李杰

【摘要】醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，做好醫(yī)院檔案管理工作能夠提升醫(yī)院整體水平。醫(yī)院檔案管理工作要制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，大幅度提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。本文簡要探究了如何建立更有效的醫(yī)院檔案規(guī)章制度，分析在各項規(guī)章制度下的人員配置問題，提出醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)性提升建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;規(guī)章制度;建立標(biāo)準(zhǔn);人員配置

醫(yī)院檔案管理工作是對醫(yī)院檔案進(jìn)行綜合系統(tǒng)性管理，將各個科室的檔案進(jìn)行集中收集，科學(xué)分類并進(jìn)行有效的管理。建立健全醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)章制度，首先要建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和安全化的醫(yī)院檔案管理制度，并提升醫(yī)院檔案管理工作人員的整體素質(zhì)和責(zé)任意識，使檔案管理的人員配置滿足規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

一、醫(yī)院檔案規(guī)章制度的建立標(biāo)準(zhǔn)問題探究

（一）建立規(guī)范化的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。醫(yī)院檔案工作具有一定程度的保密性，為了確保醫(yī)院檔案工作能夠順利開展，應(yīng)當(dāng)建立起規(guī)范化的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。醫(yī)院檔案部門的主要工作內(nèi)容就是對醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理，檔案管理工作比較復(fù)雜，各個工作環(huán)節(jié)具有較強的關(guān)聯(lián)性，因此要建立完善醫(yī)院檔案規(guī)章制度，使醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行。醫(yī)院檔案工作主要涉及收集、歸檔、整理、保管和銷毀等方面，這些工作內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣，每個環(huán)節(jié)都要保證順利完成。如果醫(yī)院檔案管理工作缺少規(guī)范化的規(guī)章制度，會使醫(yī)院檔案歸檔工作執(zhí)行力下降，例如會使醫(yī)院檔案無法及時完成歸檔，一些比較重要的檔案遲遲無法歸檔，使醫(yī)院檔案丟失、損毀的風(fēng)險提升，這些情況會嚴(yán)重制約醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。為了使醫(yī)院檔案體現(xiàn)出規(guī)范化的一面，醫(yī)院檔案管理工作要印制統(tǒng)一的檔案袋，將檔案整理與驗收的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，對每個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管控?？梢砸罁?jù)相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，在醫(yī)院檔案管理工作中建立相應(yīng)的規(guī)章制度，為醫(yī)院檔案管理工作提供保障，避免醫(yī)院檔案丟失和損毀，讓醫(yī)院檔案管理工作有法可依，確保醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度更具規(guī)范化。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。在醫(yī)院檔案規(guī)章制度建設(shè)中，要體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的收集過程中，檔案的收集是基礎(chǔ)也是最主要的工作內(nèi)容，所以醫(yī)院檔案管理部門要對醫(yī)院檔案的收集有足夠的重視。標(biāo)準(zhǔn)化的收集程序是檔案良好收集的前提保證，也是醫(yī)院檔案規(guī)章制度的重要組成部分，醫(yī)院檔案的收集要具備一定的標(biāo)準(zhǔn)性，加強與醫(yī)院其他科室之間的聯(lián)系，明確醫(yī)院檔案文件的收集順序，對不同科室的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類，做到整理有序，方便查閱。醫(yī)院檔案管理工作者要對各個科室收集上來的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，及時將收集上來的檔案進(jìn)行整理，查看有無檔案缺失的情況發(fā)生，對收集合格的檔案及時進(jìn)行貼簽、封存。防止在后期查閱檔案時，由于收集上來的檔案數(shù)量缺失或沒有達(dá)到收集標(biāo)準(zhǔn)，而產(chǎn)生不必要的問題。醫(yī)院檔案管理工作者要提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識，充分認(rèn)識檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要性和必要性。在醫(yī)院內(nèi)部各科室積極開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化宣傳，從檔案的收集源頭入手，提高人員的檔案標(biāo)準(zhǔn)化意識，促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）建立信息化的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。醫(yī)院檔案的收集、歸檔和整理等工作比較繁瑣，要在特定的時間內(nèi)完成，同時也要保證檔案的準(zhǔn)確性。醫(yī)院信息化發(fā)展的腳步越來越快，為了配合醫(yī)院的發(fā)展，提高醫(yī)院檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，應(yīng)當(dāng)積極在醫(yī)院檔案管理工作中加入信息化技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。醫(yī)院規(guī)模逐漸擴大，相應(yīng)的醫(yī)院各類檔案數(shù)量也逐漸增多，如果只依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法，難以實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的全面管理，很容易造成檔案收集、歸檔、整理等工作效率低下，不僅消耗大量的人力物力資源，也不能有效保證醫(yī)院檔案的完整性。在醫(yī)院檔案工作中加入信息化管理理念，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理辦法與新時代的信息化管理辦法相結(jié)合，有效提升了醫(yī)院檔案的工作效率。在檔案的收集、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，不僅能更方便快捷地收集檔案，在調(diào)檔時能夠節(jié)省時間，提升了檔案的整理速度和存儲數(shù)量，同時降低了容錯率，防止檔案管理環(huán)節(jié)檔案損毀丟失。

（四）建立安全化的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。醫(yī)院檔案具有一定的隱私性，一般情況下，在醫(yī)院檔案中涉及的個人隱私信息較多，因此醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的建立要體現(xiàn)出檔案管理工作的安全性。在醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，在檔案收集過程中，要防止檔案個人隱私信息的泄露，檔案收集人員要按照工作程序完成檔案收集工作，及時在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的收集工作，提高檔案的安全性;在對醫(yī)院檔案進(jìn)行查閱時，要確保醫(yī)院檔案的保密程度，要對檔案查閱人員的身份進(jìn)行核實，詢問查閱目的，對外借的檔案要讓借閱人簽字并確定歸檔時間，對高度保密的檔案進(jìn)行查閱時，要逐級進(jìn)行報備審批，審批通過后方可進(jìn)行查閱，同時要避免將檔案帶出檔案室;對于信息化電子檔案來說，要在醫(yī)院檔案庫進(jìn)行分級管理時設(shè)置密碼，防止無關(guān)人員私自下載檔案。因此為了提升醫(yī)院檔案的管理能力，建立安全化的檔案管理規(guī)章制度是非常重要的。

二、醫(yī)院檔案規(guī)章制度下的人員配置問題分析

（一）要提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。醫(yī)院規(guī)模逐漸擴大，醫(yī)院檔案數(shù)量也逐漸增多，為了提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極提升醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)和技能水平，逐漸實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作向?qū)I(yè)化和安全化的方向發(fā)展。要定期對醫(yī)院檔案管理工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)知識和技能水平，同時也要對他們的檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，將醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)院的整體發(fā)展相結(jié)合，提高檔案管理人員的工作能力和責(zé)任意識。為了應(yīng)對醫(yī)院檔案信息化發(fā)展，要積極培養(yǎng)檔案管理工作人員學(xué)習(xí)新技能，結(jié)合信息化技術(shù)，將醫(yī)院檔案與信息技術(shù)相接軌。通過熟練運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子計算機，提升醫(yī)院檔案管理工作人員的收集、歸檔、整理等工作的信息化程度。對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，不要忽略對道德素養(yǎng)方面的培養(yǎng)，要培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員愛崗敬業(yè)和奉獻(xiàn)精神。檔案管理工作是比較復(fù)雜繁瑣又比較枯燥的，醫(yī)院檔案管理人員在工作中難免會出現(xiàn)消極態(tài)度，為了確保檔案管理工作的質(zhì)量，要積極對醫(yī)院檔案人員開展道德素質(zhì)培養(yǎng)教育，樹立積極向上的工作精神和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

（二）要建立醫(yī)院檔案管理人員的考核措施。為了實現(xiàn)全面提升醫(yī)院檔案管理人員的工作質(zhì)量，能夠更好的履行醫(yī)院檔案管理中的規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院檔案管理工作中建立相應(yīng)的考核機制，從醫(yī)院檔案的收集、歸檔、整理等工作入手，對檔案的收集質(zhì)量、收集時效、歸檔情況和整理情況等方面進(jìn)行全面考核，并且與日?？冃鄴煦^，對工作質(zhì)量完成較好的人員進(jìn)行相應(yīng)的獎勵，對工作態(tài)度散漫，效率低下，工作質(zhì)量較差的員工進(jìn)行處罰。在檔案規(guī)章制度規(guī)范下，實現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求。

三、結(jié)語

為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的全面發(fā)展，與時代發(fā)展接軌，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院檔案管理工作中建立相應(yīng)的規(guī)章制度。從醫(yī)院檔案的規(guī)章制度和人員配置方面入手，建立符合時代需要和醫(yī)院檔案管理需求的管理規(guī)則，逐步完善醫(yī)院檔案管理工作人員的合理配置問題，提高資源利用率，確保醫(yī)院檔案管理工作的高效開展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作穩(wěn)定高水平發(fā)展。

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