新時期辦公室文秘工作質量的提升策略

蒲玲俐

摘 要：辦公室文秘工作在企業(yè)中發(fā)揮著重要的承上啟下的作用，辦公室文秘工作的高效開展可以有效促進企業(yè)發(fā)展過程中的提質增效。在當前社會經(jīng)濟高速發(fā)展的新時期，為了更好地發(fā)揮辦公室文秘工作的重要作用。本文從提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性和原則入手，在分析了當前辦公室文秘工作人員需要具備并提高的專業(yè)素養(yǎng)的基礎上，就如何在新時期有效提升辦公室文秘工作質量與水平發(fā)表了幾點自己的見解，以供參考。

關鍵詞：新時期;辦公室;文秘工作;質量;提升策略

1 引言

無論是在企業(yè)當中還是公益性事業(yè)單位，辦公室文秘工作的重要地位和作用都是不容忽視的。辦公室文秘工作內容不僅涉及的范圍比較廣泛，而且其工作程序也具有一定的繁瑣性，因此對辦公室文秘工作人員的業(yè)務專業(yè)化水平、業(yè)務熟練程度以及綜合素養(yǎng)都具有較高的要求。在當前社會經(jīng)濟、政治、文化等高速發(fā)展的新時期，如何更加科學地規(guī)范化辦公室文秘工作，有效提升其工作質量和水平，使其更好地發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的推動作用，使企業(yè)緊跟時代發(fā)展步伐，是本文重點探討的問題。

2 提升辦公室文秘工作質量的重要性及原則

1）提升辦公室文秘工作質量的重要性。企業(yè)辦公室工作是企業(yè)各項行政工作方案和計劃制定、實施的主要場所，同時也是企業(yè)上傳下達、促進企業(yè)各個部門和組織之間工作協(xié)調開展的重要樞紐。辦公室文秘工作內容不僅涉及部門較多、人員廣泛，而且工作量比較大，對工作環(huán)節(jié)的精細化程度要求也比較高，稍有不慎就會影響到其它部門或組織工作的順利開展。因此，緊跟社會發(fā)展步伐，結合企業(yè)實際提升辦公室文秘工作質量非常重要。

2）提升辦公室文秘工作質量的主要原則。企業(yè)的辦公室文秘工作是一項要求非常嚴謹、慎密的工作，必須在一定的原則指導下才能夠實現(xiàn)其高質量的完成。原則一是文秘工作人員必須嚴格按照上級下達的命令來執(zhí)行各項工作，不準隨意遺漏或者放棄自認為不夠重要的工作。必須確保上級和下級之間的順利溝通與通常交流，有效促進企業(yè)各部門工作的順利開展。原則二是辦公室文秘工作人員必須要有自主提升自身專業(yè)化業(yè)務水平和職業(yè)素養(yǎng)的意識，要有與時俱進的思想和高效的執(zhí)行力以及重視細節(jié)的工作態(tài)度等，有效推動辦公室工作的優(yōu)質化、先進性發(fā)展。原則三是辦公室文秘工作人員必須具備較高的職業(yè)道德操守與行為規(guī)范。文秘工作人員面對繁雜、大量的工作要有足夠的工作耐心與認真的態(tài)度，不準有任何懈怠、馬虎、甚至僥幸逃避工作的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3 辦公室文秘人員需要具備并提高的專業(yè)素養(yǎng)

1）嚴格遵守公司的制度。忠于自己的本職工作，遵守公司的相關制度是任何工作人員都應該做到的最基本的職業(yè)操守，同樣也是辦公室文秘工作人員需要具備的基本素養(yǎng)。一個合格的辦公室文秘工作人員必須嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和專職要求，要有對自己嚴格要求的自覺性和嚴謹工作的態(tài)度，要確保做到不在細節(jié)上釀大錯，不在粗心處跌跟頭。由于辦公室文秘工作事物比較繁雜多樣，因此，需要工作人員要有高度的計劃性，每天將自己的工作內容做好科學、合理的規(guī)劃與安排，以提高工作效率。

2）做到以大局為重。顧全大局是辦公室文秘工作人員需要具備的一項關鍵素質能力。文秘工作人員的一項重要工作內容就是做好企業(yè)上下級之間的有效溝通與交流，這就要求文秘工作人員需要站在以企業(yè)利益為重的角度來考慮和對待工作過程中的各種問題，絕對不能夠允許有假公濟私的念頭出現(xiàn)。

3）提高工作的效能與效率。工作效能與效率是衡量辦公室文秘工作的一個重要標準。一方面辦公室文秘工作人員必須保持高度熱情的工作狀態(tài)，積極地投入到各項工作當中，要始終保持飽滿的工作積極性，認真做好自己分內的每一項工作，確保工作的高效能與高效率。另一方面文秘工作人員在工作過程中要具備自主提升自己各項能力與素質的意識與實際行動，以便使自己的工作理念、工作模式以及工作方法等跟上社會時代和企業(yè)發(fā)展的步伐。

4 提高辦公室文秘工作質量與水平的有效策略

1）建立健全科學、公正、可行的獎懲制度與機制。科學、公正、合理的獎罰制度與機制可以在很大程度上激發(fā)工作人員的工作上進心與工作積極性。對于辦公室文秘工作人員來說，由于其工作量比較大、工作內容比較繁雜，很容易產(chǎn)生工作怠倦心理，從而影響到文秘工作人員的工作積極性與工作效率。適當?shù)膽土P制度的執(zhí)行可以對工作態(tài)度散漫、工作執(zhí)行力不足的文秘工作人員起到有效的警告與督促作用;科學、公正的獎勵制度的執(zhí)行可以對文秘工作人員起到有效的激勵作用，有效提升其公平競爭意識、責任意識、職業(yè)道德意識以及顧全大局的意識等，從而全面提升文秘工作人員的整體素養(yǎng)。

2）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識。當今社會是一個以速度為主旋律、創(chuàng)新為發(fā)展引擎的新時代，并且創(chuàng)新意識已經(jīng)逐漸滲透到各個領域，成為推動整個人類社會持續(xù)發(fā)展進步的靈魂。辦公室文秘工作是與企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展態(tài)勢緊密聯(lián)系在一起的，企業(yè)的發(fā)展過程是一個動態(tài)變化的過程，在當前社會經(jīng)濟高速發(fā)展、競爭日益激烈的新時期，要想使企業(yè)跟上時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)其穩(wěn)定、健康、高效發(fā)展，就必須實現(xiàn)各個方面、各個環(huán)節(jié)的優(yōu)化與創(chuàng)新，以改革求進步、以創(chuàng)新求發(fā)展。辦公室文秘工作作為企業(yè)運營發(fā)展過程中的核心樞紐，要想使其更好地發(fā)揮對企業(yè)運營發(fā)展的推動作用，就必須結合企業(yè)發(fā)展實際情況和社會發(fā)展要求對其進行優(yōu)化與創(chuàng)新，不斷尋求與探索更加符合新時代發(fā)展要求和企業(yè)發(fā)展實際情況的、更加高效的工作模式與方法，進而更加優(yōu)質、高效地服務于企業(yè)的順利、穩(wěn)定、高效發(fā)展。

3）加強辦公室文秘工作人員專業(yè)水平與業(yè)務能力的培訓與提升。辦公室文秘工作的專業(yè)化水平與業(yè)務能力的高低對其工作效率和質量的提升具有非常重要的影響。因此，在當前社會經(jīng)濟、政治、科技、文化等高速發(fā)展的新時期，要想確保企業(yè)辦公室文秘各項工作緊跟企業(yè)運營發(fā)展的要求，更好地發(fā)揮推動企業(yè)發(fā)展的服務功能，就必須在提升辦公室文秘工作人員的專業(yè)化水平與業(yè)務能力上下功夫，可以對辦公室文秘工作人員進行定期的培訓，并邀請專業(yè)化培訓老師進行實踐指導，以此來有效加強與提升辦公室文秘工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務能力，從而為企業(yè)其它各種相關工作的順利開展提供有效的保障。另外，還要加強對企業(yè)辦公室文秘工作人員的專業(yè)理論知識和相關法律法規(guī)的學習。理論知識是指導工作實踐的有力法寶，可以為文秘工作人員在工作實踐過程中發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢、少走彎路、提升工作效能提供有效的保障。

5 結語

綜上所述，辦公室文秘工作是企業(yè)所有工作中的一項重要內容，是保障企業(yè)順利、優(yōu)質、高效運營發(fā)展的核心樞紐，是促進企業(yè)上下級緊密聯(lián)系與溝通的重要通道，是推動企業(yè)各項工作共同協(xié)調開展的催化劑，具有極強的綜合性與實踐性特征，因此，企業(yè)要對辦公室文秘工作引起高度重視，在新時代科學發(fā)展觀、社會主義核心價值觀、十九大精神以及新時代中國特色社會主義思想的指導下，堅持與時俱進、開拓創(chuàng)新，努力做好企業(yè)辦公室文秘工作，不斷提升其工作質量與水平，使其在不斷的創(chuàng)新、發(fā)展中更加高效地服務于企業(yè)的運營發(fā)展。

參考文獻

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