如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

陳建宇

摘 要：科技在不斷發(fā)展，社會在不斷進步，我國各行各業(yè)都有了質(zhì)的飛躍，特別是企事業(yè)單位，發(fā)展速度尤為迅速。其中，對于事業(yè)單位而言，在其多種工作內(nèi)容中，人力資源檔案管理工作十分重要，具有不可或缺的地位?；诖?，為了更好地發(fā)展事業(yè)單位，使其更上一層樓，就需要注重人力資源檔案管理工作，采取有效措施不斷更新和提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平。文章主要針對有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性進行闡述，并分析了其中存在的問題，最后提出了提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的相應(yīng)對策，希望可以為相關(guān)工作者提供理論幫助和啟示，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源檔案管理;提升;有效性

人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位人力資源工作的重要組成部分，它為事業(yè)單位進行選人用人提供了重要的數(shù)據(jù)依據(jù)和資料信息，只有不斷的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，解決種種問題才能從根本上提高人力資源檔案管理水平。

1 事業(yè)單位人力資源檔案構(gòu)成的特點

人力資源檔案是事業(yè)單位的重要信息資源，它是在企事業(yè)單位日常的工作管理中由各個不同的部門進行不斷總結(jié)和積累形成的文件資料，人力資源檔案的構(gòu)成具有以下兩方面的特點：1）事業(yè)單位人力資源檔案具有多樣性事業(yè)單位的人力資源檔案的內(nèi)容具有多樣性，第一，人力資源檔案包含了單位員工的基本資料以及各種學(xué)歷自制的認(rèn)證材料;第二，人力資源檔案包括單位員工的各項履歷、獎懲記錄、工作業(yè)績等工作資料;第三，人力資源檔案還包括單位員工應(yīng)有的各項福利待遇、薪金資料、社保資料等。2）事業(yè)單位人力資源檔案具有階段性事業(yè)單位人力資源檔案的組成包括多個階段，這也是它的一個重要的特點，第一，形成檔案階段，這是人力資源檔案的基礎(chǔ)檔案，主要包括單位員工的個人信息，基本資料以及入職資料等。第二，發(fā)展階段形成檔案，這是單位員工在工作中積累形成的檔案主要包括各項考核業(yè)績情況、職業(yè)發(fā)展情況，職位調(diào)動情況等。第三，離職退休階段檔案，它記錄了單位員工離職或者退休后形成的資料檔案。

2 如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

2.1 提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)水平

管理人員的素質(zhì)水平將直接影響到事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的最終效果，所以為了促進事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的提高，就需將檔案管理人員的素質(zhì)水平予以全面提升。事業(yè)單位應(yīng)定期開展相關(guān)理論知識的學(xué)習(xí)和實踐活動，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進行強化，讓其對新的檔案管理理論知識和技能及時掌握，進而高質(zhì)量地開展工作。與此同時，需對人員的職業(yè)道德素質(zhì)予以強化，保證能夠以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度管理人力資源檔案，防止弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生，使人力資源檔案的真實、科學(xué)性得到保證。除此之外，還需建立完善的獎懲機制，充分結(jié)合檔案管理人員的工作情況實施獎懲，促進工作人員的積極性和主動性的提高，以順利、高效地開展人力資源檔案管理工作。

2.2 優(yōu)化事業(yè)單位人力資源人員隊伍轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

人才是企業(yè)中最寶貴的財富，人力資源系統(tǒng)中也是如此，要想提升事業(yè)單位人力資源的管理能力，首先就應(yīng)該對人力資源服務(wù)隊伍進行優(yōu)化，要求從事檔案管理的專職人員不但要適應(yīng)新環(huán)境下科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展對人力資源檔案管理工作帶來的改變，還要敢于對傳統(tǒng)的理念和方法提出質(zhì)疑，不斷的運用科學(xué)技術(shù)去解決管理中出現(xiàn)的各種問題。

2.3 建立健全人力資源檔案管理制度

根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況建立健全完善的人力資源檔案管理制度是非常必要的，同時也是提升檔案管理水平的有效措施。在制定人力資源檔案管理制度的過程中，要體現(xiàn)制度合理性和科學(xué)性，針對傳統(tǒng)的不符合時代發(fā)展的管理制度進行變革和更新，使人力資源檔案管理制度更加具有規(guī)范性和制度性。一般而言，制定健全的人力資源檔案管理制度首先需要收集人力資源檔案，且要嚴(yán)謹(jǐn)，以此確保檔案的完整，體現(xiàn)檔案的價值。

2.4 提升檔案資料的安全性

我國科學(xué)發(fā)展的大環(huán)境下，數(shù)字環(huán)境也變得越來越復(fù)雜。事業(yè)單位的人力資源檔案的管理，其資料會逐漸地全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的文件信息，工作人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)將這些數(shù)字化的文件信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上進行長久的保存和備份。即使在工作人員疏忽，或是一些其他原因，而造成原數(shù)人力資源檔案原件發(fā)生損毀的情況，也會使得事業(yè)單位人力資源檔案管理因此而造成的不利影響減弱。因為事業(yè)單位和企業(yè)單位比起來，有很多不同的地方。事業(yè)單位人員資源檔案資料的管理，對于其發(fā)展來說是具有十分重要的影響的，事業(yè)單位需要投入大量的人力、物力、財力來進行人力資源檔案管理的維護，但是企業(yè)單位在這方面就不需要過多費心。事業(yè)單位人力資源檔案管理的方法一般情況下是工作人員使用紙張進行人力的記錄，并且由專人進行保管?？墒且驗榧垙埖淖陨砦锢硇再|(zhì)，會導(dǎo)致其在長時間使用之后就會發(fā)生脆化、粘化或是發(fā)黃的情況。這時候即使工作人員盡心保管，也很容易使得人力資源檔案的信息和資料受到一定的損壞，如果發(fā)生意外事件，比如火災(zāi)等，使得人力資源檔案的原件被徹底損毀，那么事業(yè)單位的日常工作就會受到影響，甚至?xí)?dǎo)致嚴(yán)重的后果?？墒窃谀壳皵?shù)字化的大環(huán)境下，事業(yè)單位使用人力資源信息管理的先進的科學(xué)的方法來使其數(shù)字化、信息化。使事業(yè)單位人力資源檔案信息的管理提高，各方面技術(shù)得到發(fā)展。

2.5 建立合理有效的檔案管理制度

建立健全合理以及有效的人力資源檔案管理制度是提升事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的必要條件，人力資源檔案關(guān)系到企業(yè)員工的任職和調(diào)動，且內(nèi)容相對較為復(fù)雜繁瑣，因此應(yīng)該具有一套完整的規(guī)章制度來制約人力資源檔案的建立、接收、保存和調(diào)閱權(quán)限。

2.6 推廣信息化人力資源檔案管理

借助現(xiàn)代化工作讓人力資源檔案管理資源信息化，也就是利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，將各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和能夠共享的目錄數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建立起來，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的人力資源檔案管理信息傳輸和共享化的人力資源檔案管理信息資源，促進人力資源檔案管理使用價值的提高，更好地的服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。信息化人力資源檔案應(yīng)對個人學(xué)習(xí)能力與工作予以記錄，對人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽等記錄做出動態(tài)反映，諸如人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷等均包括其中。

3 結(jié)語

總的來說，人力資源檔案管理工作是一項長期的工作，做好這項工作是優(yōu)化事業(yè)單位人力資源管理工作的關(guān)鍵所在。因此事業(yè)單位一定要對其人力資源檔案的管理進行優(yōu)化，發(fā)揮其真正價值。同時相關(guān)管理人員應(yīng)該加大對人力資源檔案管理工作的重視程度，加強其中的信息化建設(shè)，不斷培養(yǎng)出具有高水平的專業(yè)人員，從根本上實現(xiàn)對人力資源檔案管理水平的提升。

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