蔡春玫

【摘要】就目前我國(guó)大部分企業(yè)檔案管理工作開展的情況而言，想要切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量，還需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，在原有的管理體系上進(jìn)行完善。本文淺析檔案管理工作的重要性，提出優(yōu)化管理效率的措施。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)管理;檔案管理;重要作用

檔案是記錄個(gè)人、團(tuán)體、社會(huì)等行為活動(dòng)的重要形式。從古至今，檔案記錄工作經(jīng)歷了各種各樣的形式，如繩結(jié)法、刻木法、甲骨等，發(fā)展到以文本記錄和電子記錄為主的檔案記錄形式。這些發(fā)展無(wú)處不體現(xiàn)著人類智慧和高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)。在科技迅速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，“知識(shí)”的價(jià)值越來(lái)越凸顯出來(lái)，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展起著重要作用，不言而喻，我們已經(jīng)步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)在各方面發(fā)揮著重要作用，提高了各行業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)的質(zhì)量和價(jià)值。

一、重要性淺析

信息化時(shí)代，企業(yè)想要在行業(yè)發(fā)展中占據(jù)主動(dòng)，就要做好相關(guān)的信息采集、分析工作，而檔案作為信息的重要來(lái)源之一，對(duì)企業(yè)打好信息仗具有極為重要的意義和參考價(jià)值。所以，檔案管理工作的質(zhì)量，直接影響企業(yè)未來(lái)發(fā)展的格局。

首先，檔案管理工作能夠保障企業(yè)運(yùn)行的流程性，當(dāng)企業(yè)內(nèi)部任何一個(gè)部門需要調(diào)取檔案時(shí)，可以迅速作出反應(yīng)，如果由于管理體制存在缺陷的話，會(huì)延誤該部門工作人員的工作進(jìn)度。其次，企業(yè)檔案部門存儲(chǔ)了海量的信息資料，除了企業(yè)自身的資料之外，還要同行業(yè)以及海外市場(chǎng)的資料等，而這些資料是開展大數(shù)據(jù)分析必要的信息，所以檔案管理工作可以為企業(yè)提供寶貴、豐富的數(shù)據(jù)信息，從而幫助企業(yè)更好地制定發(fā)展戰(zhàn)略。檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)精確的數(shù)據(jù)、過(guò)程等，這些單靠人腦是不足以長(zhǎng)久記憶的，并且不能提供更加直觀有效的表現(xiàn)形式。而對(duì)于檔案，不僅可以利用文字永恒的記憶企業(yè)相關(guān)活動(dòng)，而且其呈現(xiàn)形式可以多樣化，有利于企業(yè)決策者更好地獲取歷史數(shù)據(jù)，做出更為客觀的評(píng)論。同樣的，這些記錄數(shù)據(jù)可以作為企業(yè)的憑證，當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以采用這些記錄的數(shù)據(jù)作為重要依據(jù)，為矛盾的解決提供證據(jù)。

二、主要管理措施淺析

（一）創(chuàng)新理念。作為企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的負(fù)責(zé)人，再到企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，都要打破傳統(tǒng)的管理思維，創(chuàng)新理念，才能夠有效提升企業(yè)檔案管理的效率。首先，要合理配置檔案資源，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)情況開展檔案管理工作。檔案管理不僅指企業(yè)員工人事檔案的管理，還包含企業(yè)工程項(xiàng)目等全方位的和企業(yè)有關(guān)的信息。作為檔案管理工作人員而言，要主動(dòng)打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，不是按照常規(guī)的檔案記錄流程，對(duì)相應(yīng)的資料進(jìn)行歸檔，而是在拿到資料之后，迅速反映資料對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，進(jìn)而可以對(duì)該部分資料進(jìn)行更加具有針對(duì)性的管理。尤其是企業(yè)的科技檔案，是企業(yè)在同行業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，無(wú)論是深入研發(fā)，還是實(shí)際應(yīng)用，都需要借調(diào)檔案查看，所以對(duì)此類檔案的管理工作要提高重視，在保障檔案內(nèi)容無(wú)損的前提下，還要確保檔案本身的安全性。其次，企業(yè)要定期開展宣傳教育工作，促使每一位企業(yè)員工都能夠認(rèn)同“檔案就是企業(yè)資產(chǎn)”的理念，只有這樣，才能夠切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，對(duì)檔案管理工作人員而言，無(wú)論是科技成果、會(huì)計(jì)檔案，亦或者是影像資料，相應(yīng)的工作人員都會(huì)嚴(yán)格按照檔案管理的流程執(zhí)行。

（二）借助電子信息技術(shù)提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式都是由人工操作，最終以紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔的，整體管理效率不高，而且檔案保存需要配置大面積的檔案室，對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的工作人員而言，想要借閱檔案需要長(zhǎng)時(shí)間的查找，而對(duì)于檔案管理部門的工作人員，同樣需要大量的時(shí)間來(lái)維護(hù)以往的檔案，并開展新檔案的收錄工作，所以要借助電子信息技術(shù)，切實(shí)提升檔案管理效率，才能夠切實(shí)提高企業(yè)檔案管理工作的效率。也就是說(shuō)，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，打造一套電子檔案管理系統(tǒng)。首先，要深入探究企業(yè)的組織架構(gòu)，詳細(xì)記錄各個(gè)部門檔案的構(gòu)成情況。在開展前期調(diào)研工作的過(guò)程中，要詳細(xì)分析每一個(gè)部門實(shí)際的工作情況。其次，依照前期調(diào)研得到的檔案數(shù)據(jù)，搭建相應(yīng)的電子管理系統(tǒng)。系統(tǒng)需要對(duì)每個(gè)部門進(jìn)行編號(hào)，而每個(gè)部門的下屬組織則使用二級(jí)編號(hào)，例如科研部門-第一科研小組對(duì)應(yīng)的編號(hào)就為“001-001”，以此類推，將企業(yè)所有的部門或項(xiàng)目以編號(hào)的形式錄入系統(tǒng)當(dāng)中。最后，要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試。選擇企業(yè)的一個(gè)部門或項(xiàng)目作為測(cè)試部門，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行試運(yùn)行，當(dāng)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行期間出現(xiàn)BUG的時(shí)候，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修正，直到管理系統(tǒng)可以正常存儲(chǔ)、調(diào)取檔案。在電子檔案管理系統(tǒng)的加持下，可以有效降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，在一份資料信息錄入完畢后，只需要點(diǎn)擊保存按鈕，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的電子檔案，并按照檔案提前設(shè)置的路徑保存，期間不需要任何人工操作就能夠完成。當(dāng)企業(yè)職工想調(diào)取檔案用來(lái)查找信息，可以在連接企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的電腦上查詢，而不是到檔案室調(diào)取，對(duì)于一些機(jī)密檔案而言，只有在企業(yè)職工取得相應(yīng)訪問(wèn)等級(jí)之后才能夠查閱，這樣在實(shí)現(xiàn)了檔案管理便捷化的同時(shí)，還能夠確保企業(yè)機(jī)密檔案的安全。此外，對(duì)于人事檔案管理工作而言，在電子檔案管理系統(tǒng)的加持下，人事部門可以為每一位工作人員配置相應(yīng)的IC卡，當(dāng)任何一位職工需要辦理人事調(diào)動(dòng)手續(xù)的時(shí)候，只需要刷卡，其個(gè)人檔案就會(huì)被調(diào)取出來(lái)，整個(gè)流程只需要十幾分鐘的時(shí)間就可以完成，和傳統(tǒng)的人事調(diào)動(dòng)模式相比，電子管理系統(tǒng)的工作效率極高，極大程度上簡(jiǎn)化了人事調(diào)度的流程。

（三）優(yōu)化管理體制?，F(xiàn)代化企業(yè)一個(gè)顯著的特征是高效，企業(yè)為了謀求更好的發(fā)展，就要適應(yīng)時(shí)代特征，才能夠占據(jù)更大的市場(chǎng)份額。作為企業(yè)檔案管理工作而言，需要從管理體制入手，通過(guò)采取具有針對(duì)性的措施來(lái)提升企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。首先，要深化并拓展檔案管理工作。檔案管理工作不僅僅是文檔收集工作，其中科技類的檔案對(duì)于提升核心科研實(shí)力有著重要的意義，而行業(yè)數(shù)據(jù)類的檔案由于能夠?qū)κ袌?chǎng)未來(lái)發(fā)展作做出很好的預(yù)判，所以在實(shí)際開展檔案管理工作的過(guò)程中，要注重深度。企業(yè)在實(shí)際開展檔案管理工作的過(guò)程中，要形成集檔案、資料、統(tǒng)計(jì)、情報(bào)以及信息為一體的綜合信息管理平臺(tái)，企業(yè)各個(gè)部門都能夠從平臺(tái)上汲取有助于推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的信息和資料。對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，檔案管理部門要將各類檔案的信息進(jìn)行匯總，以戰(zhàn)略報(bào)告的形式呈現(xiàn)給管理層級(jí)，為其制定企業(yè)未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠依據(jù)。其次，要以高效作為檔案管理的第一要義，在實(shí)際開展檔案管理工作的時(shí)候，要從單一逐步邁向綜合。檔案管理部門要從實(shí)際出發(fā)，順應(yīng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)變，對(duì)本部門的工作模式進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。在采取相應(yīng)措施之前，想要運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理體系的效率進(jìn)行評(píng)定，并根據(jù)評(píng)定的結(jié)果，先對(duì)體系的架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，將存在部分重疊的兩項(xiàng)工作流程予以合并，并對(duì)繁瑣的工作流程進(jìn)行精簡(jiǎn)，確保檔案管理工作的效率得到顯著的提升。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的質(zhì)量和效率直接影響企業(yè)的發(fā)展，所以企業(yè)要對(duì)該項(xiàng)工作提起足夠的重視，企業(yè)上下要充分認(rèn)同檔案管理工作的重要性，尤其是企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)，要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的作用，作為檔案管理部門的工作人員來(lái)說(shuō)，也要切實(shí)提高思想覺(jué)悟，認(rèn)真完成每一項(xiàng)檔案管理工作。此外，還要合理使用各項(xiàng)信息化技術(shù)，將檔案管理工作的效率提升一個(gè)檔次。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蘇艷梅.淺談檔案管理在醫(yī)院管理中的重要地位與作用[J].臨床醫(yī)藥實(shí)踐，2010（2）：106-108.

[2]于微.加強(qiáng)環(huán)保檔案管理，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益[A].軟科學(xué)論壇——公共管理體制改革與發(fā)展研討會(huì)論文集[C].中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)，2014.

[3]張羽.提高會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)中的經(jīng)濟(jì)效益[J].科技資訊，2014，12（6）：162.