醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及對(duì)策

賀小琴

摘 要：醫(yī)院人事管理中，檔案管理是重要組成部分，在醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化發(fā)展過(guò)程中，電子檔案管理已經(jīng)普及，但當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理中仍然存在諸多問(wèn)題，影響了醫(yī)院檔案管理的水平。本文結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討醫(yī)療檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提出醫(yī)療事業(yè)單位單子檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療事業(yè)單位;電子檔案管理;信息化管理;對(duì)策

現(xiàn)階段，我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展速度飛快，在檔案管理中各類電子文件的保存與管理已經(jīng)成為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容。對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位而言，在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展、醫(yī)療資源精細(xì)化管理及醫(yī)療人才流動(dòng)性的提升背景下，傳統(tǒng)檔案管理與當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展需求已經(jīng)不符，電子化檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向[1]。但就目前醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理而言，不管是在管理模式、管理方法、管理制度方面，仍存在諸多不足之處，因此需針對(duì)電子檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施，促使醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理水平不斷提升。

1 醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展中存在的問(wèn)題

1）管理人員對(duì)電子檔案管理認(rèn)知不足。對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位而言，其工作的本質(zhì)是服務(wù)于患者，電子檔案管理工作作為后續(xù)管理工作之一，而作為醫(yī)療檔案工作人員及管理人員而言，目前多數(shù)人認(rèn)為醫(yī)療檔案可隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充與添加;且單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視醫(yī)療電子檔案管理工作，對(duì)該項(xiàng)工作是否順利開(kāi)展有直接的影響[2]。所以，在醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作開(kāi)展中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視并帶頭，對(duì)醫(yī)療檔案管理的重要性進(jìn)行明確，才能使醫(yī)療檔案管理工作人員對(duì)電子檔案管理工作加以重視，檔案管理工作水平才能提高。

2）檔案管理方法落伍。由于醫(yī)療事業(yè)單位在以往檔案管理中，多針對(duì)手工錄入的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，因紙質(zhì)檔案容易破碎，且記錄的內(nèi)容有限，且因當(dāng)前醫(yī)院患者數(shù)量巨大，在大量紙質(zhì)檔案管理中，存在資源浪費(fèi)、費(fèi)時(shí)費(fèi)力的不足，且檔案資料在收集、管理、保存等方面均存在巨大難度。同時(shí)，因度數(shù)醫(yī)療事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不足，不注重檔案管理方法的探索，導(dǎo)致檔案管理工作水平不高、效率低下，不僅影響檔案管理工作的有效開(kāi)展，同時(shí)對(duì)單位其它部門的工作也造成影響。

3）檔案管理人員素質(zhì)不高。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作者而言，因檔案管理具有一定的專業(yè)性，所以要求管理人員也需具備相應(yīng)的專業(yè)技能。而當(dāng)前諸多檔案管理者本身對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不足，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，單位對(duì)檔案管理人員也缺少培訓(xùn)，導(dǎo)致其檔案管理能力無(wú)法提升[3]。且諸多醫(yī)療事業(yè)單位在檔案管理人員設(shè)置的時(shí)候，存在非管理專業(yè)人員管理，甚至兼職管理的情況，對(duì)檔案管理工作了解不多，且日常工作中不能主動(dòng)的學(xué)習(xí)。也正因如此，在當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理中，仍然存在諸多管理失誤問(wèn)題。

2 醫(yī)療檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

在當(dāng)前信息化社會(huì)快速發(fā)展中，對(duì)于醫(yī)療檔案管理工作而言，也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在以下幾方面：1）存儲(chǔ)環(huán)境。電子化檔案管理是通過(guò)電子錄入方法，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)創(chuàng)建電子文件，檔案管理的效率大幅提升，同時(shí)檔案內(nèi)容的完整性提高。在檔案存儲(chǔ)方面，通過(guò)磁盤存儲(chǔ)，不但有利于保存與管理，檔案存儲(chǔ)的空間也得到節(jié)省。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文件存儲(chǔ)環(huán)境仍朝著大容量的方向發(fā)展，檔案存儲(chǔ)環(huán)境也進(jìn)一步改善。2）使用與查詢。對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位而言，對(duì)電子檔案如何合理科學(xué)的使用，也是檔案管理效率提升的途徑之一。在電子化檔案管理實(shí)施后，可根據(jù)檔案類別進(jìn)行分類，配合數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，在需要使用檔案時(shí)，可直接根據(jù)檔案類型進(jìn)行查詢與搜索，在最短時(shí)間內(nèi)獲得所需的檔案資料，較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手動(dòng)查詢大幅節(jié)約了查詢時(shí)間。3）資源共享。在當(dāng)前信息一體化發(fā)展下背景下，醫(yī)療事業(yè)單位電子化檔案管理實(shí)施后，對(duì)資源有效共享也起到了促進(jìn)作用，檔案自愿的利用率大幅提升。同時(shí)，在檔案信息傳遞中，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在巨大區(qū)別，電子檔案可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑隨時(shí)傳遞，能夠在第一時(shí)間滿足不同部門、不同地區(qū)醫(yī)務(wù)工作者的交流需求。4）管理模式改善。以往在紙質(zhì)檔案管理中，不但檔案記錄繁瑣，同時(shí)存儲(chǔ)空間需求也比較大。也有紙質(zhì)檔案存放中，受濕度、溫度等環(huán)境因素影響較大，導(dǎo)致管理效率低、成本高的問(wèn)題出現(xiàn)。而電子化檔案管理中，解決了存儲(chǔ)成本高、空間占用大的問(wèn)題，使檔案管理更加的簡(jiǎn)單與便捷，管理效率得到提升。

3 醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理的對(duì)策

1）完善電子檔案管理制度。為了提高醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理水平，就需要從制度方面進(jìn)行干預(yù)，同時(shí)也要求醫(yī)療事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視起醫(yī)療電子檔案管理的重要性，才能保證管理制度制定的有效性。首先，從電子檔案管理工作流程方面，需確保醫(yī)療檔案能夠完全歸檔，包含單位重要活動(dòng)、重要會(huì)議、患者病歷檔案等資料均能及時(shí)歸檔;其次，對(duì)檔案管理人員而言，需建立檔案管理培訓(xùn)與考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包含最新的檔案管理技術(shù)、方法等，使管理人員管理技術(shù)等提升，同時(shí)配合考核制度的應(yīng)用，對(duì)患者的培訓(xùn)效果進(jìn)行考察，一方面便于對(duì)培訓(xùn)中存在的不足之處及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決，另一方面確保檔案管理人員在培訓(xùn)后能真正實(shí)現(xiàn)管理水平的提高，確保醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作質(zhì)量的提升。

2）加快電子檔案管理方法的改革。在進(jìn)行電子檔案管理中，由于與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在多個(gè)方面存在區(qū)別，所以在管理方法的應(yīng)用中，也需要從多個(gè)方面進(jìn)行改變。首先，從硬件方面進(jìn)行升級(jí)。為了使醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作更有效、安全的運(yùn)行，單位內(nèi)部統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的建立不可缺少，通過(guò)管理平臺(tái)，可使單位內(nèi)部不同部門之間的電子檔案文件關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化共享，使檔案自愿李永利提高。在硬件設(shè)施方面，要求性能必須穩(wěn)定，對(duì)來(lái)自外界的干擾與破壞能有效抵擋，保證文件管理的安全性與完整性。所以，在管理硬件方面，要求醫(yī)療事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，在電子檔案管理中不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的應(yīng)用，發(fā)揮電子存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)。其次，完善單位電子檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)。具備一定的硬件管理設(shè)施后，同樣需對(duì)軟件進(jìn)行建設(shè)，因此在檔案管理系統(tǒng)方面應(yīng)不斷開(kāi)發(fā)與完善，使之使用當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理的需求，提高單位信息化管理水平，促使檔案管理工作效率的提升。此外，為了加速檔案資料信息化、電子化管理的落實(shí)，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的靈活性、可擴(kuò)展性也應(yīng)充分重視，在此基礎(chǔ)上制定檔案信息管理方案，并與醫(yī)療事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展需求相結(jié)合，使電子檔案管理與醫(yī)療事業(yè)單位發(fā)展需求相符。

3）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于檔案管理人員而言，在電子檔案管理工作中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)要求較高，這就要求管理人員需通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的管理技術(shù)與水平。首先，在專業(yè)素養(yǎng)方面，通過(guò)信息技術(shù)培訓(xùn)，使管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握能力提升，同時(shí)加強(qiáng)綜合文化素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，使管理人員綜合素質(zhì)提升。其次，要求檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，通過(guò)定期考核心形式，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行考察，可建立員工評(píng)價(jià)系統(tǒng)，針對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核及評(píng)價(jià)。此外，還可通過(guò)外聘專業(yè)檔案管理人員，對(duì)本單位檔案管理工作者進(jìn)行授課，傳授管理經(jīng)驗(yàn)，來(lái)提高醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展北京該，醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理作為管理的中藥內(nèi)容，應(yīng)面向未來(lái)、立足大局，從制度創(chuàng)新、管理方法變革及管理人員培養(yǎng)等多個(gè)方面入手，全力支持電子檔案管理工作的開(kāi)展，發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促使醫(yī)療事業(yè)單位整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

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