劉蓉　譚丹

摘 要：互聯網的發(fā)展帶動了企業(yè)的發(fā)展，也使政府單位的工作、服務模式發(fā)生了轉變，城建部門的檔案歸檔管理工作也在快速向信息化操作轉變。對于城建單位而言，城建檔案的歸檔管理是十分重要的，傳統(tǒng)方式對文件、照片等載體有著不同的歸檔方法和存貯條件，檔案量大，歸檔管理工作繁雜，而如今信息更為繁多，因此需要積極建設基于“互聯網+”的數字城建檔案管理服務平臺，為其他單位和社會提供有關服務。本文主要介紹郴州市城鄉(xiāng)建設檔案館（市住房和城鄉(xiāng)建設信息中心）數字城建檔案管理平臺的建設模式，分析當下城建檔案工作信息化進程中尚存的問題，在此基礎上探究如何優(yōu)化城建檔案信息化建設和信息化的歸檔管理工作。

關鍵詞：互聯網+政務;城建檔案管理;信息化建設

黨的十九大報告提出“轉變政府職能，深化簡政放權，創(chuàng)新監(jiān)管方式，增強政府公信力和執(zhí)行力，建設人民滿意的服務型政府”“運用互聯網技術和信息化手段開展工作”等要求，這是對各級政府深化體制改革，切實轉變政府職能，提升服務能力的總體要求。遵循這一總體要求，目前我國的檔案管理正由傳統(tǒng)的實體管理模式向信息化電子化管理模式發(fā)展，而城建檔案作為國家檔案事業(yè)的重要專業(yè)分支，如何在“互聯網+政務服務”背景下做好城建檔案的歸檔管理與服務，正是我們在探究的工作。當前，城建檔案管理不再是單純的檔案保管工作，而是檔案資源信息整合、集成管理，為相關政務活動和公共服務提供公共信息。信息化時代信息量暴增，人們對政務信息的需求也使檔案管理向著信息化和網絡化發(fā)展，城建檔案部門要逐步實現檔案部門與其他部門之間的互聯互通，逐步實現由政務信息的互通到業(yè)務數據的互通再到檔案數據的互通，最終實現對包括政務信息、業(yè)務數據等在內的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態(tài)。因此城建電子檔案規(guī)范化、標準化管理以及實現一體化共享平臺建設成為城建檔案轉型的重要舉措。完善的城建檔案信息化體系，不僅能大幅提高檔案收集、整理歸納和編研的效率，還是打造城建政務信息系統(tǒng)的前提，能使城建檔案被資源共享后發(fā)揮最大的社會、經濟效益?；诖?，本文以郴州市城鄉(xiāng)建設檔案館（市住房和城鄉(xiāng)建設信息中心）科研項目建設情況展開，探究城建檔案如何優(yōu)化互聯網+政務系統(tǒng)下的歸檔與管理工作。

一、數字城建檔案管理平臺的建設模式分析

郴州市城鄉(xiāng)建設檔案館（市住房和城鄉(xiāng)建設信息中心）搭建數字化檔案管理平臺總體框架主要包括“建設工程文件在線收集與服務系統(tǒng)”“建設業(yè)務檔案收集與整理系統(tǒng)”“建設工程電子檔案檢測與接收系統(tǒng)” “城建檔案綜合信息管理系統(tǒng)”及相關接口開發(fā)。

1.建設工程文件在線收集與服務系統(tǒng)

2019年6月，湖南省工程建設項目審批系統(tǒng)開始運行，城建檔案驗收被列入聯合驗收環(huán)節(jié)，郴州城建檔案館利用這個好時機，實現城建檔案在線接收，創(chuàng)新檔案接收服務模式，提高工作效率。根據業(yè)務需求，本系統(tǒng)技術特點為：（1）利用互聯網技術采用實時在線方式，提前介入建設工程全程跟蹤管理，及時掌握各參建單位建設工程文件的形成、收集、管理等情況;（2）通過在線互動的方式加強建設工程資料收集、整理等業(yè)務指導工作的力度;（3）實現城建檔案在線業(yè)務咨詢、在線工程報建、在線文件登記、在線檔案驗收、在線檔案整理組卷、在線檔案接收、在線領導審核、在線辦理檔案驗收意見功能;（4）完成檔案質量檢查、案卷信息著錄和組卷等入庫前的各項管理工作;（5）實現與“湖南省工程建設項目審批系統(tǒng)”的對接，能夠直接獲取“工改”系統(tǒng)里建設工程項目從發(fā)改立項、用地、規(guī)劃、施工等各環(huán)節(jié)已產生的各部門審批及驗收文件，無需建設單位重復提交。

在該系統(tǒng)中，建設工程在線電子文件的歸檔范圍、數據的采集范圍及著錄、歸檔流程和指南均依照《建設工程文件歸檔規(guī)范（GB/T50328）》《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范（CJJ/T117）》《建設工程檔案數據采集標準》《城市建設檔案著錄規(guī)范（GB/T50323）》等現行規(guī)范標準，結合郴州市本地實際情況制定。施工制表符合湖南省住建廳《關于執(zhí)行湖南省建筑工程施工質量驗收規(guī)范各類用表的通知》（湘建【2015】122號）、《關于執(zhí)行湖南省市政基礎設施工程技術資料統(tǒng)一用表的通知》（湘建【2019】10號）的文件要求。

2.建設業(yè)務檔案收集與整理系統(tǒng)

自2019年郴州機構改革的深入推進，郴州市城建檔案館與郴州市房產信息中心合并，組建了郴州市城鄉(xiāng)建設檔案館（市住房和城鄉(xiāng)建設信息中心），隸屬郴州市住房和城鄉(xiāng)建設局?；诖?，根據住建局各業(yè)務部門形成的專業(yè)技術、專業(yè)管理有關檔案資料收集、保管、利用需求，構建了對應的信息化業(yè)務檔案收集、管理系統(tǒng)，分為三個方面：（1）實現郴州市住建局各業(yè)務管理部門對本部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案進行收集與日常管理;（2）實現定期或是實時向城建檔案移交檔案的功能;（3）實現與“城建檔案綜合管理系統(tǒng)”的對接，完成業(yè)務管理類電子文件與實體檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、查詢利用等工作。

在本系統(tǒng)中，以建設業(yè)務為主線，按照建設項目全生命周期管理理念，建立涵蓋城市建設管理、住房保障、建設工程管理和建設市場管理、村鎮(zhèn)建設管理等一系列業(yè)務檔案歸檔標準，主要包括歸檔范圍、質量要求、整理規(guī)范、移交流程、數字化加工等業(yè)務標準，最終整合內容編制《郴州市建設業(yè)務文件歸檔與管理規(guī)范》，為后續(xù)業(yè)務檔案管理工作奠定基礎。

3.建設工程電子檔案檢測與接收系統(tǒng)

在系統(tǒng)建設階段，基于互聯網技術建設了“工程檔案在線收集與服務系統(tǒng)”，經技術確認后，將歸檔移交的建設工程檔案元數據、電子文件等數據通過擺渡方式遷移，而待遷移數據擬采用數據包方式進行數據交互。遷移過程主要包括數據打包、數據擺渡、數據解包、數據分析、數據入庫、狀態(tài)反饋等步驟，以實現互聯網與辦公內網的數據交互，數據遷移到城建檔案綜合信息管理系統(tǒng)后，可直接實現新增工程電子文件、紙質文件的雙套接收等業(yè)務操作，方便進行檔案共享、查詢和利用。

本系統(tǒng)技術特點為：（1）在正式接收前，移交檢查環(huán)節(jié)提供電子文件數據檢測功能，采取可視化的方式對移交的工程電子檔案的項目、工程、案卷和文件級的著錄信息、電子文件的質量進行真實性、完整性、可用性和安全性的“四性”檢查，并形成檢測結果，因此具有保證安全、信息真實等優(yōu)勢特點;（2）按照電子文件元數據標準，接收各部門、單位向城市建設檔案館及時提交辦理完畢的建設業(yè)務檔案數據與電子文件，以及建設工程檔案數據和電子文件，使數據與電子文件在傳輸過程中具有很好的安全性、時效性特點。

4.城建檔案綜合信息管理系統(tǒng)

在郴州市現有的城建檔案管理系統(tǒng)的基礎上，本次信息化改革增加聲像檔案管理模塊、3D庫房展示等模塊，并開發(fā)了相關數據的對接接口，包括：（1）建設工程文件在線收集與服務系統(tǒng)的數據導入接口;（2）住建局業(yè)務檔案數據導入接口;（3）房產信息系統(tǒng)數據關聯接口。系統(tǒng)優(yōu)化后，在原系統(tǒng)的基本功能上，增強了以“電子檔案”為核心的歸檔、管理功能，利用該系統(tǒng)，管理人員可快速有效完成城建檔案接收、整理著錄、檢查、標引、上架、庫房管理、編研管理、數據統(tǒng)計分析、智能查詢等一系列具體工作，使管理模式和后續(xù)的檔案利用服務更為便捷。

二、城建檔案工作信息化進程中考慮的問題

1.優(yōu)勢分析

基于信息化城建檔案管理系統(tǒng)的特點和優(yōu)勢，其對于現代城市檔案管理、網絡政務服務具有十分積極的意義。一是做到對建設工程文件的前端控制，實現了對建設工程紙質和電子文件收集、著錄、組卷、接收全過程的業(yè)務指導管理，提高了建設工程檔案的真實性、完整性和有效性，減輕了城建檔案館工作人員的工作量，提高了工作效率，提升了城建檔案管理水平;二是能更準確、及時的根據以往信息預測城建相關的經濟活動，因為信息系統(tǒng)提升了數據搜集、提取的效率和有效性;三是利用政務服務提供城建相關大數據，能降低檔案管理自身和城建相關項目的活動成本、經濟成本。因此，在互聯網+政務服務背景下，城建檔案管理和共享工作更符合現代城市和相關企業(yè)發(fā)展的需求，城建檔案作為公共的服務信息，能為公眾、企業(yè)提供十分有價值的檔案，而基于大數據技術，政府機構也能對城建檔案更好的利用和處理，即通過檔案分析、評估等手段，為政府城建等工作的決策提供準確、科學的數據支持，幫助政府更好的配置城市資源。

2.劣勢分析

（1）信息安全漏洞?；ヂ摼W+政務服務即利用互聯網和大數據技術，搭建互聯網信息平臺。而互聯網因其技術不斷提高、隱蔽性強等特點，一直存在較高的安全隱患。加上城建檔案數量十分龐雜等特點，網絡平臺搭建工作十分復雜，難度大，同時因為管理人才缺乏等因素，導致城建檔案在收集、管理、存儲以及平臺共享等方面均存在較高的安全隱患。城建信息中包括許多城市及房產的信息，許多為機密信息和隱私信息，若管理賬號被盜用或系統(tǒng)被入侵，則會導致這些重要、私密的信息被泄露，甚至被非法利用，加上網絡輿論的復雜化等不可控因素，將給城市形象等產生極大負面影響。

（2）信息化管理人才匱乏。無論是網絡服務平臺的建設及運用，還是后期的平臺管理工作，以及前臺用戶端對文件的錄入都需要專業(yè)的復合型人才來進行操作。目前，各項目單位從事城建檔案工作人員混雜，業(yè)務水平、信息操作、處理能力及綜合素質參差不齊，普遍存在工作能力、工作經驗不足等問題，再加上不適應檔案管理模式的轉變，導致城建檔案信息化工作中，可能出現工作滯后、系統(tǒng)信息錄入不全等問題。

（3）城建檔案信息應用不足，共享程度不高?；ヂ摼W+政務服務并不只是搭建互聯網信息平臺那樣簡單，要想發(fā)揮該建設的實際意義，需要提升信息的應用率，這要求城建檔案信息十分完善、歸類清晰合理且信息服務有效性高。而一些政府部門、業(yè)務機構不愿意將資源共享或共享程度十分低，在信息化時代，這其實是一種嚴重的資源浪費，這樣的政務服務也會降低與社會單位的協(xié)同作用，也無法為相關政府單位提高決策支持，因此產生了信息孤島。

三、如何優(yōu)化互聯網+政務服務背景下城建檔案歸檔管理工作

首先，提高信息體系的安全性。通過加密技術等對保密內容進行更嚴密的保護，信息安全其實是相對的，因此在構建檔案信息系統(tǒng)時，可利用互聯網與城建檔案館內網辦公網采用物理隔離的方式，數據交換將采用擺渡方式，使檔案信息在傳輸時更為便捷且安全。服務平臺應建立統(tǒng)一的用戶與權限管理，確保實現安全性和秘密性，未經授權用戶不得對數據進行訪問;完整性，未經授權用戶不得對數據進行篡改，用戶在平臺上的所有操作都有日志記錄。同時，城建檔案部門內部的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，并通過控制網絡權限等方式嚴格控制外部網絡與內部網絡間的訪問，避免內網受到干擾和破壞。

其次，建立合理的規(guī)范化的管理流程。對所收集信息的真實、完整性進行嚴格控制，電子檔案管理的同時，應同樣嚴格地進行原有和現有重要紙質檔案的歸檔、存儲工作。構建科學合理的檔案管理標準。傳統(tǒng)檔案管理對照片、文件有較統(tǒng)一合理的管理、存儲技術標準，而信息化管理與傳統(tǒng)管理有一定區(qū)別，因此不能按照傳統(tǒng)模式下的標準構建信息管理系統(tǒng)。我國各地區(qū)的信息化管理的標準和相關軟件不是統(tǒng)一的，《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》中也未明確、全面的提供指標體系，因此應完善相關的管理細則和法規(guī)，打破各部門、地域間交流的屏障，這也是提高政務服務有效性的前提。

最后，重視檔案管理工作和專業(yè)人才。在提高對該工作認知深度的基礎上，引進或培養(yǎng)檔案管理人才，并完善部門人力結構，在細化檔案管理職能的同時，對不同崗員工進行針對性、個性化的培訓。幫助管理人員更快適應信息工作模式和今后的城建信息收集、管理、共享工作，同時做好主動服務，為業(yè)主單位提供專業(yè)的檔案業(yè)務指導。

四、結束語

綜上，互聯網+政務服務背景下，完善城建檔案信息體系和規(guī)范信息化歸檔管理工作十分重要。因此，郴州市城鄉(xiāng)建設檔案館（市住房和城鄉(xiāng)建設信息中心）將抓住這個契機通過研發(fā)郴州市數字城建檔案管理平臺，創(chuàng)新“互聯網+政務服務”檔案管理模式，遵循以規(guī)范為先導、以數據為核心、以應用為導向的原則，從實際工作出發(fā)，優(yōu)化自身的信息系統(tǒng)、網絡平臺和信息化工作，提高城建政務信息的利用率，使信息化檔案歸檔管理工作更為規(guī)范、安全。

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（作者單位：郴州市城鄉(xiāng)建設檔案館信息中心）