事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化研究

郝亮

摘要：目前，我國事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化建設(shè)已成為檔案管理的重要組成部分，是保證檔案管理科學(xué)性、合理性的有效途徑。在提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、規(guī)范化的過程中，要摒棄舊的管理方式，突破制度在檔案管理上的局限性，改進(jìn)管理模式，做好保密檔案的規(guī)范化管理，提高檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化，從而有效提升事業(yè)單位的檔案管理能力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;方法策略

引言

雖然事業(yè)單位重視檔案管理工作，但是檔案管理的數(shù)量龐大、管理難度也不斷加大，事業(yè)單位檔案管理存在很多的問題。再加上一些事業(yè)單位由于檔案管理方法陳舊，對檔案管理認(rèn)識(shí)不高，使得當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理面臨著困境，要想有效解決這類問題，必須深入研究檔案管理的有效途徑，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的主要問題

（一）檔案管理相對落后。

目前，一些政府部門和事業(yè)單位仍使用紙質(zhì)檔案開展管理工作。紙質(zhì)檔案存放起來容易丟失，并且查找起來也比較困難，需要耗費(fèi)一定的人力，這樣對檔案工作人員的要求也比較高，對檔案管理存在一定的影響。

（二）缺乏科學(xué)的檔案管理制度。

一般情況下，事業(yè)單位的檔案由專人負(fù)責(zé)。但是，由于缺乏檔案管理系統(tǒng)，檔案信息容易混亂，導(dǎo)致管理效果差，工作效率不高。同時(shí)。沒有一個(gè)科學(xué)有效的管理制度，相關(guān)的檔案室管理人員也沒有有效的制度約束，這就使得他們的工作態(tài)度不夠積極，影響檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）檔案管理的重要性還不夠。

有些管理者認(rèn)為，檔案管理并沒有實(shí)質(zhì)性作用，他們在思想層面重視度不夠，宣傳不到位，對檔案管理部門的支持力度不夠，導(dǎo)致檔案管理水平長期未能提高，相關(guān)管理制度尚未落實(shí)，不利于檔案管理規(guī)范化、規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（四）事業(yè)單位對檔案管理的認(rèn)識(shí)程度較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，認(rèn)識(shí)水平低的現(xiàn)象也是影響工作有效開展的問題之一。一些事業(yè)單位的管理部門和工作人員認(rèn)為，檔案管理的知識(shí)和后勤工作是工作的一個(gè)組成部分。造成這一問題的主要原因是檔案管理不能反映工作績效，也不能給事業(yè)單位帶來相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。這些問題也直接導(dǎo)致從事事業(yè)單位檔案管理工作的人員大多是即將退休或?qū)I(yè)水平較差的人員。他們在檔案管理過程中熱情不高，填寫檔案不夠認(rèn)真。因此，事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化難以有效實(shí)施。

（五）目前，管理人員的規(guī)范化、規(guī)范化能力還不夠

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，以規(guī)范化、規(guī)范化的內(nèi)容為指導(dǎo)思想，實(shí)施檔案管理。但由于管理者對這項(xiàng)業(yè)務(wù)不是很熟悉，沒有認(rèn)真研究規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，沒有充分發(fā)揮規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)在具體檔案管理工作中的指導(dǎo)意義，檔案管理的安全性也受到影響。一些管理者往往忽視檔案管理的重要性，沒有意識(shí)到檔案管理不當(dāng)對整個(gè)事業(yè)單位的影響，工作質(zhì)量不高。在當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案管理人員往往認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)附加工作，不會(huì)認(rèn)真開展。此外，一些單位還存在檔案管理不專業(yè)的問題，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理安全意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)化程度不高，影響檔案管理的安全性。

二、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作問題的有效策略

（一）建立和完善事業(yè)單位檔案管理工作模式

有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、規(guī)范化建設(shè)，首先要注重改進(jìn)管理模式，創(chuàng)新現(xiàn)行檔案管理使用模式，有效改善傳統(tǒng)工作方式對檔案管理效能的阻礙?，F(xiàn)代檔案管理需要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，做到檔案分類清晰，管理流程精細(xì)化。利用現(xiàn)代辦公模式開展事業(yè)單位檔案管理，要求減少紙質(zhì)文件的數(shù)量，利用計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的檔案管理軟件，使管理流程更加規(guī)范，提高檔案的完整性，有效避免檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題同時(shí)，檔案保管的安全性得到了顯著提高，減少了檔案存儲(chǔ)的使用，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）從規(guī)范化管理的角度看檔案管理工作的規(guī)范化和制度化

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化，檔案管理要發(fā)揮規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向作用，根據(jù)實(shí)際情況對檔案管理實(shí)行系統(tǒng)化管理，使檔案管理按相關(guān)制度進(jìn)行。在檔案管理工作中，要建立檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，收集資料，優(yōu)化檔案信息。必要時(shí)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行篩選，提高檔案管理的質(zhì)量。

（三）推進(jìn)事業(yè)單位生產(chǎn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

由于目前我國事業(yè)單位生產(chǎn)檔案管理中相關(guān)數(shù)據(jù)記錄不規(guī)范的現(xiàn)狀，給檔案管理工作帶來了更高的難度，相關(guān)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)比較混亂。要提高事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化程度，形成規(guī)范化的生產(chǎn)檔案管理體系，首先要統(tǒng)一事業(yè)單位各單位的資料記錄和保存。通過以相同的格式記錄信息，可以降低數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中出錯(cuò)的概率。針對產(chǎn)品設(shè)計(jì)、加工制造、質(zhì)量檢驗(yàn)、工作監(jiān)督等工作建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或流程，在提高生產(chǎn)檔案管理效率的同時(shí)，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化體系的進(jìn)一步落實(shí)。

（四）著力規(guī)范事業(yè)單位保密檔案管理和變更

事業(yè)單位保管的檔案包括一些保密檔案，檔案的保密程度并不是一成不變的。隨著本單位工作的不斷推進(jìn)，一些具有保密等級(jí)的檔案的保密等級(jí)會(huì)發(fā)生變化，如等級(jí)的升降或檔案的解密等。一般來說，升級(jí)的情況比較少見。在大多數(shù)情況下，機(jī)密文件都會(huì)經(jīng)過級(jí)別還原和解密。這是因?yàn)槲募婕暗谋Ｃ芊秶l(fā)生變化，保密內(nèi)容發(fā)生變化，或者原文件不再適用于當(dāng)前工作的實(shí)際情況，保密等級(jí)將自動(dòng)消除。在這種文件管理中，還可以結(jié)合信息技術(shù)規(guī)范文件保密等級(jí)的管理，自動(dòng)屏蔽不同保密等級(jí)的文件，通過權(quán)限設(shè)置提高文件管理的安全性。

（五）推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度規(guī)范化建設(shè)

事業(yè)單位要進(jìn)一步提高檔案管理的規(guī)范化水平，首先要實(shí)現(xiàn)部門之間的良好合作，通過提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)來提升檔案管理工作水平。事業(yè)單位可以加強(qiáng)對員工檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，確保從事檔案管理的相關(guān)人員能夠掌握現(xiàn)代檔案管理工作模式，切實(shí)提高事業(yè)單位全體員工對檔案管理工作的重視程度，使各部門能積極配合檔案管理過程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檔案管理，使工作過程更加順暢，提高檔案管理的效率

三、結(jié)論

綜上所述，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展，這樣可以有效提高事業(yè)單位檔案管理能力，使保存下來的檔案在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮更大的價(jià)值，體現(xiàn)檔案的導(dǎo)向作用。所以，事業(yè)單位的管理要不斷的向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，提高事業(yè)單位的工作效率。

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