羅琳

【摘要】涉密檔案管理一直都是檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，同時(shí)存在薄弱點(diǎn)，主要是檔案管理人員自身缺乏責(zé)任心，缺乏對(duì)涉密檔案的重視程度，以至于相關(guān)的制度得不到完善。另外，還缺乏對(duì)涉密檔案管理人員的監(jiān)督工作，以至于涉密管理人員很難自我約束。本文就涉密管理工作談幾點(diǎn)看法，為涉密管理工作人員提供理論指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】高校;涉密檔案;管理工作

涉密檔案，顧名思義，涉及國(guó)家或者工作上的秘密，不能被公開。涉密檔案管理一旦被公布出來(lái)可能危害國(guó)家安全，利益受損。一般情況下，涉密檔案分為三個(gè)級(jí)別，即絕密、機(jī)密以及秘密。對(duì)于國(guó)家而言，我國(guó)周邊局勢(shì)瞬息萬(wàn)變，暗流涌動(dòng)，國(guó)家必須做好一切防御外敵的準(zhǔn)備，于是培養(yǎng)一批強(qiáng)大的軍隊(duì)，研究出先進(jìn)的戰(zhàn)爭(zhēng)武器，這些都會(huì)在處理周邊問題時(shí)具有說話權(quán)，都包含著重要的軍事機(jī)密，需要國(guó)人保密，需要制定保密制度，雖然保密在整個(gè)過程中是不起眼的環(huán)節(jié)，但是仍需要引起重視。對(duì)于企業(yè)來(lái)說，一些關(guān)鍵的商業(yè)信息是自己在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中制勝的法寶，絕對(duì)不能泄露，可見涉密檔案管理工作是重中之重。

一、目前涉密檔案管理工作的做法

生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)型企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中必定要經(jīng)過一系列的建設(shè)、改造以及維護(hù)的過程，以航空工業(yè)為例，航空工業(yè)技術(shù)改造過程中經(jīng)歷了很多過程，例如建設(shè)生產(chǎn)線、實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)以及相關(guān)的改造工程，這些建設(shè)期間需要引進(jìn)大量的設(shè)備、儀器儀表等，這些過程都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，這些資料都是要存檔的，以后一旦某個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)了問題或者需要進(jìn)行維修，那么就需要查找這些資料以支撐后期的維護(hù)過程，當(dāng)然，這些資料作為企業(yè)擁有資產(chǎn)的憑證，需要好好保存。技術(shù)改造項(xiàng)目過程必然會(huì)產(chǎn)生一系列的資料，這些資料作為項(xiàng)目開展過程的有效憑證，為以后項(xiàng)目檢查做足準(zhǔn)備。閱讀這些資料可以看出相關(guān)技術(shù)改造的投資重點(diǎn)與方向，甚至能看出技術(shù)水平與研制出的設(shè)備發(fā)展程度，一旦這些資料落入競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里，就好比別人看穿自己的本質(zhì)，必然利于對(duì)手找準(zhǔn)自己的弱點(diǎn)，所以，航空公司應(yīng)當(dāng)做好這些檔案的保密工作，加強(qiáng)保密檔案資料的管理，從目前的管理水平來(lái)看，其主要的做法如下：檔案資料都存放在具有密碼鎖或者指紋鎖的柜子里，這個(gè)密碼只有自己知道。涉密檔案管理流程一般包括以下幾點(diǎn)：即檔案資料的收集→整理→保管→借閱，這一個(gè)過程的每一環(huán)節(jié)都有可能造成資料的泄密，造成不必要的損失;當(dāng)這些檔案資料需要進(jìn)行復(fù)制時(shí)，基本上需要填寫一份申請(qǐng)單，這個(gè)申請(qǐng)單上需要經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)的簽字蓋章以后才能拿到檔案管理員那里去復(fù)印，復(fù)印完成必須履行完成手續(xù)。當(dāng)檔案管理人員離開此崗位之時(shí)，需要履行移交手續(xù)，將移交的資料列出詳細(xì)的清單，雙方應(yīng)在移交清單上簽字以確認(rèn)移交手續(xù)完成。某些涉密檔案不能公布于眾，又不需要保存下來(lái)，應(yīng)當(dāng)履行銷毀手續(xù)，相關(guān)人員需要提交一份銷毀審批記錄表，記錄表應(yīng)當(dāng)記錄完整，而且還需要經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)簽字，例如分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)等，銷毀地點(diǎn)應(yīng)為公司集中銷毀處。

二、涉密管理工作中存在的問題

第一節(jié)所介紹的涉密檔案管理工作的做法存在許多漏洞，雖然在一定程度上防止公司的秘密被泄露出去，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，人們獲得涉密檔案文件的方式越來(lái)越先進(jìn)，涉密檔案管理工作的創(chuàng)新不足。筆者從事多年的涉密檔案管理工作，積累了一些涉密檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，但是縱觀涉密檔案管理過程，會(huì)發(fā)現(xiàn)存在許多問題，這些問題都有可能導(dǎo)致涉密檔案泄露，具體包括如下幾點(diǎn)：

第一，保密性處理不到位。當(dāng)公司與第三方公司簽訂技改項(xiàng)目合同以及文本時(shí)，公司對(duì)所簽訂文檔的保密性處理方式不到位，例如項(xiàng)目背景、用途以及最終用戶等，最終使企業(yè)簽訂的文件信息泄露。

第二，涉密信息以外的技術(shù)內(nèi)容。企業(yè)讓第三方企業(yè)履行合同所要求的項(xiàng)目時(shí)，有可能存在一些有關(guān)涉密信息以外的技術(shù)內(nèi)容，而這些技術(shù)內(nèi)容是履行合同所必需的，又是本次合同信息以外的涉密信息。被有心人利用會(huì)導(dǎo)致這些信息被泄露。

第三，員工保密意識(shí)和保密制度問題。涉密項(xiàng)目由多個(gè)合作企業(yè)共同完成，如果合作方企業(yè)員工保密意識(shí)不強(qiáng)，保密制度不健全，這就有可能導(dǎo)致項(xiàng)目相關(guān)資料泄露，影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

第四，未簽訂保密協(xié)議。一般情況下，企業(yè)與合作方合作時(shí)需要簽訂保密協(xié)議，確保項(xiàng)目實(shí)施整個(gè)過程中資料不被泄露，但是簽訂這個(gè)保密協(xié)議并沒有受到監(jiān)督，很有可能導(dǎo)致某些內(nèi)容忽略了簽訂保密協(xié)議，員工對(duì)此也沒有保密的意識(shí)，所以存在相關(guān)需要保密的信息泄露。

三、涉密檔案管理工作的要求

一個(gè)企業(yè)的技術(shù)改造項(xiàng)目中間流程很多，需要認(rèn)真組織，落實(shí)到位，這些過程涵蓋立項(xiàng)、科研、設(shè)計(jì)施工以及竣工后的驗(yàn)收，乃至驗(yàn)收后的評(píng)價(jià)工作，這個(gè)過程涉及許多要保密的文件，這就需要對(duì)檔案管理人員提出更高的要求：首先，加強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)與工作能力，管理人員掌握了許多保密性的管理資料，一旦泄露可能造成巨大損失，必須提高管理人員的保密意識(shí)，做好管理工作，避免管理資料特別是涉密管理資料泄露。企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，對(duì)涉密信息守口如瓶。其次，目前，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)履行好自身的基本職責(zé)，使所保管的資料完整、整潔、有秩序。再次，應(yīng)當(dāng)設(shè)立一套嚴(yán)格的檔案管理制度，加強(qiáng)管理，對(duì)涉密檔案的一系列操作都應(yīng)當(dāng)按照嚴(yán)格的手續(xù)進(jìn)行完成，例如，調(diào)檔、移出以及銷毀等，這些都需要經(jīng)過各層領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可進(jìn)行，缺一不可，任何人缺少手續(xù)都不能私自調(diào)檔，管理人員還應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查歸還后的檔案。最后，做好檔案利用監(jiān)督工作，做好檔案的利用及保密工作。

四、涉密管理工作的設(shè)想

根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)涉密檔案管理工作提出以下設(shè)想：第一，對(duì)于一些非保密性的技改項(xiàng)目，要保證不能有保密性信息出現(xiàn)。第二，對(duì)于涉密的項(xiàng)目，企業(yè)合作方應(yīng)有相應(yīng)的保密資質(zhì)，并在保密協(xié)議上簽字。第三，對(duì)技改的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料進(jìn)行定密處理，這樣才能有重點(diǎn)地進(jìn)行管理，定密的級(jí)別包括以下四種，即絕密、機(jī)密、秘密以及內(nèi)部。第四，對(duì)各個(gè)保密級(jí)別的文檔分開管理，做好區(qū)分工作，按照時(shí)間和作用區(qū)分開來(lái)，確定檔案的保存價(jià)值與保管期限。因?yàn)楹芏鄼n案的秘密級(jí)別會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化，這時(shí)涉密管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行升密、解密或者降密處理，提高管理效率與質(zhì)量。第五，制定完整的涉密檔案管理制度，如劃定密級(jí)制度、調(diào)密通知單等，這些制度能提高涉密檔案管理的效率。

五、結(jié)論

綜上所述，筆者總結(jié)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，粗略提出自己對(duì)涉密檔案文件的看法。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的迅猛發(fā)展，人民群眾的許多信息如同是公開的，一個(gè)企業(yè)或者國(guó)家如果不懂得如何創(chuàng)新涉密檔案管理工作，很多涉密檔案會(huì)被不法分子利用以達(dá)到自己的目的，危害國(guó)家與企業(yè)的安危，破壞社會(huì)和諧，損壞人民財(cái)產(chǎn)。對(duì)涉密檔案的創(chuàng)新式管理辦法需要無(wú)數(shù)學(xué)者進(jìn)行探索發(fā)掘，且前進(jìn)的步伐永不能停止。以上都是筆者下一步研究的重點(diǎn)。

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