淺談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

劉郁蘭

摘 要：本文主要針對(duì)檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理展開深入研究，先闡述了檔案信息化建設(shè)涵義，然后又提出幾點(diǎn)切實(shí)可行管理措施，如檔案工作人員要樹立檔案信息意識(shí)、創(chuàng)新思路，加大資金投入、有計(jì)劃推進(jìn)信息化建設(shè)、改革檔案信息服務(wù)方式、制定工程檔案信息管理制度等，旨不斷提高檔案信息化建設(shè)水平和工程檔案管理水平，從而促進(jìn)檔案建設(shè)日后更好地發(fā)展，也為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供了有效快捷的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;信息化建設(shè);工程檔案;檔案管理

在現(xiàn)代化檔案管理主要方式基礎(chǔ)之上，檔案信息化建設(shè)在我國(guó)檔案管理工作當(dāng)中是最重要發(fā)展趨勢(shì)。隨著我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展和提高，我國(guó)檔案管理工作有效運(yùn)用，能夠促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作水平不斷體改進(jìn)，這也為我國(guó)檔案信息資源共享提供重要保障。

1 檔案信息化建設(shè)涵義

檔案是對(duì)信息的一種記錄。但在這里我們要清楚的是信息化中的信息不僅包括檔案本身記錄信息，還包括對(duì)原始信息處理后，與其他信息相融合所形成廣泛信息。由此可見(jiàn)，在檔案信息內(nèi)容中主要包括狹義信息化和廣義信息化，而狹義信息化主要指的是將檔案自身內(nèi)容信息化，而廣義信息化主要指的是將檔案信息和政治、經(jīng)濟(jì)、文化等信息相融合所處理信息化。因此，在檔案信息建設(shè)目標(biāo)中，首先要促進(jìn)檔案信息能夠融入到社會(huì)交流系統(tǒng)中，在社會(huì)中更好地傳播。其次，要將檔案中的信息要和其他社會(huì)信息相融合進(jìn)行使用，并且能服務(wù)于社會(huì)。但這兩個(gè)目標(biāo)相對(duì)來(lái)說(shuō)不是孤立的，兩者之間可以相互聯(lián)系、相互促進(jìn)。因此，檔案信息如果成為社會(huì)大眾利用，那么狹義檔案資源信息化，會(huì)和社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，在和社會(huì)其他信息廣泛交流和傳播時(shí)，會(huì)形成另一種形式信息，即檔案信息化。

2 檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

2.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識(shí)

馬克思主義曾認(rèn)為意識(shí)具有能動(dòng)性，而社會(huì)意識(shí)有著社會(huì)能動(dòng)的作用。這對(duì)檔案信息化建設(shè)有著重要能動(dòng)影響，也是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)動(dòng)力。基于此，檔案信息化在某種程度上來(lái)講就是觀念信息化[1]。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)根本力量，也事關(guān)到檔案信息化建設(shè)成敗，唯有讓檔案工作人員樹立檔案信息意識(shí)，才能夠意識(shí)到檔案信息化建設(shè)重要性，檔案工作人員才能有一定的責(zé)任心，從而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)能夠更好地發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新思路，加大資金投入

檔案信息化建設(shè)，離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和加大資金投入，不斷創(chuàng)新思路。首先，可以積極向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)一些關(guān)于檔案事業(yè)歷史和意義，從而提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，使檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入每年財(cái)政預(yù)算中，然后，要加大檔案資源開發(fā)和運(yùn)用，可結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，以此提高社會(huì)政治和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)地位[2]。最后，可運(yùn)用檔案資源，開拓有償服務(wù)，從而開拓檔案資源服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)造出真正價(jià)值。

2.3 有計(jì)劃推進(jìn)信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)主要包括以下內(nèi)容，首先可建立電子檔案和全息數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案信息管理模式由原來(lái)實(shí)體管理模式走向電子管理模式，也加大檔案儲(chǔ)存量;其次，可運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立檔案電子系統(tǒng)，這樣可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、修改，以便進(jìn)行查詢;然后也可建立檔案網(wǎng)站平臺(tái)和信息服務(wù)中心，使檔案信息傳遞和交流有著網(wǎng)絡(luò)上的支持，這也為檔案信息服務(wù)提供了有利條件?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)可以依據(jù)這三點(diǎn)實(shí)施，為有計(jì)劃、分步驟、高標(biāo)準(zhǔn)。最后，還要構(gòu)建檔案信息化體系，從而使檔案信息化建設(shè)能夠合理進(jìn)行開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)。

2.4 改革檔案信息服務(wù)方式

在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)檔案發(fā)展實(shí)際需求。基于此，檔案部門要運(yùn)用高新技術(shù)來(lái)開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)造新的檔案信息服務(wù)方式，從而為社會(huì)發(fā)展更好地服務(wù)。但主要服務(wù)方式有計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、縮微技術(shù)服務(wù)、光盤存貯服務(wù)。計(jì)算機(jī)服務(wù)在檔案工作中基本上實(shí)現(xiàn)了，如檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用和推廣。由于市場(chǎng)管理檔案系統(tǒng)比較多，檔案部門要制定一定標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)重復(fù)開發(fā)現(xiàn)象。而縮微技術(shù)服務(wù)一些檔案館通過(guò)縮微設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，起到一定重要作用，使一些企業(yè)在科技檔案圖紙管理工程中，運(yùn)用縮微技術(shù)眾多，而且還節(jié)約人力。光盤存貯服務(wù)的特點(diǎn)是存貯容量比較大、處理速度快，方便國(guó)防檔案信息全文檢索和查詢。

2.5 制定工程檔案信息管理制度

在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員要高度重視工程檔案管理，因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)過(guò)程中，檔案工程有著多元化特點(diǎn)，無(wú)論是工程的確立還是改革，都會(huì)用到檔案建立行程，從而也提高檔案工程管理工作水平。基于此，檔案工作管理人員要依據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度進(jìn)行分析，制定檔案信息管理工作的目標(biāo)，提高檔案建設(shè)工作質(zhì)量。但檔案信息建設(shè)工作人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)管理相關(guān)知識(shí)，認(rèn)真參與到軟件開發(fā)過(guò)程中，并選擇合適有關(guān)檔案工程管理軟件，進(jìn)而順利開展檔案管理工作。與此同時(shí)，還要不斷完善檔案信息化管理制度，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，體現(xiàn)出工程信息的共享作用，創(chuàng)造檔案管理?xiàng)l件。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)，能夠提高檔案管理水平。計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工程檔案管理提供了便利條件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)所建立檔案管理平臺(tái)，能夠?qū)こ虒?shí)施動(dòng)態(tài)管理，從而提高檔案管理效果，節(jié)省人力物力，確保了檔案信息化建設(shè)和社會(huì)信息化共同發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高萌.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：61.

[2]梁小榮.新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：77.