淺談檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

王巖

摘? 要：隨著計算機技術的快速發(fā)展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計算機為代表的信息化在檔案管理中的應用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關鍵詞：檔案管理;信息化;趨勢

前言

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

一.檔案信息化發(fā)展的影響因素

1.息化發(fā)展的認知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關部門高層對檔案信息管理的關注度不夠，在相關的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發(fā)展的管理認識遠遠不足。而在檔案管理的進程中，因為其檔案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實施了搜集，并無法實施較為具體的處理與使用，無法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實施其存在意義。

2.檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，因為受到守舊和單一的檔案管理和技術的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關部門具有較好的高科技技術和計劃，但是，其操作人員在實際操作的過程中難以把技術和檔案管理的實際工作高效的進行結(jié)合，僅僅把這些機器設備應用于平時的操作中。

3.實現(xiàn)了資源的共享

檔案的傳統(tǒng)人工手動操作管理無法實現(xiàn)資源共享，這樣不僅會讓檔案資源的利用率大大降低，還會降低檔案資源的利用價值。而且由于檔案資源的無法共享，也會給信息和文件的查找?guī)砗艽蟮恼系K。而應用計算機軟件的信息化管理技術，則是將每個單獨的信息檔案目錄和內(nèi)容進行分類匯總，使之成為一個體系，這樣會大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

二.推動檔案管理信息化的措施

1.檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，要運用現(xiàn)代信息技術管理電子文件，對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻作符合信息化環(huán)境和目標的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規(guī)、標準應涵蓋信息化建設的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個環(huán)節(jié)。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術手段來實現(xiàn)檔案工作的根本目標。

2.配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設備

各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設備可實現(xiàn)字符識別，自動轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。

3.培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

4.落實檔案網(wǎng)絡信息安全保障

在檔案的信息化過程當中，隨著電子技術的參與，越來越多的工作可以在網(wǎng)絡中進行，因此注重檔案在網(wǎng)絡中的安全性是十分必要的。企業(yè)應該加強安全措施，檔案管理人員也應該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認證等，避免和減少黑客對信息系統(tǒng)的危害。落實檔案網(wǎng)絡信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設備，檢查服務器和網(wǎng)絡的運行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡安全，在網(wǎng)絡平臺上可以設置在線報警系統(tǒng)，并且及時處理網(wǎng)絡安全問題，強化防火墻等措施來確保檔案信息應用的安全性。相關的技術人員要設置用戶使用權限，避免用戶越權限的操作行為，落實身份認證工作。

結(jié)束語：

檔案管理信息化對每個企業(yè)或是對國家來說都有非常重要的意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當今的社會需求。當今時代是互聯(lián)網(wǎng)時代、是信息化時代，在以迅雷不及掩耳的速度快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理要想與時俱進，必須要與先進的信息化技術相結(jié)合，使之得到快速、有效、合理、科學的管理，從而保護信息資源的有效性、科學性和完整性，確保企業(yè)檔案朝著數(shù)字化管理方向健康發(fā)展。

參考文獻

[1]? 高儷瑕.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢――檔案管理的信息化[J].科技創(chuàng)新導報，2016，12（8）：55-57.

[2]? 楊劍，梁娟.芻議檔案信息化建設中的問題與對策[J].科技檔案，2015，9（4）：33-35.