淺議醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)

宋文春

隨著我國現(xiàn)代化腳步的不斷加快，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入進(jìn)行。人事管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，其效率提升對(duì)醫(yī)院整體價(jià)值的提升具有重要意義。應(yīng)用信息化管理手段，優(yōu)化現(xiàn)有管理制度、可以有效提高人事檔案資源的利用價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院人才的培養(yǎng)，為員工的升職聘用提供了公平、公正的環(huán)境，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

1.醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

人事檔案信息化管理可有效推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生體系改革隨互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展和信息化技術(shù)的普及，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，對(duì)深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革具有重要作用。加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，不僅能夠提升醫(yī)療人員專業(yè)技能、業(yè)務(wù)水平、工作效率及業(yè)務(wù)競爭力還可以促進(jìn)醫(yī)院人才資源的合理配置。

（1）人事檔案信息化建設(shè)能夠有效促進(jìn)醫(yī)院其他各項(xiàng)工作的信息化發(fā)展。現(xiàn)階段醫(yī)院提供的各項(xiàng)診療服務(wù)逐漸增多，自身發(fā)展規(guī)模持續(xù)增大，為有效面對(duì)激烈的市場競爭環(huán)境，力求為廣大患者帶來更加高質(zhì)量的服務(wù)，很多醫(yī)院也開始應(yīng)用各種信息化管理系統(tǒng)，對(duì)于辦公自動(dòng)化、門診信息服務(wù)、藥品信息化管理以及績效考核等方面的工作都逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，可以確保相關(guān)數(shù)據(jù)信息的共享與及時(shí)傳輸，有助于醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)的高效開展，為醫(yī)院重要的發(fā)展決策帶來準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

（2）人事檔案信息化建設(shè)能夠有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。人事檔案信息化建設(shè)所提供的電子信息管理平臺(tái)，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)信息的快速查詢、修改與調(diào)整，同時(shí)還能夠提供一鍵關(guān)聯(lián)功能，借助于為醫(yī)務(wù)人員建立電子檔案，可讓其在各部門中進(jìn)行信息共享，不同權(quán)限的人員能夠獲得相應(yīng)的操作使用權(quán)，保證人事檔案資料的規(guī)范化收集整理，從而提升其開發(fā)利用效率，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的有效開展。

2.醫(yī)院人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（1）人事檔案管理方式較為落后。信息技術(shù)飛躍性進(jìn)步，管理的手段也層出不窮，現(xiàn)行的醫(yī)院人事檔案管理方法已經(jīng)落后于信息化管理的要求。具體來說：一是醫(yī)院的人事檔案管理缺乏專用的管理軟件，計(jì)算機(jī)只用做目錄的存儲(chǔ)和搜索，無法進(jìn)行文件的復(fù)雜管理。二是管理手段落后，人工進(jìn)行文件的錄入和使用，人事資料的更新進(jìn)程緩慢。

（2）人事管理軟件不夠成熟。主要關(guān)鍵人員的記錄、梳理、文件的梳理特別困難，難以進(jìn)行系統(tǒng)性的更新。軟件的設(shè)計(jì)僅僅是對(duì)信息錄入的改造，缺乏對(duì)員工在各個(gè)時(shí)期表現(xiàn)綜合鑒定，檔案不能為人力資源的管理提供助力在人事檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也僅表現(xiàn)為檔案的檢測與索引，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理效率不高。

（3）專業(yè)檔案管理人員的缺乏。醫(yī)院只有合理安排人事檔案管理人員，對(duì)人事檔案進(jìn)行專門整理、分類、歸檔及合理利用，才能促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量的提高。但由于醫(yī)院對(duì)人事檔案管理人員要求相對(duì)不高，致使部分管理人員無法滿足工作要求。由于其對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知與專業(yè)程度均較低，降低了醫(yī)院人事檔案的管理質(zhì)量。

（4）人事資料欠缺完整性與真實(shí)性，人事檔案制度滯后，規(guī)范性不高人事檔案管理制度的落后與陳舊，對(duì)人才流動(dòng)存在不利影響。受“終身制”等人事管理思想影響，人事檔案管理未隨時(shí)代發(fā)展得到及時(shí)糾正與補(bǔ)充。部分醫(yī)院存在以扣留人事檔案方式限制人才流動(dòng)，不適應(yīng)醫(yī)院的時(shí)代發(fā)展需求。部分醫(yī)院仍存在不按檔案管理數(shù)量配備專職人員的問題，未按人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，管理水平低下，部分醫(yī)院的檔案室甚至無異于查閱室，人事檔案管理的安全性不高。

3.醫(yī)院人事檔案管理信息化方案

（1）創(chuàng)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在新醫(yī)改的大環(huán)境下，醫(yī)院自身建設(shè)發(fā)展規(guī)模逐漸增大，醫(yī)務(wù)人員數(shù)量也日益增多，每年形成的數(shù)據(jù)信息越來越多。而對(duì)于人事檔案材料而言，其中的黨團(tuán)信息、任免信息、考核情況、職稱晉升以及培訓(xùn)進(jìn)修信息，這類資料往往屬于不同的歸屬部門，所以在具體的人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)要根據(jù)具體情況，建立統(tǒng)一的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)醫(yī)務(wù)人員的相關(guān)檔案材料予以科學(xué)的整理與分類，將人事檔案數(shù)據(jù)庫劃分為個(gè)人基本信息、職位任免信息、專業(yè)素質(zhì)能力以及科研培訓(xùn)情況等不同的類別，同時(shí)確認(rèn)相關(guān)責(zé)任部門，根據(jù)不同科室所負(fù)責(zé)的具體業(yè)務(wù)范圍，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息庫的管理與訪問權(quán)限予以科學(xué)設(shè)置。另外，應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案數(shù)據(jù)類型的差異化，建立有針對(duì)性的數(shù)據(jù)資料描述表，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)信息庫的標(biāo)準(zhǔn)予以統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案工作的精細(xì)化管理目標(biāo)。

（2）建立完善人事檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)中必須要擁有完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某一條件或多個(gè)條件的高級(jí)信息檢索功能，能夠針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部不同科室崗位的具體需求，站在不同的角度來對(duì)人事檔案信息予以分析。結(jié)合設(shè)置的KPI指標(biāo)，直接檢索出滿足條件的優(yōu)秀人才，確保為各個(gè)科室?guī)砀訙?zhǔn)確和真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)，從而確保醫(yī)院人事任免工作、薪酬設(shè)計(jì)工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，為醫(yī)院管理層的各項(xiàng)決策帶來更加準(zhǔn)確的依據(jù)。與此同時(shí)，人事檔案信息關(guān)系到醫(yī)務(wù)人員的隱私，在促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中還需要確保信息管理系統(tǒng)的安全，確保其能夠持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。一是應(yīng)當(dāng)建立完善相應(yīng)的規(guī)章制度，以標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)為抓手，確保能夠覆蓋人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提升醫(yī)院內(nèi)部管理工作效率。二是應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用信息技術(shù)，堅(jiān)持定期對(duì)信息管理系統(tǒng)予以更新，對(duì)可能存在的漏洞及時(shí)修補(bǔ)，應(yīng)用防火墻、殺毒軟件等確保系統(tǒng)能夠處于安全的運(yùn)行環(huán)境中。

（3）加強(qiáng)電子文件歸檔管理。醫(yī)院檔案管理人員必須要根據(jù)人事檔案管理工作的實(shí)際需求，努力開展好人事檔案電子文件的鑒定、著錄以及歸檔等相關(guān)工作，保證人事檔案電子文件的準(zhǔn)確完善，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)做好信息化建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)工作，促進(jìn)電子文件歸檔活動(dòng)朝著更加科學(xué)規(guī)范的開展，同時(shí)要結(jié)合具體情況制定電子人事檔案管理制度。另外還需要努力開展好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密性工作，配置專門的設(shè)備設(shè)施并委派專人進(jìn)行管理，要結(jié)合醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的具體情況來選擇有針對(duì)性的信息化建設(shè)模式。

（4）完善的基礎(chǔ)硬件設(shè)施。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善是確保醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)的前提和保證，也是確保人事檔案資源開發(fā)利用效率不斷提升的重要基礎(chǔ)。一方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，加大資金投入，促進(jìn)檔案室、計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的建設(shè)，同時(shí)要開展好檔案室的防塵防潮工作，根據(jù)不同類型和存儲(chǔ)介質(zhì)的數(shù)字化檔案資源進(jìn)行有針對(duì)性的歸檔存儲(chǔ)，確保人事檔案數(shù)據(jù)的安全完整;另一方面，還需要購置人事檔案信息化建設(shè)必須的軟件信息管理系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)電子人事檔案資源予以定期檢測和維護(hù)，避免電子檔案數(shù)據(jù)因?yàn)榇艌觥⑤椛涞认嚓P(guān)因素而受到損壞，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整。

（5）提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。人事檔案管理人員應(yīng)具備良好的學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務(wù)工作，掌握檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和操作技能。人事檔案涉及面寬，內(nèi)容繁多，人事檔案工作人員須將各種文件材料經(jīng)過篩選、整理，組成有機(jī)聯(lián)系的檔案資料，才能充分發(fā)揮其作用。在信息迅速發(fā)展的新形勢(shì)下，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際建立、修訂應(yīng)急預(yù)案，做好應(yīng)對(duì)各種突發(fā)問題的解決措施，進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性，進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]張柱 . 淺談“大數(shù)據(jù)”思維下的公立醫(yī)院人事檔案信息化管理 [J].辦公室業(yè)務(wù) ， 2017（15）： 45-47.