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      試論信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理

      2020-05-26 02:11:19朱秀娟張超
      辦公室業(yè)務 2020年4期
      關(guān)鍵詞:會計檔案管理事業(yè)單位信息化

      朱秀娟 張超

      【摘要】本文論述了將信息化融入行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義,分析了信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的問題,提出優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理工作的有效途徑。

      【關(guān)鍵詞】信息化;事業(yè)單位;會計檔案管理

      信息化、數(shù)字化、智能化是當前社會發(fā)展的總體趨勢,我國行政事業(yè)單位要想可持續(xù)發(fā)展,必須要緊跟時代潮流,將單位各項管理工作向信息化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。行政事業(yè)單位檔案管理工作作為單位工作的重要組成部分,進行科學化管理刻不容緩。

      一、將信息化融入檔案管理工作的意義

      將信息化融入事業(yè)單位檔案管理工作,能夠使單位經(jīng)濟效益不斷提升,工作效率大幅提高,資金使用率更加高效。

      (一)提供了事業(yè)單位決策科學數(shù)據(jù)支撐。信息化檔案管理采用全部信息資料統(tǒng)一記錄的方式,并且使用專門的管理軟件來進行保存及備份,有效規(guī)避了信息丟失的風險,確保檔案信息的完整。一份完整的財務信息能夠真實反映單位財務狀況,為單位決策層提供數(shù)據(jù)支撐,充分發(fā)揮事業(yè)單位會計管理的作用。

      (二)提高了事業(yè)單位檔案管理工作效率。事業(yè)單位會計檔案管理工作并不復雜,有固定的流程,但是卻很繁瑣,信息量相對較大,在傳統(tǒng)的人工操作方式下,需要很多時間,容易出錯。利用信息化技術(shù)后,使用機器處理簡單而重復的工作,實現(xiàn)財務信息快速處理,并且在實現(xiàn)會計檔案管理的同時,能夠自動生成相應的會計憑證、報表和賬簿,自動對數(shù)據(jù)進行快速核算,自動甄別會計數(shù)據(jù)的真實可靠性,自動將會計資料分門別類進行儲存,大大提高了工作效率,減少了出錯率,增強了準確率,降低了成本。

      (三)提升了事業(yè)單位檔案管理工作水平。傳統(tǒng)檔案管理模式下,事業(yè)單位檔案往往只供自身使用,加之紙質(zhì)檔案本身的局限,檔案的查閱、搜索受時空的限制,成為制約檔案信息管理發(fā)展的瓶頸。使用信息化技術(shù)后,不同系統(tǒng)之間的會計數(shù)據(jù)通過大數(shù)據(jù)平臺收集成檔,再經(jīng)過細化分類,統(tǒng)一管理,能夠讓使用者快速便捷地查閱、交流和共享。

      隨著我國信息技術(shù)的快速推進,事業(yè)單位會計檔案管理工作有了新的發(fā)展途徑,信息化技術(shù)運用在事業(yè)單位檔案管理工作是時代發(fā)展的要求。

      二、信息化背景下檔案管理工作存在的問題

      (一)信息化意識不足。隨著我國信息化建設的不斷推進,許多事業(yè)單位的會計檔案管理工作趨于信息化,但是一些事業(yè)單位在實現(xiàn)全面信息化的進程中存在不夠重視的思想,對于單位的信息化建設浮于表面、流于形式,往往是撥一撥轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)、推一推動一動,主動意識缺乏,導致單位會計檔案信息化速度遠遠跟不上時代發(fā)展,難以滿足新時代需求。許多檔案管理工作人員停留在手工書寫、人工管理的傳統(tǒng)思維及工作方式,在他們心目中,檔案管理工作數(shù)據(jù)多、信息量大、工作枯燥,但是要他們進行檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變,必然牽涉人員配置、工作要求等多個方面的改變,難以被檔案管理人員接納。

      (二)管理制度有待完善。我國2016年正式實施的《會計檔案管理辦法》將電子會計檔案計入會計檔案管理范疇,使得傳統(tǒng)會計檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍,節(jié)約了資源,節(jié)省了空間。但是,再好的制度都需要強有力的執(zhí)行力才能夠貫徹落實到位,當前許多事業(yè)單位會計檔案管理工作還是以人工控制和計算機管理相結(jié)合的方式,如果工作人員沒有盡到自己應負的責任,就會導致檔案信息出現(xiàn)紕漏而一直無法彌補,難以保證事業(yè)單位會計檔案信息的正確性、真實性和安全性。

      (三)人員素質(zhì)亟待提升。電子會計檔案的最終操作者是檔案管理工作人員,要想實現(xiàn)高質(zhì)量的信息管理檔案,必須有一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍作為支撐。當前我國會計信息化建設起步晚,還沒有做到“縱向到底、橫向到邊”,許多事業(yè)單位會計檔案管理人員年齡偏大,本身計算機基礎水平不足,沒有熟練掌握信息化技術(shù)知識,加上部分單位決策層沒有足夠重視會計檔案管理工作,往往出現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案管理工作由非財務工作人員兼任,財務知識的缺乏會導致一系列問題發(fā)生,這些問題制約著事業(yè)單位會計檔案管理工作信息化建設的發(fā)展,難以體現(xiàn)會計檔案信息化管理的作用和優(yōu)勢。

      (四)安全系數(shù)還需加強。會計檔案信息化能夠提高檔案管理工作效率,但由于將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后,安全方面的隱患逐漸顯現(xiàn),部分事業(yè)單位會計檔案管理人員在數(shù)據(jù)的收集、整理和儲存過程中沒有很強的保密意識,使得檔案信息管理的安全性不高。加上突發(fā)事件如斷電事故、黑客攻擊、系統(tǒng)故障、人為泄密等問題,都會產(chǎn)生安全隱患。另外,會計檔案管理軟件本身存在不夠?qū)I(yè)、適用性差等問題,都在一定程度上影響了事業(yè)單位會計管理工作信息化建設進程。

      三、優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理工作的途徑

      (一)樹立信息化優(yōu)先的檔案管理理念。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念接受新生事物需要一段時間的積淀,同時也會面臨許多挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員一定要樹立與時俱進的觀念,做好檔案信息化建設工作,要充分認識到信息化建設對于事業(yè)單位會計檔案管理工作的重要性,切實做好相關(guān)財務管理工作,并且保障賬目清晰、完整。要加強會計檔案管理工作信息化的宣傳、教育和培訓,傳遞積極信號,鼓勵檔案管理工作人員積極參與信息化建設,將檔案管理信息化作為事業(yè)單位長期發(fā)展的戰(zhàn)略和方向,設定時間表、畫好規(guī)劃圖、打贏攻堅戰(zhàn)。檔案管理工作人員要積極轉(zhuǎn)變觀念,把握新時代方向,緊跟時代脈搏,不斷強化自身工作責任感,全面實現(xiàn)會計檔案管理工作信息化。

      (二)完善檔案信息化建設制度。檔案信息化是一項長期的工作,要保障每個環(huán)節(jié)的順利交接,必須有完善的制度作為后盾。由于事業(yè)單位本身的非盈利服務性,建立起一個完善的檔案信息管理制度至關(guān)重要。首先,要成立專門的檔案信息化工作領(lǐng)導小組,對檔案管理工作進行總體部署安排,制定詳盡工作計劃和實施方案,監(jiān)督相關(guān)工作進展。其次,要對會計檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化,查漏補缺,使其真正適應時代發(fā)展。最后,要健全單位會計檔案管理制度,對會計檔案的歸檔、出借、銷毀制定詳細規(guī)定,如會計憑證、賬簿、報表、發(fā)票、合同、計算機軟件及數(shù)據(jù)盤和其他資料的保管,都應該有細化量化的條款規(guī)定,對各種會計檔案的整理和裝訂制定具體的標準,例如會計報表的留存、應用軟件的安裝說明、涉稅文件和其他資料的保管等等。

      (三)加大人才培養(yǎng)力度。事業(yè)單位要加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的信息化培訓,采取“請進來”“走出去”等多種形式相結(jié)合的方式,定期不定期地對檔案管理工作人員進行相關(guān)知識培訓和實踐演練,促進理論和實踐充分結(jié)合。加強復合型人才的培養(yǎng),注重檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的強化,使其在具備較強的專業(yè)知識的同時,還具有較高的檔案管理水平和整體規(guī)劃能力,確保會計檔案信息化建設順利開展。加強對人才的培養(yǎng)力度,量化績效考核,落實具體責任,為單位培養(yǎng)出既具有檔案管理專業(yè)知識又具備高水平計算機能力的復合型人才,最大限度提升事業(yè)單位會計檔案管理工作水平。

      (四)做好涉密防范措施。電子檔案信息的安全對于檔案管理十分重要,尤其是在信息化背景下,要特別注意電子檔案的安全管理,從以下幾個方面來做好防控:一是加強相關(guān)工作人員的教育培訓,嚴格依照有關(guān)法律做好涉密電子檔案管理工作,有效規(guī)避廉政風險。二是加強監(jiān)管,定期不定期進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。三是加強宣傳引導,從源頭上杜絕投機心理,同時要加大對違規(guī)行為的打擊力度,為事業(yè)單位會計檔案管理工作營造一個良好、安全的環(huán)境。

      總而言之,在信息化背景下做好事業(yè)單位會計檔案管理工作需要單位決策層和相關(guān)工作人員一起努力,通過不斷開拓創(chuàng)新,與時代接軌,以適應日新月異的時代潮流,推動事業(yè)單位會計檔案工作持續(xù)發(fā)展,為社會發(fā)展作出積極貢獻。

      【參考文獻】

      [1]徐紅.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化研究[J].中國管理信息化,2019,22(24):159-160.

      [2]孟雪青.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化研究[J].辦公室業(yè)務,2019(23):125+127.

      [3]付亞萍,劉廷利,趙亞.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化策略探討[J].蘭臺內(nèi)外,2019(29):67-68.

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