當(dāng)前建筑施工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析思路構(gòu)架實(shí)踐

孫白玉 蒯鵬飛

摘? ? 要：在信息時(shí)代背景下，建筑施工企業(yè)檔案管理工作面臨著這樣一種狀況，發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，對此，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)緊抓機(jī)遇，正視檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念，準(zhǔn)確把握檔案規(guī)范管理要素，充分借助各種先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè);檔案管理工作;現(xiàn)狀問題;思路構(gòu)架

1? 前言

21世紀(jì)的信息時(shí)代進(jìn)一步推廣了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使各行業(yè)管理模式步入網(wǎng)絡(luò)化與信息化，建筑施工企業(yè)檔案管理工作也不例外。不可忽視的是，當(dāng)前建筑施工企業(yè)檔案管理工作依然存在不適應(yīng)于信息時(shí)代發(fā)展趨勢的問題，主要問題是檔案管理技術(shù)相對落后，檔案管理人員的職業(yè)技能急需加強(qiáng)，檔案管理模式缺乏創(chuàng)新。

2? 信息時(shí)代建筑施工企業(yè)檔案管理發(fā)展機(jī)遇

對于建筑施工企業(yè)來講，檔案是本組織的重要管理資料，大多數(shù)檔案資料記錄了建筑施工企業(yè)修建的所有項(xiàng)目工程信息，詳細(xì)記載了項(xiàng)目立項(xiàng)、開發(fā)、投資、施工建設(shè)、施工進(jìn)度管理、施工技術(shù)、施工團(tuán)隊(duì)管理和竣工驗(yàn)收管理過程，總結(jié)了寶貴的施工管理經(jīng)驗(yàn)，能為后期提高項(xiàng)目效益以及促進(jìn)本企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供科學(xué)合理的參考方案。進(jìn)入信息時(shí)代后，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法促進(jìn)建筑施工企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，不利于發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。而且，信息時(shí)代為企業(yè)檔案管理工作帶來了更為良好的發(fā)展機(jī)遇。從宏觀層次來看，信息時(shí)代為建筑施工企業(yè)檔案管理工作提供的發(fā)展機(jī)遇主要表現(xiàn)在兩方面：一方面，信息時(shí)代推動了檔案管理模式的創(chuàng)新，為檔案管理工作指明了新方向，使檔案管理工作步入數(shù)字化、信息化與高效化。另一方面，信息時(shí)代為檔案管理工作提供了先進(jìn)的技術(shù)，目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動檢測技術(shù)、自動掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)被集中應(yīng)用于企業(yè)檔案管理活動平臺中，不僅有效簡化了檔案管理工作流程，克服了傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，而且能夠避免檔案內(nèi)容缺失，確保及時(shí)歸檔，維護(hù)檔案信息的完整性。

3? 建筑施工企業(yè)檔案管理工作中的現(xiàn)存問題

3.1? 檔案管理技術(shù)相對落后

據(jù)調(diào)查了解，當(dāng)前有不少建筑施工企業(yè)（特別是中小型企業(yè)）檔案管理技術(shù)還較為落后，軟硬件設(shè)施更新速度遲緩，檔案管理功能趨于弱化，無法滿足信息時(shí)代的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案管理效率低下。

3.2? 檔案管理人員的職業(yè)技能急需加強(qiáng)

目前，建筑施工企業(yè)內(nèi)部有不少檔案管理人員雖然具備崇高的職業(yè)道德和專業(yè)檔案保護(hù)意識，卻不能熟練使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備及時(shí)完成檔案收集、調(diào)閱、整合歸檔工作，不會合理開發(fā)檔案資源。

3.3? 檔案管理模式須待創(chuàng)新

受傳統(tǒng)思想觀念的影響和技術(shù)的限制，部分建筑施工企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式缺乏創(chuàng)新，甚至依然使用傳統(tǒng)人工管理模式，檔案管理效率低下，未結(jié)合信息時(shí)代發(fā)展需求構(gòu)建新的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案資源不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，檔案信息化建設(shè)相對落后。

4? 解決對策

4.1? 提高檔案管理技術(shù)

順應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展趨勢，提高建筑施工企業(yè)檔案管理效率，加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)，應(yīng)集合大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動檢測技術(shù)、自動掃描技術(shù)和計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建完善的檔案管理平臺，從而為檔案管理工作提供良好的技術(shù)保障。一般來講，大數(shù)據(jù)技術(shù)主要是通過構(gòu)建數(shù)據(jù)平臺來分析和整合檔案資料，并做好檔案分類管理工作。從歷史視角來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)是繼信息技術(shù)的新發(fā)展成果，該技術(shù)會應(yīng)用先進(jìn)的傳感設(shè)備與超強(qiáng)的計(jì)算能力對現(xiàn)實(shí)世界、虛擬化世界與虛實(shí)相結(jié)合的世界中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘與精確解析，做出正確的行為判斷，制定最佳決策。對于當(dāng)代工程項(xiàng)目檔案管理工作來講，大數(shù)據(jù)技術(shù)所支持的檔案資源管理系統(tǒng)、檔案信息更新管理系統(tǒng)、檔案調(diào)閱互動平臺系統(tǒng)中分類各種海量數(shù)據(jù)，使檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓚鬟f、可量化和可捕捉的數(shù)字，推進(jìn)檔案管理、調(diào)閱與檔案資源開發(fā)利用的關(guān)系步入數(shù)字化，同時(shí)，推動了檔案管理行業(yè)的變革。其次，檔案管理工作中所使用的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的全稱是檔案信息數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，該技術(shù)會運(yùn)用人工智能技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)、機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)方法來分析處理檔案資料的原始數(shù)據(jù)，然后，根據(jù)分析結(jié)果組建建筑施工企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息模型，運(yùn)用該模型分析建筑工程項(xiàng)目施工信息、工程項(xiàng)目工程資料、工程技術(shù)以及項(xiàng)目管理等變量之間的相關(guān)關(guān)系，以此預(yù)測工程項(xiàng)目和本企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，同時(shí)，為企業(yè)、檔案管理工作人員和檔案管理軟件開發(fā)者提供參考與支持，促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)各種信息資源的良好互動，努力實(shí)現(xiàn)改善檔案管理技術(shù)的目標(biāo)。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)所支持的檔案管理系統(tǒng)有三大組合部分——檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息內(nèi)容分析管理系統(tǒng)、智能網(wǎng)絡(luò)教育系統(tǒng)。企業(yè)需要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)、構(gòu)建、科學(xué)實(shí)施與維護(hù)，檔案管理人員會參與和使用檔案管理系統(tǒng)，并通過交互活動來實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢、調(diào)閱、交流、更新和有機(jī)整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)三部流程包括聚類、關(guān)聯(lián)規(guī)則和文本挖掘，而且，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠呈現(xiàn)完整的發(fā)現(xiàn)檔案資源，推薦有價(jià)值的信息。檔案分析技術(shù)的研究目標(biāo)是分析海量項(xiàng)目工程施工建設(shè)與管理數(shù)據(jù)，然后，通過建模來了解潛在的問題，在優(yōu)化檔案管理方法的同時(shí)完善項(xiàng)目工程管理模式，預(yù)測建筑工程項(xiàng)目立項(xiàng)、開發(fā)、施工、管控和竣工流程。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)模型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)（包括社會性軟件、移動終端、PLE、LMS等數(shù)據(jù)），然后，經(jīng)過數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)表示來評估、預(yù)測和調(diào)整項(xiàng)目的整個(gè)管控活動，最后，收集智能數(shù)據(jù)，所謂的智能數(shù)據(jù)包括現(xiàn)場實(shí)景、語音視頻、項(xiàng)目信息交互行為與過程評價(jià)等數(shù)據(jù)。自動檢測技術(shù)能夠在迅速完成建筑施工企業(yè)檔案信息檢測，查看是否存在漏缺。自動掃描技術(shù)通常運(yùn)用于檔案查閱工作，通過啟用該技術(shù)可以快速調(diào)閱出所需要的形象。計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)能夠?qū)n案資源自動存儲于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，維護(hù)電子檔案資料的完整性。

4.2? 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

建筑施工企業(yè)應(yīng)注重培養(yǎng)一支高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，采取有效措施對全體檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)教育培訓(xùn)，引導(dǎo)他們轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思想，重塑工作觀念，熟練掌握各種先進(jìn)技術(shù)的操作技能，在日常工作中靈活運(yùn)用各項(xiàng)技術(shù)檢測、調(diào)配和掃描檔案資料，做好檔案保密工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔，充分發(fā)揮檔案資源的開發(fā)利用價(jià)值。

4.3? 創(chuàng)新檔案管理模式

推動建筑企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，樹立創(chuàng)新發(fā)展意識，努力促進(jìn)檔案管理文化創(chuàng)新，明確當(dāng)代建筑施工企業(yè)內(nèi)部文化建設(shè)工作的發(fā)展方向，發(fā)揮檔案管理工作的文化宣傳教育作用，打造獨(dú)特的檔案管理文化理念。另外，建筑企業(yè)檔案管理人員應(yīng)注意根據(jù)項(xiàng)目工程施工建設(shè)中的數(shù)據(jù)信息來構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，靈活運(yùn)用數(shù)據(jù)處理技術(shù)解釋模型中的數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)信息探究和分析項(xiàng)目施工過程和施工現(xiàn)場環(huán)境，以此了解施工進(jìn)度，規(guī)范施工技術(shù)人員的操作，輔助本企業(yè)改善建筑工程項(xiàng)目管理機(jī)制。

5? 結(jié)束語

綜上所述，推動建筑施工企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，必須著重提高檔案管理技術(shù)，革新檔案管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

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