探討航天產(chǎn)品檔案歸檔案卷質(zhì)量管理

李淑香

【摘 要】加強(qiáng)航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量是航天事業(yè)快速發(fā)展的需要，是人們對(duì)航天信息要求不斷提高的需要，也是航天檔案工作精益求精的需要。因此，提高案卷質(zhì)量成為檔案工作的重點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作和其持續(xù)發(fā)展有著重大的意義。文章對(duì)航天產(chǎn)品檔案質(zhì)量的現(xiàn)狀、案卷質(zhì)量存在的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出一些解決措施，為進(jìn)一步提高航天產(chǎn)品檔案歸檔的案卷質(zhì)量提供參考。

【關(guān)鍵詞】航天產(chǎn)品檔案;歸檔;案卷質(zhì)量

【中圖分類號(hào)】V460;G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）05-0249-02

航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量對(duì)航天事業(yè)快速發(fā)展起著重要作用，因此提高案卷質(zhì)量是檔案工作的重點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作和其持續(xù)發(fā)展有著重大的意義。

1 做好航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量工作的重要性

案卷是檔案的組成單位，案卷質(zhì)量的高低，對(duì)檔案管理工作的整個(gè)環(huán)節(jié)有著直接的影響。如果檔案部門接收到高質(zhì)量的案卷，就會(huì)提高其他環(huán)節(jié)工作的效率;反之，如果檔案部門接收到質(zhì)量較低的案卷，保存一些殘缺不全、雜亂無章的檔案，那么不僅影響檔案的整理、借閱、利用等工作，而且也達(dá)不到檔案的作用，還會(huì)影響人們對(duì)檔案工作的關(guān)心與支持，而這又將對(duì)檔案的形成、積累、移交等工作環(huán)節(jié)帶來明顯的負(fù)面影響，還造成檔案工作中人力、物力的浪費(fèi)，因此案卷質(zhì)量不高的檔案的價(jià)值很小，甚至相當(dāng)于一堆廢紙。如此往復(fù)循環(huán)，會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量和效率，阻礙整個(gè)檔案工作的繼續(xù)發(fā)展。

因此，為了讓檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，無論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，都必須投入大量的人力、物力，做好檔案歸檔工作，保證案卷質(zhì)量。提高航天產(chǎn)品檔案質(zhì)量是航天產(chǎn)品檔案工作者努力工作追求的重要目標(biāo)。

2 航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量的現(xiàn)狀

構(gòu)成航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量的每份技術(shù)文件及其案卷組成決定著其案卷的質(zhì)量，目前，北京強(qiáng)度環(huán)境研究所航天產(chǎn)品檔案案卷管理的現(xiàn)狀如下。

（1）嚴(yán)格執(zhí)行檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。為把好案卷質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行國家《檔案法》，對(duì)構(gòu)成案卷質(zhì)量的每份案卷文件嚴(yán)格貫徹執(zhí)行相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)定等，目前歸檔主要按《研究試驗(yàn)文件管理制度》（QJ 1167）及北京強(qiáng)度環(huán)境研究所型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)檔案歸檔范圍執(zhí)行，型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)檔案歸檔范圍見表1。

（2）技術(shù)報(bào)告的制作?，F(xiàn)行技術(shù)報(bào)告的制作是檔案工作的重要部分，也是案卷質(zhì)量的構(gòu)成因素，占很大的比重。之所以重要是由工作性質(zhì)決定的，試驗(yàn)報(bào)告是直接交付客戶的試驗(yàn)產(chǎn)品，試驗(yàn)產(chǎn)品的好壞直接影響企業(yè)的形象，因此嚴(yán)把報(bào)告質(zhì)量關(guān)十分重要。

（3）收集整理工作。對(duì)每份技術(shù)文件進(jìn)行必要的裝訂，對(duì)破損的要先修復(fù)，保證案卷內(nèi)沒有金屬物，在每份技術(shù)文件的左上角加蓋檔號(hào)章、給出檔號(hào)，標(biāo)注保管期限、密級(jí)、總頁數(shù)，對(duì)每份文件進(jìn)行檢查，沒有編寫頁碼的還要逐頁編寫頁碼。

（4）規(guī)范案卷構(gòu)成。案卷內(nèi)技術(shù)文件材料不僅要齊全、完整，還規(guī)范了案卷構(gòu)成文件內(nèi)容，對(duì)每一份案卷必須另加的文件是歸檔說明及3頁記錄：卷內(nèi)目錄、備考表、文件材料積累表。

3 航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量存在的問題

3.1 技術(shù)報(bào)告存在的問題

技術(shù)報(bào)告在接收檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)以下問題：？譹？訛密級(jí)封面與正文不統(tǒng)一;？譺？訛簽署日期前后不合邏輯;？譻？訛個(gè)別頁碼標(biāo)重或漏標(biāo);？譼？訛完全不標(biāo)頁碼;？譽(yù)？訛報(bào)告內(nèi)容在批準(zhǔn)后有劃改;？譾？訛曲線圖模糊不清，這些問題都嚴(yán)重影響技術(shù)報(bào)告的質(zhì)量。

3.2 文件積累登記表的填寫問題

需要注意的問題有以下幾個(gè)：？譹？訛責(zé)任者應(yīng)按編寫者填寫，但有的卻填寫校對(duì)者;？譺？訛密級(jí)應(yīng)按文件的實(shí)際密級(jí)填寫，無密級(jí)的按內(nèi)部;？譻？訛不可以空白不填;？譼？訛保管期限應(yīng)按文件的實(shí)際保管期限填寫，通常與型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)有關(guān)的文件，定為長期，不可以空白不填。

3.3 歸檔文件內(nèi)容問題

歸檔文件質(zhì)量的優(yōu)劣決定檔案使用價(jià)值的高低。如果文件歸檔時(shí)存在記錄不清、隨意涂改、審批手續(xù)不全、內(nèi)容不準(zhǔn)確等問題，達(dá)不到歸檔的質(zhì)量要求，保存的檔案就會(huì)無意義。

3.4 檔案人員的配置問題

現(xiàn)階段檔案部門所處的地位和狀態(tài)造成了我們工作中不得不面對(duì)一些矛盾，如有限的檔案工作人員和無限增長的檔案數(shù)量的矛盾。檔案業(yè)務(wù)大量瑣碎，對(duì)于檔案管理人員來說，實(shí)在是疲于應(yīng)付，自己的日常工作像似滅火，不知道哪個(gè)急、緊的工作在后面召喚你，因此檔案工作需要注入新的活力。

4 航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量影響的因素

4.1 主管業(yè)務(wù)部門及職工檔案意識(shí)薄弱，使歸檔文件質(zhì)量受影響

有些主管部門及職工檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為文件資料放在自己手里最方便，或出于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保密性的考慮，以至于“有章不循”，出現(xiàn)無人催辦就不歸檔甚至根本不愿意歸檔的現(xiàn)象。

4.2 各級(jí)檔案行業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范在實(shí)施中推廣和宣傳力度不夠，執(zhí)行程度參差不齊

對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的理解執(zhí)行上，部分單位或個(gè)人有的置若罔聞，我行我素，想當(dāng)然辦事;有的掐頭去尾，部分執(zhí)行，使航天產(chǎn)品檔案資料與歸檔工作脫節(jié)，這些均造成文件不齊全、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、不統(tǒng)一等問題。

4.3 預(yù)立卷單位人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平直接影響歸檔文件的質(zhì)量

文件的形成、積累、歸檔主要承擔(dān)者是預(yù)立卷單位，因此預(yù)立卷單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的認(rèn)識(shí)問題、課題組長及成員的責(zé)任心及業(yè)務(wù)素質(zhì)都直接影響著歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文件的收集歸檔僅是檔案室的工作，課題組長及成員對(duì)預(yù)立卷缺乏了解，加之人員的變動(dòng)，在交接工作的同時(shí)未及時(shí)交接所管文件，文件管理過程未得到全面受控，使歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性無法保障。

4.4 檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)作用處于被動(dòng)劣勢(shì)，影響了歸檔文件的質(zhì)量

由于檔案管理的“三納入”“四參加”“四同步”制度執(zhí)行不力，使檔案管理工作在機(jī)關(guān)管理中處于串行的末端劣勢(shì)管理，而未執(zhí)行并行的閉環(huán)管理模式，影響了部分文件按時(shí)歸檔，造成歸檔文件質(zhì)量失控。

5 提高檔案案卷質(zhì)量的措施

5.1 加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的宣貫，進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及涉檔人員的檔案意識(shí)

強(qiáng)化涉檔人員意識(shí)，包括文件制作者的檔案意識(shí)，以及各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)人員、各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。檔案是國家的寶貴財(cái)富，做好檔案工作不僅是檔案部門的事，也是每個(gè)管理人員及科技工作者不可推卸的職責(zé)。有關(guān)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案歸檔有關(guān)規(guī)定，這樣才能保證歸檔文件達(dá)到完整、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一。

5.2 要超前控制，抓好歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)的管理，做好預(yù)立卷業(yè)務(wù)指導(dǎo)

提高案卷質(zhì)量必須實(shí)行超前控制管理，保證案卷質(zhì)量要從源頭即文件形成時(shí)的質(zhì)量抓起，把檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作，在文件材料形成、積累、整理和立卷時(shí)進(jìn)行控制管理，做到超前部署，提前指導(dǎo)。

5.3 將航天產(chǎn)品檔案歸檔盡快納入數(shù)字化實(shí)施操作管理中

隨著辦公自動(dòng)化工作的開展，局域網(wǎng)的不斷完善，盡快實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案歸檔一體化管理，可減少各種紙制文件的傳閱簽署，提高文件質(zhì)量和歸檔效率，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、規(guī)范?，F(xiàn)有方式移交的檔案會(huì)有破損、殘缺，影響案卷的質(zhì)量。數(shù)字化檔案的歸檔會(huì)避免這些問題，對(duì)案卷質(zhì)量會(huì)有很大的提高。

5.4 建立考核制度，將歸檔工作納入考核計(jì)劃

將強(qiáng)化全體涉檔人員文件質(zhì)量、技術(shù)文件編制、航天產(chǎn)品檔案歸檔工作等納入年度有關(guān)制度考核、科研生產(chǎn)計(jì)劃等。通過檔案目標(biāo)考核管理，可合理解決管理脫節(jié)等問題，航天產(chǎn)品檔案歸檔文件質(zhì)量定會(huì)有質(zhì)的飛躍。

5.5 加強(qiáng)檔案人員結(jié)構(gòu)合理配置

現(xiàn)階段北京強(qiáng)度環(huán)境研究所檔案人員結(jié)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行合理配置，無論從現(xiàn)有管理模式、工作業(yè)務(wù)量、編研工作量上，還是從人員結(jié)構(gòu)上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需要?，F(xiàn)有檔案人員5人，其中3人年齡在54歲以上，2人年齡在40歲以下，人員結(jié)構(gòu)不合理。俗話說“打鐵還要自身硬”，檔案工作要不斷注入新的活力，才能有所創(chuàng)新，更好地發(fā)展，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的順利開展。

6 結(jié)語

影響航天產(chǎn)品檔案質(zhì)量的因素很多，但主要因素在于機(jī)制和人的思想因素，機(jī)制是外因，而人是內(nèi)因。只有將機(jī)制和人的作用有機(jī)結(jié)合進(jìn)來，采取有效措施加以控制，才能保證航天產(chǎn)品檔案歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、有效、合格。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]QJ 1167.6A—2011，研究試驗(yàn)文件管理制度第6部分：研究試驗(yàn)文件的簽署規(guī)定[S].

[2]QJ 1089A—1092A—98，技術(shù)文件使用與歸檔管理規(guī)定[S].

[3]QJ 903B—2011，航天產(chǎn)品工藝文件管理制度[S].