論大數(shù)據(jù)在行政單位檔案管理中的運(yùn)用

高軍英

摘要：為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要，更好地履行國家行政管理職能，行政單位應(yīng)在檔案管理工作中充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)的含義及重要性，結(jié)合實(shí)際需求積極探索在日常工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)的有效途徑，以促進(jìn)自身檔案管理方法及技術(shù)的創(chuàng)新，確保最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;大數(shù)據(jù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代檔案資料不斷趨于電子化及數(shù)字化發(fā)展，通過數(shù)字形式存儲(chǔ)的電子檔案更便于利用。然而隨著電子檔案數(shù)量的快速增多，行政單位的檔案資料呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的特征，檔案工作體系不完善、檔案信息的挖掘程度及利用率偏低、檔案數(shù)據(jù)面臨安全隱患等問題越來越突出，嚴(yán)重制約單位檔案管理的改進(jìn)和優(yōu)化，急需加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用。

一、大數(shù)據(jù)簡述

大數(shù)據(jù)又被稱作海量數(shù)據(jù)、海量數(shù)據(jù)，主要是指在特殊時(shí)間依托常規(guī)軟件進(jìn)行信息的收集、整理，為單位的運(yùn)作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)主要包括：海量性，數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)量極大，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息采集，進(jìn)而形成數(shù)據(jù)之海;多樣性，無論是信息的格式還是內(nèi)容都是多種多樣的，經(jīng)常以圖片、音頻、視頻等形式出現(xiàn);快速性，即數(shù)據(jù)信息的生成和處理都很快;真實(shí)性，因?yàn)檎鎸?shí)的信息關(guān)聯(lián)到?jīng)Q策支持，保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和高質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)環(huán)境里，行政單位的檔案管理業(yè)務(wù)范疇有進(jìn)一步的擴(kuò)展，行政單位內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)中心和部門的人員均會(huì)涉及檔案管理工作，隨著大量工作數(shù)據(jù)和信息被保存，需要正式建立大數(shù)據(jù)管理思想，滿足檔案發(fā)展要求。

二、大數(shù)據(jù)運(yùn)用于行政單位檔案管理的重要性

從大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用及發(fā)展來看，將其運(yùn)用于行政單位檔案管理也具有至關(guān)重要的作用。一方面，有助于行政單位堅(jiān)守為民服務(wù)的宗旨。黨的十九大明確指出政府要積極轉(zhuǎn)變職能，不斷簡政放權(quán)，提升自身的執(zhí)行力、公信力，打造為民服務(wù)、令人民滿意的政府。而檔案部門是行政單位的重要服務(wù)窗口，更應(yīng)時(shí)刻牢記為民服務(wù)的宗旨，多角度、全方位思考提高檔案管理技術(shù)水平的方法，大數(shù)據(jù)就是其重要選擇之一[2]。另一方面，有助于行政單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的集合，隨著行政單位的檔案信息來源越來越多、傳播速度不斷加快，單位檔案人員憑借大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢特點(diǎn)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息價(jià)值的深度挖掘，在提高檔案工作效率的同時(shí)體現(xiàn)檔案信息的利用價(jià)值，奠定單位制定科學(xué)決策的基礎(chǔ)，從而滿足單位發(fā)展需要。

三、在行政單位檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)的途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善檔案工作體系

一套完整的檔案工作體系是行政單位運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理檔案資源的基礎(chǔ)所在，有利于明確分工，實(shí)現(xiàn)集中管理、責(zé)任到人。這就需要單位檔案人員完善并遵守檔案管理制度，使檔案管理有章可循。

首先，要基于大數(shù)據(jù)保證檔案管理工作的連續(xù)性，依次將信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，減少工作量。其次，整合工作內(nèi)容，通過重新制定制度，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)去繁就簡，借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢力量開展關(guān)鍵工作[3]。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)檔案管理模式中，檔案人員收集文件材料時(shí)不得不反復(fù)斟酌，對(duì)其內(nèi)在聯(lián)系加以分析，再層層分類和組卷，之后重新排列、編號(hào)、裝訂、裝盒、存儲(chǔ)。到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理范圍不斷擴(kuò)大，面臨的技術(shù)要求日益提高，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)改進(jìn)工作方法勢在必行。例如引入整合法，整合原本單位各個(gè)運(yùn)作環(huán)節(jié)中分散的、分別由各部門完成的檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容，專門組建檔案數(shù)字化工作小組，統(tǒng)一部署大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，提供檔案智慧服務(wù)?；蛘咭牒喕?，幫助簡化繁瑣的文件材料整理工作，在檔案數(shù)字化建設(shè)中投入更多力量，提供便捷檔案服務(wù)。即運(yùn)用大數(shù)據(jù)促成單位文件材料、檔案資源在“云”中的存儲(chǔ)、管理，實(shí)現(xiàn)智慧服務(wù)。再次，細(xì)化工作流程。如今行政單位的檔案數(shù)量龐大，只依賴傳統(tǒng)方式和人工力量難以完成任務(wù)，應(yīng)再造檔案業(yè)務(wù)流程，詳細(xì)制定檔案工作制度及規(guī)范，明確歸檔的部門和檔案人員收集文件、整理文件的任務(wù)，讓更多人參與檔案工作;化整為零，幫助檔案人員減輕工作壓力;加強(qiáng)前端控制，在形成檔案的部門及平臺(tái)融入歸檔職能設(shè)計(jì)，依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的用戶端、移動(dòng)終端等推送單位檔案資源，確保高效采集檔案數(shù)據(jù)和信息。

（二）挖掘檔案信息，滿足檔案使用需求

行政單位不是專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)時(shí)難免遇到問題，應(yīng)結(jié)合實(shí)際記錄檔案信息的情況，定期調(diào)整，建立檔案利用規(guī)則，確保在短時(shí)間里錄入檔案、分類管理檔案、查詢和使用檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的充分開發(fā)，預(yù)防浪費(fèi)。例如在單位檔案使用模塊加入關(guān)鍵詞搜索功能，如果使用者需要精確定位某個(gè)檔案，只需輸入關(guān)鍵詞就能快速查詢。如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)查詢方式必然費(fèi)時(shí)費(fèi)力。又如數(shù)字化檔案信息不僅有文字，還有圖片、音頻和視頻等，檔案內(nèi)容豐富，記錄大量數(shù)據(jù)和信息，滿足使用者的多元化需求。

另外，在行政單位的檔案管理中要?jiǎng)?chuàng)新技術(shù)，不斷完善檔案信息檢索工具。從當(dāng)前行政單位的檔案管理情況來看，檔案檢索系統(tǒng)依舊面臨檢索范圍狹窄、檢索資源匱乏的問題，急需性能好、效率高的檢索工具。所以要提供多樣化檢索工具，讓使用者能基于不同目錄檢索所需檔案;盡快建立本單位檔案數(shù)據(jù)庫，快速上傳檔案的二次信息、三次信息、全文信息，擺脫檢索資源匱乏的局面;為使用者提供恰當(dāng)?shù)臋n案查詢結(jié)果處理方式，因?yàn)闄n案使用者不同，其信息需求也不同，檢索方法、檢索習(xí)慣存在差異性，選擇檢索結(jié)果的原則自然也有區(qū)別，要根據(jù)使用者的需求挖掘檔案資源，考慮其查詢習(xí)慣，使其高效獲取所需檔案。

（三）促進(jìn)信息共享，提高檔案利用效率

在檔案信息的使用中，除了挖掘資源、提高檢索速度，促進(jìn)信息共享也非常關(guān)鍵。通過使用行政單位的檔案管理信息系統(tǒng)，同級(jí)檔案部門及職能部門之間能共享檔案數(shù)據(jù)信息，首先共享的應(yīng)當(dāng)是單位的基本運(yùn)作信息，由相關(guān)職能部門按照自身履行工作職能生成的信息和檔案管理部門基于數(shù)字檔案生成的檔案信息進(jìn)行共享，發(fā)現(xiàn)單位某個(gè)職能部門信息不準(zhǔn)確的問題，為順利開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在職能部門需要查閱本部門的檔案資料時(shí)，只需通過系統(tǒng)提出申請(qǐng)，由檔案管理者確認(rèn)之后就能查閱所需信息[4]。在上下級(jí)組織和相關(guān)單位、職能部門安裝檔案管理信息系統(tǒng)、設(shè)備之后，形成單位檔案管理服務(wù)器，進(jìn)而構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò)，如果遇到緊急情況要立即查詢檔案，使用者只需在部門系統(tǒng)終端提出申請(qǐng)，等相關(guān)部門的系統(tǒng)管理者根據(jù)權(quán)限通過審核，就能實(shí)現(xiàn)對(duì)所需數(shù)字檔案的在線查閱。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)共享檔案信息，接收檔案信息的職能部門和檔案部門把對(duì)應(yīng)信息存入數(shù)據(jù)庫，預(yù)防對(duì)檔案的重復(fù)審核，節(jié)省資源。

（四）強(qiáng)化安全管理，優(yōu)化單位檔案工作

行政單位的信息量很大，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)保護(hù)好檔案信息的安全，預(yù)防泄露重要信息。這就需要檔案人員在數(shù)字檔案管理中要加強(qiáng)備份管理的落實(shí)，確保在丟失檔案信息時(shí)能及時(shí)補(bǔ)救。同時(shí)要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，預(yù)防病毒、黑客等入侵檔案管理信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫。例如行政單位要建立自身防御系統(tǒng)，由管理者定期檢查，預(yù)防檔案數(shù)據(jù)和信息在輸出時(shí)被破壞，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)保護(hù)。檔案人員也要努力提高大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力，提高系統(tǒng)安全等級(jí)，防止泄露檔案信息[5]。例如運(yùn)用數(shù)字證書、數(shù)字簽名、指紋識(shí)別等保密技術(shù)保護(hù)檔案信息安全，并且只要接觸和使用檔案管理信息系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫的人都要加強(qiáng)約束，任何無關(guān)人員未經(jīng)允許都不得出入中心機(jī)房，也不能接觸檔案系統(tǒng)終端設(shè)備。當(dāng)經(jīng)過許可能夠查閱檔案數(shù)據(jù)和信息時(shí)，應(yīng)安排檔案人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，預(yù)防有人通過截圖或拍照的方式造成檔案數(shù)據(jù)信息的泄露;如果查檔人員對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行查閱，不能截圖、拍照，只能手寫記錄，避免有人在網(wǎng)上惡意散播單位的檔案數(shù)據(jù)信息，或向無關(guān)人員透露;還有行政單位各職能部門的人員、檔案管理人員等，在利用檔案數(shù)據(jù)庫查詢檔案信息時(shí)務(wù)必要嚴(yán)格遵守規(guī)定，禁止隨意更改檔案數(shù)據(jù)，提升大數(shù)據(jù)檔案管理的安全性。

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的、系統(tǒng)性的工作，大數(shù)據(jù)在當(dāng)今時(shí)代成為檔案管理的重要部分，徹底改變檔案管理方式，作為行政單位的檔案工作者務(wù)必要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，盡早樹立檔案管理現(xiàn)代化理念和大數(shù)據(jù)思維，堅(jiān)持從制度建設(shè)、信息的挖掘與共享、安全管理等方面加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，以不斷提升單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化水平，進(jìn)而提高檔案管理服務(wù)效能，為行政單位做好行政管理工作提供可靠的支撐。

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