陳穎

【摘 要】在科技的發(fā)展推動下，如今不論是什么行業(yè)的信息量都有大量增加。在單位中，文書檔案管理的地位因此得到更明顯的體現。本文將以現階段文書檔案管理問題為出發(fā)點，提出改進思路和改進建議，旨在更好的發(fā)揮文書檔案管理作用。

【關鍵詞】文書檔案;檔案管理;問題;對策

不論是什么單位，都需要文書檔案管理工作，其作用無法取代，尤其是當前信息化進程的加快，單位對于管理文書檔案的要求也變得越發(fā)急切。對于單位發(fā)展來說，文書檔案的管理工作意義非常突出。不僅能夠為單位提供準確資料、數據資料。同時也能夠確保單位的檔案資料完整性、系統(tǒng)功能性。不過當前不少企業(yè)的文書檔案管理顯然有不少的問題，此時需要用合適的對策提升和完善。

一、當前文書檔案管理問題

（一）銜接問題

檔案工作與文書工作有著密切的聯(lián)系，但二者有相互區(qū)分，各自獨立。管理中，文書檔案基本都會用到分塊管理方法。也就是說文書管文書，檔案管檔案[1]。二者明顯割裂，明確的分工只能保障管理體系分工明確、嚴謹和科學，無法保障工作效率。分割開來的管理體系擴大了文書和檔案之間的距離。長久以來文書管理人員和檔案管理人員并沒有合作意識。檔案人員只考慮檔案，沒有思考文書工作要求，所以二者經常脫節(jié)，無法有效銜接。

（二）人員問題

雖然很多單位的文書檔案管理人員都具備上崗證書，不過很少有人真的完全掌握了文書檔案的管理知識，沒有長足發(fā)展學習途徑。文書檔案管理人員沒有機會和條件補充知識，久而久之就會和實際工作脫節(jié)。不少文書檔案管理人員對于檔案的分類、立卷了解不夠扎實，這一問題會影響到文書檔案的有序進行。此外在現代科技的推進下，如今文書檔案的管理工作形式也有翻天覆地的變化。文書檔案管理人員因為沒有在培訓系統(tǒng)和學習條件[2]。所以方法和管理思想只會停滯不前。素質一直停留在現有水平，并不能適應新的文書檔案管理方法和思路，影響著文書檔案管理有效性。

（三）領導不重視

其實很多企業(yè)雖然有設立文書檔案管理單位，但工作中是比較輕視這個部門和相關人員的，甚至不少人認為文書檔案管理可有可無，意義不大。片面的認知導致文書檔案管理工作想要開展十分困難。不少領導認為，文書檔案管理就是簡單的整理文件資料、搜集資料，操作非常簡單，將整理的資料按照目錄歸檔即可。還有一些領導認為文書檔案的管理對于企業(yè)的發(fā)展沒有實際效益，所以也沒有充分重視。緩慢的工作成效，以及沒有使用現代化技術都會限制到文書檔案管理發(fā)展。

二、改進創(chuàng)新文書檔案管理的思路

（一）提高文書檔案管理重視度

只有改變了企業(yè)領導層的錯誤認知，文書檔案管理工作才能夠有序推進。這是提高文書檔案管理單位地位最直接的方法。在有了領導重視和認可以后，其他部門就能夠更主動的配合文書檔案管理的工作。搜集資料、整理資料會非常方便，保障了工作效果、工作業(yè)績[2]。為了讓領導能夠意識到文書檔案管理重要性，平時可以在單位會議中，以戰(zhàn)略角度向高層介紹文書檔案管理意義和作用。文書檔案管理一定要獲取領導層的支持與重視，平時要積極宣傳、加強引導。讓所有工作人員都能夠秉承高度熱情、工作積極性。做好宣傳，保障效果。在得到領導支持以后，就能夠擁有更充足的資金，其他部門也會主動配合。在互聯(lián)網技術以及現代技術的支持下，文書檔案管理工作其實非常簡單，只要能夠獲得領導支持，工作就會非常順利。

（二）銜接好文書與檔案管理

要明白的是文書管理和檔案管理看似各自獨立，其實雙方有著非常緊密的聯(lián)系，如果能夠在工作中緊密統(tǒng)一協(xié)調二者工作，那么后續(xù)的文書檔案管理將會非常順利。所以平時的文書檔案管理一定要將文書管理當做切入口，不斷規(guī)范、完善工作細節(jié)。工作人員需要端正自己的行為和表現，提高自己的重視度。文書檔案管理需要整理立卷書面材料。此外文化處理的時候需要兼顧檔案管理和文書管理[3]。不斷完善檔案管理和文書管理，這樣才能夠最大化工作效果、工作質量，提高工作有效性。

（三）加強文書檔案管理收集力度

對于文書檔案管理工作來說，最重要的環(huán)節(jié)與部分就是收集。搜集文書檔案的過程中需要有明確的收集范圍，合理的進行分類，這樣就可以保障收集有效性、合理性。手機中要確保文書檔案的字跡規(guī)范且統(tǒng)一。要使用嚴格、合理的程序規(guī)范文書檔案的組卷、案卷、整理，保障工作質量。

（四）調整文書檔案內容與結構

對于文書檔案管理來說，統(tǒng)計、保管、鑒定和搜集都是非常必要的前提條件和物質基礎。所以除了要擅長搜集上下級的各種材料和本單位紅頭文件，還要主動搜集各種活動中生成的生動、鮮活，充滿細節(jié)的材料。要做好這些檔案資源的整合工作。對檔案內容進行深度整理、研究、篩選和分析。要積極推廣檔案的信息功能、管理功能，發(fā)揮應有作用。在實踐中豐富檔案資源，做好檔案處理。把握不同時期文書檔案管理重心。明確位置和主體，以大局觀考慮檔案工作。

結語

21世紀被稱為知識經濟的時代，對此必須提高對文書檔案管理人員的要求。文書檔案管理工作人員除了要保持認真負責的態(tài)度以外，還要使用現代化技術。要系統(tǒng)性的完成工作，得到領導部門的高度重視。相關部門需要以此為契機，做好文書工作、檔案管理有機協(xié)調和統(tǒng)一。建立完整、系統(tǒng)的制度約束行為，體現效力。這樣才能夠保障每個人都積極工作，提高檔案管理效果與水平。

參考文獻：

[1]韋珉.提升機關事業(yè)單位文書檔案管理質量的建議[J].辦公室業(yè)務，2020（07）：113-114.

[2]王燕.市場經濟視域下文書檔案管理手段探析[J].市場周刊，2020（04）：23-24.

[3]黃艷秀.醫(yī)院文書檔案管理信息化建設路徑[J].辦公室業(yè)務，2020（06）：80+90.