淺談加強人事檔案集中管理與數(shù)字化建設(shè)

姚桂芳

【摘要】人事檔案作為企業(yè)和社會單位篩選錄用職工的依據(jù)，數(shù)字化進程將影響單位的管理成本。所以，為了不斷滿足社會需要，數(shù)字化人事檔案管理勢在必行。本文將通過研究如何推進人事檔案集中管理以及數(shù)字化建設(shè)，提高管理效率，降低管理成本。

【關(guān)鍵詞】重視程度;安全意識;加密管理

人事檔案關(guān)系人員個人信息，人事檔案的集中管理是企業(yè)開展數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息管理數(shù)字化為大勢所趨，工作效率大大提升，便捷程度更高。因此，為提高生產(chǎn)和生活效率，作為檔案管理組成之一的人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)加強推進管理數(shù)字化，時刻與潮流共同發(fā)展，促進社會各方面水平的提高。筆者通過對大中專畢業(yè)生、事業(yè)單位、公務(wù)員人員檔案工作經(jīng)驗進行總結(jié)，探討如何推進數(shù)字化建設(shè)。

一、人事檔案管理現(xiàn)存問題分析

人事檔案的處理是繁雜瑣碎的事情，傳統(tǒng)模式下，人事檔案管理效率較低，需要員工進行細(xì)心和耐心整理，經(jīng)常需要對任務(wù)內(nèi)容以及目標(biāo)進行改動，但是由于工作的特殊性，領(lǐng)導(dǎo)者常常忽視工作的重要性。人事檔案管理工作在實際管理過程中與社會服務(wù)聯(lián)系較少，通常為被動工作，即其他工作要求查閱時才進行人工查閱，不利于工作效率的提高，甚至由于長時間的忽視，導(dǎo)致人事檔案管理與時代脫節(jié)，不適應(yīng)社會發(fā)展，同時對于員工工作熱情也會產(chǎn)生一定的影響。

隨著社會進入大數(shù)據(jù)時代，人們對于信息化技術(shù)的應(yīng)用關(guān)注度逐漸提升，對于日常工作和生活的正面影響十分明顯，可以大幅度提升工作效率，在不斷便捷化、效率化的社會發(fā)展過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式最終轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理為主的形態(tài)。而現(xiàn)階段的人事檔案管理，大部分單位強調(diào)人工紙質(zhì)管理，不符合現(xiàn)代管理思維。與此同時，紙質(zhì)檔案管理易受保管的天氣、紙質(zhì)情況、填寫痕跡等問題影響，出現(xiàn)各種類型的損壞。同時，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的種種不足，一旦丟失或損壞，尋找和修復(fù)毀損檔案需要耗費巨大的人力物力，增加社會或企業(yè)成本，達(dá)不到人事檔案應(yīng)有的管理要求。

二、人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

參考其他類型檔案的數(shù)字化管理模式，人事檔案數(shù)字化管理可以將信息錄入系統(tǒng)，通過輸入關(guān)鍵字詞進行查詢。而在信息整理過程中，可以大量、短時間地接受信息錄入，并通過人工設(shè)置，系統(tǒng)可完成自動歸檔歸類，最后進行打包儲存。檔案還可以進行加密和備份處理，降低員工由于操作等原因損毀資料的風(fēng)險。所以，數(shù)字化建設(shè)對于人事檔案管理而言具有全面保管信息、加密儲存信息以及快速調(diào)用信息的效果，使人事檔案管理效率提高，降低社會人事管理成本。

三、人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)

（一）紙質(zhì)資料真實、準(zhǔn)確。在進行網(wǎng)上錄入時，需要進行日常的人事檔案統(tǒng)計工作，對搜集的材料進行鑒別、整理、保管等工作，確保紙質(zhì)資料的正確性和真實性。主要包括：案卷管理、材料管理、審核和維護。

（二）準(zhǔn)確錄入信息。人工錄入信息保持細(xì)心和耐心，對檔案材料根據(jù)具體特征進行分類管理，輸入完成后，交由負(fù)責(zé)人審核，最后保存。

（三）建設(shè)高保密性的專用查詢系統(tǒng)。人事檔案作為個人私密信息，除合法用途外，任何人不得侵犯。所以，為保證合法使用，其查詢系統(tǒng)應(yīng)具有高度專業(yè)化，以及個人針對性，即通過身份證等有效信息獲取個人檔案信息。采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，建立目錄，或是通過日期查詢等，高效地獲得相關(guān)資料，降低處理成本。而在檔案錄入查閱調(diào)用的過程中，需要進行加密處理，防止網(wǎng)絡(luò)安全問題引發(fā)的信息泄露，使人事信息更安全可靠。

四、進行人事檔案數(shù)字化管理的方法

單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)事實上是一個從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理的過程。強調(diào)工作人員更好地整理和運用紙質(zhì)檔案，通過數(shù)字化管理，方便外界相關(guān)人事對信息的合法查詢和使用。根據(jù)以上特點，參考其他類型信息管理的數(shù)字化發(fā)展過程，提出以下可行路徑：

（一）加強人員數(shù)字化管理意識，夯實專業(yè)基礎(chǔ)。想要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理行為，首先需要培養(yǎng)員工意識，在培養(yǎng)過程中不僅通過開會、指導(dǎo)等方式進行，可以組織專門的員工培訓(xùn)。通過構(gòu)建內(nèi)部培訓(xùn)機制，學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理技能，在這一過程中，學(xué)習(xí)數(shù)字化管理的目標(biāo)、意義和作用，深刻理解數(shù)字化管理的重要性和必要性。除了員工需要轉(zhuǎn)變意識，領(lǐng)導(dǎo)也需要時刻關(guān)注和明確數(shù)字化建設(shè)進展，真正實現(xiàn)全方位的數(shù)字化管理意識，減少管理阻力。在培訓(xùn)過程中，員工主要學(xué)習(xí)如何將理論知識運用到實際的操作當(dāng)中，需要通過模擬訓(xùn)練，提高操作意識;科學(xué)化開展信息從收集到最后查詢利用的全過程工作，對每個步驟都有明確的認(rèn)識。

（二）增強檔案信息化管理的安全意識。雖然數(shù)字化管理效率提升，但要明確這不是萬全之策，需要重點提升員工的信息安全意識?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，新興技術(shù)在發(fā)展過程中存在一定的不確定性。由于網(wǎng)絡(luò)錄入、傳輸信息可能存在外來攻擊專用網(wǎng)址、偷盜人員信息;或是由于硬件損毀未及時處理導(dǎo)致的信息遺漏或丟失等問題，若未得到足夠的重視，有可能為單位帶來嚴(yán)重的損失，同時惹上道德非議和法律風(fēng)險。檔案信息化管理需要一個健全的系統(tǒng)、安全的傳輸通道，同時做好備份管理工作。通過內(nèi)部健全數(shù)據(jù)庫，對使用權(quán)限進行加密管理，設(shè)置防護墻和硬件損毀自動備案設(shè)置等，提高信息安全性。輔助通過紙質(zhì)版管理，作為后備安全管理，同時提高相關(guān)技術(shù)人員的法律意識，保障人事檔案信息安全。

（三）健全管理流程。對數(shù)字化管理的信息采集到查閱的過程，通過設(shè)置不同的訪問權(quán)限來控制用戶可訪問內(nèi)容。從采集到審核，應(yīng)由人事檔案管理的不同職員專人負(fù)責(zé)，加強數(shù)字化管理的準(zhǔn)確性;同時，系統(tǒng)的維護由專業(yè)的維護人員進行管理;跨系統(tǒng)的信息傳輸和后臺幫助指引等工作進行整合，落實人員查閱登記制度，保障實體查閱、電子查閱、下載等使用檔案信息操作進行備注，以便相關(guān)部門監(jiān)察資料使用的合法性問題。

（四）加大數(shù)字化設(shè)備的投入。單純強調(diào)人員意識以及網(wǎng)絡(luò)安全并不是數(shù)字化管理的全部內(nèi)容，需要單位為相關(guān)工作準(zhǔn)備信息錄入設(shè)備、檔案柜、掃描儀、保險箱、打印機等的設(shè)備，為職員進行快速錄入、高效安全管理提供途徑，實現(xiàn)人性化、科學(xué)化的數(shù)字化建設(shè)進程，加快數(shù)字化運用，從而進一步提高職員的專業(yè)性。

（五）統(tǒng)一軟件，提高兼容性。單位選取信息化處理軟件時，應(yīng)當(dāng)對其軟件兼容性進行分析，保證系統(tǒng)可以在統(tǒng)一平臺運行，在運用過程中盡可能不對其進行更換，以避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，不利于信息傳輸和審核。統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件能規(guī)范文本、照片、音像等資料，大大提高信息在不同設(shè)備中的兼容性，以確保工作的專業(yè)性，減少職工審查資料的耗時。在運用數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)時，需要單位構(gòu)建穩(wěn)定的、信息處理能力強的統(tǒng)一系統(tǒng)，避免運行速度限制導(dǎo)致工作的堆積或傳輸不及時。所以，單位建立數(shù)據(jù)庫時應(yīng)采用多樣的信息技術(shù)，通過外部設(shè)備確保信息采集質(zhì)量，在后期使用過程中，及時升級系統(tǒng)，確保系統(tǒng)為最新版本，提升運行效率。

五、結(jié)語

數(shù)字化管理人事檔案，是提高社會各單位檔案處理的工作效率、高效實現(xiàn)單位目標(biāo)的途徑，提升人事信息管理的安全性和查閱的便捷性，為社會網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)察提供途徑。另外，隨著信息化的發(fā)展，對技術(shù)人員的技術(shù)要求和學(xué)習(xí)能力要求越來越高，工作人員應(yīng)當(dāng)與時俱進，及時了解行業(yè)的先進技術(shù)，了解自身企業(yè)可以用到的環(huán)節(jié)，及時進行補充，在保證信息安全的前提下，盡可能提升管理效率，構(gòu)建數(shù)字化管理制度。

【參考文獻】

[1]韓春紅.基于干部人事檔案數(shù)字化有關(guān)問題的探究[J].濟南職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2015（1）：119-121.

[2]彭碧珍.淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考[J].科技與創(chuàng)新，2017（3）：76-77.

[3]徐昕.簡析人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].工程技術(shù)：全文版，2016（11）：71.