)、適用性差等問題，都在一定程度上影響了事業(yè)單位會計管理工作信息化建設進程。

三、優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理工作的途徑

（一）樹立信息化優(yōu)先的檔案管理理念。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念接受新生事物需要一段時間的積淀，同時也會面臨許多挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員一定要樹立與時俱進的觀念，做好檔案信息化建設工作，要充分認識到信息化建設對于事業(yè)單位會計檔案管理工作的重要性，切實做好相關(guān)財務管理工作，并且保障賬目清晰、完整。要加強會計檔案管理工作信息化的宣傳、教育和培訓，傳遞積極信號，鼓勵檔案管理工作人員積極參與信息化建設，將檔案管理信息化作為事業(yè)單位長期發(fā)展的戰(zhàn)略和方向，設定時間表、畫好規(guī)劃圖、打贏攻堅戰(zhàn)。檔案管理工作人員要積極轉(zhuǎn)變觀念，把握新時代方向，緊跟時代脈搏，不斷強化自身工作責任感，全面實現(xiàn)會計檔案管理工作信息化。

（二）完善檔案信息化建設制度。檔案信息化是一項長期的工作，要保障每個環(huán)節(jié)的順利交接，必須有完善的制度作為后盾。由于事業(yè)單位本身的非盈利服務性，建立起一個完善的檔案信息管理制度至關(guān)重要。首先，要成立專門的檔案信息化工作領(lǐng)導小組，對檔案管理工作進行總體部署安排，制定詳盡工作計劃和實施方案，監(jiān)督相關(guān)工作進展。其次，要對會計檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，查漏補缺，使其真正適應時代發(fā)展。最后，要健全單位會計檔案管理制度，對會計檔案的歸檔、出借、銷毀制定詳細規(guī)定，如會計憑證、賬簿、報表、發(fā)票、合同、計算機軟件及數(shù)據(jù)盤和其他資料的保管，都應該有細化量化的條款規(guī)定，對各種會計檔案的整理和裝訂制定具體的標準，例如會計報表的留存、應用軟件的安裝說明、涉稅文件和其他資料的保管等等。

（三）加大人才培養(yǎng)力度。事業(yè)單位要加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的信息化培訓，采取“請進來”“走出去”等多種形式相結(jié)合的方式，定期不定期地對檔案管理工作人員進行相關(guān)知識培訓和實踐演練，促進理論和實踐充分結(jié)合。加強復合型人才的培養(yǎng)，注重檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的強化，使其在具備較強的專業(yè)知識的同時，還具有較高的檔案管理水平和整體規(guī)劃能力，確保會計檔案信息化建設順利開展。加強對人才的培養(yǎng)力度，量化績效考核，落實具體責任，為單位培養(yǎng)出既具有檔案管理專業(yè)知識又具備高水平計算機能力的復合型人才，最大限度提升事業(yè)單位會計檔案管理工作水平。

（四）做好涉密防范措施。電子檔案信息的安全對于檔案管理十分重要，尤其是在信息化背景下，要特別注意電子檔案的安全管理，從以下幾個方面來做好防控：一是加強相關(guān)工作人員的教育培訓，嚴格依照有關(guān)法律做好涉密電子檔案管理工作，有效規(guī)避廉政風險。二是加強監(jiān)管，定期不定期進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。三是加強宣傳引導，從源頭上杜絕投機心理，同時要加大對違規(guī)行為的打擊力度，為事業(yè)單位會計檔案管理工作營造一個良好、安全的環(huán)境。

總而言之，在信息化背景下做好事業(yè)單位會計檔案管理工作需要單位決策層和相關(guān)工作人員一起努力，通過不斷開拓創(chuàng)新，與時代接軌，以適應日新月異的時代潮流，推動事業(yè)單位會計檔案工作持續(xù)發(fā)展，為社會發(fā)展作出積極貢獻。

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