大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控探討

林建琰

摘要：在信息化進(jìn)程中，隨著云計(jì)算、數(shù)據(jù)共享技術(shù)、電子掃描及影像存儲(chǔ)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升費(fèi)用報(bào)銷管控水平，優(yōu)化報(bào)銷流程，節(jié)省報(bào)銷時(shí)間周期和審核工作，進(jìn)而提升公司財(cái)務(wù)管理水平，合理分配企業(yè)財(cái)務(wù)資源，從而達(dá)到為企業(yè)降本增效的目的，成為廣大財(cái)務(wù)工作者的一個(gè)新的課題。本文從分析傳統(tǒng)費(fèi)用管控的不足之處開始，探討如何利用大數(shù)技術(shù)來統(tǒng)籌解決這些不足，提升企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用管控的水平進(jìn)行了研究，并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;財(cái)務(wù)管理;費(fèi)用報(bào)銷管控

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控所涉及的主要內(nèi)容

企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷簡(jiǎn)單來看，首先按功能（即費(fèi)用單據(jù)類型）進(jìn)行劃分，費(fèi)用報(bào)銷處理的功能通常包括：借款、還款、費(fèi)用報(bào)銷及發(fā)票沖借支。其次，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷中涉及的具體費(fèi)用類型進(jìn)行劃分。即哪些費(fèi)用可報(bào)銷，哪些費(fèi)用不可報(bào)銷，費(fèi)用類型的名稱是什么。確定好費(fèi)用報(bào)銷的費(fèi)用類型后，則是費(fèi)用報(bào)銷審批流程的確定。公司一般會(huì)通過多個(gè)維度，如費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用類型，金額大小，業(yè)務(wù)特征等維度設(shè)置審批流程類型。最后，財(cái)務(wù)出納審核后付款，并進(jìn)入財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理。

二、現(xiàn)有的費(fèi)用管控模式的不足

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方式下，企業(yè)費(fèi)用的報(bào)銷一直是一個(gè)費(fèi)力、費(fèi)時(shí)和低效的管理難點(diǎn)。結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷模式存在以下主要缺點(diǎn)，極需改善。

（一）員工報(bào)銷規(guī)則繁瑣，審批流程不暢，周期長(zhǎng)

傳統(tǒng)模式下，費(fèi)用的支出一般是先由執(zhí)行該項(xiàng)事務(wù)的員工先行墊付費(fèi)用，并要求員工在取得相應(yīng)合法合規(guī)的票據(jù)及附件后進(jìn)行報(bào)銷。對(duì)員工來說，報(bào)銷規(guī)則較繁瑣，審批流程不暢，并占用大量的有效工作時(shí)間;手工報(bào)銷模式下員工為處理報(bào)銷需多次找業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，有時(shí)可能還要察言觀色，才能順利進(jìn)行。審批之后還需要到財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)賬報(bào)銷，到賬時(shí)間長(zhǎng)并占用員工自己的資金，極大影響員工的積極性。

（二）財(cái)務(wù)部門審核工作量大，工作效益低下

財(cái)務(wù)人員的對(duì)報(bào)銷單據(jù)在審批時(shí)，要進(jìn)行預(yù)算控制標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷票據(jù)及附件合法合規(guī)、驗(yàn)證票據(jù)真?zhèn)?、?bào)銷項(xiàng)目?jī)?nèi)容的合規(guī)等的審核，后續(xù)還要做賬、對(duì)賬等基礎(chǔ)工作消耗了較大的財(cái)務(wù)資源和精力。尤其是對(duì)業(yè)務(wù)跨區(qū)域的大中型公司來說，由于員工人數(shù)眾多，業(yè)務(wù)開展區(qū)域大，業(yè)務(wù)分散但財(cái)務(wù)集中，造成業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端數(shù)據(jù)分離，報(bào)銷流程更復(fù)雜，周期更長(zhǎng)，效率更低。同時(shí)由于大部分的單據(jù)內(nèi)容都是一般常用的費(fèi)用支出，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作效益低下。

（三）單據(jù)審批耗費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)的精力并占用大量時(shí)間

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理一般實(shí)行的是領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度，各部門和各業(yè)務(wù)線的各個(gè)員工的費(fèi)用審批最終都需要匯總到單位領(lǐng)導(dǎo)最終簽字，期間若遇到領(lǐng)導(dǎo)外出、會(huì)議、出差等不在單位的情況，容易出現(xiàn)審批流程人為中斷，導(dǎo)致費(fèi)用審批時(shí)間拉長(zhǎng)，同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)回來后，等待審批數(shù)量累積過多，造成領(lǐng)導(dǎo)不得不花費(fèi)大量工作精力去審批這些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，無法專注于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的決策工作，影響企業(yè)的績(jī)效。

（四）制度落實(shí)難度大，執(zhí)行困難

由于費(fèi)用類型多樣，不同的費(fèi)用類型有不同管理制度;同時(shí)由于各員工級(jí)別的不同，費(fèi)用限額標(biāo)準(zhǔn)也不同，在審批過程中主要依賴審批人的記憶信息來主觀判斷，可能導(dǎo)致公司制度不能得到有效的貫徹執(zhí)行，中間若是出現(xiàn)需要調(diào)整和變更事項(xiàng)，原有審批流程無法快速反應(yīng)和調(diào)整。導(dǎo)致公司的財(cái)務(wù)管理制度落實(shí)難度大，執(zhí)行困難。

（五）費(fèi)用預(yù)算控制落實(shí)難，費(fèi)用各項(xiàng)分析統(tǒng)計(jì)依靠人工計(jì)算，工作量大且時(shí)間耗費(fèi)長(zhǎng)

在傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷審批過程中，由于憑證主要依靠人工傳遞，費(fèi)用數(shù)據(jù)沒有信息化、流程化，無法形成共享信息流，各類報(bào)銷費(fèi)用的部門、項(xiàng)目、內(nèi)容和金額的匯總、比對(duì)和統(tǒng)計(jì)分析往往需要人工計(jì)算，用時(shí)較長(zhǎng)，無法做到在報(bào)銷審批時(shí)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)比對(duì)。也無法實(shí)施預(yù)算控制，造成費(fèi)用支出超標(biāo)準(zhǔn)，超預(yù)算的現(xiàn)象嚴(yán)重。

（六）業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成困難

由于業(yè)務(wù)信息流和財(cái)務(wù)信息流沒有整合，加上對(duì)于服務(wù)方提供的營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、費(fèi)用相關(guān)的報(bào)務(wù)應(yīng)用沒有相應(yīng)信息接口，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的登錄方式和界面、形成現(xiàn)有數(shù)據(jù)的共享應(yīng)用等。造成企業(yè)財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息及外部配合企業(yè)的信息交流交換困難，孤島效應(yīng)顯著，浪費(fèi)企業(yè)的信息資源。

三、在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何利用云計(jì)算、數(shù)據(jù)共享技術(shù)、電子掃描及影像存儲(chǔ)技術(shù)等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)全新的財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷管控

基于上述傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷管控在企業(yè)管理者、財(cái)務(wù)人員、員工三方的流程痛點(diǎn)，以財(cái)務(wù)共享為理念，聚合了移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)共享技術(shù)、電子掃描及影像存儲(chǔ)技術(shù)來解決大中型企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷及管理問題。以達(dá)到提升企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管控水平，優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，節(jié)省費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間周期和審核工作，進(jìn)而提升公司財(cái)務(wù)管理水平，合理分配企業(yè)財(cái)務(wù)資源，從而達(dá)到為企業(yè)降本增效的目的。

（一）引入預(yù)算管理程序，實(shí)現(xiàn)預(yù)算和費(fèi)用執(zhí)行一體化

凡事預(yù)則立，不預(yù)則敗。對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，引入預(yù)算控制制度是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。在預(yù)算編制時(shí)，要分期間、科目、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)部門等多維組合編制，根據(jù)不同的費(fèi)用類型，建立對(duì)應(yīng)的預(yù)算體系，將費(fèi)用控體系與預(yù)算管理體系關(guān)聯(lián)、融合，實(shí)現(xiàn)預(yù)算和費(fèi)用一體化。這樣在費(fèi)用進(jìn)行審批時(shí)，審批環(huán)節(jié)由計(jì)算程序通過后臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)取該項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)的預(yù)用預(yù)算執(zhí)行情況，可以為審批人提供有效的參考數(shù)據(jù)。

（二）費(fèi)用制度數(shù)據(jù)化、流程化，解決費(fèi)用制度落實(shí)難和執(zhí)行難問題

首先，進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和額度控制。數(shù)據(jù)整理的內(nèi)容通常包括：?jiǎn)T工報(bào)銷銀行賬號(hào)的整理，審批人清單的整理，報(bào)銷填報(bào)編輯界面和報(bào)銷項(xiàng)目?jī)?nèi)容列表的整理等。額度控制的內(nèi)容通常包括：借支額度控制設(shè)計(jì)，差旅額度控制設(shè)計(jì)、職級(jí)審批限額等。

其次，根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷制度，設(shè)計(jì)各項(xiàng)類型的費(fèi)用報(bào)銷審批流程，并進(jìn)行流程優(yōu)化，簡(jiǎn)化不必要的審批環(huán)節(jié)。如一般的費(fèi)用報(bào)銷單流程設(shè)計(jì)如下：

A.業(yè)務(wù)項(xiàng)目人員：

（1）發(fā)起人（報(bào)銷人）——部門負(fù)責(zé)人——項(xiàng)目總（限額內(nèi)）——項(xiàng)目財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人——資金經(jīng)理——出納

B.職能部門人員：

（1）發(fā)起人——部門負(fù)責(zé)人（限額內(nèi)）——費(fèi)用歸屬項(xiàng)目財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人——資金經(jīng)理——出納

C.當(dāng)分級(jí)審批人超限額時(shí)，可以增加“執(zhí)行副總”層級(jí)

（三）利用公司OA辦公系統(tǒng)，分權(quán)限審批，加快費(fèi)用報(bào)銷流程審批時(shí)間

現(xiàn)代企業(yè)一般都會(huì)建立OA辦公系統(tǒng)。公司可以通過在OA審批流程中建立并加載上述費(fèi)用審批流程子程序。這樣只要報(bào)銷人發(fā)起報(bào)銷流程，OA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)提前設(shè)計(jì)的分級(jí)分權(quán)審批流程，自動(dòng)通知下一步流程審批人，并通過信息提醒功能，使流程上的各個(gè)審批人在手機(jī)OA系統(tǒng)的APP軟件上及時(shí)處理，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷的快速審批，縮短報(bào)銷審批周期。

所有審批人在審批時(shí)，流程會(huì)自動(dòng)先進(jìn)行制度合規(guī)審查和預(yù)算金額比對(duì)，并在審批人審批時(shí)發(fā)出提醒參考信息，以方便審批。對(duì)超過一定金額的費(fèi)用報(bào)銷，還可以利用電子掃描及影像存儲(chǔ)技術(shù)上傳相應(yīng)的證明附件，以方便審批人審核。由于公司的OA系統(tǒng)都帶有限時(shí)審批功能，這樣一張報(bào)銷單從發(fā)起到審批完畢，一般不超過2～3個(gè)工作日，大大加快了費(fèi)用報(bào)銷審批的時(shí)間。

通過分權(quán)限審批和手機(jī)界面審批，大大節(jié)省了公司主要領(lǐng)導(dǎo)的審批時(shí)間，從而使領(lǐng)導(dǎo)有更多時(shí)間投入到公司的重要事務(wù)中去，提高了公司的效益。

（四）通過單據(jù)提交系統(tǒng)，及時(shí)提交報(bào)銷相應(yīng)發(fā)票及附件，加快財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)間

報(bào)銷人將已審批完畢的流程打印后，自行核對(duì)并粘貼與報(bào)銷單上金額相應(yīng)的合法合規(guī)發(fā)票及附件后，提交給部門行政人員，部門行政人員需要對(duì)該單據(jù)進(jìn)行初步的審核，在通過后，利用電子掃描及影像存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行掃描和數(shù)據(jù)上傳。同時(shí)相應(yīng)票據(jù)信息進(jìn)入到公司財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中，并通過人工智能技術(shù)來實(shí)現(xiàn)發(fā)票的審核，并通過數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)與稅務(wù)開票系統(tǒng)核對(duì)發(fā)票信息。通過復(fù)核后的報(bào)銷信息，自動(dòng)傳遞到公司資金結(jié)算系統(tǒng)，資金經(jīng)理審核后，傳遞給出納，由出納在資金結(jié)算系統(tǒng)中生成電子支票，按公司出款流程審核后向開戶銀行發(fā)出付款指令，網(wǎng)上銀行收到付款指令后將所報(bào)銷費(fèi)金額轉(zhuǎn)入該員工的工資卡賬戶，完成財(cái)務(wù)報(bào)賬過程?；旧显诠ぷ魅眨鲜鲐?cái)務(wù)報(bào)賬過程可以在1-2日內(nèi)完成。這樣整個(gè)報(bào)銷出款時(shí)間在5個(gè)工作日內(nèi)可以完成，大大減少了報(bào)銷時(shí)間，減少了員工墊支報(bào)銷款的時(shí)間，極大地提高了員工的滿意度。

對(duì)于相應(yīng)發(fā)票沒有通過系統(tǒng)核對(duì)的報(bào)銷單，由系統(tǒng)將該筆報(bào)銷單轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)費(fèi)用審核崗會(huì)計(jì)進(jìn)行人工復(fù)核，并找出原因，與報(bào)銷人直接溝通處理，比如：要求重新取得合規(guī)的發(fā)票或按公司規(guī)定對(duì)無票的報(bào)銷項(xiàng)目提供證明文件及打折報(bào)銷等。同時(shí)通知出納進(jìn)入OA系統(tǒng)將該報(bào)銷單退回給報(bào)銷人重新處理。

（五）報(bào)銷的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理和檔案管理

完成報(bào)銷手續(xù)的電子數(shù)據(jù)，通過公司資金結(jié)算系統(tǒng)生成支付信息后，系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到公司賬務(wù)核算系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)處理，可以節(jié)省大量的財(cái)務(wù)工作量。

每月末，各業(yè)務(wù)部門行政人員將本部門的報(bào)銷單據(jù)分筆匯整后，郵寄給公司財(cái)務(wù)中心費(fèi)用審核崗的財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員收到單據(jù)后，需要將實(shí)物資料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)及影像資料進(jìn)行稽查核對(duì)，核對(duì)通過后，與財(cái)務(wù)憑證一同整理歸檔，并形成電子檔案數(shù)據(jù)，以備內(nèi)審部門調(diào)用。

（六）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)行多費(fèi)控方案的融合，實(shí)現(xiàn)預(yù)算制度的真正落實(shí)，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析管理能力

利用大數(shù)據(jù)共享技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，企業(yè)可以依據(jù)自己的業(yè)務(wù)特色、業(yè)務(wù)考核方式、不同的費(fèi)用類型以及組織結(jié)構(gòu)，建立不同的費(fèi)用管控方案，包括出差津貼、生活津貼、高溫補(bǔ)助的管控方案，從成本費(fèi)用預(yù)算總額控制，到調(diào)整預(yù)算，按收入金額的比例計(jì)算的滾動(dòng)預(yù)算，按員工級(jí)別的限額預(yù)算或報(bào)銷預(yù)算等多層多級(jí)費(fèi)用管控方案在費(fèi)用報(bào)銷流程審批過程中進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。而且杜絕了以前因人性弱點(diǎn)，審批講人情、不嚴(yán)謹(jǐn)，使預(yù)算控制流于形式的管理局限。

同時(shí)企業(yè)可以通過流程設(shè)計(jì)并建立所有費(fèi)用類型的審批原則，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的規(guī)則流轉(zhuǎn)，真正落實(shí)費(fèi)用報(bào)銷制度。通過OA報(bào)銷流程程序貫徹從預(yù)算、費(fèi)用事前控制，費(fèi)用事后審批的全流程驅(qū)動(dòng)。

另外，由于基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)處理都由系統(tǒng)直接處理，大大減輕了財(cái)務(wù)部門的基礎(chǔ)工作量，提高了有效的工作時(shí)間，同時(shí)由于系統(tǒng)可以多口徑地生成費(fèi)用報(bào)銷情況分析表，使財(cái)務(wù)人員可以更有效地利用報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，促進(jìn)公司降本增效。

（七）利用大數(shù)據(jù)，多軟件運(yùn)行平臺(tái)的技術(shù)，全面集成企業(yè)原有的各個(gè)軟件系統(tǒng)的能力，提高了企業(yè)的數(shù)據(jù)綜合利用水平

通過云服務(wù)器技術(shù)，多軟件運(yùn)行平臺(tái)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、票據(jù)影像檔案系統(tǒng)、資金結(jié)算系統(tǒng)、內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)的對(duì)接集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一點(diǎn)輸入，多方利用，打破企業(yè)各部門信息孤島，極大地提升了企業(yè)的信息化水平和利用數(shù)據(jù)的能力。

（八）建立信用評(píng)價(jià)機(jī)制，提高審批質(zhì)量

在上述系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中，由公司內(nèi)審系統(tǒng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷管控流程中的所有相關(guān)人員進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，此評(píng)價(jià)過程中，報(bào)銷人員的費(fèi)用報(bào)銷與自己的公司信用等級(jí)相掛鉤。內(nèi)審系統(tǒng)結(jié)合報(bào)銷人的報(bào)銷限額，發(fā)票內(nèi)容與報(bào)銷事由，單據(jù)填報(bào)質(zhì)量、票據(jù)取得及時(shí)性等信息來實(shí)現(xiàn)等級(jí)評(píng)價(jià)分類，并附于或扣罰不同的信用分?jǐn)?shù)。

對(duì)于流程中的各審批人也按審批的及時(shí)性、審核的嚴(yán)謹(jǐn)度、預(yù)算執(zhí)行的情況、付款的及時(shí)性等項(xiàng)目來進(jìn)行等級(jí)評(píng)價(jià)，并附于或扣罰不同的信用分?jǐn)?shù)。所有的信用分?jǐn)?shù)，在年終人事考核時(shí)，進(jìn)入綜合評(píng)分系統(tǒng)。這樣可以有效地避免亂報(bào)銷、票據(jù)取得不規(guī)范、報(bào)銷理由不充分、亂審批、或不及時(shí)審批、不及時(shí)付款等現(xiàn)象。

四、總結(jié)

基于解決企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷難點(diǎn)，以提升財(cái)務(wù)管理水平為理念，利用云計(jì)算、云服務(wù)器存儲(chǔ)技術(shù)，預(yù)算系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、電子影像檔案系統(tǒng)、資金結(jié)算系統(tǒng)、賬務(wù)核算系統(tǒng)和內(nèi)審系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)集成和使用，可以完全實(shí)現(xiàn)多軟件運(yùn)行的無縫對(duì)接和數(shù)據(jù)共享使用，為解決了大中型企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷及管理問題奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)為降低費(fèi)用報(bào)銷成本，提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控水平，提高財(cái)務(wù)管理工作效率與質(zhì)量提供了重要的保障。

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