李燕

摘要：對(duì)于企業(yè)而言，整體事業(yè)若想獲得良好的發(fā)展，與檔案具有重要關(guān)系，科學(xué)的檔案管理可以為公司發(fā)展提供充足資源支持。但是在當(dāng)前企業(yè)檔案管理過(guò)程中仍然存在較多問(wèn)題，主要表現(xiàn)為檔案管理信息化建設(shè)滯后，不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，也影響了檔案信息的有效應(yīng)用。因此，對(duì)企業(yè)檔案管理信息建設(shè)途徑進(jìn)行適當(dāng)分析具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;企業(yè);檔案管理

檔案管理作為企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等發(fā)揮著指導(dǎo)作用，只有保證檔案資料的完整性與可靠性，才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代以后，企業(yè)應(yīng)該積極將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等利用起來(lái)，不斷優(yōu)化檔案管理模式，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，讓檔案資料更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

1 數(shù)字化時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

企業(yè)加快檔案數(shù)字化建設(shè)，將有利于提升檔案利用率，突破空間上的局限，充分共享各項(xiàng)檔案信息資源，讓檔案信息資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，真正實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理目標(biāo)。但是當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中尚存在很多問(wèn)題，主要反映在管理與軟件兩個(gè)層面。第一，從管理層面來(lái)說(shuō)，很多企業(yè)檔案管理人員專業(yè)化水平有待提升，很多時(shí)候一人身兼數(shù)職。檔案數(shù)字化管理對(duì)工作人員提出了更高的要求，但是企業(yè)缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)扎實(shí)、精通計(jì)算機(jī)等方面的復(fù)合型人才，而已有檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，存在老齡化問(wèn)題，為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了不利影響。此外，企業(yè)忽視了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，數(shù)字化管理水平不高，也未建立起完善的檔案管理制度，阻礙了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。第二，從軟件層面來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)利用率很低。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)與專門的管理軟件，一般用于掃描錄入紙質(zhì)檔案，在完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，如果未能及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，將為數(shù)據(jù)庫(kù)使用效率帶來(lái)不利影響。

2 數(shù)字化時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作開展策略

2.1 強(qiáng)調(diào)信息安全

基于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)支持所構(gòu)筑的大數(shù)據(jù)環(huán)境生態(tài)，在為人們生產(chǎn)生活帶來(lái)諸多便捷性服務(wù)體驗(yàn)的同時(shí)，亦因其高度的開放性、虛擬性，面臨著較為嚴(yán)峻的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)檔案收錄了一切與企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展等相關(guān)的信息，一旦泄露，極可能造成嚴(yán)重后果。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)加強(qiáng)檔案安全管理至關(guān)重要。在實(shí)際踐行過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立高度的安全意識(shí)，了解大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理特性，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全流程管理，尤其對(duì)于一些異常重要的數(shù)據(jù)，可直接由上級(jí)把控。同時(shí)，充分利用各種科學(xué)技術(shù)手段，營(yíng)造安全、良好的檔案管理環(huán)境。為了充分保證電子文檔與紙質(zhì)文檔相同的法律效力，注重對(duì)簽名技術(shù)的應(yīng)用，包括光筆簽名、數(shù)字簽名等，并將之作為審查電子文檔原創(chuàng)性、真實(shí)性、完整性的重要依據(jù)，方便后期查詢與追責(zé)。同時(shí)，企業(yè)還可根據(jù)實(shí)際需求，結(jié)合各類檔案資源的應(yīng)用服務(wù)范圍及特點(diǎn)，導(dǎo)入防篡改技術(shù)管理，將數(shù)據(jù)設(shè)置為只讀模式，從而確保檔案信息安全。另外，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展，諸如黑客、病毒等入侵有了較好的防治效果，企業(yè)要通過(guò)應(yīng)用加密技術(shù)、設(shè)置防火墻等方式，確保部分涉密文件的保密屬性，同時(shí)根據(jù)用戶訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定訪問(wèn)等級(jí)，進(jìn)行必要的身份認(rèn)證，并及時(shí)更新各類防護(hù)軟件，以達(dá)到最佳的信息安全防護(hù)效果。

2.2 構(gòu)建檔案管理制度

構(gòu)建檔案管理制度，可以在很大程度上促使檔案數(shù)字化信息管理工作的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。從目前企業(yè)的發(fā)展中不難看出，檔案管理工作存在一定的復(fù)雜性與特殊性，基于此，通過(guò)檔案管理制度的構(gòu)建，對(duì)各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行約束與規(guī)范，不斷提升企業(yè)檔案管理水平。在構(gòu)建檔案管理制度中，可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，要積極鼓勵(lì)檔案管理工作人員以及企業(yè)基層工作人員，積極主動(dòng)參與到檔案管理制度建設(shè)中。針對(duì)在這一過(guò)程中，表現(xiàn)較好的工作人員，要給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作人員的工作熱情與工作興趣。為檔案管理制度的構(gòu)建，提供有效前提保障。第二，在企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作的開展中，以及在管理制度的構(gòu)建中，要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的利用，在這一過(guò)程中，企業(yè)要加大投入力度。比如，加大資金投入力度與政策的扶持力度，使得檔案管理制度的完善性與科學(xué)性得到保障。第三，對(duì)于檔案管理制度的構(gòu)建，需要企業(yè)各個(gè)工作人員之間能夠加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，在檔案管理制度的構(gòu)建中，加強(qiáng)對(duì)工作人員的規(guī)范與管理，避免出現(xiàn)大型的人員流動(dòng)問(wèn)題。通過(guò)該種方式，使得檔案管理制度的科學(xué)性與合理性得到保障，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的執(zhí)行者與實(shí)施者，必須提升專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，才能為檔案管理工作質(zhì)量與效率提供可靠保障。對(duì)此需要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平，確保他們熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。在進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，將檔案資料保密工作做到位，保障數(shù)字化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.4 建立數(shù)字資源

在宏觀信息化發(fā)展格局下，海量文件材料通過(guò)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)傳輸，并逐漸形成了數(shù)字化信息系統(tǒng)。基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視前端控制，從源頭抓起，建立科學(xué)、完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)保存檔案，并生成數(shù)字資源庫(kù)，避免文件或元數(shù)據(jù)丟失的同時(shí)，節(jié)省系列管理成本投入。在具體的踐行過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力推動(dòng)無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)檔案文件從形成、核校、審批到發(fā)布等各個(gè)業(yè)務(wù)流程的電子化流轉(zhuǎn)，并將相關(guān)配套服務(wù)集成在管理系統(tǒng)平臺(tái)上，共享給有需求的部門。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)生成的傳統(tǒng)載體檔案，也需加強(qiáng)其數(shù)字資源轉(zhuǎn)化，通過(guò)掃描、數(shù)據(jù)提取等先進(jìn)科技應(yīng)用，將之融入到數(shù)字資源庫(kù)中，如此既便于長(zhǎng)期保存，又進(jìn)一步便捷了利用服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作提供了良好的機(jī)遇，檔案管理信息化也成為可能。為了從根本上提升企業(yè)檔案管理效率、降低檔案管理人員壓力，企業(yè)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段企業(yè)業(yè)務(wù)開展情況，從軟件、硬件等多個(gè)方面入手構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，為檔案管理信息安全提供充足保障。

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（作者單位：濰坊濰州園林綠化有限公司）