論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理需要不斷轉(zhuǎn)變管理方式才能滿足社會發(fā)展的需要。而且事業(yè)單位檔案管理信息化也是一種新的發(fā)展趨勢，但是任何事物的發(fā)展都需要一個磨合和適應(yīng)的過程，因此，我們要發(fā)現(xiàn)并找到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并采取科學(xué)、合理的措施去解決這些問題，從而促進(jìn)其在信息化建設(shè)道路上的順利發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可以說是日新月異，無論是事業(yè)單位的檔案管理還是社會上的企業(yè)管理都需要與時俱進(jìn)，這樣才能使企事業(yè)單位的發(fā)展跟上時代的腳步，從而促進(jìn)其本質(zhì)上的發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理信息化是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等為基礎(chǔ)的一種現(xiàn)代化管理方式。信息化在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用可以使檔案中的各種數(shù)據(jù)匯總至數(shù)據(jù)庫，從而更加便于管理人員的使用，進(jìn)而也提高了管理人員的工作效率_[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要組成部分，也是管理人員管理水平與管理質(zhì)量的重要體現(xiàn)。因此，檔案管理信息化可以促進(jìn)事業(yè)單位的有序發(fā)展，其中的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，完善了事業(yè)單位檔案管理的管理方式。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越不能滿足人們工作的需要，而檔案管理的信息化健全了事業(yè)單位的管理體系，使事業(yè)單位的發(fā)展得到了進(jìn)一步完善。在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)中推行信息化建設(shè)，不止促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展，完善了管理人員的管理方式，還提高了管理人員的管理效果，從而使得事業(yè)單位的檔案管理水平得到了極大的提升，進(jìn)而促進(jìn)了事業(yè)單位的有序發(fā)展。

其次，使得檔案資源得以充分利用。在事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)程中，對檔案進(jìn)行信息化的管理，可以使檔案信息得到充分且合理的運(yùn)用，從而推動了事業(yè)單位各項決策的實施和開展。在檔案管理工作不斷完善的過程中，利用信息化技術(shù)，可以使得檔案收集、檔案整理、檔案保管等等一系列的工作更加數(shù)據(jù)化、更加平臺化，還更加具有便利性和安全性。信息化技術(shù)也使得所需管理的資源得到了充分利用，從而大大地促進(jìn)了管理人員的管理效率，也為檔案管理工作的順利開展提供了有效保障。

最后，提高了檔案管理的管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式比較偏向人工化，主要依靠的是管理人員在檔案室進(jìn)行查找、整理以及統(tǒng)計等工作，這種工作模式，需要耗費(fèi)大量的人力，而且工作效率也比較低。如今的辦公模式越來越趨于自動化和無紙化等現(xiàn)代化的工作模式，而信息化檔案管理模式就是一種現(xiàn)代化的管理方式，使檔案的生成發(fā)生了較大改變。檔案管理信息化使所需管理的要素可以統(tǒng)一呈現(xiàn)在計算機(jī)的管理系統(tǒng)中，像起草、下發(fā)等工作流程都可以在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，也使得檔案信息具有了真實性、系統(tǒng)性、價值性等特征，從而使得管理工作更加完善，進(jìn)而促進(jìn)了管理質(zhì)量的不斷提升。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的因素

（一）檔案管理信息化沒有得到應(yīng)有的重視

在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于管理方式與管理能力等因素的限制，管理人員沒有充分進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)，從而就造成了檔案管理信息化開展的片面性。這一問題產(chǎn)生的根本原因是由于事業(yè)單位對此的不重視，只單純的認(rèn)為檔案管理就是利用計算機(jī)進(jìn)行管理。檔案管理信息化建設(shè)過程中，計算機(jī)管理檔案信息只是管理工作的開始，信息化管理還包括了電話通信、網(wǎng)站建設(shè)等工作。

（二）檔案管理人員的管理水平有待提高

在大部分的事業(yè)單位中，管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平都普遍偏低，現(xiàn)代高技術(shù)人才比較缺乏，其中關(guān)于檔案信息化處理的復(fù)合型人才更是少之又少，這一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時，現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理人員長期處于傳統(tǒng)的管理方式中，對信息化技術(shù)沒有足夠的認(rèn)識和了解，這就使得管理人員在檔案管理過程中無法有效掌握信息技術(shù)_[2]。

（三）檔案管理工作缺乏安全性

事業(yè)單位的檔案管理中有許多需要保密的信息，如果進(jìn)行信息化建設(shè)，就需要對這些信息進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理，而在聯(lián)網(wǎng)以后就會產(chǎn)生信息泄露、信息篡改、被病毒入侵、被黑客攻擊等隱患，這諸多因素都阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)。同時，還有一部分原因是管理人員的安全意識薄弱，從而也容易發(fā)生泄密的問題。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的應(yīng)用措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對信息化的認(rèn)識

在部分事業(yè)單位中，由于領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到信息化管理的重要性，只單純的認(rèn)為當(dāng)前的管理方式已經(jīng)適應(yīng)了單位發(fā)展的需要，不用投入大量的資金進(jìn)行信息化建設(shè)，這是阻礙信息化進(jìn)程的一方面原因。因此，我們要不斷提高領(lǐng)導(dǎo)對此的重視程度，并強(qiáng)化檔案信息化的推行力度，這才能從根本上促進(jìn)信息化的發(fā)展。同時，對管理人員也要加強(qiáng)他們對此的認(rèn)識，從而才能推動檔案管理信息化建設(shè)。

（二）對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

目前大部分的管理人員對信息化技術(shù)還處在表面的認(rèn)識上，沒有對其大數(shù)據(jù)、云存儲等這一方面的認(rèn)知，這也是阻礙信息化發(fā)展的一個重要因素，所以，管理人員對信息化要有一定的認(rèn)識，才能有效提高其的專業(yè)技能水平。而且隨著計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息化已經(jīng)成為如今的發(fā)展趨勢，這就需要管理人員必須掌握一定的相關(guān)技能。由于計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代比較快，事業(yè)單位不僅要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而不斷更新他們的知識結(jié)構(gòu)。

（三）完善網(wǎng)絡(luò)安全體系

事業(yè)單位檔案管理工作在進(jìn)行信息化建設(shè)時，要重視自己的網(wǎng)絡(luò)安全問題，這樣才能有效抵御病毒、黑客等不安全因素的入侵。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)時，要嚴(yán)格細(xì)化檔案管理的等級，根據(jù)信息的保密程度來采取不同的防護(hù)措施，這樣也可以不斷完善網(wǎng)絡(luò)安全體系，從而推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量影響著事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程，因此，我們要不斷完善管理工作方式，從而推動事業(yè)單位的有序發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理的信息化使得檔案管理工作的效率有了進(jìn)一步提升，也使得檔案信息更加系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣濤.大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].人力資源，2020（06）：90.

[2]武生萍.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)[J].人力資源，2020（06）：93.

作者簡介：郭忠（1969.05-），山東菏澤人，北京社會函授大學(xué)，大專，山東省濟(jì)寧市社會保險事業(yè)中心，研究方向：檔案管理。