加強(qiáng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的途徑

劉璟

摘 要：近年來(lái)在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，人員跨區(qū)域流動(dòng)更為頻繁，流動(dòng)方式更具多樣性，這也對(duì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。為了能夠更好的發(fā)揮人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的效能，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使其能夠更好的服務(wù)于社會(huì)和企事業(yè)單位的發(fā)展。文中分析了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)機(jī)構(gòu);檔案;信息化建設(shè);人事檔案管理系統(tǒng);信息數(shù)據(jù)庫(kù)

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中有著數(shù)量龐大的人事檔案資料，而且存取頻率較高，通過(guò)實(shí)施檔案信息化建設(shè)，可以進(jìn)一步提高人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為用戶查閱檢索提供更多的便利。而且對(duì)于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，檔案是其重要組成內(nèi)容，通過(guò)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也有利于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)電子信息建設(shè)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。由于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理中涉及流動(dòng)人才的檔案進(jìn)、管、出等流程，通過(guò)開展檔案信息化建設(shè)，可以更好的掌握檔案的具體情況，并對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，全面提高檔案管理和服務(wù)水平。

1 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 軟件系統(tǒng)更新滯后于硬件設(shè)施建設(shè)

近年來(lái)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)加快了硬件設(shè)施建設(shè)，這也使當(dāng)前硬件設(shè)施與人事檔案總量具有較好的匹配性，但相較于硬件設(shè)施，軟件和系統(tǒng)上還相對(duì)滯后，存在較大的提升空間。特別是近年來(lái)各人才服務(wù)中心人事檔案呈現(xiàn)出幾何倍的增長(zhǎng)， 但應(yīng)用的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)更新和升級(jí)卻相對(duì)滯后，這也導(dǎo)致人才服務(wù)機(jī)構(gòu)相應(yīng)檔案服務(wù)工作無(wú)法實(shí)施，給檔案管理服務(wù)工作帶來(lái)了諸多的不便。

1.2 信息化程度不高制約服務(wù)水準(zhǔn)提升

雖然當(dāng)前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也實(shí)施了檔案信息化建設(shè)，但隨著畢業(yè)生數(shù)量的不斷激增，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)每年接收的畢業(yè)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，而且這些檔案使用頻率較高，檔案托管人更習(xí)慣通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的利用。但由于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)整體檔案信息化建設(shè)水平相對(duì)滯后，這也使檔案信息在利用過(guò)程中與網(wǎng)絡(luò)化和智能化利用存在一定的差距，線上能進(jìn)行的服務(wù)相對(duì)較少，多數(shù)檔案服務(wù)工作仍需要通過(guò)窗口開展，這不僅增加了工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，而且還嚴(yán)重制約了檔案服務(wù)質(zhì)量和水平的提升。

1.3 人事檔案資源存在浪費(fèi)問題

由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理工作的封閉狀態(tài)，使人們對(duì)檔案缺乏有效重視。同時(shí)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理程度和服務(wù)渠道相對(duì)滯后，這就導(dǎo)致部分當(dāng)事人對(duì)于個(gè)人檔案缺乏重視，這也是近年來(lái)“死檔”和“無(wú)人檔”檔案數(shù)量增長(zhǎng)的主要原因。另外，部分民營(yíng)企業(yè)對(duì)于員工檔案缺乏重視，實(shí)際工作中對(duì)員工人事檔案利用率低，這也使人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的檔案信息無(wú)法得到有效的利用，檔案的價(jià)值無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，檔案信息資源存在嚴(yán)重浪費(fèi)問題。

2 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的途徑分析

2.1 積極構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)量急劇增加，面對(duì)龐大的檔案信息，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加快構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理，為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。并基于人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案信息資源整合，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，全面提高檔案信息利用的效率。而且通過(guò)利用遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)將檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)后臺(tái)，可以為檔案利用者提供實(shí)時(shí)檔案信息查詢服務(wù)，為檔案信息共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 加快推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

目前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中也越來(lái)越重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，并與先進(jìn)的管理理念和管理方式相結(jié)合，檔案管理效率有了較大程度的提升。而且在現(xiàn)代技術(shù)支撐下，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也加快了檔案硬件和軟件的開發(fā)，并通過(guò)構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶能夠及時(shí)獲取到所需要的檔案信息。而且人才服務(wù)機(jī)構(gòu)基于各行業(yè)的實(shí)際需求，積極構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為各行業(yè)的發(fā)展提供人才檢索服務(wù)，全面促進(jìn)人事檔案服務(wù)效率和質(zhì)量的提升。

2.3 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通過(guò)與企業(yè)之間建立良好的溝通機(jī)制，基于企業(yè)需求來(lái)為其提供檔案信息服務(wù)。在做好已有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更為便捷和高效的檔案信息服務(wù)，并有效的解決各種新的需求服務(wù)。同時(shí)還要制定各種針對(duì)性的檔案服務(wù)方式，根據(jù)企業(yè)需求和人才特性實(shí)現(xiàn)智能匹配，實(shí)現(xiàn)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與企業(yè)之間的有效對(duì)接。目前企事業(yè)單位用人需求發(fā)生了較大的變化，因此人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也需要強(qiáng)化自身檔案管理服務(wù)的針對(duì)性，更好的突出人才的特點(diǎn)和自身的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的個(gè)性化管理，積極推進(jìn)人才檔案社會(huì)化服務(wù)的進(jìn)程。

2.4 整合資源提高檔案服務(wù)水平

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息獲取渠道更具多元化。在這種新形勢(shì)下，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要基于自身檔案信息資源的基礎(chǔ)上，借助于網(wǎng)絡(luò)來(lái)加快整合資源。人才服務(wù)業(yè)務(wù)為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的主要服務(wù)內(nèi)容，在實(shí)際工作中，可以將流動(dòng)人員信息在人才檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，并對(duì)各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息進(jìn)行整合，不斷的豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息。這樣企業(yè)在人才招聘時(shí)可以在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中搜尋與其相匹配的人才信息，不僅能夠縮短招聘周期，同時(shí)也能夠降低招聘成本。在具體人才培訓(xùn)工作中，通過(guò)分析入庫(kù)流動(dòng)人員信息，制定具有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，全面強(qiáng)化培訓(xùn)的實(shí)效性。另外，還可以根據(jù)人才培訓(xùn)的情況，向企業(yè)推薦一些優(yōu)秀的人才，從而實(shí)現(xiàn)多方共贏的局面。

2.5 提升檔案管理人員信息化水平

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)離不開素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍。在當(dāng)前新形勢(shì)下，檔案管理人員要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要能夠熟悉應(yīng)用各種先進(jìn)的技術(shù)和信息化設(shè)備，具備系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)和能力。這就要求人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和信息化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，并將培訓(xùn)內(nèi)容與檔案信息化建設(shè)積極配合，努力提升檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，使其以高度的責(zé)任心和使命感完成自已的本職工作，全面促進(jìn)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化水平的提升，更好的發(fā)揮出人才檔案的價(jià)值和作用。

3 結(jié)束語(yǔ)

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中承擔(dān)著人才檔案管理的職責(zé)，人才成為各行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要資源，因此人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要充分的發(fā)揮出人才檔案的重要價(jià)值，在實(shí)際工作中通過(guò)提升檔案信息化水平，打造高效和高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用，并促使人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作能夠邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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