淺析基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理

連波

摘 要：隨著改革開放，我國經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展。財(cái)務(wù)共享作為新的財(cái)務(wù)管理模式在許多大型跨國公司和國內(nèi)大型集團(tuán)企業(yè)中興起。隨著財(cái)務(wù)共享管理模式的更新，會(huì)計(jì)檔案管理工作也發(fā)生了改變。無論是從工作環(huán)境還是從工作性質(zhì)而言，會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)管理工作產(chǎn)生了本質(zhì)性的區(qū)別。本文將詳細(xì)探討現(xiàn)今在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的環(huán)境變化，并為電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供一些建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享? 電子會(huì)計(jì)檔案? 電子化? 管理

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：2096-0298（2020）01（a）--02

由于我國企業(yè)公司國際化程度提升，信息化發(fā)展與經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)運(yùn)而生。而現(xiàn)如今，諸多大型跨國公司和國內(nèi)的大型集團(tuán)企業(yè)將財(cái)務(wù)共享這種新的管理模式作為一種新體系，并將此模式發(fā)揚(yáng)光大和大力推廣。財(cái)務(wù)共享模式主要是指將各個(gè)企業(yè)中重復(fù)的財(cái)務(wù)工作從企業(yè)中抽取出來，全部集中到財(cái)務(wù)共享中心來進(jìn)行處理。2015年12月，財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)將修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布，并于2016年1月1日起開始實(shí)行，這在法律層面肯定了電子檔案的效力。將不同公司的電子檔案工作全部集中到共享中心進(jìn)行處理，可以簡化財(cái)務(wù)報(bào)銷，記錄，入檔，銷賬的程序，推動(dòng)我國會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率，增加電子檔案的線上應(yīng)用人次。

1 會(huì)計(jì)檔案環(huán)境的變化

1.1 電子會(huì)計(jì)檔案方面

首先，由于財(cái)務(wù)共享模式的出現(xiàn)，帶動(dòng)財(cái)務(wù)體制重心由經(jīng)營實(shí)體的屬地化管理轉(zhuǎn)移為異地財(cái)務(wù)共享中心管理標(biāo)準(zhǔn)。基于這種變化，財(cái)務(wù)工作人員的工作模式開始依賴于影像系統(tǒng)，即財(cái)務(wù)人員通過影像系統(tǒng)傳輸?shù)挠跋駭?shù)據(jù)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理工作。在這種條件下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的使用率降低，并且，檔案管理方式，收集與整理也發(fā)生了重大改變。

1.2 會(huì)計(jì)的形成過程

由于會(huì)計(jì)形成過程的加長，會(huì)計(jì)檔案管理工作的鏈條也隨之加長。上文提到，在財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)體制中心已由在經(jīng)營實(shí)體的屬地化管理轉(zhuǎn)移為FSSC的管理標(biāo)準(zhǔn)，這一過程本身是一個(gè)漫長且鏈條復(fù)雜的過程。同時(shí)，在這期間，還會(huì)有不同的角色加入其中，而且不同的內(nèi)容還會(huì)出現(xiàn)交叉現(xiàn)象。這增加了會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔等工作的復(fù)雜性。由于會(huì)計(jì)形成過程較長，電子檔案形成鏈條的復(fù)雜性，在過去屬地化管理模式下容易發(fā)現(xiàn)的問題在如今很難被察覺，一般只有在最后歸檔環(huán)節(jié)才能發(fā)現(xiàn)。

2 財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)由屬地管理轉(zhuǎn)變?yōu)镕SSC管理

由于電子會(huì)計(jì)檔案便于攜帶，易于保存的優(yōu)越性，其必將成為檔案管理的主流，會(huì)計(jì)行業(yè)的工作者也更加傾向于將紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。在當(dāng)下FSSC管理模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作要注意資料的一致性與資料的合法性，保證資料符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于與原來處理不一致的業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案要重新設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，在檔案管理工作中要針對(duì)新的防控點(diǎn)設(shè)置合理措施。如果沒有措施進(jìn)行控制，將影響整個(gè)財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)檔案管理工作。因此，在FSSC管理模式下，風(fēng)險(xiǎn)控制是會(huì)計(jì)檔案管理工作的第一要義。

2.2 流程化與標(biāo)準(zhǔn)化越來越高

在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的流程化與標(biāo)準(zhǔn)化程度越來越高。在會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入FSSC處理之前，必須按照相關(guān)流程與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。經(jīng)過流程與標(biāo)準(zhǔn)審查之后的會(huì)計(jì)檔案將直接影響會(huì)計(jì)檔案的管理工作。為避免工作出現(xiàn)誤差，應(yīng)盡量避免檔案整理工作中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)檔案質(zhì)量出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)與失誤時(shí)，要及時(shí)更正檔案信息。

2.3 集中化管理

在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，需要考慮外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部檔案質(zhì)量問題。為了統(tǒng)一解決兩個(gè)問題，一定要將所有的檔案進(jìn)行集中化管理。檔案集中化管理可以有效提升財(cái)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范財(cái)務(wù)工作流程。在實(shí)際操作過程中，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的整理要分門別類，保證資料適合不同類型工作的需要，增加企業(yè)財(cái)務(wù)工作的效率。由此可見，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要考慮外部的風(fēng)險(xiǎn)因素，綜合各種條件，使會(huì)計(jì)檔案管理工作適應(yīng)各種財(cái)務(wù)工作變化，增加財(cái)務(wù)工作效率。

3 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑

3.1 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的工作者來說，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控措施，增加企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制與約束機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)管理者的責(zé)任心，增加檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)與道德水平。同時(shí)，我國政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)管作用，明確政府作為權(quán)力監(jiān)督的主體責(zé)任，發(fā)揮會(huì)計(jì)師事務(wù)所與注冊(cè)會(huì)計(jì)師的作用，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理加強(qiáng)防護(hù)，增加會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 會(huì)計(jì)檔案科學(xué)分類

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類。如今，許多企業(yè)僅僅做到了對(duì)檔案的保護(hù)管理工作，不能做到對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類。因此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類的意識(shí)。這將有利于提高下一步財(cái)務(wù)工作的效率，減少工作失誤。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，要注意建立合理科學(xué)的檔案分類體系，對(duì)關(guān)聯(lián)度密切的檔案安排靠近的位置，確保檔案之間緊密的關(guān)聯(lián)性。

3.3 強(qiáng)化內(nèi)部質(zhì)量管理職能

企業(yè)應(yīng)當(dāng)將關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)移到會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程中，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督，提升處理會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。值得注意的是，如今，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。企業(yè)應(yīng)該取得相關(guān)部門的許可，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，推動(dòng)電子檔案成為主流，紙質(zhì)檔案簡單作為文檔補(bǔ)充即可。

3.4 增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)

增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量至關(guān)重要。由于工作人員是整個(gè)工作的整體參與者，其工作質(zhì)量將直接影響工作。因此，作為會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。首先，要做好保密工作。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理，要做到廉潔奉公，遵守法律法規(guī)，保證工作的紀(jì)律性。其次，應(yīng)自覺主動(dòng)參與企業(yè)培訓(xùn)，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)職業(yè)操作水準(zhǔn)。最后，工作人員一定要恪盡職守，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，不可出現(xiàn)粗心等低端錯(cuò)誤。

4 財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案價(jià)值和意義

4.1 分類處理檔案，提高精細(xì)程度

相較于傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)記賬對(duì)于單據(jù)的處理，財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案具有很大的優(yōu)越性。在共享模式下，所有的發(fā)票在上傳到財(cái)務(wù)共享中心之后，系統(tǒng)可以根據(jù)發(fā)票的類別自行分類。這減少了手工會(huì)計(jì)記賬下的工作流程與失誤，增加工作的準(zhǔn)確性與工作效率。此外，通過對(duì)賬單自動(dòng)進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，可以自動(dòng)生成連續(xù)的編號(hào)，為之后的復(fù)核工作減少了工作量。

4.2 實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，提高準(zhǔn)確性與有效性

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案是靜態(tài)的。一旦檔案形成，就不能更改。電子檔案則很好地彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。電子檔案的存在形式靈活。每一份電子檔案既可以自己獨(dú)立存在，也可以在需要時(shí)與相關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行連接。此外，電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)云端技術(shù)生成報(bào)表，為各個(gè)企業(yè)的咨詢服務(wù)提供有效數(shù)據(jù)。同時(shí)，在數(shù)據(jù)更新時(shí)，一個(gè)檔案的更新會(huì)使與之相關(guān)的信息自動(dòng)實(shí)時(shí)更新，這樣很好地保證了信息的時(shí)效性，為企業(yè)財(cái)務(wù)工作提供便利。

4.3 云端處理數(shù)據(jù)，提高處理效率

我國科技的發(fā)展推動(dòng)大數(shù)據(jù)的進(jìn)步。大數(shù)據(jù)的進(jìn)步在電子會(huì)計(jì)檔案中的運(yùn)用增加了電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)越性。最為顯著的是云端處理數(shù)據(jù)技術(shù)。云端處理數(shù)據(jù)減少了紙質(zhì)檔案的使用量，并且，也極大地提高了信息的檢索效率，縮短整理制作各個(gè)報(bào)表所需的時(shí)間。

4.4 降低企業(yè)信息的傳遞成本

電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展可以降低企業(yè)信息的傳遞成本，增加信息儲(chǔ)存的安全性。在紙質(zhì)檔案的時(shí)代，需要傳遞信息時(shí)，必須將檔案進(jìn)行復(fù)印。當(dāng)所需傳遞的信息過多時(shí)，信息傳遞成本十分高昂。并且，由于紙質(zhì)材料自身的缺點(diǎn)，并不利于保存信息。如今，電子信息檔案傳遞起來十分快捷。企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)和云平臺(tái)，在任何時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行信息傳遞。同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案更加利于保存。但是，電子信息的保存也存在一定的安全問題。在保存電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要注意及時(shí)備份，并設(shè)置物理措施防止侵入，必要時(shí)，要設(shè)置防火墻，防止木馬病毒與數(shù)據(jù)的丟失。

5 關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的思考

按照類別對(duì)檔案予以整合，使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作符合精細(xì)化的要求。

按照當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的形式，我們可以慢慢體會(huì)到，未來發(fā)展的形勢(shì)和方向基本定格在共享上，而財(cái)務(wù)各個(gè)工作環(huán)節(jié)諸多復(fù)雜，將共享工作做好，可以簡化其工作環(huán)節(jié)，并減輕相關(guān)人員的工作壓力。電子會(huì)計(jì)的工作對(duì)于檔案的管理來說，又有了共享的保證，只需要將各種檔案資料的信息加以匯總并整合即可。在某種程度上來說，會(huì)計(jì)的檔案管理幾乎都是由人工完成，而“事在人為”的道理說明，成也在人，敗也在人。對(duì)于相關(guān)人員的工作壓力、工作效率來說都有著極大的影響，從而使其工作需要的時(shí)間過長，對(duì)于數(shù)據(jù)丟失等各種工作失誤會(huì)層出不窮。而電子會(huì)計(jì)檔案管理方法的使用，利用機(jī)器的高智能應(yīng)用來進(jìn)行工作，其工作效率會(huì)大大提升。主要體現(xiàn)在：其會(huì)使用一些軟件來處理、錄入信息，繼而發(fā)揮其高智能的方面，就是對(duì)其的各種功能進(jìn)行選擇;選擇功能做好之后，開始管理檔案。倘若此情況還是會(huì)導(dǎo)致工作效率達(dá)不到要求，可以使其選擇其他功能用來整合檔案、分類檔案，電子會(huì)計(jì)就會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)新建一個(gè)文件夾，并同時(shí)出現(xiàn)許多子文件夾，將不同類別的數(shù)據(jù)和文件中的信息按照之前錄入系統(tǒng)的順序進(jìn)行自然排列，并自動(dòng)編好碼，方便用于區(qū)分。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，未來的時(shí)代將會(huì)是各種機(jī)器時(shí)代，人工逐漸被機(jī)器所取代，對(duì)于信息錄入、識(shí)別功能都由機(jī)器的高智能自動(dòng)化來完成，為整個(gè)工作流程的順利性、效率性做一個(gè)最大化的保證。即使如此，工作人員仍然需要進(jìn)行不定期或者定期的檢查，因?yàn)闄C(jī)器不是人工，工作雖然省時(shí)，但指不定什么時(shí)候會(huì)出現(xiàn)設(shè)備故障或機(jī)器零件損壞，造成對(duì)工作的困擾。

6 結(jié)語

近幾年，我國經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)得以應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，會(huì)計(jì)檔案環(huán)境發(fā)生了諸多變化。企業(yè)應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理的環(huán)境，盡快將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，做到及時(shí)備份保存，盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。此外，財(cái)務(wù)共享中心的出現(xiàn)減少了企業(yè)在財(cái)務(wù)工作中投入成本，電子會(huì)計(jì)檔案的管理一定要符合財(cái)務(wù)共享中心工作的標(biāo)準(zhǔn)。除了文中提到的內(nèi)容外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用、大數(shù)據(jù)分析處理能力、ERP系統(tǒng)的開發(fā)利用等內(nèi)容都會(huì)使得電子會(huì)計(jì)檔案管理的系統(tǒng)不斷擴(kuò)展和創(chuàng)新，以期望達(dá)到企業(yè)價(jià)值管理的目的。總之，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代中，財(cái)務(wù)共享對(duì)于財(cái)務(wù)工作的方向、發(fā)展趨勢(shì)來說是必然的，希望國家可以對(duì)與之相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)盡可能地完備，這樣一來，電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展前景會(huì)越來越好，對(duì)于各行各業(yè)的財(cái)務(wù)工作也起到極大的促進(jìn)作用，甚至我國的整體財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展得越來越好。

參考文獻(xiàn)

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