彭高娃
摘 要:在事業(yè)單位中,保存各項(xiàng)信息最方便的方法就是檔案,這樣能夠?qū)⒚课还ぷ髡叩木唧w信息錄入在檔案中,所以檔案的重要性是不言而喻的。檔案是一種憑證,能夠記錄一些歷史事件、人物信息和社會(huì)活動(dòng),具有很大的利用價(jià)值,并且檔案整理工作是檔案管理工作中的重點(diǎn)。因此,文章以檔案整理工作的具體程序和內(nèi)容為出發(fā)點(diǎn),重點(diǎn)分析了檔案整理工作的基本原則和主要內(nèi)容,希望對(duì)相關(guān)的檔案整理工作人員有一些幫助。
關(guān)鍵詞:檔案整理工作;主要內(nèi)容;基本原則
利用科學(xué)的手段來(lái)整理檔案,能夠使檔案更加系統(tǒng)化,而且具有條理性。因?yàn)橐恍┦聵I(yè)部門(mén)或者企業(yè)收集的檔案本身就比較零亂,數(shù)量也比較多,成分復(fù)雜,內(nèi)容多種多樣,這種情況下,就會(huì)對(duì)一些工作產(chǎn)生不良的影響。但是通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行整理,能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理和使用,更能提升檔案的價(jià)值,為推進(jìn)一些工作的順利進(jìn)行提供保障。所以,本文就筆者的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐,重點(diǎn)分析檔案管理工作的原則和內(nèi)容,進(jìn)而完善檔案管理工作。
1 檔案整理工作的意義
如果檔案比較散亂,那么就不能體現(xiàn)出檔案的真實(shí)特點(diǎn),難以清晰充分的反映出一些工作活動(dòng)的聯(lián)系,在許多的檔案中,如果不利用科學(xué)的檔案管理方法,那么想要查找一項(xiàng)檔案也是十分困難的事。此外,如果不能把有關(guān)聯(lián)的檔案聯(lián)系起來(lái),那么檔案的利用價(jià)值就降低了,因此,只有通過(guò)系統(tǒng)的整理,才能為檔案的管理和利用創(chuàng)造良好的條件,最終推進(jìn)一些工作的順利進(jìn)行。
2 檔案整理工作的程序和內(nèi)容
2.1 檔案整理工作的具體程序
在進(jìn)行檔案整理工作時(shí),有一些嚴(yán)格的程序和內(nèi)容:首先,整理者要對(duì)整理工作的基礎(chǔ)程序和步驟有細(xì)致的了解,然后根據(jù)了解的情況按照不同的類(lèi)別給這些檔案排列、分類(lèi),同一類(lèi)的放在一起,這樣更方便利用。此外,一些特殊的檔案也要交由不同的人來(lái)整理,這樣才能提高檔案管理工作的高效性。檔案整理工作并沒(méi)有特定的順序要求,可以在實(shí)際工作中根據(jù)工作的需要進(jìn)行。
2.2 檔案整理工作的具體內(nèi)容
在日常檔案室的工作中,相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人需要接收一些部門(mén)交上來(lái)的案卷,這就需要檔案整理者對(duì)檔案室的了解更加細(xì)致,這樣才能進(jìn)行系統(tǒng)的整理,對(duì)檔案進(jìn)行排列,做好檔案的整理工作。 如果一些檔案已經(jīng)被檔案室保存了,但是在具體的工作中發(fā)展該方案與所規(guī)定的要求不符合,那么在這種情況下,就要對(duì)該方案做進(jìn)一步的加工處理,對(duì)不合理的部分進(jìn)行調(diào)整,從而可以提高檔案整理的質(zhì)量和水平。此外,如果一些檔案保存的時(shí)間比較長(zhǎng),也要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)這些方案做出調(diào)整,這樣才能使檔案管理體系更加完善。在日常工作中,檔案室不可避免的會(huì)收到一些零散的文件,這就需要相關(guān)的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的整理。從這些工作內(nèi)容就可以看出,要想做一名合格的檔案工作管理人員,就要對(duì)整個(gè)檔案管理程序進(jìn)行熟悉、有效的掌握。
3 檔案整理工作的基本原則
3.1 保持檔案之間的歷史聯(lián)系
一些歷史事件以及人物的情況都被清晰的記錄在檔案中,因此,一些單位或者工作部門(mén)的檔案文件之間一定存在著一些聯(lián)系,例如,檔案的時(shí)間、內(nèi)容等,都具有特定的聯(lián)系。所以,檔案管理人員在檔案整理工作中,千萬(wàn)不能把有聯(lián)系的檔案分開(kāi)處理,而是要將有聯(lián)系的文件放在一起,這樣才能更好的發(fā)揮檔案本來(lái)的作用,能夠真實(shí)的反映情況,有助于相關(guān)工作的開(kāi)展。此外,檔案之間的有機(jī)聯(lián)系也要保持,因?yàn)檫@能體現(xiàn)出不同檔案的不同特點(diǎn),因此,這就要求相關(guān)的檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)要保持這種特定的聯(lián)系,不能隨意割裂。
3.2 在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理
在檔案整理工作中,要秉承一定的原則。比如,一些先前就整理好的檔案,如果再對(duì)其整理時(shí),也不能打亂原有的基礎(chǔ),而是要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理匯總。在進(jìn)行檔案整理工作中,還要有效的利用原有的整理成果,因?yàn)橹挥羞@樣才能保持檔案原來(lái)的狀態(tài),能夠體現(xiàn)出對(duì)檔案來(lái)源的尊重。
3.3 在檔案整理工作中,加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用
在檔案整理過(guò)程中,需要保持文件之間的歷史聯(lián)系及尊重檔案來(lái)源的原則下,還需要充分的考慮到檔案的保管和利用的方便性,所以需要采用有效的整理方法使其能夠更好的滿(mǎn)足檔案保管和利用需求。
3.4 區(qū)分不同檔案的價(jià)值
每份檔案都有每份檔案自己的價(jià)值,區(qū)別不同檔案的價(jià)值指的就是通過(guò)分析此檔案的保存和利用價(jià)值,統(tǒng)一劃分檔案保存的時(shí)間,在整理檔案時(shí)也要做到因地制宜,不同類(lèi)型的檔案要區(qū)別對(duì)待。這種管理方法,能夠節(jié)約時(shí)間,減輕人力,最重要的一點(diǎn)就是能夠提高具有保存價(jià)值檔案的整體質(zhì)量,為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。
3.5 便于保管和利用
各個(gè)單位對(duì)檔案整理都十分重視,因?yàn)闄n案管理的根本目的是方便管理和利用。當(dāng)然,在整理過(guò)程中,不能切斷檔案間的聯(lián)系,要區(qū)分不同的利用價(jià)值,按照一定的順序給檔案編號(hào)。
4 對(duì)檔案管理工作的具體要求
4.1 培養(yǎng)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才
培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才是增強(qiáng)檔案管理工作效率的重要手段和方法。因此,筆者總結(jié)了幾個(gè)措施:首先,相關(guān)的檔案管理工作人員的工資水平不能太低,這樣不僅不能吸引優(yōu)秀的人才來(lái)該崗位工作,也不會(huì)提高事業(yè)單位內(nèi)部人才工作的積極性。其次,資金分配的問(wèn)題也要引起重視,管理人員要傾向于檔案管理部門(mén),如果事業(yè)單位內(nèi)部的資金比較充裕,還可以建立現(xiàn)代的管理模式,這樣可以使檔案管理部門(mén)的工作中在現(xiàn)代化因素的影響下更好的工作,增強(qiáng)工作的水平和能力。最后,員工的綜合素質(zhì)和能力,是提高管理能力的關(guān)鍵。所以,事業(yè)單位內(nèi)部還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理和工作人員的培訓(xùn)和考核,這樣能夠提升管理人員的能力,進(jìn)而提高檔案管理工作的水平。
4.2 建立完善的檔案管理工作系統(tǒng)
完善相關(guān)的檔案管理工作系統(tǒng),能夠促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理體系的近代化。要完善檔案整理設(shè)備,讓檔案管理工作更加信息化。所以,這就要求事業(yè)單位中的每個(gè)員工都要學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù),利用現(xiàn)代化方式將人事檔案分類(lèi)管理,進(jìn)而提升檔案管理的效率。其次,還要建立新式的數(shù)字化管理庫(kù),增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。通過(guò)采取這種方式,能夠提高檔案管理工作的效率。
4.3 提高檔案管理人員的意識(shí)
要想做好相關(guān)的檔案管理工作,就要從改變?nèi)说男膽B(tài)上下手,所以要讓單位中的每位工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,這樣才能更好的推進(jìn)該工作的進(jìn)行。通過(guò)這種方法,能夠?yàn)闄n案管理工作提供人才,進(jìn)而提高檔案工作的效率。所以,事業(yè)單位中的任何人,都要改變自己的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),做好自己的工作,最終要給檔案管理工作部門(mén)做匯總。
5 結(jié)束語(yǔ)
檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ),因?yàn)橹挥杏行У恼頇n案,這樣才有利于檔案的保存和利用,進(jìn)而提升檔案管理工作的水平。隨著各行各業(yè)的發(fā)展,檔案數(shù)量不斷增加,所以,檔案管理人員需要在不斷的工作中積累經(jīng)驗(yàn),探索新的方法,更好的做好檔案整理工作,確保檔案更好的發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值,推動(dòng)工作的順利開(kāi)展和進(jìn)行。
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