張松
摘 要:近年來,隨著4G、5G移動網(wǎng)絡的普及,大數(shù)據(jù)正在影響著人們生活的點點滴滴;檔案管理工作只有推陳出新,充分利用信息化技術手段,實現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化。這也是未來檔案管理行業(yè)發(fā)展的必然趨勢,本文分析了移動檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)電子檔案管理的優(yōu)劣,進而闡述在大數(shù)據(jù)背景下移動檔案管理系統(tǒng)如何更好的為檔案管理工作添磚加瓦。
關鍵詞:大數(shù)據(jù);移動;檔案管理系統(tǒng)
近年來,智能手機在人們的日常生活中扮演越來越重要的角色,支付寶、微信、淘寶等手機軟件的應用大大方便了人們的日常生活,方便快捷已經(jīng)成為人們用來衡量日常的標尺。檔案是人們在社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像及其他形式的原始記錄,電子檔案已在檔案管理工作中廣泛應用,檔案管理工作如何進一步推進檔案管理工作的信息化、便捷化。移動檔案管理系統(tǒng)是未來檔案管理行業(yè)發(fā)展的必然趨勢,檔案管理工作只有結(jié)合自身工作特點,不斷實踐探索,逐步實現(xiàn)在移動智能端檔案管理系統(tǒng)的成功構架,下面就針對移動檔案管理系統(tǒng)的一些特點和問題進行探討。
1 移動檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點
移動檔案管理系統(tǒng),是大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作的必然發(fā)展方向,其具有這些方面的優(yōu)勢,具體如下:
1.1 移動檔案管理系統(tǒng)的應用,查詢更便捷
傳統(tǒng)電子檔案在查詢使用時需要人們到特定的檔案管理部門,甚至還需要攜帶必要的證明,才能查閱和使用,這不僅占用了人們的時間,還大大降低了檔案利用率;而移動檔案管理系統(tǒng)可以讓人們實現(xiàn)足不出戶就可以查詢自己需要的檔案材料,這兩者之間的差距,不言而喻。
1.2 移動檔案管理系統(tǒng)的應用,共享性更廣泛
傳統(tǒng)電子檔案一般采用局域網(wǎng)存儲或利用專用網(wǎng)絡實現(xiàn)電子檔案共享,這就大大降低了檔案的共享性,而移動檔案管理系統(tǒng)在提供便捷的檔案查詢的前提下,還可以更快捷的傳輸?shù)叫枰獧n案信息的單位或人手中,這大大降低了人們通過傳統(tǒng)檔案傳輸方式過程中的人力物力消耗,大大縮短了傳輸時間,提高辦事效率。
1.3 移動檔案管理系統(tǒng)的應用,精準性更強
傳統(tǒng)電子檔案在查詢和利用的過程中,由于人與人、單位與單位之間溝通效率的影響,人們在查詢檔案或者提供檔案信息過程中,往往不能夠精準獲取到所需的檔案信息。而移動檔案管理系統(tǒng)由于信息共享性,進一步避免了檔案利用過程中的種種失誤,使得檔案管理工作更加精準的為人們的生活工作服務。
2 移動檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)的存在的困難
雖然移動電子檔案管理系統(tǒng)具有很多優(yōu)點,也是未來發(fā)展的必然趨勢,但就目前來看實現(xiàn)移動檔案管理系統(tǒng)還存在許多困難。
2.1 移動檔案管理系統(tǒng)安全性更易受到破壞
信息技術的應用一個致命的缺陷就是他的安全性,網(wǎng)絡技術的應用更加加大了這一缺陷,手機病毒、黑客技術等等不正當手段嚴重威脅著移動檔案管理系統(tǒng)所存儲的檔案安全。
2.2 移動檔案管理系統(tǒng)相關法律法規(guī)和規(guī)章制度還不完善
檔案管理相關法律法規(guī)和規(guī)章制度還處在傳統(tǒng)檔案管理思維范疇下,大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理法律法規(guī)和規(guī)章制度亟待人們?nèi)ニ伎己椭朴啞?/p>
2.3 移動管理系統(tǒng)需要全國大數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)
2014年3月,大數(shù)據(jù)首次寫入中國中央政府工作報告;2015年10月,黨的十八屆五中全會正式提出“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略,推進數(shù)據(jù)資源開放共享”這表明中國已將大數(shù)據(jù)視作戰(zhàn)略資源并上升為國家戰(zhàn)略,短短幾年時間我國的大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略取得了舉世矚目的成績,但距離實現(xiàn)這一國家戰(zhàn)略還有很長的路要走,而移動檔案管理系統(tǒng)需要依托國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略這一前提才能實現(xiàn)。
3 移動檔案管理系統(tǒng)工作前瞻
3.1 首先提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和開拓精神
目前的檔案管理工作,絕大部分還處在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料管理這一范疇,已經(jīng)嚴重滯后于社會發(fā)展,只有不斷加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng),加快電子化檔案管理工作全面展開和普及;檔案管理工作性質(zhì)決定了檔案管理工作重復性、枯燥性,而檔案管理的工作又是社會發(fā)展不可缺少的重要環(huán)節(jié),這就要求我們檔案管理人員要具有認真負責任職業(yè)操守,一絲不茍的工作作風,為將來移動檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)打下堅實基礎。
3.2 建立檔案信息流轉(zhuǎn)的審批流程及法律制度
由于電子檔案信息可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在,也可以相互轉(zhuǎn)換,包括檔案材料的文字、簽名、印章等,這使得電子檔案信息的安全性、可靠性無法保證。只有建立和完善檔案信息的流轉(zhuǎn)審批流程和制度,規(guī)范檔案信息的傳輸安全,并且對原始檔案材料建立完善的保護措施,確保第一手檔案材料可靠性。只有有了完善的檔案信息流轉(zhuǎn)的審批流程和完善的法律規(guī)章制度,才能推動移動檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)。
3.3 打破檔案管理工作的地域限制
目前我國的人口流動性強,全國流動人口數(shù)量從1993年的7000萬增加到2000年的1.4億,10年內(nèi)翻了一番。但檔案資源建設的局限性、資源利用平臺的封閉性等,帶來了群眾查檔難的問題,為此,我們要努力推進檔案數(shù)字化工作,促進互聯(lián)互通,不斷打破地域壁壘,提升人民群眾的獲得感。只有打破檔案管理工作中的地域壁壘,才能更快更好的推動移動檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)。
3.4 做好檔案管理工作的宣傳
變封閉為開放,掌握檔案利用工作的話語權。相較于電視、報紙等傳統(tǒng)媒體,微信、微博等新媒體平臺受眾更廣。檔案部門應抓住機遇,用好新媒體平臺,擴大檔案工作宣傳陣地,讓檔案與群眾“零距離”,讓更多的群眾了解檔案,進而支持檔案工作。只有在廣大人民群眾的支持推動下,檔案管理工作才能更好的實現(xiàn)信息化,進而推動移動檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)。
移動檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的檔案資源形成的數(shù)字資源以及原生數(shù)字資源相整合并加以平臺化建設,大大改善了傳統(tǒng)檔案背景下檔案整理與開發(fā)利用方面的不足,并進一步結(jié)合移動網(wǎng)絡背景實現(xiàn)了用戶互動性服務,滿足了用戶在線查檔、在線預約、資源挖掘、專題建設研究等方面的需求。目前,移動檔案管理系統(tǒng)建設研究日益向智能化方向發(fā)展,對檔案內(nèi)容資源、檢索查詢、信息安全以及用戶交互的要求也進一步提高。在未來的數(shù)字檔案館建設中,我國檔案工作者應結(jié)合我國國情、借鑒不同國家建設經(jīng)驗,使移動檔案管理系統(tǒng)建設更加完備,并能在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略建設浪潮中穩(wěn)步推進。