淺談檔案安全管理應(yīng)急體系建設(shè)

李蔚娟

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，城市建設(shè)步伐加快，尤其是城市化進(jìn)程的推進(jìn)，城建行業(yè)更顯突飛猛進(jìn)的發(fā)展勢頭。檔案是城市發(fā)展建設(shè)的縮影，記載著城市建設(shè)的點點滴滴，極具保存與研究價值。因此，要重視檔案安全管理，積極構(gòu)建應(yīng)急管體系，有效應(yīng)對檔案管理中的突發(fā)狀況，保證檔案安全免受威脅，維護(hù)檔案資源的安全性與可靠性，切實提升檔案管理質(zhì)量，為城建事業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞：檔案;安全管理;應(yīng)急體系

目前，城市化建設(shè)加速，城市規(guī)劃、建設(shè)以及管理水平全面提升，檔案規(guī)模不斷擴大，整個檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)。檔案記載了城市發(fā)展的重要信息，極具保存價值，因此，需要全面維護(hù)檔案資料的安全性，重視做好應(yīng)急管理，構(gòu)建科學(xué)高效的管理體系，減少不安全因素的存在，最大限度維護(hù)檔案的完整性，為其價值的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

1 檔案安全管理應(yīng)急體系的必要性

從檔案社會地位分析，能夠為城市規(guī)劃、建設(shè)以及管理提供基礎(chǔ)性資料，也是工程建設(shè)后期養(yǎng)護(hù)管理的依據(jù);對于社會發(fā)展，災(zāi)害與災(zāi)難時有發(fā)生，一旦出現(xiàn)，勢必威脅檔案安全性，其完整性、保密性以及價值性勢必遭受影響。檔案管理部門的應(yīng)急管理必須得到重視，以便全面做好應(yīng)對突發(fā)事件的準(zhǔn)備工作;檔案管理安全應(yīng)急體系建設(shè)受到檔案管理機構(gòu)的關(guān)注，積極出臺相關(guān)法律法規(guī)，構(gòu)建應(yīng)對自然災(zāi)害與突發(fā)事件的防范與應(yīng)急處置機構(gòu)，建立相關(guān)預(yù)案，成立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)部門，最大限度降低突發(fā)事件對檔案安全的危害。這些工作都體現(xiàn)了檔案安全管理應(yīng)急體系的重要性，是其在檔案管理部門得以貫徹與執(zhí)行的依據(jù)。

2 檔案安全管理應(yīng)急管理中存在的問題

1）缺乏對檔案安全應(yīng)急管理的重視，風(fēng)險防范觀念薄弱。立足檔案管理領(lǐng)域，存在一定程度的“重收集、輕管理”的問題。在重視檔案日常管理的同時，安全管理不到位。在日常宣傳與培訓(xùn)工作中，盡管也會涉及一些安全管理方面的內(nèi)容，但檔案防災(zāi)減災(zāi)、應(yīng)急搶救方面的知識卻是少之甚少，對相關(guān)技能與知識的培訓(xùn)嚴(yán)重不足，使得檔案管理人員在思想上缺乏對檔案應(yīng)急管理的深刻認(rèn)識。另外，在檔案管理相關(guān)文件中，對檔案應(yīng)急搶救工作研究有限。

2）安全應(yīng)急管理制度和應(yīng)急預(yù)案機制建設(shè)滯后，管理缺乏規(guī)范性。在檔案館建設(shè)管理中，安全管理措施存在很多問題，尤其是安全應(yīng)急管理更是不到位，突出體現(xiàn)在安全應(yīng)急管理機制的匱乏。一方面，在檔案管理制度中，盡管對工作職責(zé)、崗位要求等都進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，但是，對應(yīng)急指揮、檔案搶救方面的規(guī)定卻很有限。另外，檔案館即便設(shè)置了一定層級的預(yù)警計劃，但是，種類單一，缺乏對突發(fā)事件的系統(tǒng)涵蓋，很多存在嚴(yán)重的形式化現(xiàn)象，尤其是未針對預(yù)案進(jìn)行有效的實踐與演習(xí)，很難保證在發(fā)生突發(fā)事件時，預(yù)案的有效性、可行性以及可靠性。

3）資源投入嚴(yán)重不足，延緩應(yīng)急管理體系建設(shè)步伐?？v觀當(dāng)前檔案館應(yīng)急管理，重大的阻礙源自資源投入的不足，經(jīng)費有限，很難真正實現(xiàn)應(yīng)急保障能力的增強。檔案部門應(yīng)急管理離不開資金、技術(shù)、設(shè)備等多方面的大力支撐，這也是構(gòu)建有效保障體系的根本。但是當(dāng)前，檔案部門投入嚴(yán)重不足，資金有限，技術(shù)滯后，設(shè)備升級更顯緩慢，一旦發(fā)生重大突發(fā)事件，很難實現(xiàn)對檔案資源的有效保護(hù)。

4）信息安全保障不到位，安全隱患較大。隨著信息技術(shù)影響力的不斷擴大，信息安全隱患一直存在，檔案信息化建設(shè)也存在諸多不安全因素，主要源于數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程中諸多因素的影響，如復(fù)雜的人員操作、安全保密措施的漏洞等。另外，對于檔案信息化建設(shè)，突出的特征是網(wǎng)絡(luò)互通與信息共享，加大外界入侵與攻擊概率，加之信息安全措施不足，缺乏系統(tǒng)的安全保護(hù)措施，安全手段升級更新不及時，信息技術(shù)發(fā)展滯后，在根本上威脅檔案的安全性。除此之外，檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)的信息安全管理人員匱乏，一旦發(fā)生突發(fā)性事件，很容易使檔案管理系統(tǒng)被攻擊，造成檔案信息流失。

3 如何加快檔案安全管理應(yīng)急體系建設(shè)

1）積極樹立檔案風(fēng)險防范理念，將安全應(yīng)急管理納入檔案管理實踐。在檔案管理中，突發(fā)性事件的產(chǎn)生源于多個方面，無法進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)知，更多處理模式都是基于經(jīng)驗的總結(jié)、知識的積累以及全方位的推斷分析。因此，要具備較強的風(fēng)險觀念與意識。要重視加強應(yīng)急管理教育與培訓(xùn)，積極構(gòu)建完善的檔案安全應(yīng)急預(yù)案，發(fā)揮部門之間的配合作用，掌握預(yù)案措施的流程與環(huán)節(jié)，增強防災(zāi)與救災(zāi)能力。另外，要將應(yīng)急管理與相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行結(jié)合，將應(yīng)急管理工作納入考核范疇，保證能夠?qū)崿F(xiàn)與檔案管理業(yè)務(wù)的有效結(jié)合，以便在應(yīng)對突發(fā)事件的時候，更加游刃有余。

2）構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的制度、標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)急預(yù)案機制，強化應(yīng)急管理的制度性保障。對于檔案安全應(yīng)急管理，完善的機制與規(guī)范不可或缺，需要加強法治化與規(guī)范化，發(fā)揮制度對體系的保障性作用。首先，要制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，增強標(biāo)準(zhǔn)適用性，尤其是面對突發(fā)事件，依托嚴(yán)格的規(guī)范，保證各種形式的檔案都能夠得到有序的應(yīng)急處理。其次，要合理進(jìn)行職責(zé)劃分，推廣領(lǐng)導(dǎo)負(fù)債機制，主要進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案的制定、責(zé)任分工等工作的安排，將各部分責(zé)任落實到人。再次，要對應(yīng)急預(yù)防預(yù)警制度進(jìn)行完善，尤其是對一些突發(fā)的災(zāi)難性的事件資料進(jìn)行收集，重視數(shù)據(jù)的監(jiān)測與分析，全面做好應(yīng)災(zāi)準(zhǔn)備工作。第四，全面做好應(yīng)急保障措施，主要是對各種物資進(jìn)行準(zhǔn)備，涉及人力、物力、通信等多方面，保障檔案館藏?fù)尵鹊捻樞蚩茖W(xué)，將檔案館常規(guī)維護(hù)落到實處，做好安全設(shè)備監(jiān)測與維護(hù)工作。第五，在檔案管理中，備份是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，尤其是異地備份更是重點，要構(gòu)建相關(guān)制度。面對信息技術(shù)的引入，檔案數(shù)字化建設(shè)需要加強，以便最大限度降低突發(fā)災(zāi)害中的損失。依托數(shù)字化，能夠有效減小空間占用，為存儲提供便利，支持異地保存以及快捷檢索查閱，大大節(jié)省時間，提高工作效率。

3）全面做好應(yīng)急管理資源儲備，保證落實到位。首先，要以人力資源準(zhǔn)備為基礎(chǔ)，全員范圍內(nèi)增強人員素質(zhì)，提升檔案安全保障能力，落實人員培訓(xùn)與教育，為檔案安全提供可靠的人力資源保障。其次，落實物資儲備。一方面，檔案館的庫房要保障設(shè)備齊全，安全裝備到位，以便滿足應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急處置的需求，涉及保護(hù)設(shè)施設(shè)備以及各種耗材等，定期進(jìn)行維護(hù)與更新。再次，加大資金投入，落實財政資源準(zhǔn)備，對資金進(jìn)行專人管理與專項使用制度相結(jié)合的模式，做好監(jiān)督。

4）重視智慧型館庫系統(tǒng)建設(shè)，為應(yīng)急管理創(chuàng)造條件。隨著檔案館館藏數(shù)量的不斷增加，對于檔案的安全方面顯得尤為重要。由于我市地處嶺南，屬于多雨、強對流天氣多發(fā)的地區(qū)，紙質(zhì)檔案庫房在此環(huán)境中容易出現(xiàn)各種特發(fā)事件，如蟲霉、滲水等問題，結(jié)合日常的防盜、防火要求，除要求專人對庫房值守外，能做到24小時監(jiān)控的只能靠技術(shù)防控，即建立智慧型的館庫系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)可集中管控的環(huán)境監(jiān)控、安防監(jiān)控、溫濕度監(jiān)控、門窗系統(tǒng)、浸水監(jiān)控等檔案館常用管理模塊，實現(xiàn)庫房區(qū)域的科學(xué)管理，為應(yīng)急管理創(chuàng)造條件。除此之外，要加強對檔案存儲庫房相關(guān)設(shè)備與設(shè)施的維護(hù)，尤其做好巡檢，全方位進(jìn)行防護(hù)，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，將安全風(fēng)險降到最低。

面對城市建設(shè)的飛速發(fā)展，檔案管理工作備受矚目，應(yīng)急安全管理成為不容忽視的管理環(huán)節(jié)。要正視檔案應(yīng)急管理的重要性，分析當(dāng)前管理實踐中存在的不足，有針對性的進(jìn)行應(yīng)對，提升應(yīng)急管理水平，有效維護(hù)檔案的完整性與安全性，為城建事業(yè)的健康發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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