趙力

【摘要】本文從中學(xué)檔案管理工作的實(shí)際問題入手，提出能夠有效解決現(xiàn)狀的方案，并對提升檔案工作效率與質(zhì)量方面提出了三種建議。學(xué)校不能教條式地改革中學(xué)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作實(shí)際，靈活掌握檔案管理工作運(yùn)行模式。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案管理;工作問題;效率提升

中學(xué)檔案管理工作在維持學(xué)校日常教育教學(xué)工作之中有著重要的意義。中學(xué)檔案指的是其在教育教學(xué)過程之中所有載體記錄，資料信息健全完善，從圖表到多媒體，形式多樣，為之后開展教育教學(xué)工作能夠提供詳盡的參考信息與執(zhí)行依據(jù)。因此及時(shí)對現(xiàn)行的中學(xué)檔案管理工作中的問題進(jìn)行探討研究，對工作效率和工作水平的提升，亟須所有教育工作者進(jìn)行思考。

一、中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀問題

（一）重視程度不足。在當(dāng)前的檔案管理之中，工作人員普遍還停留在對已有檔案的整理與簡單的保存管理之中，對事前的搜集與事后的完善都缺乏工作。這樣的檔案管理工作只能夠暫時(shí)保證在教育工作之中不出現(xiàn)問題，但是后續(xù)的其他工作都會(huì)受到嚴(yán)重的牽制，讓不規(guī)范的檔案處理越來越多。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，檔案管理工作更應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，改變當(dāng)前陳舊的檔案管理工作。對于中學(xué)檔案管理的不重視來自從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到基層教師每一個(gè)角度，這些都會(huì)對后來的檔案管理工作產(chǎn)生不小的影響。例如銅川市某中學(xué)，20世紀(jì)90代的教學(xué)檔案和財(cái)務(wù)資料出現(xiàn)了大規(guī)模遺失，當(dāng)年的工作人員現(xiàn)在依然退休，但是在計(jì)算教師工齡等事物的時(shí)候，許多數(shù)據(jù)得不到求證，給這些教師的退休流程造成了極大的困擾。這些歸納綜合或檔案分析工作的明顯落后與不重視等因素所造成的管理問題會(huì)嚴(yán)重侵犯到教師與學(xué)生的個(gè)人利益，這些檔案管理的方式方法得不到應(yīng)有的更新，已然出現(xiàn)了不少問題。

（二）專業(yè)水平不足。當(dāng)前絕大部分的中小學(xué)都是聘用一些退休教師來進(jìn)行檔案管理工作，依照既有的工作流程都存在一定的困難，更不用說專業(yè)水平了。檔案管理的資金投入只是人事工資上浮百分之二十的現(xiàn)象頗為嚴(yán)重，僅僅能夠維持這些檔案的完整性。這些老人從來沒能夠接受檔案管理工作的專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)主義盛行，對規(guī)章制度的了解也相當(dāng)缺失，整體的工作思路就是刻板的登記保存檔案，沒有科學(xué)的分類歸納流程，在查閱和維護(hù)統(tǒng)計(jì)時(shí)造成了不小的麻煩。

（三）工作與時(shí)代脫節(jié)。中學(xué)檔案分派管理模式依舊傳統(tǒng)，及用紙質(zhì)材料手寫登記、大量的檔案袋堆積在一起等就是現(xiàn)在的管理方法，與當(dāng)前信息化的時(shí)代嚴(yán)重的不匹配。由于資金和人力的巨大劣勢，任何現(xiàn)代化的管理傳遞模式都沒能夠進(jìn)入中學(xué)檔案管理之中，特別是少數(shù)經(jīng)濟(jì)較不發(fā)達(dá)的地區(qū)，甚至還停留在老舊的檔案規(guī)整體系之中，資料的遺失損毀導(dǎo)致的問題數(shù)不勝數(shù)，嚴(yán)重地影響了中學(xué)教育工作的有序展開。這種粗放的陳舊的管理模式至今占據(jù)主導(dǎo)的地位，從根本上就難以滿足創(chuàng)新發(fā)展的根本需求。這種嚴(yán)重的時(shí)代脫節(jié)是中國教育故步自封的一個(gè)縮影，使得義務(wù)教育工作難以得到創(chuàng)新，更不用談現(xiàn)代化發(fā)展了。

二、中學(xué)檔案管理問題解決途徑

（一）重新認(rèn)識檔案管理工作。中學(xué)檔案管理關(guān)系到中學(xué)自建校以來的歷史事件與教學(xué)經(jīng)歷的全部記載，對學(xué)校文化傳承有著不可替代的作用。面對學(xué)校的教育歷程，如已經(jīng)培養(yǎng)了幾位院士等，這些人才和優(yōu)秀教師，是形成一個(gè)學(xué)校的學(xué)風(fēng)的重要基石。學(xué)校對祖國的貢獻(xiàn)就體現(xiàn)在這些檔案之中，檔案管理工作需要全體學(xué)校教師與學(xué)生進(jìn)行全新的有建設(shè)性的認(rèn)識，讓學(xué)校能夠有意愿去認(rèn)識到檔案工作在整體教育教學(xué)之中的重要地位，主動(dòng)自發(fā)地開展檔案工作改革?？偟膩碚f，檔案管理工作需要從基層到高層建立全新的認(rèn)識，讓中學(xué)檔案管理工作能夠得到應(yīng)有的優(yōu)化與發(fā)展，能夠讓中學(xué)教育不再受到檔案調(diào)閱的掣肘，健康地開展工作。

（二）展開專業(yè)技能培訓(xùn)。檔案室聘用退休教師明顯有幾點(diǎn)考慮，退休教師教書育人一輩子，想要繼續(xù)為學(xué)生們做些貢獻(xiàn);學(xué)校在聘用退休教師所花費(fèi)的金額必然少于科班檔案管理專業(yè)人才;退休教師熟悉學(xué)校的人事與運(yùn)行，交流工作不存在障礙等。針對這些方面，有兩種解決方式：一是依舊聘用這些退休教師，但是應(yīng)當(dāng)對退休教師展開上崗考核與培訓(xùn)，讓這些擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的退休教師能夠掌握專業(yè)的檔案管理技能。退休教師的優(yōu)點(diǎn)其實(shí)在于其學(xué)習(xí)能力與對學(xué)校的熟悉程度，對于學(xué)校各種檔案管理的規(guī)章制度也能夠從實(shí)際運(yùn)行的角度進(jìn)行相應(yīng)的修改，有充足的責(zé)任心，也不會(huì)為學(xué)校檔案工作運(yùn)行增添更大的負(fù)擔(dān)。二是聘用專業(yè)社會(huì)人才，如有經(jīng)驗(yàn)的檔案人員進(jìn)駐檔案室。這樣做雖然需要加大投入，但是其工作能力與工作效果必然會(huì)高于退休教師，但問題在于專業(yè)的檔案管理人才并不一定能夠掌握學(xué)校之中特殊的運(yùn)營模式，各個(gè)部門之間的交流銜接或許會(huì)存在較大的問題。但是檔案管理工作需要擁有專業(yè)管理技能的人才的宗旨是不變的，每個(gè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)考量自身的狀況，選取檔案室的運(yùn)營模式或技能培訓(xùn)模式。

（三）管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。學(xué)校需要順應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，根據(jù)自身的狀況建成電子化信息化的檔案室，進(jìn)行學(xué)校工作的現(xiàn)代化改造。但是運(yùn)用在現(xiàn)實(shí)之中就需要靈活變通，各個(gè)學(xué)校不一而足，不能照搬。如果目標(biāo)中學(xué)為一個(gè)現(xiàn)代化近萬人的大中學(xué)，不單單檔案室需要信息化改造，甚至需要單獨(dú)設(shè)立職能部門對這些檔案進(jìn)行管理，深入的研究網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)，徹底的改變傳統(tǒng)的工作管理模式。但是如果目標(biāo)中學(xué)是一個(gè)偏僻的鄉(xiāng)村中學(xué)，只有學(xué)生百余人，建立完全現(xiàn)代化的檔案室明顯不現(xiàn)實(shí)，也起不到多少效果。這時(shí)如果能夠由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府出面，將整個(gè)轄區(qū)之內(nèi)的學(xué)校統(tǒng)合起來，統(tǒng)一建立一個(gè)信息化的檔案室，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)出面聘用專業(yè)的檔案管理人才，學(xué)校攤派一部分資金，鄉(xiāng)鎮(zhèn)編列一些教育補(bǔ)貼，從而健全檔案管理新的運(yùn)行體系。如果情況再嚴(yán)峻一些，學(xué)校也能夠選擇將檔案掛靠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案室之中，既能夠得到保護(hù)，也基本不需要提供費(fèi)用。

三、中學(xué)檔案管理工作效率提升

（一）增進(jìn)管理意識與資金投入。檔案管理得不到學(xué)校的重視，究其原因是對這項(xiàng)工作存在認(rèn)識上的誤差，沒有遇到過重大損失。一方面，需要矯正學(xué)校全體教職工對檔案管理工作的認(rèn)識，才能從實(shí)質(zhì)上對檔案管理工作加以改革和優(yōu)化。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)開始改變思想，建立將檔案管理工作做美做好的思想意識，進(jìn)一步開始對學(xué)?，F(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，制定出詳細(xì)的崗位職責(zé)與工作流程，建立科學(xué)的檔案管理制度，推動(dòng)學(xué)校管理的正規(guī)化;另一方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)著重考量對于檔案管理的資金投入，保證不會(huì)因?yàn)橘Y金的缺失而使得檔案信息缺乏維護(hù)。

（二）進(jìn)行現(xiàn)代化檔案庫管理。對于條件允許的學(xué)校，建立現(xiàn)代化的檔案室，聘用檔案管理的專業(yè)人才固然最好。但是許多的學(xué)校明顯不具備這樣的條件，就要立足于現(xiàn)實(shí)對現(xiàn)有的從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，同時(shí)開展應(yīng)屆生招聘，保證檔案管理工作的延續(xù)性。另外，對于現(xiàn)代化管理設(shè)施和管理經(jīng)驗(yàn)的歸納總結(jié)與積極構(gòu)建不能放松，引進(jìn)現(xiàn)代化的查詢軟件和數(shù)字技術(shù)，將檔案工作與科技進(jìn)步和社會(huì)演變接入正軌，從而為中學(xué)教育作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作績效模式。對于檔案管理工作來講，在滿足工作條件與工作人員的現(xiàn)代化與專業(yè)化之后，工作管理模式也亟須進(jìn)行改革，從而提高工作效率。從管理學(xué)發(fā)展來看，績效考核能夠?qū)n案管理工作的工作效率有效促進(jìn)。如從工作成績來看，對原有的人員通過績效考核進(jìn)行合理調(diào)配，從而實(shí)現(xiàn)人員的優(yōu)勝劣汰或薪酬改變，也可迫使檔案管理員工自我提升綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語

當(dāng)前檔案工作管理水平不高是一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題，轉(zhuǎn)變思想，考評現(xiàn)實(shí)，建立現(xiàn)代化的檔案規(guī)范管理體系，創(chuàng)新工作考評模式能夠有效地提高學(xué)?？傮w的教育教學(xué)質(zhì)量，為建設(shè)現(xiàn)代化校園作出貢獻(xiàn)。

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