如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量及水平探討

杜娟

摘要：對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說，辦公室是處理眾多事務(wù)的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及，又能保證質(zhì)量。所以在選擇文秘人員的時(shí)候要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，要熟悉企業(yè)的基本業(yè)務(wù)，熟練掌握電子設(shè)備的使用，語言恰當(dāng)且應(yīng)急能力強(qiáng)，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點(diǎn)提高文秘質(zhì)量和水平的有效策略，為企業(yè)提供大致的方向。

關(guān)鍵詞：提高;辦公室;文秘工作;質(zhì)量;水平

一、增加辦公室文秘人員數(shù)量

眾所周知，企業(yè)單位的產(chǎn)業(yè)鏈較長，會(huì)有各種類型的工作需要整理。企業(yè)辦公室文秘工作量大，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導(dǎo)致了文秘人員數(shù)量難以滿足企業(yè)辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得企業(yè)不得不選擇臨時(shí)或兼職的文秘人員進(jìn)行處理，但是普通文秘人員由于沒有經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練，專業(yè)能力較差，往往不能很好地完成企業(yè)辦公室的大量工作，這給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前，企業(yè)必須增加文秘人員數(shù)量，并合理分配工作任務(wù)，以數(shù)量來彌補(bǔ)質(zhì)量的欠缺。比如一個(gè)人的工作兩個(gè)人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時(shí)在辦公室主任的指導(dǎo)下共同應(yīng)對(duì)。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時(shí)性的提速，不失為一種有效的方法。

二、構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度

對(duì)于企業(yè)的辦公室工作，為了切實(shí)地提升整體工作質(zhì)量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度，這也是一項(xiàng)重要的激勵(lì)手段。有利于更好地激發(fā)所有辦公人員的工作熱情。企業(yè)通過健全的獎(jiǎng)勵(lì)制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發(fā)文秘工作人員對(duì)自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時(shí)，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進(jìn)工作技能。此外，企業(yè)在制定獎(jiǎng)懲制度的時(shí)候，還要具體根據(jù)內(nèi)部各個(gè)工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評(píng)估。以確保制度的科學(xué)性、有效性、可行性，在推行獎(jiǎng)懲制度過程中也要定期進(jìn)行測評(píng)。

三、加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的技能培訓(xùn)

辦公室文秘的工作雖然每天都是任務(wù)繁重，數(shù)量巨大，但是每次的難易程度是不一樣的。那么，不一樣的工作難度就會(huì)有不一樣的工作效率。簡單的工作就會(huì)效率高，難度高的工作就會(huì)效率低，工作人員很難保證每一次的工作效率。因此，需要加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的技能培訓(xùn)，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前衛(wèi)的工作思想是保證工作效率的一個(gè)有效手段。高技能的文秘工作者可以為企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)辦公室文秘的發(fā)展。

四、完善辦公室規(guī)范條例

通過完善的制度條例對(duì)文秘進(jìn)行行為規(guī)范。比如遵循職業(yè)道德規(guī)范，嚴(yán)格要求自身，保證良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，自覺遵守公司的規(guī)章制度;努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和辦事水平;提高辦事效率和質(zhì)量;服從上級(jí)安排，利用自己的專業(yè)能力維持企業(yè)辦公室工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。培訓(xùn)和建立制度是對(duì)文秘人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)過程，是對(duì)辦公室工作質(zhì)量和水平的有效提升，如果辦公室文秘能夠自覺遵守以上原則性要求，那么辦公室工作質(zhì)量就會(huì)得到有效的提升。

五、激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是國家、企業(yè)獲得發(fā)展動(dòng)力的重要前提。很多人認(rèn)為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實(shí)際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創(chuàng)新。從文秘工作的工作性質(zhì)來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對(duì)文秘工作的工作模式進(jìn)行反復(fù)思索，將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除，通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新，使其在實(shí)際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識(shí)，可實(shí)施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵(lì)文秘人員在工作中進(jìn)行大膽創(chuàng)新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如，在進(jìn)行通信信息收集時(shí)，除了報(bào)紙、內(nèi)部雜質(zhì)等傳統(tǒng)信息渠道，文秘人員可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，但網(wǎng)絡(luò)信息存在很多不真實(shí)情況，文秘人員在信息收集時(shí)需要逐一進(jìn)行核實(shí)，避免信息的不準(zhǔn)確而影響下一步工作的開展。第二，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現(xiàn)出來，利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。

六、結(jié)束語

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎(jiǎng)罰制度和人性化管理，增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任心，不斷增強(qiáng)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平，提升文秘人員的工作質(zhì)量和公司的綜合管理水平。

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