基建檔案和醫(yī)療設(shè)備檔案一體化管理模式探究

韓曉梅

摘 要：醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中，醫(yī)療設(shè)備檔案與基建檔案皆具有十分關(guān)鍵的管理價值，更是醫(yī)療服務(wù)的重要組成部分，唯有采取科學(xué)、合理的管理模式，方可充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案、基建檔案的信息價值，繼而為醫(yī)療業(yè)的發(fā)展提供保障，筆者依據(jù)現(xiàn)有醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀，論述探究實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案與基建檔案一體化管理的模式構(gòu)建策略。

關(guān)鍵詞：基建檔案;醫(yī)療檔案;一體化管理;模式構(gòu)建;策略探究

醫(yī)療業(yè)與其他行業(yè)相比，對技術(shù)含量要求更高，為更精準(zhǔn)的在實踐醫(yī)療活動中確診各類病情，各醫(yī)院皆配備了大量醫(yī)療設(shè)備用以幫助醫(yī)護(hù)人員輔助診療，在疾病科研、治療、診斷過程中，醫(yī)療設(shè)備擁有著不可替代的作用，與此同時，這些設(shè)備在存放環(huán)境、輻射指標(biāo)、存放場地等方面也有著特殊需求，尤其是一體化手術(shù)室、大型放射類醫(yī)療設(shè)備等，不僅對防護(hù)門鉛含量、墻壁厚度、設(shè)備防治面積有相關(guān)規(guī)定，甚至對網(wǎng)絡(luò)端口、室溫、防護(hù)墻內(nèi)導(dǎo)線導(dǎo)管等皆有特殊規(guī)定。為全面達(dá)到上述需求，在機(jī)房設(shè)計、機(jī)房施工途中需與設(shè)備廠家、基建單位密切配合完成設(shè)備安裝、機(jī)房施工，由此可見，設(shè)備安裝與醫(yī)院基建不可分割，存在密切聯(lián)系，同時，在此過程中，產(chǎn)生的大量醫(yī)療設(shè)備信息檔案與基建檔案信息亦是相輔相成的，如何有效提升檔案管理水平，實現(xiàn)一體化管理，使醫(yī)療檔案發(fā)揮應(yīng)有效用，是作為現(xiàn)代化檔案管理者需切實思考的問題[1]。

1 設(shè)備檔案管理特征探究

1）專業(yè)性特征。在我國，多數(shù)醫(yī)療設(shè)備都是國外進(jìn)口的，且這些設(shè)備廣泛涉及了放射、核素、理化、生物、電腦、電子等專業(yè)科技領(lǐng)域，與其他檔案管理類型相比，醫(yī)療設(shè)備檔案在分類、檢索工具、編目等方面皆具有獨(dú)特的專業(yè)性要求。

2）外文性特征。由于醫(yī)療設(shè)備多為進(jìn)口產(chǎn)品，因此其使用手冊、圖紙、維修說明書多數(shù)為英文、德文、西班牙文、法文或日文，具有較為顯著的外文性特征。

3）利用頻率較高。醫(yī)療設(shè)備檔案與會計檔案、科研檔案不同，在醫(yī)院運(yùn)營過程中，具有利用頻率較高的特征，由于醫(yī)療設(shè)備的特殊性，在使用時若發(fā)生錯誤操作、設(shè)備故障等情況，設(shè)備維修工作必然離不開圖紙、說明書等檔案資料，相應(yīng)的，設(shè)備檔案應(yīng)用頻率也會隨之增加[2]。

2 一體化管理模式探究

1）科學(xué)收集檔案資料，提升檔案利用率。醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)療設(shè)備與基建相輔相成，不可分割，對其檔案的管理若想實現(xiàn)一體化目標(biāo)，首先要做的就在檔案資料收集階段，采取科學(xué)的方式開展資料收集工作。在現(xiàn)實醫(yī)療環(huán)境中，對診斷類設(shè)備的特殊要求較多，如高壓氧艙、一體化手術(shù)室、內(nèi)窺鏡檢查設(shè)備、核醫(yī)學(xué)設(shè)備、X 射線診斷設(shè)備。上述設(shè)備在醫(yī)療環(huán)境、安裝場地等方面皆擁有國家明確規(guī)定。基建部分需配合設(shè)備廠家，嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)技術(shù)要求，進(jìn)行設(shè)計施工，當(dāng)設(shè)備順利完成進(jìn)場、安裝、投入使用等階段后，不僅需查詢設(shè)備維修改造過程中的各項資料，還需切實依據(jù)基建檔案來建立醫(yī)療設(shè)備維修、改造檔案，旨在有效提升檔案利用率，不僅如此，將維修改造時期內(nèi)產(chǎn)生的各項檔案資料并存入設(shè)備檔案中，可促使檔案利用、管理工作更加便捷。此外，在基建工程設(shè)計階段，皆是聘請專業(yè)性、權(quán)威性較高的設(shè)計公司設(shè)計施工的，而專業(yè)設(shè)計公司的首要設(shè)計原則就是保障設(shè)備廠家設(shè)備資料標(biāo)準(zhǔn)、國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、醫(yī)院實際醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)之間的一致性，且基建階段的各項資料具備獨(dú)立性特征，為設(shè)備檔案與基建施工檔案的一體化管理提供了便利，基于此，檔案管理員需依據(jù)此項特征，科學(xué)收集檔案資料。由于設(shè)備采購所涉及的科室、部門眾多，且需歷經(jīng)科室申請、上級財政部批準(zhǔn)、招標(biāo)、采購、安裝等多個流程，手續(xù)繁雜、耗時較長，尤其是在進(jìn)口設(shè)備的購置過程中，極易因工作失誤導(dǎo)致資料流失，因此，可在檔案萌芽時期就開展收集工作，提前介入設(shè)備采購、基建施工過程，在此基礎(chǔ)上，與采購人員及相關(guān)科室密切配合，定制規(guī)范的收集歸檔制度，合理規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍，如此一來，不僅可提升檔案利用率，還可保障醫(yī)療設(shè)備檔案、基建檔案的安全性、整體性與統(tǒng)一性[3]。

2）合理設(shè)置互見號，提升檔案查詢效率。在實際的醫(yī)院運(yùn)營過程中，由于同類設(shè)備較多，且對其的管理、使用變更較快，不同科室往往會因?qū)嶋H工作需求調(diào)撥使用部分醫(yī)療設(shè)備，再加上科室搬遷等現(xiàn)實狀況，會導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，案卷目錄編制、查找、分辨工作難度增加，歷經(jīng)調(diào)撥的部分設(shè)備由于無法被重編分類號，往往致使檔案管理者面臨工作困境。常規(guī)性的互見號設(shè)置在幾個項目保存至一個基建案卷時，往往存在查找不便的現(xiàn)實困境，因此，需從實際出發(fā)，合理優(yōu)化互見號設(shè)置，可在設(shè)備檔案和基建檔案卷內(nèi)目錄中統(tǒng)一設(shè)置互見號欄，將設(shè)備案卷號和對應(yīng)的基建檔案填入其中，如此一來，可有效節(jié)約檔案查詢時間，使查詢過程一目了然，提升檔案查詢效率[4]。

3）應(yīng)用一體化管理模式，提升歸檔效率。醫(yī)療設(shè)備屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)，由于醫(yī)療設(shè)備獨(dú)具的使用特殊性，當(dāng)基建竣工、醫(yī)療設(shè)備安裝完畢后，管理、使用工作才剛剛開始，且在日后管理中，將會涌現(xiàn)大量的檢測、改造、更新、維修、維護(hù)工作，上述活動結(jié)束皆會生產(chǎn)大量資料，尤其是在醫(yī)療設(shè)備改造更新環(huán)節(jié)，還需將各項設(shè)計變動檔案歸檔，然而此階段內(nèi)，基建工程已經(jīng)與設(shè)備安裝脫鉤，無法將變動資料加入基建檔案，若單獨(dú)存放此類資料容易造成資料丟失，且不利于后續(xù)查詢工作，而一體化管理模式的合理創(chuàng)建與應(yīng)用就可有效解決上述問題，通過案件編號、設(shè)備一臺一檔等措施，即可將變動資料隨時歸檔，不僅有助于保障檔案完整性，還有助于提升歸檔

效率[5]。

4）應(yīng)用一體化管理模式，構(gòu)建便利查詢環(huán)境。在實際醫(yī)療診治工作中醫(yī)療設(shè)備是不可或缺的診療輔助工具，醫(yī)療設(shè)備在不斷更新改造、維修維護(hù)的過程中，相關(guān)基建資料、設(shè)備資料都具有重要的使用價值，然而設(shè)備部門與基建部門是分設(shè)的兩個獨(dú)立科室，即使醫(yī)院專設(shè)了綜合檔案室，若兩部門依據(jù)各自規(guī)定，在建檔時，分類整理檔案，單獨(dú)管理，也會給利用檔案的人員帶來各類不便，有時不僅需要查詢設(shè)備檔案，還需要調(diào)閱基建檔案，若兩類檔案在保管期限，資料歸檔方面缺乏一致性，就會致使使用者難以查詢到需要的檔案信息，因此，應(yīng)用一體化管理模式，不僅可保障資料安全性、完整性，還可有效為使用者提高便利的查詢環(huán)境，有效節(jié)約工作時間，同時，在上級執(zhí)行監(jiān)察任務(wù)時，一體化管理模式還可有效節(jié)約人力，有助于政府部門順利執(zhí)行審查任務(wù)。針對部分一體化管理模式尚未成型的單位，可將與設(shè)備配套的竣工圖、施工圖紙復(fù)制一份存至設(shè)備檔案之中，以此來為維修改造工作提供便利的查詢條件[6]。

3 結(jié)束語

總之，設(shè)備檔案與基建檔案皆是醫(yī)院檔案管理體系重要的組成部分，不僅資料眾多，而且利用頻率高，是醫(yī)院診治、科研工作的基礎(chǔ)保障，因此，管理人員需及時轉(zhuǎn)變管理思路，利用檔案管理思路，合理構(gòu)建一體化檔案管理模式。

參考文獻(xiàn)

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