新形勢下如何加強技工學校檔案管理工作

尹呈榮

摘 要：本文通過對技工學校檔案管理工作的重要作用進行深入分析，結(jié)合當前學校檔案管理工作中存在的問題，探討科學有效的措施，加強檔案管理工作建設(shè)，有效提升檔案管理質(zhì)量和效率，為學校的發(fā)展運行和教育科研水平的提升提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：新形勢;技工學校;檔案管理

1 引言

技工學校作為技術(shù)人才的主要培養(yǎng)機構(gòu)，在職業(yè)教育領(lǐng)域承擔著關(guān)鍵職能。而檔案管理是學校運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過對管理過程的科學推進，提升檔案管理水平，能夠為學校高效運行和教學科研工作的高效開展提供有效的保障。但是在當前的檔案管理過程中有許多不足，不利于學校的發(fā)展。

2 加強技工學校檔案管理工作的重要意義

檔案工作的高效開展能夠為學校的正常運行工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)資料的科學整理和深入分析，挖掘出有價值的檔案信息，為學校的管理運行和科研教學工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，相關(guān)管理職能部門能夠為學生管理和教學活動實施完善的規(guī)劃和部署，使管理教學活動能夠為學生提供有效的引導，為其今后的就業(yè)和工作生活提供有效的幫助。同時，通過對檔案資料的準確整理和分類存儲，能夠為教職工提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務，及時滿足使用者的需求。[1]

3 技工學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

3.1 對檔案管理缺乏足夠的重視

檔案工作是學校運行的主要環(huán)節(jié)，為相關(guān)工作的高效開展提供有效的保障和服務。但是在實際學校運行中，相關(guān)部門對檔案工作的作用缺乏有效的認識，認為其只能起到一定的輔助作用，主要承擔著對檔案資料的收集和保存職能，不能對其他運行環(huán)節(jié)提供有效的支持。缺乏有效的資金和政策支持，使得管理工作不能形成一定的效果。

3.2 檔案管理機制不健全

當前大多數(shù)技工學校的檔案管理工作缺乏健全的管理機制，對相關(guān)的管理流程和工作開展缺乏有效的規(guī)范和制度指導，嚴重影響工作效果，使得相關(guān)工作效果得不到有效的保證。同時檔案工作的覆蓋范圍較廣，工作量較多，需要對教職工、學生、教學科研工作、學校管理工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和黨建工作等方面的檔案信息進行及時的收集和整理，但是管理機制的不健全，使得對檔案信息的收集整理工作缺乏有效的指導，不能保證對檔案資料全面準確的收集。而檔案資料得不到有效的整理和分類，容易造成檔案的存放混亂，不能及時滿足使用者的調(diào)閱需求，不能為學校的管理工作提供高效的檔案資料支持。[2]

3.3 缺乏完善的檔案管理標準

首先檔案的形成過程缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理部門不能對檔案信息的產(chǎn)生環(huán)節(jié)進行有效的指導，使得檔案信息的形成沒有統(tǒng)一的標準，增大了資料整理難度，檔案的可靠性得不到有效的保障。同時對檔案資料缺乏有效的分析整理，不能對其中的重點信息進行提取，對檔案的分類存儲和查詢使用等管理工作造成一定的消極影響。管理標準的缺失，使得檔案管理工作不能對檔案信息進行深層次的挖掘，不能對相應的管理活動和教育教學工作提供有效的支持。

3.4 檔案管理隊伍建設(shè)不完善

當前，檔案工作人員配備不夠完善，導致相關(guān)的流程得不到合理的推進，不利于保證資料的真實性和時效性。工作人員缺乏必要的技術(shù)能力，不能程高效的執(zhí)行和落實相關(guān)具體工作。而隨著技工學校管理辦公自動化的基本實現(xiàn)，許多管理人員并不具備相應的信息技術(shù)能力，不能有效的利用信息設(shè)備進行管理工作的開展。同時檔案管理崗位的福利保障制度不夠完善，薪資待遇較低，對優(yōu)秀的檔案管理人才缺乏足夠的吸引力，影響現(xiàn)有員工的積極性，不利于管理隊伍能力的提升。缺乏有效的崗位和職稱的有效提升途徑，不能保持較高的積極性和責任心。

4 新形勢下如何加強技工學校檔案管理工作

4.1 加強對檔案管理工作的重視

學校職能部門要認識到檔案工作對教育科研和學校發(fā)展的作用，進行相應的制度和資金支持，整合相關(guān)資源，對檔案工作的規(guī)劃和部署進行有效的指導。要積極協(xié)調(diào)各個職能部門，形成統(tǒng)一的檔案信息處理流程，保證檔案管理標準的高效落實，為管理工作提供有效的基礎(chǔ)。同時要加強對檔案管理業(yè)務的指導，提升管理人員的思想水平和責任心，為學校的運行提供強勁的動力。[3]

4.2 完善檔案管理機制

技工學校要健全的檔案管理機制，對相關(guān)流程進行科學的規(guī)范，制定嚴格的工作標準，保證管理工作的高效執(zhí)行，并取得相應的工作成效。管理機制要充分結(jié)合學校的管理工作和教育科研工作的實際情況，進行檔案信息收集的全面覆蓋，保證收集過程的準確性，保證檔案資料的真實性。同時，要建立完善的考核評價機制，對工作人員的管理過程進行量化考核，嚴格按照相關(guān)的考核標準，形成工作客觀的評價，結(jié)合評價結(jié)果對檔案管理過程進行有效的優(yōu)化和改進，將考核結(jié)果與職工的薪資評定和崗位晉升等進行結(jié)合，有效提升工作人員的積極性和責任心，推動檔案管理工作的高效開展。

4.3 推動檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)在學校管理運行中得到廣泛應用，學校的檔案管理工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了自動化的管理和辦公，但是信息化程度較低，只能進行現(xiàn)有的數(shù)字檔案的保存工作，并提供相應的查詢和調(diào)閱服務，不能對檔案信息價值進行深入的開發(fā)。這就要求學校要較強檔案管理的信息化建設(shè)程度，利用先進信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化檔案管理平臺，對檔案進行高效的管理和使用，為學校的發(fā)展運行提供更加有力的支持。檔案管理工作能夠在信息平臺的支持下，對檔案信息進行全面的數(shù)字化采集，并通過制定統(tǒng)一的檔案信息標準，進行系統(tǒng)的自動審查和復核，保證檔案信息的真實性和規(guī)范性。同時利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對檔案資料進行關(guān)鍵信息的提取，形成完備的檔案資料數(shù)據(jù)庫，并提供完善的檢索服務，使用者能夠通過信息平臺進行檔案的查詢和調(diào)閱操作。檔案信息系統(tǒng)與學校管理系統(tǒng)進行全面對接，能夠為學校管理決策的制定提供及時的數(shù)據(jù)支持，并為相關(guān)職能部門的管理活動提供有效的支持，提升學校整體的管理效率。

5 結(jié)語

社會形勢的復雜變化為技工學校的教育教學和管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，為適應時代的變化，學校要充分認識到檔案管理工作的重要性，創(chuàng)新管理方式，有效提升檔案管理水平，為學校的發(fā)展提供有效的支持。

參考文獻

[1]韋衛(wèi).加強檔案管理建設(shè) 促進學校持續(xù)發(fā)展——淺談新形勢下技師學院檔案管理現(xiàn)狀及規(guī)范化、信息化建設(shè)[J].檔案學研究，2017（S2）：116-122.

[2]楊長生.淺談技工學校學生檔案管理存在的問題及對策[J].西安檔案，2007（4）：26-27.

[3]李維.談在新形勢下如何做好學校檔案管理工作[J].戲劇之家，2017（11）：216-217.