規(guī)范政府采購項目檔案管理的思考

戴曉蕓

摘 要：政府采購的科學(xué)性、規(guī)范性，需要以采購項目檔案管理為基本依據(jù)，通過對政府采購的全過程和最終結(jié)果的明確記錄，保障采購過程的合理、合法、公平、公開。面對政府采購范圍、內(nèi)容、規(guī)模的逐步擴展這一基本趨勢，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強對優(yōu)化政府采購項目檔案管理的方案設(shè)置，增強日常工作的查考力度，切實保障采購涉及的各個主體，包括供應(yīng)商、采購人員和相關(guān)機構(gòu)的基本權(quán)益。

關(guān)鍵詞：政府采購;項目檔案管理;思考

為了確保政府采購行為的合法、公平、清廉，最大程度的發(fā)揮財政資金的有效利用，實施與之相配套的規(guī)范支持是當(dāng)前政府采購行為的必然要求。而采購項目檔案的有效設(shè)置、管理，為政府采購行為的科學(xué)性、公平性、合法性的提高提供了有力的支持。通過完整、清晰、細(xì)致的記錄采購項目的各個細(xì)節(jié)，既能夠規(guī)范相關(guān)機構(gòu)和有關(guān)人員的行為，還能夠成為采購人提供反駁質(zhì)疑和擺脫誣陷的有力證據(jù)。落實規(guī)范化采購項目檔案管理，有助于工作人員廉潔自律意識的有效形成，有利于政府采購項目的完善、規(guī)范、合理合法。進一步發(fā)揮采購項目檔案管理的積極效用，落實采購的各個環(huán)節(jié)、各個細(xì)節(jié)的規(guī)范記錄，是目前采購檔案工作者的關(guān)鍵性內(nèi)容。

1 進一步完善檔案管理內(nèi)容細(xì)則，推動項目內(nèi)容的科學(xué)整合

政府采購活動涉及的相關(guān)部門和與之相關(guān)的工作人員數(shù)量較多，通過財務(wù)部門、采購部門等多個部門的良好配合、協(xié)同并進，以及各工作人員之間的高效協(xié)調(diào)、合作互動，實現(xiàn)某一采購項目內(nèi)容的完整歸檔。在采購過程中產(chǎn)生的一些資料和數(shù)據(jù)，需要有關(guān)人員嚴(yán)格落實，堅決不能用復(fù)印件代替，要以原始文件為最根本的檔案資料形式，確保文件資料的真實性和準(zhǔn)確性。且文件上必須要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，確保各個環(huán)節(jié)、各個項目都有專門負(fù)責(zé)人審批考核。一些帶有資金流向內(nèi)容的票據(jù)的管理，所涉及的各個款項的明確日期，開支內(nèi)容，以及具體的數(shù)量金額都要精確到位，有關(guān)人員要負(fù)責(zé)對這些票據(jù)的反復(fù)核對和確認(rèn)，確保票據(jù)的真實可靠。除此之外，在整個采購過程中出現(xiàn)的內(nèi)容上的修改、調(diào)整，都需要有專門的人員負(fù)責(zé)記錄和及時歸檔，落實各項細(xì)則，確保檔案內(nèi)容的完善、明確。還需要強化落實供應(yīng)商誠信檔案的整理，從而為后續(xù)政府采購工作的順利展開創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。

為了進一步提升政府采購行為的科學(xué)性和合法性，需要相關(guān)人員強化落實采購項目檔案管理的具體內(nèi)容。開展檔案管理工作，需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和程序原則，加強對收集內(nèi)容的鑒別，保障內(nèi)容的完善性和準(zhǔn)確性，對于存在漏洞、錯誤的內(nèi)容一律要及時糾責(zé)，由具體項目負(fù)責(zé)人進行錯誤的糾察和漏洞的彌補。

2 建立科學(xué)、高效的政府采購項目檔案管理體制機制

由于在實際的采購過程中，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、資料內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大。部分采購人并不能及時、有效地按照文件類型對采購合同、招標(biāo)文件等相關(guān)內(nèi)容進行明確、科學(xué)的分類;文件資料更是繁雜、瑣碎，在進行相關(guān)資料的檢索和查詢時障礙也較多，程序較復(fù)雜。甚至于有些人員和部門對于檔案資料的保存并不規(guī)范，一些文件資料由于使用后沒有及時的歸檔而造成資料的缺失和破壞;對一些有關(guān)采購項目的后續(xù)補充的資料也不能做到高效的歸檔記錄。上述問題產(chǎn)生的重要原因在于，采購單位尚未建立起完整、科學(xué)的檔案管理體制機制。

采購項目與采購行為體制機制的規(guī)范性建設(shè)，主要包括以下三部分內(nèi)容：

2.1 嚴(yán)格按照法律法規(guī)發(fā)揮完善檔案管理規(guī)章制度

采購工作人員需要加強對《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)和律屬文件內(nèi)容的學(xué)習(xí)。明確采購項目檔案管理的法律標(biāo)準(zhǔn)，以法律法規(guī)為基本依據(jù)，合理、有序的展開具體資料和文件的收集，科學(xué)整合，細(xì)致分類。保證資料在收集、整理、分類、歸檔各個步驟中文件內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確性。對于項目資料的分類，需要相關(guān)人員依據(jù)文件內(nèi)容的具體性質(zhì)和基本特點進行科學(xué)歸檔。涉及中途內(nèi)容的調(diào)整和補充，需要盡快歸入檔案，保證檔案內(nèi)容的妥善、細(xì)致。建立完整、有力的政府采購項目檔案監(jiān)督管理機制。集采機構(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督部門應(yīng)當(dāng)將工作落到實處，盡快與國家檔案部門進行有效合作，制定出明確、完善的政府采購項目檔案管理工作方法，進一步提升政府采購項目管理的有序性。要確定政府采購項目檔案歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)和具體整理方法，做好檔案保管期限的設(shè)置，致力于促進政府采購項目檔案管理的制度性、科學(xué)性的增強。

2.2 有力推進檔案管理辦公現(xiàn)代化

政府采購項目檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)化發(fā)展，需要從革新辦公手段的角度展開調(diào)整。采購相較于傳統(tǒng)的檔案管理手段而言，現(xiàn)代化辦公能夠促進采購項目檔案管理工作的高效化、系統(tǒng)化。其具備的強大的信息檢索功能能夠很好的適應(yīng)當(dāng)前日益繁雜的政府采購項目工作需求，更好的滿足政府采購事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。促進政府采購項目檔案管理辦公的現(xiàn)代化，更新相關(guān)工作設(shè)備，建立高效、科學(xué)的檔案信息線上平臺。從而有效推動檔案查準(zhǔn)率的提升，第一時間為采購單位、集采機構(gòu)、監(jiān)管部門等提供檔案依據(jù)，維護相關(guān)合法權(quán)益。

2.3 規(guī)范檔案查閱行為

采購項目檔案的管理包括加密檔案和一般檔案。任何檔案的查詢，都需要有專門的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員簽字確認(rèn)，以領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)為憑據(jù)進行查閱。查閱時，要明確記錄借閱人的身份、職位、所屬單位、用途等相關(guān)信息，同時做好查閱時間、查閱內(nèi)容的記錄，嚴(yán)格按照歸還時間將文件資料歸還。妥善保存和使用信息資料，避免出現(xiàn)資料破損、丟失等問題，并嚴(yán)厲糾責(zé)。

3 結(jié)束語

除了完善采購項目檔案內(nèi)容，科學(xué)整合內(nèi)容資料，以及建立起完整、科學(xué)的檔案管理體制機制之外，檔案管理人員素質(zhì)的強化，也是目前政府采購項目檔案管理規(guī)范化的重要步驟。 檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響采購項目檔案管理的實際效率和效果。有關(guān)人員需要明確自身的工作內(nèi)容，端正工作態(tài)度，秉承著為社會、大眾服務(wù)的原則，認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、科學(xué)的完成自身負(fù)責(zé)的項目內(nèi)容，盡量避免出現(xiàn)工作失誤，嚴(yán)格按照工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自身的行為。

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