信息化背景下加強事業(yè)單位財務檔案管理構(gòu)想

豐金云

內(nèi)容摘要 隨著信息化時代的到來，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也融合了信息化技術(shù)，使財務檔案管理效率有了大幅提高。然而，檔案管理信息化程度越高，暴露出來的問題也越多。文章旨在通過分析檔案信息化的含義、檔案信息化建設的重要性，找出當前檔案信息化過程中存在的主要問題并找到有效的解決措施，力求讓檔案信息化管理工作簡單、高效、安全。

關(guān)鍵詞 信息化 事業(yè)單位 財務檔案管理

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程[1]。隨著時代進程的不斷加快，檔案信息化建設勢在必行。如何加強事業(yè)單位財務管理值得深入研究探析，事業(yè)單位需要認清時代發(fā)展特征，按照時代發(fā)展方向改革財務檔案管理工作模式，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)加強檔案管理，完善檔案信息化建設。財務檔案作為重要的研究資料，其價值較大，實現(xiàn)財務檔案信息化管理，可以增加檔案資料的利用率，有助于提高事業(yè)單位的整體管理水平，確保項目順利實施。

2 檔案信息化建設的必要性

在信息化背景下，建設檔案信息化尤為重要，是時代發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位財務檔案管理工作必須要落到實處，其影響較大。通過檔案信息化建設，能夠提高事業(yè)單位財務檔案管理的工作效率，更加完整地保存檔案，并且保存的時間會更長久。同時，也便于檔案管理人員進行資料查找、檢索，這無疑減輕了工作人員的工作量，大大節(jié)省了工作時間，有助于實現(xiàn)管理工作效率的提升[2]。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟，事業(yè)單位需要保持先進的管理理念，轉(zhuǎn)變財務檔案管理方式，充分把信息技術(shù)利用起來，從而更好地對財務檔案進行管理，使其優(yōu)勢呈現(xiàn)出來，提升檔案管理的價值意義。

檔案信息化建設是應用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，可以提高檔案的利用率，把檔案的作用充分發(fā)揮出來。實現(xiàn)事業(yè)單位財務檔案信息化建設，能夠滿足當前形勢發(fā)展需要，可以保障檔案安全，從而增強檔案管理的有效性，保證事業(yè)單位的各個項目正常運作。在信息化時代背景下，我國各項事業(yè)都已向信息化方向加速發(fā)展，加強檔案信息化發(fā)展至關(guān)重要[3]。長期整理冗長煩瑣的財務檔案資料，會降低檔案工作人員的工作熱情，與當今時代發(fā)展趨勢不相符合。為此，事業(yè)單位需要重視檔案信息化建設，確保財務檔案管理滿足時代發(fā)展特征，以此跟上時代發(fā)展步伐，提高財務檔案管理的實效性。

3 當前檔案信息化過程中存在的困境

3.1 檔案信息化建設參差不齊

檔案信息化建設依賴于信息技術(shù)的應用，因各地的信息技術(shù)發(fā)展存在差異性，檔案信息化建設參差不齊，這影響了檔案信息化建設的整體水平。一般來說，在經(jīng)濟水平較高的一線城市，檔案信息化建設相對完善，其投入的資金和技術(shù)比較充足。而對于經(jīng)濟發(fā)展落后的城市，其檔案信息化建設還存在諸多問題，檔案管理水平還有很大的提升空間。

3.2 檔案信息化管理專業(yè)人才不足

檔案管理必然離不開專業(yè)素質(zhì)較高的人才，檔案管理涉及的事物較多，其工作煩瑣冗雜，管理人員需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升，充分利用檔案資料發(fā)揮其應有的價值。財務檔案管理區(qū)別于普通的檔案管理，尤其在信息化背景下，儲存的財務檔案量較多，管理人員需要對其整合、歸檔，把相關(guān)的檔案歸納到同一級目錄中，便于日后在信息系統(tǒng)中查找、提取。

檔案信息系統(tǒng)的應用，需要檔案管理工作人員具備一定的硬件應用能力，能夠規(guī)范使用。在新形勢下，檔案信息化管理制度顯得極為重要，它是開展檔案信息化管理的思想指導，是確保有序開展檔案管理工作的重要因素，檔案信息化管理工作人員需要將完善的制度作為工作依據(jù)。因此，事業(yè)單位需要制定完善的財務檔案信息化管理制度。

3.3 檔案管理人員缺乏信息化網(wǎng)絡管理意識

在信息化背景下，檔案管理從以往的紙質(zhì)歸檔管理轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡管理，其工作模式發(fā)生了很大的改變，一些檔案管理人員仍舊保持以往的工作思想，對新型的信息化管理不太適應，缺乏信息化網(wǎng)絡管理意識，這影響了檔案信息化建設進程。在當前形勢下，若是檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡意識，可能會導致檔案存在風險，混淆檔案資料，在很大程度上會影響檔案的利用率，造成不必要的損失。數(shù)字化處理檔案是時代發(fā)展的必然趨勢，檔案管理人員必須要保持與時俱進的工作理念，提高自身的網(wǎng)絡管理意識，以此促進檔案管理工作效率的提升。

4 加強事業(yè)單位財務檔案信息化管理的有效途徑

4.1 明確財務管理工作目標

在信息化背景下，事業(yè)單位需要明確財務管理工作目標，從實際出發(fā)，對自身的財務情況進行全方面的分析，根據(jù)實際情況，做出科學合理的財務規(guī)劃，以便更好地推動財務工作的有序?qū)嵤?。事業(yè)單位的財務工作相對比較復雜，其中涉及的內(nèi)容較為繁雜，明確財務管理工作目標，是實現(xiàn)財務檔案信息化管理的根本條件，是重要的指導思想。事業(yè)單位需要具體情況具體分析，結(jié)合所開展的項目，綜合各個因素，設立明確的財務管理目標，確保有效地開展財務檔案信息化管理工作，促進財務管理整體水平提升。

4.2 建立科學合理的信息化財務管理制度

目前，仍然有一些事業(yè)缺乏科學合理的信息化財務管理制度，影響了檔案管理工作的有效性，制約了財務管理水平的提升?；谛畔⒒曈蛳?，事業(yè)單位必須認清時代發(fā)展趨勢，革新財務管理制度，根據(jù)自身的發(fā)展實際情況，建立科學合理的信息化財務管理制度，以此確保檔案管理工作的有序?qū)嵤Ｘ攧展芾碇贫鹊囊?guī)范性，與事業(yè)單位的項目運作有著緊密的聯(lián)系，對事業(yè)單位的影響頗深，事業(yè)單位可從自身的項目運作出發(fā)，制定符合自身發(fā)展的信息化財務管理制度，并嚴格按照制度開展工作，切實有效地發(fā)揮出信息化財務管理制度的作用，確保高效開展管理工作，在工作開展中取得較好的效果。

4.3 加強財務檔案信息化管理工作人員的專業(yè)培訓

事業(yè)單位需要加強對檔案信息化管理工作人員的專業(yè)培訓，使之專業(yè)素質(zhì)不斷提升，更好地為工作服務，以此促進財務檔案管理工作效率的提升。事業(yè)單位可定期對財務檔案管理工作人員進行考核，把考核結(jié)果納入綜合測評之中，以此鞭策檔案管理工作人員不斷完善自我，主動學習專業(yè)知識。另外，事業(yè)單位可以給財務檔案管理人員提供學習機會，如與其他單位交流學習，或組織集中培訓，或開展專業(yè)知識競賽活動，激發(fā)財務檔案管理工作人員的學習熱情和工作熱情，以此實現(xiàn)對財務檔案信息化管理工作人員的培養(yǎng)，確保財務檔案管理工作有序進行，保證事業(yè)單位各個項目正常運作。

4.4 加快檔案信息化基礎設施建設

信息技術(shù)的發(fā)展為加快檔案信息化基礎設施建設提供了便利條件，事業(yè)單位需要把信息技術(shù)充分地利用起來，建立完善的財務檔案信息系統(tǒng)，通過強大的技術(shù)支撐保證網(wǎng)絡辦公環(huán)境安全，確保財務檔案管理工作高效開展。事業(yè)單位需要充分保證網(wǎng)絡條件能夠滿足工作需求，能夠保證網(wǎng)絡辦公實現(xiàn)檔案的歸檔、查閱、提取、修改、補充等活動進行，確保減輕財務檔案管理人員的工作量，節(jié)省辦公時間，提高管理效率，以便跟上信息化檔案建設發(fā)展進程。因此，需要加快檔案信息化基礎設施建設，便于更好地保存檔案資料，確保檔案的完整真實性，以此提高事業(yè)單位財務檔案管理工作的有效性。

5 結(jié)語

總而言之，在信息化時代背景下，信息技術(shù)的應用為加強事業(yè)單位財務檔案管理創(chuàng)造了有利條件，以信息化建設帶動了檔案工作的規(guī)范化，能夠有效實現(xiàn)檔案信息化管理，有助于提高事業(yè)單位財務檔案管理工作水平，增強檔案管理的實效性。事業(yè)單位需要積極應對困境，結(jié)合本單位的實際情況，通過多種途徑，加強財務檔案管理，保證高效地開展財務檔案管理工作，并充分利用檔案資料，發(fā)揮檔案的價值作用，促進檔案工作水平進一步提高。

（作者系山東省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳機關(guān)服務中心 助理會計師）

【參考文獻】

[1]文建.探究行政事業(yè)單位專項資金的管理[J].財經(jīng)界（學術(shù)版），2017（14）：55.

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[3]李玉輝.淺議大數(shù)據(jù)背景下加強事業(yè)單位財務管理的策略[J].中國商論，2018（24）：176-177.