檔案管理存在的問(wèn)題以及解決對(duì)策探討

于立坤 泊頭市自然資源和規(guī)劃局

依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在實(shí)際工作中對(duì)檔案工作進(jìn)行收集整理，并嚴(yán)格按照檔案管理的方法和具體要求對(duì)檔案管理進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)。使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，能促進(jìn)社會(huì)中檔案管理的更加高效管理。

一、檔案管理工作中主要存在的問(wèn)題

目前檔案管理從業(yè)人員的基本素質(zhì)不高，是制約到岸管理工作的重要問(wèn)題。在檔案管理人員的管理過(guò)程中存在著工作人員責(zé)任心、責(zé)任感不強(qiáng)，檔案管理從業(yè)人員工作能力存在缺失，不能對(duì)檔案管理工作更高質(zhì)量的完成。

（一）在檔案管理工作中缺少持續(xù)性和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃

在檔案管理工作中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有按照具體工作進(jìn)行考核，從而使得檔案管理部門(mén)的重要性沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，往往把檔案室當(dāng)成了資料室，沒(méi)有對(duì)檔案工作進(jìn)行有針對(duì)性的領(lǐng)導(dǎo)和長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。只存在于形式，使得檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。長(zhǎng)期性、規(guī)范化、長(zhǎng)期性的規(guī)劃的缺失，使得檔案管理工作缺少方向性，工作積極性不高。

（二）檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

在檔案管理實(shí)際工作中存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，首先，是檔案收集工作不規(guī)范，在檔案管理收集工作中由于制度化的缺失使得檔案管理工作存在隨意性。其次，具體管理工作不規(guī)范，在實(shí)際的檔案人員管理工作中，由于檔案管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不足，從而導(dǎo)致檔案資料的整理以及文件不相符，從而造成事實(shí)的檔案管理存在缺失與漏洞。第三，檔案管理力度不足，在檔案管理科室，由于主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不足，從而導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展比較困難。主要是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視度不夠，把檔案管理工作看成是可由可無(wú)無(wú)關(guān)緊要的工作環(huán)節(jié)。

（三）辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理過(guò)程中檔案管理資料不能及時(shí)做到更新

檔案管理工作目前主要采用辦公自動(dòng)化的管理辦法對(duì)檔案管理進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。檔案管理手段的落后，給檔案管理工作帶來(lái)技術(shù)上的難題。主要存在的問(wèn)題是：主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺少足夠的重視，對(duì)檔案管理科室缺少財(cái)力投入，在檔案管理工作中，缺少檔案管理的設(shè)備；對(duì)于檔案管理人員訓(xùn)練不足，操作不熟練，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備不能得心應(yīng)手的應(yīng)用，主要造成檔案管理與辦公自動(dòng)化的脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理更新不及時(shí)。

二、檔案管理工作的具體措施

在檔案管理工作中，主管領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。提高檔案管理從業(yè)人員的基本素質(zhì)，對(duì)于檔案管理工作，要明確責(zé)任，要確立明確的崗位職責(zé)，要選拔素質(zhì)較高的檔案管理從業(yè)人員，負(fù)責(zé)檔案管理，收集和整理工作。

（一）要建立檔案工作的長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)

在檔案管理工作中，主要領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。要對(duì)檔案管理工作做好連續(xù)性、長(zhǎng)期性的發(fā)展規(guī)劃，并確立發(fā)展目標(biāo)。但具體的檔案管理工作中，要對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行物力、財(cái)力的支持。對(duì)自動(dòng)化設(shè)備要及時(shí)的進(jìn)行更新，并對(duì)自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行人員崗位培訓(xùn)。要做好檔案工作的監(jiān)督檢查，要接受檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的檢查和指導(dǎo)。在檔案管理制度執(zhí)行過(guò)程中，要確保檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，要建立其嚴(yán)格的檔案管理統(tǒng)一制度，制定長(zhǎng)期發(fā)展的規(guī)劃。

（二）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性工作要對(duì)檔案工作及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新

在檔案基礎(chǔ)管理工作中，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的重要的工作。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作引起重視，要從規(guī)章制度中對(duì)檔案管理工作制定一套科學(xué)合理的管理辦法。要及時(shí)的應(yīng)用自動(dòng)化的設(shè)備，對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，完善檔案管理的數(shù)據(jù)收集、整理、歸檔。在檔案管理工作中，要搞好檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理資源的充分利用和發(fā)展。

隨這技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作朝著創(chuàng)新型的檔案信息化建設(shè)方向發(fā)展，這是順應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然。檔案管理工作應(yīng)該應(yīng)用先進(jìn)的信息化設(shè)備對(duì)檔案管理進(jìn)行。管理工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源。大數(shù)據(jù)的收集，整理與共享。檔案管理工作主要是應(yīng)用于社會(huì)服務(wù)，這樣能夠增強(qiáng)檔案工作和生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，能夠更好地發(fā)揮檔案管理的職能，各部門(mén)提供更好的服務(wù)。在檔案管理工作中，我們要重視檔案管理工作要做好檔案管理信息數(shù)據(jù)化，建設(shè)檔案管理工作變得更加便捷、高效。

（三）建立嚴(yán)格的檔案管理制度

在檔案管理工作中，要成立以分管領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人的管理模式為協(xié)調(diào)綜合管理，為檔案管理工作提供組織保障。在日常的檔案管理工作中，要做好日常的監(jiān)督檢查工作，建立起嚴(yán)格的檔案管理工作制度。要對(duì)檔案工作與整體工作的協(xié)調(diào)與發(fā)展，檔案管理工作要進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展的方向。

（四）在檔案管理工作中提高檔案管理水平強(qiáng)化服務(wù)職能

在檔案管理工作中，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行收集與整理，要發(fā)揮檔案管理工作人員的工作積極性，對(duì)數(shù)據(jù)、照片、錄音等不同載體的資料進(jìn)行收集、整理以及歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，要強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)。要把檔案工作管理工作更加完善，更加標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。要提高檔案管理的思想意識(shí)，要規(guī)范檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，要結(jié)合集體的力量，討論檔案管理工作的具體內(nèi)容，及時(shí)解決檔案工作中遇到的具體問(wèn)題。